管理制度編寫規(guī)范

管理制度編寫規(guī)范Q/XX-BG01-2013第7頁共7頁管理制度編寫規(guī)范目的為了統(tǒng)一管理文件、制度的編寫，特制定本規(guī)定。范圍各部門管理文件、制度及流程的編制。職責分工3.1質(zhì)量部負責審查是否符合程序文件的要求.3.2辦公室負責審查是否符合本規(guī)范要求。結(jié)構(gòu)層次表1層次及其編號示例層次編號示例章2條2.1條2.1.1段無編號列項列項符號：字母編號a）、b）和下一層次的數(shù)字編號1）、2）附件附件1章章是標準而容劃分的基本單元。應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字從1開始編號。每一章應(yīng)有章標題，并置于編號之后。條條是章的細分。應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字對條編號。第一層次的條（如2.1、2.2等）可分為第二層次的條（如2.1.1、2.1.2等），需要時一直可分到第四層次（如2.1.1.1.1、2.1.1.1.2、2.1.1.1.3等）。一個層次中有兩個或兩個以上的條時才可設(shè)條，如第2章中，若沒有2.2，就不應(yīng)設(shè)2.1。應(yīng)避免對無標題條再分條。第一層次的條宜給出標題，并應(yīng)置于編號之后。第二層次的條可同樣處理。某一章或條中有無標題應(yīng)統(tǒng)一，如第2章的下一層次2.1有標題，則2.2、2.3等也應(yīng)有標題。段段是章或條的細分，段不編號。為了不再引用時產(chǎn)生混淆，應(yīng)避免在章標題或條標題與下層次條之間設(shè)段（稱為“懸置段”）。示例：不正確正確標記××××××××}×××××××××}懸置段×××××××}×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××3報告2標記2.1總則×××××××××××××××××××2.2××××××××××××××2.3×××××××××××××××××××××××××××××××3報告列項列項應(yīng)由一段后跟冒號的文字引出（見以下示例）。列項中的項如果需要識別，應(yīng)使用字母編號（后待半圓括號的小寫拉丁字母）在各項之前進行標示。在子母編號的列項中如果需要對某一項進一步細分成需要識別的若干分項，則應(yīng)使用數(shù)字編號（后帶半圓括號的阿拉伯數(shù)字）在各分項之前進行標示。示例：圖形標志遇見箭頭的位置關(guān)系遵守以下規(guī)則：圖形標志與箭頭采用橫向排列：箭頭指左向（含左上、左下）時，圖形標志應(yīng)位于右側(cè)；箭頭指右向（含右上、右下）時，圖形標志應(yīng)位于左側(cè)。b）圖形標志與箭頭采用橫向排列：箭頭指下向（含左下、右下）時，圖形標志應(yīng)位于上方；其他情況，圖形標志宜位于下方。附件每個附件均應(yīng)在正文或前言的相關(guān)條文明確提及。附件的順序應(yīng)按在條文中提及它的先后次序編排。每個附件均應(yīng)有編號。附件編號有“附件”和隨后表明順序的阿拉伯數(shù)字組成，數(shù)字從“1”開始，如：附件1、附件2等。只有一個附件時，只表明“附件”。每個附件中的章、圖、表和數(shù)學公式的編號均應(yīng)重新從1開始。制度中涉及到的記錄表格要以附件形式體現(xiàn)。涉及多部門接口的流程性制度必須附流程圖。圖如果用圖提供信息更有利于標準的理解，則宜使用圖。每幅圖在條文中應(yīng)明確提及。每幅圖均應(yīng)編號。圖的編號由“圖”和從1開始的阿拉伯數(shù)字組成。如：“圖1”、“圖2”等。只有一幅圖時，不予編號“圖”。圖的編號從章開始一直連續(xù)到附件之前，并與章、條和表的編號無關(guān)。圖題即圖的名稱。每幅圖都應(yīng)有圖題。圖注應(yīng)區(qū)別于條文的注。