檔案管理學(xué)教案

PAGEPAGE49檔案管理學(xué)教案第一章檔案概論第一節(jié)檔案的起源與沿革一、檔案的起源關(guān)于檔案的起源，主要有以下四種觀點(diǎn)：第一種觀點(diǎn)認(rèn)為：在國家誕生以后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務(wù)，就形成了檔案。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務(wù)，形成了檔案。第三種觀點(diǎn)認(rèn)為：在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，就形成了比較原始的檔案。國家形成后，形成了比較有條理的檔案。第四種觀點(diǎn)認(rèn)為：原始社會的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字、國家形成后，形成了比較有條理的檔案。1、2條又稱為階級社會產(chǎn)物論，又稱為文字、國家條件說。3、4條又稱為原始社會產(chǎn)物說。二、檔案的沿革檔案的沿革可以從以下分析：1、載體沿革檔案按載體可分為：甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2、名稱的沿革A、“檔案”在商代稱為“冊”；周代稱為“中”；秦漢稱為“典籍”；魏晉以后稱“文書”、“文案”；唐、宋以來稱“文卷”、“案卷”、“案牘”B、“檔案”一詞，一般認(rèn)為初見于清代。a、順治十八年（1661年）的官府文書中，有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”。b、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案?！眂、楊賓《柳邊紀(jì)略》(成書于1707年，康熙四十六年)說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣。”d、鄭州大學(xué)文博學(xué)院王金玉、王永的文章，認(rèn)為“檔案”一詞自清崇德三年（明崇禎十一年）即開始應(yīng)用，比《柳邊紀(jì)略》早了60年，“檔案”的原始涵義指倉庫財(cái)物類的登記簿。（見王金玉、王永《“檔案”詞源新證》，《中國檔案》1999年2期。）檔，在《康熙字典》中解釋為：橫木框檔。案，在《說文解字》中解釋為：幾屬。由此引伸，把處理一個(gè)事件的有關(guān)文書作為一案。3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、記錄、檔案，相當(dāng)于中文“檔案”一詞。復(fù)數(shù)archives[`a:kaivz],n.公文保管處、檔案處、公文。第二節(jié)檔案的定義列寧:“定義可能有許多，因?yàn)閷ο笥性S多方面?！毕露x最常用的方法是：“屬”加“種差”。采用這種方法，可以給檔案下一個(gè)定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。也可簡便表述為：檔案是人們在社會活動(dòng)中形成的保存起來以備查考的文件。除了這種表述外，還可以表述為：國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：原始的歷史記錄。另外再介紹《檔案法》上的定義。《中華人民共和國檔案法》于1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議修正。第一章“總則”第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這幾種定義，在基本思想上是相同的，只不過表述方法不同而已。第一種定義是把“文件”作檔案所屬，第二種定義是把“原始記錄”(歷史記錄)作為檔案的所屬，這個(gè)原始記錄指的就是國內(nèi)外常用的較為廣義的文件。所謂廣義的文件，它不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、文藝手稿以及其它各種文件材料。第三節(jié)檔案定義的涵義一、檔案來源從形成者看來源，有三類：機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人。中國大陸以前不承認(rèn)個(gè)人擁有檔案合法性，不重視個(gè)人檔案，因此許多個(gè)人保存的檔案，沒有集中到一個(gè)檔案館保管，相應(yīng)地削弱了有些檔案的利用價(jià)值。而國外有些國家則不同，一些檔案管理機(jī)構(gòu)承認(rèn)個(gè)人擁有檔案，并鼓勵(lì)個(gè)人把檔案存入管理機(jī)構(gòu)，而管理機(jī)構(gòu)只起一種代為保管的作用。但是1996年公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定檔案有三種所有形式：國家所有、集體所有、個(gè)人所有。二、檔案形成檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三：（一）辦理完畢的文件才能成為檔案所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個(gè)角度來看，可以說“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。從這個(gè)角度來看，可以說“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。（三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案從這個(gè)角度來看，可以說“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！比n案的形式：檔案信息的記注方式很多，載體也多種多樣。從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。表達(dá)方式基本有三種：文字、圖像、聲音；從記錄方法來看，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈?，F(xiàn)代有計(jì)劃、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄等。從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。四、檔案內(nèi)容：檔案內(nèi)容反映了人們各種社會活動(dòng)，即檔案內(nèi)容上的特征是：1、十分豐富，無所不包一個(gè)國家的全部檔案記載著國家的誕生和發(fā)展，政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化等各種各樣的內(nèi)容；一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案記載著機(jī)關(guān)開展工作和生產(chǎn)活動(dòng)的信息。