采購控制程序文件

采購控制程序文獻1.目的對采購物資的全過程進行管理控制，以確保其符合公司采購流程及規(guī)定規(guī)定。2.范疇合用于原材料、外購物料及服務等物資采購的控制。3．職責3.1采購部負責組織對供應商的評價工作，并提供《合格供應商一覽表》，負責對各部門提出采購申請程序進行把控。3.2項目部或申請部門負責提供采購需求闡明或技術(shù)性文獻。3.3采購部收集匯總編制《月采購計劃報表》，于次月1日前提交月采購計劃，每月5日前（含5日）提交上月采購報表。以上表格分公司采購人員制作后、提交至集團采購部各區(qū)域負責人處進行審核，待審核通過后，方可采購。3.4收貨部門及使用部門負責采購物料的檢查、驗證。3.5倉庫負責按公司規(guī)定對采購物資進行管理（如配有倉庫此條有效）。4.采購工作程序4.1采購需求文獻及采購計劃4.1.1項目部負責編制采購需求文獻，普通涉及：名稱、數(shù)量、質(zhì)量規(guī)定、標記辦法、交貨方式及交貨期等；4.1.2采購申請文獻分為三種：月度采購計劃申請、采購簽報申請、臨時物料采購申請。月度采購計劃：由需求部門申請后，發(fā)送至采購員處匯總，采購編制好月度采購計劃匯總表后，需由分公司財務、總經(jīng)理簽字后，另發(fā)送至集團采購部進行申批，集團采購部審核通過后方可進行采購配送。簽報申請：即在公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)由申請部門發(fā)起需求，經(jīng)由部門負責人、集團采購、財務、總經(jīng)理、集團辦公室、董事長同意后方可采購。簽報申請普通用于固定資產(chǎn)、臨時采購超出元原則時使用。臨時采購申請：即在月度計劃外采購（如：臨時進場、墾荒、特殊規(guī)定等），且采購金額未超出元的，需由申請或使用部門填寫臨時材料申請單，再由部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后方可執(zhí)行采購。具體操作請參考“采購流程圖”。4.2采購具體操作流程及規(guī)定4.2.1新進場采購操作流程4.2.1.1新項目成立，分公司采購人員到崗后首先按項目需求，擬定申請文獻模式，項目的作業(yè)車輛采購，如：灑水車、洗掃車等，這些車輛采購普通需要供貨周期，擬定好需求可直接走公司內(nèi)網(wǎng)OA簽報進行申請，部門領導審批，再發(fā)至集團車輛管理部有關(guān)人員、財務、集團辦公室、董事長依次批復后由集團車輛管理部人員負責車輛采購事宜。4.2.1.2新項目辦公家具及小型設備采購人員需進行詢價比對，最少貨比三家，家具詢價內(nèi)容需提供圖片及材質(zhì)等信息；小型設備需提供有關(guān)參數(shù)；電腦、打印機等辦公設備需提供品牌及配備、保修條款等，京東采購是比對價格之一，以上詢價比對后，需走公司內(nèi)網(wǎng)ＯＡ簽報進行申請，分公司采購在乎見欄內(nèi)需闡明詢價狀況、付款方式及采購意見，報請集團采購部審批，按流程審批完畢后方可進行采購，付款方式需采用月結(jié)對公轉(zhuǎn)賬，除網(wǎng)購外，其它均需簽定采購合同。4.2.1.3新項目常規(guī)物料采購普通在本地進行采購配送，選擇供應商應按《供應商管理程序》文獻進行操作，初次采購需在本地進行最少三家比對詢價（都市規(guī)模大最佳五家），詢價內(nèi)容涉及：單價、與否含稅（專票或是普票，專票需注明抵扣稅點）、支付方式等。詢價完畢后需走內(nèi)網(wǎng)ＯＡ進行簽報申請并報集團采購部進行審核，依次批復后方可進行合作，并與供應商簽定框架合同。4.2.1.4新項目費用支付如房屋租金、油卡充值費用等，均需走采購簽報申請。4.2.4.5采購人員根據(jù)采購計劃，應以合同訂貨、對公賬務往來為主，市場零星采購為輔原則，在《合格供應商一覽表》內(nèi)選擇供應商進行采購。4.2.2常規(guī)采購、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購人員收到物料申請單后（需有部門經(jīng)理及分公司總經(jīng)理簽字），首先進入ERP系統(tǒng)錄入訂單（具體操作參考《采購ERP操作手冊》），訂單打印后給直屬部門經(jīng)理簽字，簽字后傳真或掃描給供應商(原件采購按月裝訂存檔備查)，供應商收到訂單后打印兩份，一份蓋章確認與當月送貨單一起送交我公司采購員，采購員登記采購合同臺賬，支付付款時需作為附件一并附在付款申請單中，另一份供應商存檔備查。