九龍坡企業(yè)檔案工作規(guī)范管理

企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)

治理要求《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》——DA/T42-2023《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定》——〔國(guó)家檔案局10號(hào)令，12年12〕《重慶市企事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)治理方法》——渝檔發(fā)[2023]64號(hào)《企業(yè)檔案治理規(guī)定》〔檔發(fā)[2023]5號(hào)，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委〕《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置方法》〔檔發(fā)字[1998]6號(hào)國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家國(guó)有資產(chǎn)治理局〕一、企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作〔一〕企業(yè)檔案的定義及構(gòu)成。檔案：是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。——《檔案法》企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和治理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件?！镀髽I(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》如何理解企業(yè)檔案？企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)整體的反映和記錄；企業(yè)檔案是直接記錄企業(yè)活動(dòng)的一種信息材料——原始記錄〔區(qū)分圖書(shū)〕；企業(yè)檔案是由企業(yè)活動(dòng)中形成的企業(yè)文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的；企業(yè)檔案具有相對(duì)性、孤本性。企業(yè)檔案構(gòu)成特殊載體檔案企業(yè)檔案文書(shū)檔案科技檔案專門(mén)檔案〔二〕企業(yè)檔案工作的定義及原則企業(yè)檔案工作——企業(yè)履行檔案治理職責(zé)的行為。收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)根本環(huán)節(jié)。收是根底，管是手段，用是目的。檔案工作的根本原則——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)治理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方利用。二、企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)治理根本要求有機(jī)構(gòu)、有人員、有制度有庫(kù)房、有檔案《企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)企業(yè)檔案工作的根本要求企業(yè)檔案與企業(yè)檔案工作的性質(zhì)與作用——企業(yè)檔案是企業(yè)學(xué)問(wèn)資產(chǎn)和信息資源的重要組成局部。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和治理活動(dòng)的根底性治理工作。企業(yè)檔案工作的治理體制——企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一治理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案工作任務(wù)與目標(biāo)——企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與治理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、治理和持續(xù)進(jìn)展供給有效效勞。企業(yè)依法治理檔案的責(zé)任要求——企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。1、有機(jī)構(gòu)——企業(yè)要依據(jù)規(guī)模和治理模式設(shè)置檔案治理機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。職責(zé)：統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和供給利用工作。指導(dǎo)企業(yè)各部門(mén)、工程及專項(xiàng)工作文件的形成、積存、整理及歸檔工作。監(jiān)視、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。依照有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。2、有人員領(lǐng)導(dǎo)：企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各部門(mén)、各工程部檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人。工作人員：企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和治理相適應(yīng)的專兼職檔案人員；各部門(mén)、各工程應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。檔案人員崗位職責(zé)1、徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；2、制定本單位的檔案工作打算和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，起草本單位各項(xiàng)檔案治理制度；3、做好本單位檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，保管本單位各種門(mén)類和載體的檔案，并對(duì)下屬單位的檔案工作進(jìn)展監(jiān)視、指導(dǎo)；4、主動(dòng)做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為本單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、治理供給利用工作；5、保守隱秘，杜絕檔案材料喪失、毀損和其他意外大事發(fā)生。建立網(wǎng)絡(luò)、明確職責(zé)企業(yè)職責(zé)為檔案工作持續(xù)進(jìn)展供給保障；將檔案治理的有關(guān)工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)展考核；實(shí)行必要的措施確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；在產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)時(shí)做好檔案的處置；對(duì)檔案治理獎(jiǎng)成績(jī)、懲損失。企業(yè)部門(mén)職責(zé)

企業(yè)各職能部門(mén)及工程負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或工程歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。

企業(yè)各職能或承辦部門(mén)及工程文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積存文件，并對(duì)歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

3、有制度規(guī)章有：企業(yè)檔案治理方法、責(zé)任追究制度、應(yīng)急預(yù)案根本制度有7：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)有：分類及檔號(hào)編制方案、歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案治理標(biāo)準(zhǔn)以正式文件下發(fā)部門(mén)及下屬單位貫徹執(zhí)行。根本制度之三：檔案鑒定與銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)、科技人員、檔案人員參與。明確鑒定小組職責(zé)：編制和修訂企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表；確定鑒定的原則和方法；定期對(duì)到期檔案進(jìn)展鑒定；提出無(wú)保存價(jià)值檔案的名目；寫(xiě)出鑒定報(bào)告報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。鑒定工作程序：制訂工作方案，組織鑒定工作實(shí)施，形成鑒定報(bào)告，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)展監(jiān)視銷毀，組織鑒定銷毀〔監(jiān)銷并簽字〕，銷毀清冊(cè)永久保存。4、有庫(kù)房——4.1對(duì)庫(kù)房的要求位置：應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場(chǎng)所，一般不宜設(shè)置在地下或頂層。承重：檔案庫(kù)房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。密集架〔均布貨載800-1200公斤/米2〕、鐵皮柜〔500公斤/米2〕面積：檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿足檔案工作進(jìn)展的需要，留有存儲(chǔ)空間。窗、電源、緩沖間4.2對(duì)檔案工作用房要求