從古到今的檔案，數(shù)量浩如煙海，上至天文、下至地理、中至人事，無所不包。2、原始性檔案是歷史的原始記錄，或說是原始的歷史記錄，這是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不是人們有意識編寫、加工的，而是為完成某項(xiàng)工作自然地形成的。對于后人來說，它是第一手的資料。因此，檔案具有很大的憑證作用。原始性和真實(shí)性的區(qū)別：從整體上看，檔案是比較可靠的歷史記錄，但具體到每一份文件，大多數(shù)是真實(shí)的，部分檔案并非如此，主要有兩種情況：一是形成上不真實(shí)，是假造、偽造的檔案；二是檔案內(nèi)容失真，形成是真實(shí)的，但其內(nèi)容不真實(shí)；因此，我們應(yīng)該辯證地看待這個(gè)問題。一方面我們不能百分之百地不加鑒定、不加分析地相信檔案的真實(shí)和可靠性，但也不能懷疑一切。應(yīng)當(dāng)看到絕大部分的檔案是真實(shí)的、可靠的，有部分檔案是假造的、不真實(shí)的，但這些也有保存價(jià)值，不能隨意銷毀、涂改。第四節(jié)檔案與相關(guān)事物的比較一、檔案與圖書的比較1、不同方面A、檔案并非是有意識地編寫的、杜撰的，圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的B、數(shù)量不同。檔案往往是原稿原件，一般只保存幾件或一件（孤本），失而不可復(fù)得，同一種圖書往往印刷成千上萬冊。C、作用不同。檔案是歷史的原始記錄（并非全是真實(shí)記錄），絕大多數(shù)檔案具有信證作用，同時(shí)在社會生活各個(gè)方面都產(chǎn)生重要作用，圖書一般沒有法律信證作用，在許多方面不如檔案作用重要，圖書的作用是傳播知識。D、保密性不同。少部分檔案含有一定的機(jī)密，不能向社會隨意開放（但并不排斥向某些人開放）；圖書基本上是公開發(fā)行，不需要保密。（但并不排斥有些"內(nèi)部交流"之類）。E、形式不同。檔案以單份和卷宗的形式為主，并且手寫體較多，而圖書主要是一本本裝訂完好的，印刷體占絕大多數(shù)。2、相似之處A、兩者目前都以文字記錄為主B、都記載了人類社會的知識，都包含了一定的信息量，都是屬于信息資源的范疇。C、在一定條件下，兩者可以互相轉(zhuǎn)化，互相彌補(bǔ)。（如利用一些檔案資料寫成圖書，由于種種原因，原檔案不見了，就可用所寫的圖書代為檔案）。二、檔案與情報(bào)的比較1、情報(bào)的本質(zhì)屬性是：A、情報(bào)的根本屬性之一是知識。B、有一定利用價(jià)值的知識才具有情報(bào)價(jià)值。C、情報(bào)是知識運(yùn)動(dòng)的過程之一，即情報(bào)是傳遞著的知識。2、兩者的比較情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及的范圍更廣；另一方面，它始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種文獻(xiàn)。三、檔案與文物的比較文物是留存下來的具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價(jià)值的遺物。大多數(shù)文物和檔案屬于兩種不同的事物，如古文化遺址、建筑、工藝品、墓葬、圖書資料等，都是文物。有部分文物是重要的歷史檔案，如歷代手稿，部分石刻、簡牘、甲骨文、契約、古代書信等，這些事物就具有雙重性，部分文物和檔案具有交叉性。這些東西，明清以前的一般都保存在文博部門四、檔案和文獻(xiàn)的比較文獻(xiàn)的范圍相當(dāng)廣，人類歷史留下的圖書、檔案、資料等都稱為文獻(xiàn)，檔案是文獻(xiàn)其中一部分或一種文獻(xiàn)，因此說"檔案文獻(xiàn)"是可以的。五、檔案與資料的比較資料一般具有參考性質(zhì)，起著推廣經(jīng)驗(yàn)、傳播知識，提供某些信息的作用。與檔案有關(guān)的資料在沒有檔案原件的情況下，就更有參考作用。保存與館藏有關(guān)的資料，可以輔助檔案提供作用，補(bǔ)充檔案的不足，還可以為檔案館工作人員的政治、文化、業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)和工作提供參考資料。第五節(jié)檔案的作用一、檔案的基本作用秦末，劉邦軍隊(duì)入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關(guān)中起到非常重要的作用。明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。郭沫若同志在1960年寫下《題贈(zèng)檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團(tuán)主犯時(shí)，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據(jù)面前，不得不供認(rèn)犯罪事實(shí)。檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認(rèn)為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統(tǒng)治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。二、檔案的主要作用1、機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，它是任何一人政府、任何一個(gè)機(jī)關(guān)單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。自古以來，如《周禮》中即不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載?！冬F(xiàn)代檔案――原則與技術(shù)》認(rèn)為檔案“是一個(gè)政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強(qiáng)調(diào)辦事要實(shí)事求是，各種機(jī)關(guān)單位為了有效地實(shí)行管理，必須切實(shí)地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時(shí)無以為憑，或往往有失準(zhǔn)確，對間隔日久的事務(wù)難免被人遺忘。例如，許多機(jī)關(guān)在建立和健全工作制度、進(jìn)行改革、落實(shí)各項(xiàng)政策和制訂規(guī)則等各種活動(dòng)中，大量地查考了檔案，順利地推動(dòng)了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實(shí)證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機(jī)關(guān)單位的具體事務(wù)，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發(fā)揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。