行政工作操作手冊

行政部工作操作手冊行政部門的重要工作內(nèi)容:執(zhí)行辦公室設(shè)備，日常公共設(shè)施的日常管理和維護。辦公用品的集中采購登記及分發(fā)。執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理。解決各項費用的繳納及報銷。執(zhí)行后勤保障及衛(wèi)生整潔的維護。執(zhí)行公司車輛管理。公司安全管理及安全意識普及。執(zhí)行宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作。執(zhí)行上級交辦及其它緊急事務(wù)。具體工作流一，辦公室設(shè)備及公共設(shè)施1.1辦公室的設(shè)備檢查登記：辦公室設(shè)備（傳真機，飲水機，電扇等）做好登記，維護，保養(yǎng)工作，對慣用設(shè)備進行日常的檢測，。方便確保正常的工作運作。公共設(shè)施的（門窗，欄桿，天花，電燈等）要常檢常修。若發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備及公共設(shè)施損壞或存在安全隱患，及時上報并做好警示標(biāo)志。1.2維護及更換：若辦公設(shè)備需要檢修和更換，需讓使用部門在oa上寫維修申請，維修和更換先由電工進行核算及操作，若電工無法維修及更換的，再視具體狀況解決。1.3涉及到公共設(shè)施大面積安全隱患的，需及時聯(lián)系物業(yè)進行溝通協(xié)商解決。在涉及安全隱患的地方設(shè)立安全警示標(biāo)志。二，辦公用品采購管理1.1辦公用品采購每月第一周集中登記各部門所需的辦公用品，以oa上的流程為準(zhǔn)，并核對單價。統(tǒng)計完畢，提交辦公用品采購審批。審批流程走完，及時讓供應(yīng)商送貨。貨到驗收登記，核對訂單。并及時告知各部門及時簽字領(lǐng)取。保存好送貨單和收據(jù)，及時做好付款。1.2員工所需辦公用品若供應(yīng)商無貨，采用網(wǎng)購或其它方式購置，金額較大的及時申請借款，超出預(yù)算較大的，需及時上報解決。三，固定資產(chǎn)管理及低值易耗品管理1.1固定資產(chǎn)登記對固定資產(chǎn)盤點登記，登記信息涉及不限于物品名稱，規(guī)格，大小，顏色，購置日期，價格，這就方式，使用狀態(tài)，使用部門，負(fù)責(zé)人等，登記入冊。1.2固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移調(diào)撥、報廢、新購固定資產(chǎn)的調(diào)撥：接受到固定資產(chǎn)申請的oa流程，流程上需有物品具體的調(diào)撥信息，調(diào)入調(diào)出部門，時間，接受人，負(fù)責(zé)人。并告知調(diào)出部門及時發(fā)貨。調(diào)出部門需檢查物品與否有損壞，能否正常工作。需物流第三方托運的，物品在包裝前后需拍照留存，并將物流運單號及時告知接受人。對于報廢的固定資產(chǎn)，需登記入冊，并寫明報廢因素，申請人寫明物品的信息，解決日期，解決方式，若變賣需寫明變賣金額，并對物品拍照留存。需要重新購置的，首先查詢倉庫有無存貨，其它部門有無閑置。并要做好價格查詢，在市場上進行比價。確認(rèn)無誤后登記入冊。入冊的信息寫明，購置金額，商家地址，電話，物品的名稱，規(guī)格，保修期限。同樣拍照留存。2.1低值易耗品低值易耗品，需有節(jié)省及環(huán)保意識，能不使用一次性用品的盡量不使用，能循環(huán)運用的果斷不浪費。列（水杯，垃圾袋，一次性手套等）。每月末檢查庫存，及時提前購置，避免日慣用品缺失影響正常的工作。有大型組織活動可申請增量購置。四，費用繳納及報銷。1.1費用繳納每月月初需要付款的項目有：1.1.1東莞電信費用的繳納，需與客戶經(jīng)理核對電信費用，核對閑置號碼及將要到期的號碼，核對無誤讓其打印賬單蓋章后掃描或拍照傳給我方。按照單上的話費進行統(tǒng)計各部門消費的金額。將與東莞電信訂立的合同一起附在付款申請的oa上，紙質(zhì)單與oa流程同時操作。