仁眾文化傳播有限公司行政管理制度

仁眾文化傳播有限公司行政管理制度一、考勤管理規(guī)范（一）考勤1、員工必須按照公司作息時(shí)間規(guī)定按時(shí)上下班，到公司上下班必須親自打卡，延長(zhǎng)工作加打離開時(shí)間，否則視為無延長(zhǎng)工作。2、當(dāng)日未打卡員工必須提前告知部門負(fù)責(zé)人及行政部，在第二天之內(nèi)處理(說明原因，并填寫好未打卡說明，部門負(fù)責(zé)人簽字后交總經(jīng)理簽字)，否則按曠工處理。3、外出：?jiǎn)T工因公外出，須直接向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。員工上班后中途因私事外出，須向部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)事假并經(jīng)批準(zhǔn)后方可外出，以上情況均需在行政部登記本上填寫去向表，否則作曠工處理。部門負(fù)責(zé)人以上職務(wù)因私事外出，須向總經(jīng)理報(bào)告去向。（二）遲到早退：1、根據(jù)商丘市交通狀況，每月允許員工有1次10分鐘的情況出現(xiàn)，不予經(jīng)濟(jì)處罰。2、遲到或早退30分鐘內(nèi)第一次處罰10元，兩次以上加倍處罰，超出1次1倍，2次2倍以此類推。3、遲到或早退超過30分鐘但不到60分鐘范圍內(nèi)，按曠工半天處理。4、遲到或早退超過60分鐘，按曠工全天計(jì)算。（三）曠工:扣罰標(biāo)準(zhǔn)按當(dāng)日工資的3倍以上處理。（四）請(qǐng)假：根據(jù)請(qǐng)假性質(zhì)按照第五章請(qǐng)假制度執(zhí)行。（五）延長(zhǎng)工作時(shí)間：由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要向行政部申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自延長(zhǎng)。二、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范（一）因公司業(yè)務(wù)性質(zhì)決定，公司為除部分行政部員工外的所有員工配發(fā)工作電腦，但不得用于私人用途。（二）因公司業(yè)務(wù)性質(zhì)決定，公司所有電腦均接入互聯(lián)網(wǎng)，以方便員工用于查閱工作資料，傳輸工作文件及與客戶溝通交流，但不得用于其他用途（游戲、視頻、電影、聊天）。（三）所有電腦除安裝工作必須的軟件外，不得下載網(wǎng)絡(luò)游戲、單機(jī)游戲及其他軟件，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)每周檢查一次，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以罰款100元。行政部每月進(jìn)行一次不定期抽查，抽查一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，除行為人外部門負(fù)責(zé)人受連帶處罰，分別罰款100元。（四）公司所有電腦均應(yīng)加密，以防資料丟失或泄密，但密碼應(yīng)告知部門負(fù)責(zé)人及行政部，以方便查閱。（五）為方便員工工作，并根據(jù)各部門工作性質(zhì)，公司不限制員工使用網(wǎng)絡(luò)瀏覽器及QQ等即時(shí)通訊軟件，但員工不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁、論壇等，不得利用QQ軟件聊天，不得通過瀏覽器進(jìn)行網(wǎng)頁游戲、空間游戲、閱讀小說等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以100元罰款。部門負(fù)責(zé)人負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，一經(jīng)行政部發(fā)現(xiàn)，部門負(fù)責(zé)人受連帶處罰100元。（六）電腦的維護(hù)管理由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)，電腦出現(xiàn)故障不得私自開啟機(jī)箱，須經(jīng)設(shè)計(jì)部專業(yè)人員檢查后處理。（七）每人對(duì)屬自己負(fù)責(zé)的電腦每月均應(yīng)殺毒一次。三、電話使用規(guī)范（一）為方便工作，公司為相應(yīng)崗位配發(fā)座機(jī)，座機(jī)不得用于私人聊天，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即予以50元經(jīng)濟(jì)處罰。（二）電話時(shí)注意長(zhǎng)話短說，節(jié)約開支，嚴(yán)禁私話。（三）部門同事不在而其電話鈴響時(shí)，應(yīng)立即代為接聽，并留下對(duì)方的姓名電話號(hào)碼及留言，將其詳細(xì)記錄到記錄本上，待其本人回來時(shí)，如實(shí)轉(zhuǎn)達(dá)。（四）如因工作需要須撥打長(zhǎng)途，應(yīng)到行政部登記備案，備案內(nèi)容包括撥打號(hào)碼、撥打時(shí)間及時(shí)長(zhǎng)，電話目的。如未登記，由電話管理人承擔(dān)話費(fèi)金額10倍處罰。