2、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。當(dāng)今日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考材料。比如，有的地方為了切實(shí)規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)建設(shè)、氣象雨量、管理措施、災(zāi)情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區(qū)特點(diǎn)、揚(yáng)長避短、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計(jì)劃，促進(jìn)了大幅度的增產(chǎn)。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災(zāi)害的規(guī)律和防止經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災(zāi)害，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，獲得了豐收。與此相反，有些地方因?yàn)闆]有檔案可考，或“有案不查”，以致生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)、管理混亂、重復(fù)勞動(dòng)、返工浪費(fèi)、甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實(shí)踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益，具有直接的作用。3、政治斗爭的必要工具檔案中記載了社會、階級、經(jīng)濟(jì)、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統(tǒng)治和進(jìn)行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會中，統(tǒng)治階級把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護(hù)衛(wèi)”。民國時(shí)期的檔案學(xué)著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國現(xiàn)存的大量檔案，記有國內(nèi)外敵對勢力在中國所進(jìn)行的許多罪惡活動(dòng)以及中國人民進(jìn)行革命斗爭的情況和有關(guān)的歷史事實(shí)。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據(jù)和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭中，有關(guān)機(jī)關(guān)從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動(dòng)。同時(shí)，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關(guān)事實(shí)，糾正了冤、假、錯(cuò)案。在國際斗爭中，檔案也是維護(hù)我國主權(quán)、同霸權(quán)主義進(jìn)行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內(nèi)長期存在，仍須正確發(fā)揮檔案的政治作用。4、科學(xué)研究的可靠資料無論是自然科學(xué)，還是社會科學(xué)、思維科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關(guān)于知識分子問題的報(bào)告》中指出：“為了實(shí)現(xiàn)向科學(xué)進(jìn)軍的計(jì)劃，我們必須為發(fā)展科學(xué)準(zhǔn)備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學(xué)家得到必要的圖書、檔案資料、技術(shù)資料和其他工作條件。”我國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關(guān)檔案材料經(jīng)過分析研究的結(jié)果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報(bào)告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關(guān)工作勞動(dòng)、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進(jìn)行了創(chuàng)造性的理論概括和闡發(fā)。所以人們常常比喻說，它是從事科學(xué)研究不可缺少的“食糧”。5、宣傳教育的生動(dòng)素材檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性等而見長。請看下面聲像檔案，你有何感想？6、檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史上的某些事實(shí)，作為證實(shí)國家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件。因?yàn)闄n案在反映社會各種具體活動(dòng)的同時(shí)，也反映了當(dāng)事者應(yīng)有的合法權(quán)益，其中包括立法性質(zhì)的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規(guī)、協(xié)議、合同、名單、記錄、報(bào)告與批件、書信、賬本、單據(jù)、存根等等，這些原始材料有的規(guī)定了各種社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和政治關(guān)系的組成，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)以及當(dāng)事人具有的資歷、待遇和榮譽(yù)。在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時(shí)，檔案最能有力地說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實(shí)國家、機(jī)關(guān)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案發(fā)揮了廣泛的作用。