圖注應(yīng)置于圖題之上，圖的腳注之前。每幅圖的圖注應(yīng)單獨編號。表表的用法、編號、表題、表注等與圖一致。不允許表中有表，也不允許將表再分為次級表。編排格式頁面設(shè)置紙張為A4幅面，頁邊距上、下、左、右均為2.5cm。封面字型：頁眉注明公司名稱為三號仿宋，標題名稱為小一黑體，落款及日期為三號黑體。排版：文字一律從左向右橫排，標準字間距空白行與上一行字體相同，封面頁眉、標題、落款等居中。目次目次中所列章、條、附件等均頂格起排。章、條的目次應(yīng)給出編號，后跟完整的標題。各類標題與頁碼間均用“……”連接。頁碼不加括號。字體及行間距除下表規(guī)定和有特殊要求外，正文所有字體均為宋體，四號字。正文中需強調(diào)的部分可用字體加粗表示。正文中的標點符號為半角字符的中文標點。行間距除表2規(guī)定外為1.5倍行距或固定值28磅。表2文件中的字號和字體頁別位置文字內(nèi)容字號和字體行間距封面頁眉居中公司名稱三號仿宋第五行標題名稱小一黑體倒數(shù)第二行落款三號黑體倒數(shù)第一行日期三號黑體目次第一行居中目次二號黑體目次內(nèi)容小四號宋體正文首頁第一行居中文件名稱三號黑體標題最后一行段后13磅各頁章四號黑體段前段后8磅第一、二條四號黑體第三、四條四號宋體列項四號宋體圖、表的標題小四號黑體圖、表中文字小四號宋體圖注、表注的標題五號黑體圖注、表注中文字五號宋體附件附件四號黑體附件標題四號黑體附件內(nèi)容四號宋體頁眉頁腳頁眉距天頭1.5cm，頁眉寫明文件名稱及編號，文件名稱居右頂格，編號居左頂格，頁眉中文字、數(shù)字均為五號宋體，數(shù)字全部為阿拉伯數(shù)字。頁腳寫明“共頁第頁”，居中，五號宋體。編號格式如下：Q/XX-□□××-2014年份順序號部門代號企業(yè)標準代號部門代號為其漢語拼音首個字母大寫組合：SC-生產(chǎn)部，JS-技術(shù)部，ZL-質(zhì)量部，SCH-市場部，CW-財務(wù)部，BG-辦公室。正文格式章、條、段正文中章、條標題的編號頂格編排。章的編號與其后的標題，條的編號與其后的標題或文字之間無標點符號，空一字符。段的文字首行縮進兩字符，回行時頂格編排。列項每一項之前的字母編號均應(yīng)空兩字符起排，與其后的文字之間空兩字符，回行后文字應(yīng)與首行文字對齊（回行文字距版心五字符）。字母編號的下一層次列項的數(shù)字編號均應(yīng)空四字符起排，其后的與其后的文字之間空兩字符，回行后文字應(yīng)與首行文字對齊（回行文字距版心七字符）。圖和表每幅圖與其前面的條文，每個表與其后面的條文均空一行。圖題和表題均應(yīng)置于其編號之后，與編號之間空一字符。表的外框線、表頭的下框線均應(yīng)為1磅粗實線。審簽文件的審簽為宋體，四號字，在正文尾頁底端，即附件（流程圖、表格等）前頁底端。格式如下：編制：審核：批準：附件“附件1…”為四號黑體，后不加冒號。位于頁面第一行左頂格。附件標題下一行居中，四號黑體。頁腳同5.5條規(guī)定。內(nèi)容6.1管理制度編制前，編制人需檢查是否存在已有的重復(fù)規(guī)定。6.2管理制度第一項為目的，說明該項管理制度的目的。6.3管理制度第二項為范圍，說明該項管理制度涵蓋的范圍。如有需要可對制度中涉及的名詞做解釋。6.4管理制度第三項為職責分工，說明該項管理制度涉及的各部門、各崗位的職責和分工。6.5制度應(yīng)涵蓋實施的整個過程，包括流程中每個環(huán)節(jié)，從開始發(fā)生提出申請，到事情結(jié)束記錄歸檔。6.6每個環(huán)節(jié)都要有具體的組織、實施部門、時間限制、如何實施、確定結(jié)果的程度和標準、由誰監(jiān)督、如何控制，并在附件中附上相關(guān)記錄表格。6.7文件內(nèi)容中避免出現(xiàn)人名，用崗位或職務(wù)代替。6.8管理制度文件的最末條款應(yīng)寫明負責部門，包括解釋、編制和修訂。6.9文件編制后，部門主任需檢查文件中是否存在與其他制度相沖突