（五）普通員工個(gè)人手機(jī)必須保證早上7：30—23：30期間暢通，不得出現(xiàn)停機(jī)、關(guān)機(jī)、電池缺電等情況，部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理指定的其他人員必須保證電話24小時(shí)暢通，一旦出現(xiàn)手機(jī)無法暢通影響工作，視情節(jié)每次罰款20—50元。四、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及打印紙使用規(guī)范（一）公司內(nèi)部實(shí)行無紙化辦公，除打印財(cái)務(wù)文件外一般情況不得使用打印機(jī)打印內(nèi)部文件。（二）如需對(duì)外提供紙質(zhì)文件，需向部門負(fù)責(zé)人口頭申請(qǐng)并經(jīng)口頭同意后到行政部領(lǐng)取打印紙，并照實(shí)領(lǐng)取數(shù)量，填寫領(lǐng)取登記表，使用人簽字并由部門負(fù)責(zé)人簽字。（三）打印前使用人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)內(nèi)容，盡量避免出錯(cuò)，如因打印機(jī)卡紙等原因出錯(cuò)，應(yīng)如實(shí)向行政部匯報(bào)并由部門負(fù)責(zé)人簽字同意后重新領(lǐng)取紙張。（四）如未經(jīng)同意私自使用打印機(jī)及打印紙，每次罰款20元。五、接待管理規(guī)范：（一）員工因業(yè)務(wù)需要在公司內(nèi)部接待人員，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后向行政部申請(qǐng)，未經(jīng)同意不得在公司內(nèi)接待。（二）原則上，普通人員接待使用公司接待室，由行政部配合來客的禮儀接待工作。非特殊原因，不得將來客領(lǐng)入辦公區(qū)域。（三）在公司內(nèi)接待任何非工作需要的親朋好友時(shí)間不得超過10分鐘。（四）一經(jīng)發(fā)現(xiàn)員工違反接待規(guī)定，則處以每次100元的經(jīng)濟(jì)處罰。六、大宗物品領(lǐng)用管理規(guī)范：（一）公司的圖書資料、手提電腦、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備在工作需要時(shí)可到行政部領(lǐng)用。（二）領(lǐng)用時(shí)須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意并簽字，領(lǐng)用人簽字并注明歸還時(shí)間。領(lǐng)用程序：領(lǐng)用人→至行政部申請(qǐng)→領(lǐng)用人檢查設(shè)施→登記→限期內(nèi)歸還→行政部設(shè)備管理人檢查→入庫保存。（三）物品領(lǐng)用后，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得延期，如出現(xiàn)延期，予以200元經(jīng)濟(jì)處罰。（四）物品領(lǐng)用后如因個(gè)人使用不當(dāng)造成的損壞，視情節(jié)由個(gè)人承擔(dān)一定金額的賠償。八、電器管理使用管理規(guī)范：（一）空調(diào)、暖氣、風(fēng)扇、音響等電器由行政部人員負(fù)責(zé)開關(guān)，其余員工未經(jīng)同意不得私自開啟，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處罰100元。（二）員工使用電器后應(yīng)立即斷電，一經(jīng)違反處以50元處罰。（三）行政部在每天下班前必須檢查電源的關(guān)閉情況九、會(huì)議管理規(guī)范：（一）會(huì)議類型及組織1、晨會(huì)：行政部在每天早上8:30—9:00組織晨會(huì)，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)主持，主要用于安排當(dāng)日工作。2、部門內(nèi)部會(huì)議：每日晨會(huì)結(jié)束后，各部門應(yīng)召開部門內(nèi)部會(huì)議，處理部門內(nèi)部工作。3、其他會(huì)議：每周一次例會(huì)、每月一次的墾談會(huì)，由公司總經(jīng)理根據(jù)需要安排。（二）會(huì)議地點(diǎn)及使用：1、各組織參會(huì)人視情況選擇在各辦公區(qū)域召開。2、使用后應(yīng)立即組織參會(huì)人員清理現(xiàn)場(chǎng)，桌椅歸位。十、員工行為管理規(guī)范：1、員工上班不得穿拖鞋、短褲；要求服裝儀容大方得體；儀容整潔及注意個(gè)人衛(wèi)生等。2、工作時(shí)間內(nèi)員工不得在辦公室出現(xiàn)喧鬧、聊天、吃東西等現(xiàn)象。3、員工不得在公司處理私人事務(wù)，不得利用公司資源謀取個(gè)人便利。4、員工不得利用工作之便貪污或收受回扣;不得在外兼職或炒單。5、員工桌面要求保有持清潔，私人物品收入抽屜。離開座位后椅子必須歸位。6、員工要保管好公司財(cái)物、私人的貴重物品自已保管，否則丟失公司不負(fù)任何責(zé)任，物品丟失后不得在公司內(nèi)造成大范圍影響，確認(rèn)物品丟失后只向部門負(fù)責(zé)人及行政部匯報(bào)。7、員工休假時(shí)必須保持電話暢通，以便公司臨時(shí)工作及活動(dòng)通知，如外出不方便聯(lián)系必須告知其他備用電話號(hào)碼。