許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù)，解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛，證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性1、檔案對機(jī)關(guān)的作用和社會作用的雙重性2、檔案機(jī)密性的遞減律3、檔案科學(xué)文化作用的遞增律4、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的條件A、受社會發(fā)展水平的限制B、受公眾對檔案認(rèn)識水平的限制C、受檔案管理水平的限制第六節(jié)國家檔案全宗國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。按時(shí)期結(jié)合性質(zhì)，它可以分類如下：先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質(zhì)分為革命政權(quán)檔案和舊政權(quán)檔案。革命政權(quán)檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運(yùn)動(dòng)至建國期間中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的新民主主義革命的檔案，舊政權(quán)檔案是指國民黨政府、偽滿政權(quán)、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權(quán)、奴隸制政權(quán)的檔案。第二章檔案工作概論第一節(jié)檔案工作內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容檔案工作的內(nèi)容有廣義和狹義兩種解釋。1、廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究和出版工作等。2、狹義上說，是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。二、檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有六環(huán)節(jié)之說和八環(huán)節(jié)之說。1、六環(huán)節(jié)之說檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用。其中前五環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后一環(huán)節(jié)為提供利用的工作。2、檔案業(yè)務(wù)工作的劃分不是絕對的，隨著檔案工作的發(fā)展而發(fā)生變化，檢索和編研成為獨(dú)立的工作內(nèi)容，把它們加上去，六個(gè)環(huán)節(jié)就變成八個(gè)環(huán)節(jié)。三、檔案工作的性質(zhì)1、檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作A、檔案工作是專門負(fù)責(zé)管理檔案的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作B、是某種管理工作的組成部分C、是專門管理檔案的科學(xué)性工作2、是一項(xiàng)服務(wù)性的工作3、是一項(xiàng)政治性的工作除此之外，還有"條件性、科學(xué)性"等提法。檔案工作的基本原則1996年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與完全，便于社會各方面的利用。這便是檔案工作的基本內(nèi)容。舊書上采用的是1950年4月16日國務(wù)院頒布的《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》中規(guī)定：檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于國家各項(xiàng)工作的利用”。我們采用比較新的提法。它由三個(gè)部分組成：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理維護(hù)檔案的完整與安全便于社會各方面的利用_一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理1、所謂統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是對全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2、所謂分級管理，是指全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。3、所謂分專業(yè)管理，是指中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可按照國家關(guān)于檔案工作統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本專業(yè)系統(tǒng)情況，制定本專業(yè)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本系統(tǒng)各單位的檔案工作。4、實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理,關(guān)于黨政檔案統(tǒng)一管理，這是中國檔案工作的特點(diǎn)，全世界僅此一家。前蘇聯(lián)也是黨政檔案分開管理。1959年以前，我國的檔案工作也是黨政檔案分開管理，后來才高度集中在一起。其內(nèi)容是：a、一個(gè)機(jī)關(guān)黨政、工、團(tuán)檔案，由機(jī)關(guān)檔案室集中管理；b、各級黨政機(jī)關(guān)形成具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案由中央檔案館和地方綜合性檔案館集中管理；c、黨的系統(tǒng)、政府系統(tǒng)的檔案工作，由檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。黨政檔案工作統(tǒng)一管理的優(yōu)點(diǎn)是：黨政檔案都是在貫徹黨的路線、方針、政策中產(chǎn)生的，有著密切的聯(lián)系，統(tǒng)一管理便于利用，黨和政府的檔案工作在管理原則、制度和方法上沒有多大差別，統(tǒng)一管理，力量集中，指導(dǎo)統(tǒng)一，黨政檔案工作統(tǒng)一設(shè)置機(jī)構(gòu)，符合精簡原則。二、維護(hù)檔案的完整與安全這是檔案管理最起碼的基本要求。只有保證檔案的完整與安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：完整包括：1、從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。