（每月6日出上個月的賬單。15號之前打款。）備注：深圳和東莞電信的賬單出來后做好員工個人費用的核算扣費，對話費補貼的員工做好登記解決。1.1.2辦公室租耗費用，每月收到供應(yīng)商的收據(jù)之后，寫付款申請，收據(jù)和合同需要掃描，附在oa流程上,紙質(zhì)和oa同時。（每月付上個月的款，1500元）。1.1.3坂田辦公室飲水費：每月收到供應(yīng)商的收據(jù)，核對上面的數(shù)量與否與登記的符合。核對無誤后，收據(jù)和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同時（每月付上個月的款）1.1.4坂田辦公室租金及水電費：每月從物業(yè)管理處拿發(fā)票和賬單，核對發(fā)票上的金額與否與合同的相符。核對無誤后，發(fā)票和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)與oa同時（租金每月付本月的款，水電費是付前個月份款）1.1.5坂田宿舍租金及水電費：每月從物業(yè)管理處拿賬單，核對房間的數(shù)目以及水電抄表數(shù)字，核對無誤后寫付款申請，賬單和訂立的合同需掃描附在oa上。紙質(zhì)單與oa同時。同時做好各宿舍水電費分擔(dān)的登記，以備后續(xù)補扣的工作留底。（租金付本月的款，水電費付上個月的款）1.1.6橫崗宿舍管理費及水電費：橫崗宿舍管理費（每月付元），在oa附上合同及補充合同，尚有收款人的身份證及賬號信息。電費在收到收據(jù)的狀況下申請，普通都同時寫付款申請。紙質(zhì)和oa同時。（管理費付本月的款，電費付上個月的款）。水費需自行到村委繳納，付款收拿發(fā)票回公司沖賬。1.1.7加油卡充值：每月查詢公司油卡的余額統(tǒng)計，物流的兩部車輛(粵BN062N粵BK6108)每月所需金額3000元左右。董事長跑車（粵B833N）每月保持元以上的余額。董事長商務(wù)車（粵BS2E80）每月保持1500元以上的余額。行政部兩輛商務(wù)車（粵SG246Q粵BS0C17）每月保持1000元左右即可，行政部中巴（粵SA4427）每月保持1000元左右，每月根據(jù)余額向財務(wù)申請借款充值，然后拿發(fā)票報銷沖賬。借款人需本人OA提申請。若有重大活動需車輛使用較頻繁的，能夠提前申請借款充值。以確保車輛正常的工作。2.1費用報銷：辦公用品費用報銷需附上辦公用品申請流程和辦公用品采購審批流程，附上收據(jù)或者發(fā)票，其它物品報銷需要辦公用品采購審批流程（快遞文獻(xiàn)費用除外），走非商品非入庫的流程。填寫好報銷人的收款信息，報銷人收到款項后，若報銷款含有其它同事款項，則及時轉(zhuǎn)交，并做好登記。（備注：物品不入開元系統(tǒng)的都為非入庫。所申請的報銷費的金額原則不超出申請的金額，若在實際購置時超出，特別是金額較大時，需提前向上級報告，本人不得私自購置。）五，后勤保障及衛(wèi)生后勤保障：行政部要保障公司的后勤供應(yīng)，平時保障的物品有：茶葉，紙杯，飲用水，廁紙。董事長佛堂的祭祀用品（每天檢查，若有自然損耗或其它因素，及時更換）。藥箱物品的檢查，有過期或缺失的，及時補充更換。2.衛(wèi)生整潔：行政部清潔人員每天工作內(nèi)容2.1清潔后門的垃圾桶，更換新的垃圾袋。2.2清潔茶水間的臺面，柜子，冰箱，保持干凈無污跡。2.3清潔衛(wèi)生間，更換垃圾簍，清洗洗手臺面，保持干凈無異味。上午，下午各一次。2.4清潔辦公室公共區(qū)域，前臺大廳沙發(fā)桌椅，公共走廊，閑置辦公區(qū)域。門窗，及其它公共的辦公設(shè)備。2.5董事長總經(jīng)理辦公室每天定時清潔，不定時檢查?？偙O(jiān)辦公室兩天清潔一次。做到整潔干凈無污跡，無異味。2.6雨季時節(jié)，辦公室公共區(qū)域，要多次清潔，保持干凈無積水，避免發(fā)生事故的發(fā)生。2.7公司不定時要進行除“四害”活動，以確保整體環(huán)境的舒適。清潔衛(wèi)生執(zhí)行7s原則（清掃，清潔，整頓，整頓，安全，節(jié)省，素養(yǎng)。）