十一、環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)范：（一）每天安排值日人員，負(fù)責(zé)清掃垃圾，清理地面污跡及水池雜物，清理無人使用辦公桌桌面的雜物；（二）每人負(fù)責(zé)自己的辦公桌桌面清潔；（三）每周組織一次大規(guī)模清理，對(duì)區(qū)域內(nèi)的玻璃、綠色植物容器進(jìn)行清洗；（四）隨時(shí)保證地面清潔。（五）值日人員如未按照要求完成，每次予以50元經(jīng)濟(jì)處罰。十二、合同管理規(guī)范（一）合同是公司正常經(jīng)營(yíng)的重要保證，因此全體員工均必須高度重視，嚴(yán)格按照本規(guī)范執(zhí)行。（二）合同簽署流程：相關(guān)責(zé)任人草擬文本——部門負(fù)責(zé)人審核——向總經(jīng)理匯報(bào)合同內(nèi)容、合同金額等細(xì)節(jié)——與對(duì)方確認(rèn)——負(fù)責(zé)人簽字——總經(jīng)理簽字——蓋章（三）合同的保存：合同原件交財(cái)務(wù)室保管，復(fù)印兩份，一份交總經(jīng)理保管，一份由部門負(fù)責(zé)人保管。（四）合同的電子文本及復(fù)印件均屬公司機(jī)密，持有人需按照保密規(guī)范執(zhí)行。十三、保密規(guī)范（一）嚴(yán)守公司商業(yè)秘密，不得以任何方式向公司內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司機(jī)密。（二）不得向其他公司員工窺探、過問非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司機(jī)密。（三）嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、計(jì)算機(jī)光盤）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報(bào)告公司總經(jīng)理。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無關(guān)的場(chǎng)所。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。（四）嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并按規(guī)定辦理借用手續(xù)。（五）秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級(jí)規(guī)定管理。（六）會(huì)議工作人員不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)以及有爭(zhēng)議的問題。會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)行政部批準(zhǔn)不得外借。（七）調(diào)職、離職時(shí)，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西，交至公司總經(jīng)理，切不可隨意移交給其他人員。（八）公司員工離開辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜和文件柜中。（九）發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。對(duì)失密、泄密者，視情節(jié)輕重，給予行政處罰及500元以上經(jīng)濟(jì)罰款。造成公司嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。十四、公司印章管理規(guī)范（一）根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。（二）印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》，備案并留好印章樣圖。（三）公司公章原則上由總經(jīng)理統(tǒng)一管理或指定專人管理，財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。（四）印章的使用：1、每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》，由總經(jīng)理進(jìn)行審核并批準(zhǔn)后使用。2、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫《印章借用申請(qǐng)表》，原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。（五）責(zé)任1、印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。2、若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。十五、公司證照管理規(guī)范（一）公司證照由總經(jīng)理指定財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。（二）證照包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人身份證、稅務(wù)登記證等。（三）證照的使用包括借用、復(fù)印等。（四）證照使用必須填寫《證照使用申請(qǐng)單》。（五）證照借用程序：借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。