2、另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。安全包括：1、力求檔案本身不受損壞，質(zhì)量延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全。2、要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。三、便于社會各方面對檔案的利用根本目的。1、便于社會各方面對檔案的利用，體現(xiàn)著檔案工作的服務(wù)性質(zhì)。檔案工作必須不斷地提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者盡可能地創(chuàng)造方便條件；2、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作系統(tǒng)的總目標(biāo)。全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，都表現(xiàn)在提供檔案信息為各項(xiàng)社會實(shí)踐服務(wù)這個(gè)集中點(diǎn)上。作為一個(gè)系統(tǒng)，它的目的性必須明確。3、便于社會各方面對檔案的利用，是檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)，支配著檔案工作的全過程。檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項(xiàng)工作，都應(yīng)以便于利用著眼，不能脫離系統(tǒng)總目標(biāo)。4、便于社會各方面對檔案的利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的主要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能為國家和社會作出貢獻(xiàn)，能否創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。我國檔案工作基本原則的三個(gè)組成部分，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。A、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是核心，沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理就不能維護(hù)檔案的安全與完整和全社會各方面的利用；B、離開維護(hù)檔案的完整與安全和便于社會各方面的利用，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理就失去了它的意義。我國檔案工作基本原則把復(fù)雜的檔案工作現(xiàn)象，高度概括為三句話，文字簡明，但內(nèi)涵豐富，揭示了檔案工作的客觀規(guī)律。它不僅對指導(dǎo)我國檔案工作實(shí)踐具有重要意義，對檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展有很大的貢獻(xiàn)。第三節(jié)檔案機(jī)構(gòu)一、檔案室與機(jī)關(guān)檔案工作１、關(guān)于機(jī)關(guān)檔案工作的性質(zhì)，歷來有不同提法。第一個(gè)提法：機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)秘書部門性質(zhì)的一種輔助機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)檔案室工作一般是機(jī)關(guān)秘書工作的一部分。另一種的提法：機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)機(jī)要工作或?qū)ｉT工作。第三種提法：A、是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于機(jī)關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)輔助機(jī)構(gòu)。B、黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一，具有機(jī)要部門性質(zhì)。C、從全國檔案工作來說，檔案室又是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。第四種提法：A、檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。B、檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。２、基本任務(wù)（1）對機(jī)關(guān)和各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（機(jī)關(guān)檔案室不直接參加立卷工作，而由文書部門進(jìn)行，同時(shí)也有根據(jù)具體情況而具體分析的。）（2）集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。（3）在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)或所屬單位和對本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。a、傳達(dá)和貫徹有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和國家行政管理部門和規(guī)定、辦法等。b、制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作管理辦法等。c、對本專業(yè)體系所屬單位和本單位的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。（4）按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。3、檔案室的類型（1）機(jī)關(guān)檔案室，也稱為普通檔案室、文書檔案室。（2）科技檔案室（3）音像檔案室（4）人事檔案室（5）綜合檔案室（6）聯(lián)合檔案室，有些類似于檔案服務(wù)中心、文件中心。二、檔案館（一） 檔案館的性質(zhì)根據(jù)《檔案法》和有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館屬于黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。我國多數(shù)檔案館是統(tǒng)一保管黨和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)，又是國家機(jī)構(gòu)。