4.2.2.2送貨單：供應商需提供一式三聯(lián)的送貨單需蓋章（打印件最佳），如果送貨直接到項目上，由項目接受人核算物料無誤后在送貨單上簽字，簽字后的送貨單一份留存項目，另一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財務部會計處；送貨到倉庫則倉管人員核對無誤后在送貨單上簽字，簽字后一份留存?zhèn)}管人員，另一份與訂單一起配送（或郵寄）到分公司物控或財務部會計處，送貨單是財務入庫及付款的根據(jù)，支付貨款時需作為附件一并附在付款申請單中。4.2.2.3入庫單：物控或財務部會計到供應商提供我司項目或是倉管人員簽字后的送貨單后，需與訂單核對與否有誤，如果數(shù)量有誤需做訂單變更（后期訂單變更或因特殊狀況可無需蓋章），也能夠在訂單未關(guān)閉狀況下找集團采購做反審核解決，特殊狀況也能夠手動制作入庫單（具體操作可參考《采購ERP操作手冊》）；如果訂單與送貨單核對無誤，物控或財務部會計在ERP系統(tǒng)將此張訂單下推成入庫單（具體操作參考《采購ERP操作手冊》），生成入庫單打印一式三份，物控（或采購）與倉管（如果有）與部門經(jīng)理簽字后，財務留一聯(lián)（蘭色）用于核對應付入賬、物控（或倉管）一聯(lián)（白色）按月裝釘存檔，采購一聯(lián)（黃色）做為支付貨款附件附在付款申請單中。4.2.2.4出庫單：材料入庫后，物控（或采購）將送到現(xiàn)場項目入庫材料出庫至各項目（出庫單能夠用入庫單下推，也可手動制作出庫單，具體操作參考《采購ERP操作手冊》）；送貨到倉庫需要領用物料，則需打印出庫單一式三聯(lián)，領料人簽字后，物控留存一聯(lián)按月裝釘存檔備查，交財務一聯(lián)做成本核算，領料人一聯(lián)提交至倉管進行出庫。4.2.3分公司采購大型施工、大型設備超出100萬元需走招投標或竟爭性談判方式進行。首先填寫“招標需求申請表”，按表上所需內(nèi)容進行審批，提供招標所需文獻上報集團采購部按招標流程進行采購。如100萬元下列采購，則視具體狀況在分公司本地進行招標采購或是邀標進行“競爭性談判”，采購人員需提供“招標計劃表”“招標邀請函”“招標文獻”等報備集團采購部審核，招標成果出來需上報集團采購部，意見達成一致后需走內(nèi)網(wǎng)ＯＡ簽報審批進行采購實施。4.2.4采購合同簽定4.2.4.1采購合同是按《采購控制程序》對采購全部物料及服務進行管理，各公司采購設備、工衣、施工勞務和臨時采購金額超出五萬元或有質(zhì)保金及售后服務條款的物品，必須訂立采購合同。合同內(nèi)容涉及單價（專票抵扣點）、供貨周期、付款方式（與否有質(zhì)保金）、售后條件等。4.2.4.2，經(jīng)集團確認常規(guī)物料采購合格的供應商，分公司采購人員需與之簽定長久合作框架合同，合同內(nèi)容需包含：服務承諾、付款條件、供貨規(guī)定等細節(jié)，具體可參考“集團公司框架合同模版”。4.2.4.3采購合同審批程序按規(guī)定需簽定采購合同的隨采購簽報一起將合同提交審批。采購簽報之后訂立合同的要在蓋章前將合同提交至集團采購和法務審核。4.2.5采購物資的驗收及檢查4.2.5.1采購物資、服務等驗收及檢查，應實施與采購職責相分離的原則。既采購人員不允許單獨驗收，應由使用部門或倉管員進行驗收或檢查。4.2.5.2當物資檢查合格后，由項目部或倉庫保管員在送貨單上簽收，據(jù)此單清點入庫；4.2.5.3經(jīng)驗收及或檢查不合格的物料，項目部或是倉管應做好標記，由采購部負責與供應商聯(lián)系辦理退、換貨等有關(guān)手續(xù)。4.2.5.4大型機器設備及施工服務驗收，需項目需用部門、采購人員聯(lián)合驗收，驗收合格，各部門在接受單上確認簽字；如有問題需及時規(guī)定供應商整治，至使驗收合格確認。