（六）證照復(fù)印程序：借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→辦理借用手續(xù)→歸還（七）如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。（八）如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（九）證照復(fù)印件必須注明“再復(fù)印無效字樣”。（十）證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。（十一）公司工商執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證、員工社保手續(xù)的年檢、變更等事宜由行政部負(fù)責(zé)辦理；稅務(wù)登記證、統(tǒng)計(jì)證的年檢、變更等事宜由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理。十六、公司物資管理規(guī)范：（一）本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘?shù)取?、管理消耗品：打（復(fù)）印紙、大噴布、寫真布、展架等。3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒等。（二）辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等?！安块T領(lǐng)用”系部門共同使用用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)等。（三）消耗品及管理消耗品每月25日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。（四）行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫。（五）固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當(dāng)事人相關(guān)物品凈殘值予以賠償。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。十七、公司固定資產(chǎn)管理規(guī)范：（一）原則上公司固定資產(chǎn)由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部溝通管理。（二）行政部主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)進(jìn)出統(tǒng)計(jì)、定期資產(chǎn)盤點(diǎn)、鑰匙管理、資產(chǎn)編號(hào)、員工資產(chǎn)領(lǐng)用登記等；（三）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)上下帳、賬本的建立及資產(chǎn)盤點(diǎn)審核。（四）凡公司購買任何物品均先交到行政部登記，再由行政部統(tǒng)一分配到部門；資產(chǎn)出庫必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；經(jīng)手人填寫出庫單總經(jīng)理簽字確認(rèn)后物品才可離開公司；（五）員工個(gè)人領(lǐng)用公司資產(chǎn)到行政部申請(qǐng)，領(lǐng)用時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)并在資產(chǎn)領(lǐng)用單上標(biāo)注物品使用現(xiàn)狀，雙方簽字確認(rèn)后員工方能使用，如中途由員工認(rèn)為損壞則原價(jià)賠償，自然損耗想行政部報(bào)備，核實(shí)后填寫損耗單。十八、出差管理規(guī)范：（一）差旅費(fèi)申請(qǐng)：公司員工因出差辦理公務(wù)者，由部門主管提書面申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容包括出差事由、去向、預(yù)計(jì)天數(shù)、預(yù)計(jì)差旅費(fèi)明細(xì)等。總經(jīng)理批示后根據(jù)情況領(lǐng)取備用金。（二）報(bào)銷制度：?jiǎn)T工出差的膳食、住宿、交通費(fèi)、雜費(fèi)等原則上實(shí)報(bào)實(shí)銷；但必須出具發(fā)票；如吃飯、雜費(fèi)等未能提供必須寫出未提供發(fā)票說明總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方能報(bào)銷十九、員工日常工作流程：（一）8：30按時(shí)到工作崗位并進(jìn)行打卡簽到。（二）8：30—8：35聽激勵(lì)歌曲（三）8:35—9:00每日公司全體員工例會(huì)，告知所有同事當(dāng)天工作計(jì)劃及是否需要其他同事配合工作，由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作分配。（設(shè)計(jì)部打開電腦并登陸公司3個(gè)QQ，制作部如有工作安排則打開機(jī)器預(yù)熱）（四）9:00—9:15各部門召開小會(huì)安排本部門工作，如需其他部門協(xié)作的工作（如設(shè)計(jì)，策劃，送貨，安裝，收款等）由主管經(jīng)理收集信息后整理向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或自行與其他部