檔案館所保存的檔案，有些是有機(jī)密性的。檔案館又具有機(jī)要性。（二） 檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一地管理黨和國家需要長遠(yuǎn)保管的檔案和史料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案館的具體任務(wù)，主要有三個(gè)方面：1、接收和征集本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長期和永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；2、通過多種方式，積極開展檔案資料的利用工作；3、參與編修史志工作。（三） 檔案館的種類1、按地區(qū)可分為：A、中央級檔案館，如：中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國電影資料館等；B、地方檔案館，又有?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、地區(qū)（市、自治州）、縣級檔案館，如：北京市檔案館、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館、柳州地區(qū)檔案館、桂林市檔案館、呼瑪縣檔案館。2、按專業(yè)可分為：A、綜合性檔案館，如中央檔案館、四川省檔案館等。B、專業(yè)檔案館，如中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、各地城市建設(shè)檔案館等。3、按地區(qū)結(jié)合專業(yè)可分為：中央級綜合檔案館（如：中央檔案館）、中央級專業(yè)檔案（如：中國照片檔案館）、地方綜合性檔案館（如：天津市檔案館）、地方專業(yè)性檔案館（如：包頭市城市建設(shè)檔案館）。三、檔案行政管理機(jī)構(gòu)1、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)是黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的行政部門。既是黨的機(jī)構(gòu)，也是政府機(jī)構(gòu)。2、檔案行政管理機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)為：A、制定方針、法規(guī)性文件、規(guī)章制度。B、對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。C、制定發(fā)展規(guī)劃，籌建檔案館。D、提出鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)，研究和審查保存價(jià)值、保管期限等方面的問題，監(jiān)督銷毀。E、組織并指導(dǎo)理論和技術(shù)研究，提出方案。F、召開會議，研究問題，交流經(jīng)驗(yàn)。G、發(fā)展檔案專業(yè)教育，評定職稱。H、組織檔案的利用工作I、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的有關(guān)檔案工作的其它事宜。四、檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系各級檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系是：上級檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對下級檔案行政管理機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的關(guān)系；檔案行政管理機(jī)構(gòu)，對檔案館和檔案室等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督關(guān)系；機(jī)關(guān)檔案室和檔案館之間，具有檔案交接關(guān)系；各級檔案館（室）之間，均無隸屬關(guān)系，但有一定的協(xié)作關(guān)系。第三章收集工作第一節(jié)收集工作概述一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）收集工作的內(nèi)容有1、檔案室對本單位需要?dú)w檔的檔案的接收。2、檔案館對所轄區(qū)域內(nèi)現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷單位的具有永久、長期保存價(jià)值的檔案的接收。3、對歷史檔案的接收和征集工作。（二）收集工作的意義是1、、收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個(gè)環(huán)節(jié)。2、收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施。3、收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。4、收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強(qiáng)，工作方法靈活多樣。二、應(yīng)該注意的問題１、豐富館（室）藏，（１）我國檔案的平均值是相當(dāng)少的從國外比較來看，我國檔案數(shù)量是很少的，原因在于：很多機(jī)關(guān)保留有數(shù)量龐大的檔案，沒有歸檔或沒有向檔案館移交，另外，很多二級單位的檔案長期沒有歸宿，有些檔案館的館藏結(jié)構(gòu)不合理，非常單一。（注意過去文書檔案和關(guān)于方針政策方面的檔案，忽略了收集各種專業(yè)檔案及歷史檔案)（２） 豐富館藏的方法a、擴(kuò)大收集范圍，檔案館不僅要接收一級單位的檔案，同時(shí)還應(yīng)接收二級單位的檔案，如縣檔案館就應(yīng)注意接收鄉(xiāng)級檔案，還應(yīng)接收一些有代表性的生產(chǎn)村、生產(chǎn)組的檔案。b、注意接收機(jī)關(guān)的全部檔案，既要接收文書檔案，又要接收科技的、專門的檔案，既要接收有關(guān)黨組的檔案，又要接收人事、保衛(wèi)、財(cái)會和其他一些專門檔案。館藏結(jié)構(gòu)要全面、齊全。c、加強(qiáng)個(gè)人檔案的收集個(gè)人檔案與人事檔案有區(qū)別又有聯(lián)系，檔案的個(gè)人所有權(quán)已經(jīng)被確認(rèn)，從人事檔案看，對省級以上的干部的收集有一些工作。但總體來說重視不夠，人事檔案只局限于高、中級干部的檔案，而對于學(xué)者、名人的檔案則沒有意識地接收。應(yīng)重視個(gè)人檔案的接收，如民間的驗(yàn)方，本單位著名人物的書信、手稿等。d、要注意接收和檔案有關(guān)的資料，包括叢刊、舊著、文物、其他一些實(shí)物（主要指印章、錦旗、錦標(biāo)、證件、樣品、標(biāo)本等）。