保持主動的工作態(tài)度和責(zé)任心。六、車輛管理1.1公司車輛派出：行政部車輛派出，申請人需要有填寫派車單，寫明申請部門，申請人，申請時間，用車時間，隨車人員，目的地，用車因素，申請人部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。行政部負(fù)責(zé)填寫車號，車輛駕駛?cè)?，出車前里程?shù)，油表刻度，并檢查車輛與否能正常安全行駛。權(quán)責(zé)主管審核完畢簽字并交付車輛鑰匙。1.2車輛償還：車輛償還時，申請人填寫各項費用，行車路線。行政人員負(fù)責(zé)填寫回公司時間，行駛公里數(shù)，油表刻度，車輛停放位置，檢查車輛與否鎖好門窗，關(guān)閉車燈，與否有其它異常。有異常及時上報，無異常簽字確認(rèn)并收回鑰匙妥善保管。1.3車輛維護與保養(yǎng)：公司車輛在平時需常檢修與保養(yǎng)，長久停放要不定時檢修，大型活動用車前，需做較全方面的檢查，特別是安全性能。要到有專業(yè)資質(zhì)的地方進行維護與保養(yǎng)。七，公司安全管理及安全知識普及安全管理1.1公司行政人員在每天早上準(zhǔn)時開門窗，并檢查昨晚與否有未關(guān)閉的空調(diào)，電器以及其它設(shè)備，避免存在浪費的狀況。1.2行政人員不定時檢查公司的消防器材與否過期，滅火器抽檢與否合格。應(yīng)急燈與否能正常工作，消防批示牌有無懸掛有無脫落，公共走廊與否由雜物堆放的狀況。電子延誤警報器，消防水閘，火警鈴能夠邀請物業(yè)進行測試。各公共電氣設(shè)備與否存在安全隱患，列（飲水機與否漏水，漏水就有漏電的可能。其它辦公設(shè)備的電源線與否有破損外露。電燈工作有無異常。天花板有無脫落現(xiàn)象的存在）。發(fā)現(xiàn)異常及時上報解決。1.3嚴(yán)禁任何人攜帶易燃易爆有毒等物品進入公司，發(fā)現(xiàn)陌生人來訪，要做好登記和詢問。原則上是讓被訪的公司員工到門口將到訪人員接進辦公區(qū)域。外賣、快遞、推銷等其它與工作無關(guān)的人員，或?qū)巨k公場合秩序有影響的一律不準(zhǔn)進入辦公區(qū)域。備注：公司員工不得攜帶寵物上班。1.4行政部管理的手機及其它貴重的辦公設(shè)備都要上鎖，員工交回的手機要登記入冊，妥善保管鑰匙，避免丟失。公司員工攜帶公司的物品離開公司，需開具放行條，寫明所攜帶的物品，數(shù)量，離開辦公區(qū)域的時間，攜帶人部門負(fù)責(zé)人的簽名同意才能夠放行。特殊狀況下可電話或當(dāng)面對其負(fù)責(zé)人確認(rèn)。1.5行政部人員在下午五點半下班時，關(guān)閉管轄內(nèi)的空調(diào)及設(shè)備。最后一位行政人員下班時，關(guān)閉公司全部公共區(qū)域的空調(diào)和無員工值班區(qū)域的燈光。關(guān)閉飲水機的電源。查看與否有未關(guān)閉的辦公設(shè)備設(shè)施。最后將大門鑰匙交付于加班的同事，并提示其鎖好門窗。2.安全知識普及2.1行政人員時時刻刻心里都要有安全防備意識，防火防盜，安全使用各類辦公設(shè)備。2.2行政人員需掌握一定的消防安全技能，純熟的使用滅火器材，熟悉安全消防通道，熟悉公司各個電源開關(guān)所在的位置。2.3行政部人員不定時的對公司的員工進行安全知識教育。涉及對的的安全的使用辦公設(shè)備，消防安全演習(xí)，讓員工有能力解決小的安全意外事故以及當(dāng)火災(zāi)，地震發(fā)生時，緊張有序的撤離到安全的區(qū)域。八、宿舍的衛(wèi)生及安全檢查工作宿舍衛(wèi)生與安全1.1公司提供員工住宿的宿舍，行政人員不定時要檢查衛(wèi)生，宿舍應(yīng)安排衛(wèi)生值班制度，共同承當(dāng)宿舍的衛(wèi)生工作。干凈整潔的環(huán)境有助于保障員工獲得良好的休息。1.2員工宿舍的安全行政人員每月也不定時的檢查。檢查有無私自安接電線，有無使用大功率電器，有無存易燃易爆物品等狀況。發(fā)現(xiàn)違規(guī)的立刻規(guī)定員工整治。也要注意宿舍的門窗有無損壞，電燈，電扇