4.2.6采購價格穩(wěn)定性及變動的有關(guān)闡明4.2.6.1各分、子公司應與選定合作供應商簽定合同，合同一年一簽，合同中應規(guī)定供應商報價在合同使用期內(nèi)、價格不予變動。4.2.6.2對通過招標、競爭性談判、單一來源及詢價采購方式擬定的供應商，通過雙方最后談判后，價格方面不予變動（采購部參加的議價過程應當有有關(guān)統(tǒng)計文獻）。4.2.6.3對于市場上受整體行業(yè)影響因素而造成物品或物料在一定時期價格波動不穩(wěn)定，且價格起落較大的（如：電瓶、輪胎等）、價格不應進行鎖死，采購部應根據(jù)市場行情及時理解掌握與收集市場信息并對價格進行復核，以確保所需采購的物品或物料價格在特殊狀況下不高于市場供應價格。4.2.6.4雙方供需合作期間，供應商單方提出的調(diào)價申請、供應商需要向采購方提出書面申請函并加蓋公章。采購部在接到供應商的調(diào)價申請函后，應在本地市場進行價格復核并形成書面報告呈報上級領導逐級審批意見。待最后審批通過后，方可回復供應商調(diào)價事宜（供應商申請調(diào)價函及采購部市場核價調(diào)查意見及建議報告需存檔備案）。4.2.6.5價格遇市場階段性波動時，經(jīng)采購部核價后，浮動后的價格不應高于當時市場的供應價格。采購部需定時進行市場價格情行調(diào)查，以保障物品或物料價格始終處在平穩(wěn)，以充足保障公司利益。4.3供應商的評定4.3.1供應商評價內(nèi)容4.3.1.1評價供應商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、服務能力；4.3.1.2對供應商定時進行評定（一年二次），對其過往產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準時度、價格、服務態(tài)度等幾個方面來評定打分，并填寫《供應商業(yè)績評價表》，80分下列為不合格供應商。4.3.1.3定時審核供應商提供的材料與否過期、變更等，需及時更新。4.3.2供應商的選擇4.3.2.1采購部負責供應商的提名，摸底、調(diào)查初選工作，對供應商的組織狀況、經(jīng)營范疇、生產(chǎn)狀況等進行審查，并填寫《供應商評鑒表》；《供應商能力考察評價表》；4.3.2.2聯(lián)合管理部、品管部或項目部對其質(zhì)保能力進行現(xiàn)場查看評審。4.3.3初選供應商的檢查評定。4.3.3.1采購部對批量產(chǎn)品采購物料按采購技術(shù)規(guī)定，初選供應商采購樣品；并填寫《供應商審查表》；4.3.3.2采購部對采購的樣品，按管理部及品質(zhì)部申請需求，做出結(jié)論并將結(jié)論作為評價根據(jù)，經(jīng)鑒定合格方可納入初選名單；4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購部牽頭管理部確認，樣品的數(shù)量視具體狀況擬定。4.3.3．4批量產(chǎn)品與零星產(chǎn)品常規(guī)物資采購以供應商提供質(zhì)保書與合格證為準；4.3.4供應商的擬定4.3.4.1評價后符合規(guī)定的供應商經(jīng)管理部承認，總經(jīng)理同意，集團采購部審核后，擬定為合格供應商；4.3.4.2采購部建立《合格供應商一覽表》存檔，并且錄入供應鏈系統(tǒng)；4.3.4.3采購部負責對供應商評價過程質(zhì)量統(tǒng)計、資料的整頓、保存，并建立合格供應商檔案。4.3.5對供應商的動態(tài)質(zhì)量控制。4.3.5.1為確保供應商能長久，穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品，采購部應組織有關(guān)部門每年對其進行一次復審；4.3.5.2對供貨質(zhì)量下降的供應商，采購部規(guī)定限期整治。對不重視質(zhì)量或質(zhì)量問題無明顯改善的供應商，采購部以內(nèi)網(wǎng)郵件形式報備集團采購部，通過審批后取消其合格供應商資格，從《合格供應商一覽表》中去除，并告知有關(guān)職能部門。4.4對于同種采購物資盡量選擇兩家或兩家以上的供應商，以使所采購物料的質(zhì)量、價格、