２、收集工作必須抓住重點(diǎn)：重點(diǎn)應(yīng)是：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。這類檔案不是以上級來文為主。如會議紀(jì)錄、總結(jié)報(bào)告等。一定要避免只保存上級來件而不保存本機(jī)關(guān)文件。要注意保存收集原稿原件。３、推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化1987年底頒發(fā)了文書檔案案卷格式標(biāo)準(zhǔn)，對于卡片、案卷目錄、卷皮都有具體規(guī)定。４、保持全宗和全宗群的不可分散性全宗群這個(gè)概念只在檔案館使用：檔案館經(jīng)過挑選。按性質(zhì)不同，把全宗分成若干全宗群進(jìn)行管理。５、要注意處理局部與整體、當(dāng)前和長遠(yuǎn)的關(guān)系檔案的保存時(shí)間應(yīng)較準(zhǔn)確，時(shí)間過長，有害于檔案的保護(hù)。按規(guī)定，省級以上的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保管的檔案在本機(jī)關(guān)保存２０年左右，省轄市、州、盟和縣級以下的機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存和長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存１０年左右，連同案卷目錄一式三份和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并向有關(guān)的檔案館移交。第二節(jié)檔案室的收集工作一、歸檔制度1、歸檔制度把檔案向檔案室移交，稱為歸檔。在我國歸檔成為一種制度，稱為歸檔制度。2、歸檔時(shí)間第二年六月份以前。也可靈活處理。3、歸檔范圍：《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年12月18日公布，在這一文件中有詳細(xì)規(guī)定。各單位可根據(jù)這一文件精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本單位的文件材料歸檔與不歸檔的范圍。該歸檔范圍規(guī)定如下：第一條為便于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān)）正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。第三條機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。第四條機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。第五條凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；(四)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；(八)同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十條機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。第十二條各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。4、歸檔案卷的質(zhì)量要求（１）歸檔案卷的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。（２）具體要求有：A、歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)都應(yīng)齊全完整B、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。D、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿排在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。E、卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。F、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。G、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。H、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。J、卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件材料的修裱。K、歸檔的文件材料保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。案卷標(biāo)題，如：關(guān)于＊＊＊＊＊＊等中央領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話關(guān)于＊＊＊＊＊＊等地區(qū)糧食問題的報(bào)告"等"字表示省略，"等"作為一個(gè)模糊的概念輸入計(jì)算機(jī),利用查找不便，可以盡量把名字羅列出來，計(jì)算機(jī)才能顯示出來。另外，"本機(jī)關(guān)"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同樣是不確定的，不要使用。（a）三種保管期限的案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。（b）對于文件題名不要隨意更改和簡化，標(biāo)題不符內(nèi)容的，需要重寫，如無標(biāo)題，就應(yīng)加上。（c）如果文件無責(zé)任者（文件撰稿者、承辦者等）以及年月日的，要考證清楚并填入有關(guān)項(xiàng)目。（d）會議紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)填寫時(shí)間、主要內(nèi)容。（e）聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)明聲像或錄相的時(shí)間、對象、中心內(nèi)容以及責(zé)任者（誰錄制、拍攝的）。（f）卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件要進(jìn)行托裱。（３）歸檔中應(yīng)注意的問題Ａ、電話答復(fù)重要問題、會議紀(jì)錄、一些高級領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話應(yīng)當(dāng)記錄下來形成文字，并要標(biāo)明作者（責(zé)任者）、時(shí)間、地點(diǎn)、辦理情況等。