一般要求做到三室分開(kāi)；也可兩分開(kāi)。有條件的企業(yè)可設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化及安全監(jiān)控等用房。4.3庫(kù)房設(shè)施設(shè)備要求柜架滿足工作需要：數(shù)量充分，滿足不同載體存放需求。裝具符合標(biāo)準(zhǔn)要求。配備相應(yīng)設(shè)施設(shè)備滿足“八防”要求：八防：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠檔案庫(kù)房的溫濕度要求：14℃-24℃；45%-60%4.4庫(kù)房治理庫(kù)房?jī)?nèi)不能堆放雜物相關(guān)標(biāo)識(shí)醒目庫(kù)房柜架編號(hào)〔獨(dú)立〕檔案上架排列檔案存放示意圖定期檢查(設(shè)備)定期施放防蟲(chóng)藥物定期清理核對(duì)檔案堅(jiān)持溫濕度記錄、掌握5、有檔案5.1開(kāi)展收集工作，制訂歸檔制度歸檔范圍〔結(jié)合10號(hào)令〕歸檔時(shí)間歸檔要求歸檔份數(shù)歸檔手續(xù)歸檔范圍：〔一〕制訂歸檔范圍的依據(jù)：企業(yè)治理類檔案——國(guó)家檔案局10號(hào)令工程檔案——國(guó)家重大建設(shè)工程文件歸檔要求與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案——企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案——會(huì)計(jì)檔案治理方法……〔二〕處理好10號(hào)令與企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系〔三〕10號(hào)令的條文解讀〔四〕如何編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定從程序上講：成立領(lǐng)導(dǎo)小組草擬歸檔范圍征求部門(mén)意見(jiàn)匯總上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議通過(guò)體例格式：文字說(shuō)明+附表附表中歸檔文件材料的排列可按機(jī)構(gòu)或類別為主線進(jìn)展排列以機(jī)構(gòu)為主線：一般包括如下內(nèi)容：本機(jī)構(gòu)制訂的業(yè)務(wù)工作的規(guī)章、制度；本機(jī)構(gòu)工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃、打算、總結(jié)；本機(jī)構(gòu)組織召開(kāi)的會(huì)議文件材料；本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作形成的文件材料；其他文件材料。以職能為主線一般包括如下內(nèi)容：該項(xiàng)職能工作的規(guī)章、制度；該項(xiàng)職能工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃、打算、總結(jié)；該項(xiàng)職能工作的會(huì)議文件材料；該項(xiàng)職能工作具體事務(wù)的文件材料；其他文件材料。錯(cuò)誤編寫(xiě)法〔五〕報(bào)審及修訂送預(yù)審〔電子版、附機(jī)構(gòu)設(shè)置和主要業(yè)務(wù)范圍〕修改完善正式上報(bào)〔函或請(qǐng)示、規(guī)定、附表、職能職責(zé)〕——檔案行政治理部門(mén)、企業(yè)集團(tuán)〔六〕印發(fā)執(zhí)行〔七〕適時(shí)修訂資本構(gòu)造或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模發(fā)生重大變化；主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍發(fā)生重大變化；歸檔范圍和檔案保管期限表制訂或修訂滿5年歸檔時(shí)間：文書(shū)檔案：一般應(yīng)在其次年的上半年即6月底前整理上架。科技檔案：定期和準(zhǔn)時(shí)工程檔案：施工單位在實(shí)體完工后3個(gè)月內(nèi)向建設(shè)單位移交；科研檔案：按階段或鑒定后準(zhǔn)時(shí)歸檔；設(shè)備檔案：設(shè)備安裝試運(yùn)行后準(zhǔn)時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)部門(mén)整理保存一年后向單位檔案部門(mén)移交。特殊載體檔案：磁帶、照片、實(shí)物、光盤(pán)等應(yīng)在工作完畢后準(zhǔn)時(shí)歸檔。隨時(shí)歸檔:機(jī)構(gòu)變動(dòng)、人員調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)和個(gè)人手中的材料；參與重大活動(dòng)形成的文件材料。歸檔要求：〔1〕齊全、完整、準(zhǔn)確齊全指按歸檔范圍的要求收齊；歸檔文件材料一般一式一份。完整指每份文件要齊全完整，不能缺張少頁(yè)。準(zhǔn)確是指歸檔文件簽字簽章手續(xù)完備，圖樣清晰。具體要求：①歸檔文件材料應(yīng)是原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。②非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。③具有永久保存保值的電子文件，必需形成一份紙質(zhì)文件歸檔。④文件材料用紙符合國(guó)家規(guī)定格式，文件格式要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各類合同內(nèi)容填寫(xiě)完整，蓋章簽字手續(xù)完整。⑤歸檔文件應(yīng)完整，不能缺張少頁(yè)〔合同與備忘錄、合同與補(bǔ)充合同〕。特殊載體歸檔文件說(shuō)明照片文字說(shuō)明包括:事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等電子文件文字說(shuō)明包括:存儲(chǔ)文件的內(nèi)容、運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)、文件的完整性和準(zhǔn)確性等歸檔要求：〔２〕符合檔案保管愛(ài)護(hù)的要求用紙規(guī)格應(yīng)符合要求?！睞4、16開(kāi)〕載體和書(shū)寫(xiě)材料符合要求。符合要求的材料——藍(lán)黑墨水、碳素墨水或黑色簽字筆；不符合要求的材料——禁用熱敏紙、鉛筆、彩色墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆；打印機(jī)最好用激光的。檔案整理所用材料符合檔案保管愛(ài)護(hù)要求。貼封面歸檔份數(shù)一般一式一份，重要的、使用頻繁的可以歸檔二份以上。歸檔手續(xù)〔交接手續(xù)肯定要清〕各部門(mén)的專兼職檔案人員應(yīng)清理核對(duì)、檢查本部門(mén)歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確狀況，整理完畢后向檔案部門(mén)移交。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行歸檔手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。5.2檔案整理質(zhì)量符合要求1、編制檔案分類及檔號(hào)編制方案2、明確檔案整理質(zhì)量要求檔案分類及檔號(hào)編制方案?！稒n號(hào)編制規(guī)章》——DA/T13-94檔案分類方案：應(yīng)明確分類的依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)大性。還應(yīng)附有說(shuō)明。企業(yè)檔案分類層次不宜過(guò)多。據(jù)分類方案編制檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)指代單一，具唯一性。企業(yè)檔案檔號(hào)構(gòu)造：全宗號(hào)—分類號(hào)(工程代號(hào)、名目號(hào))—案卷號(hào)(件號(hào)、盤(pán)、張)阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定連寫(xiě)時(shí)上、下位代碼之間用“—”短橫線相隔；不同級(jí)位的類別之間用間隔符“?”分開(kāi)企業(yè)檔案分類層次不宜過(guò)多。每個(gè)企業(yè)都應(yīng)制定本單位檔案的分類方案?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)章》黨群工作類行政治理類生產(chǎn)技術(shù)治理類經(jīng)營(yíng)治理類產(chǎn)品檔案類科研檔案類根本建設(shè)檔案類設(shè)備檔案類會(huì)計(jì)檔案類職工檔案類檔案整理質(zhì)量符合要求文書(shū)檔案(治理類檔案〕----《歸檔文件整理規(guī)章》DA/T22、《重慶市企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)定》渝檔發(fā)[2023]39號(hào)文件科技檔案----《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822會(huì)計(jì)檔案----《會(huì)計(jì)檔案治理方法》財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)、《關(guān)于進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)檔案整理工作的通知》〔渝檔發(fā)〔2023〕26號(hào)〕職工檔案----《企業(yè)職工檔案治理規(guī)定》勞力字[1992]33號(hào)特殊載體檔案《照片檔案治理標(biāo)準(zhǔn)》GB/T11821《重慶市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》〔渝檔發(fā)〔2023〕36號(hào)〕《磁性載體檔案治理與愛(ài)護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》DA/T15電子文件歸檔與治理方法》GB/T18894《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案治理要求》GB/T17678.15.3留意檔案利用，開(kāi)展編研建立檢索系統(tǒng)手工檢索系統(tǒng)：常見(jiàn)的有：分類名目、卷內(nèi)名目、歸檔文件名目、專題文件名目等?！獦?biāo)準(zhǔn)的格式要求計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)：計(jì)算機(jī)檢索分為條目檢索和全文檢