這種情況在全國很多地方都做得不夠好。Ｂ、注意基層單位的收集工作，一般收集會議紀(jì)錄、決議、請示和報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分配方案、財(cái)會憑證和財(cái)務(wù)簿、單位的簡史等。Ｃ、要求歸檔制度的標(biāo)準(zhǔn)化，即用于檔案管理的各種圖表的外形尺寸、大小、用紙應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一。需要注意的是，國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)<<歸檔文件整理規(guī)則>>已經(jīng)頒布，從2001年1月1月起施行。該規(guī)則如下：歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-20002000年12月6日國家檔案局發(fā)布，2001年1月1日起施行—————————————————————————————————————————1.范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。2.定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1歸檔文件檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。2.3件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。3.整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。4.質(zhì)量要求4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。5.整理方法5.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。5.2分類歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3按機(jī)構(gòu)（問題）分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）5.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見圖A1。圖中*號欄內(nèi)選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同）5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。5.4.4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編伯號按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目（見圖A2）。5.5.1.1件號：填寫室編件號。5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。5.5.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。5.5.1.6頁數(shù)：每件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。5.6裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1檔案盒5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等（見圖A4a）。5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)（見圖A4b、圖A4c）。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。5.6.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三節(jié)檔案館的收集工作一、檔案館收集檔案的范圍和期限１、范圍（１）本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及所屬單位的具有永久保存價(jià)值的檔案，省轄市、州、盟和縣級檔案館同時(shí)接收長期保存的檔案。（２）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案（３）屬于本館應(yīng)當(dāng)接收的中華人民共和國成立以前的各種檔案（４）檔案館之間交接檔案２、保管期限（１）省級以上檔案館接收立檔檔案單位保管20年左右的永久保存的檔案。（２）省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收１、對現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的形成要進(jìn)行預(yù)測，包括內(nèi)容、形成特點(diǎn)、檔案現(xiàn)狀、數(shù)量、整理質(zhì)量、保管條件、利用情況。我國在這方面做得不夠，這是應(yīng)當(dāng)注意的。２、移交前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)要統(tǒng)一內(nèi)容，各種做法要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。３、交接雙方必須根據(jù)移交目標(biāo)清點(diǎn)核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章，有關(guān)資料也應(yīng)要向檔案館移交，但資料移交這項(xiàng)工作做得不夠好。曾經(jīng)有一個(gè)趨勢：追求案卷的厚度200-300頁。這種作法，不可取，主要應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容來立卷。４、實(shí)事求是地靈活掌握入館時(shí)間除了１０年、２０年的原則要求外，還有例外。（１）在非和平環(huán)境、動(dòng)亂（文革）期間的檔案，邊遠(yuǎn)地區(qū)保管條件惡劣的檔案可以提前接收。（２）一些專門檔案可以在機(jī)關(guān)多保存一些時(shí)間，如國防檔案、外交檔案、公安檔案、法院訴訟檔案，人民銀行的財(cái)會檔案。（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進(jìn)行移交和適當(dāng)?shù)奶幚怼?、 由撤銷機(jī)關(guān)組織人力，負(fù)責(zé)整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。2、 撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機(jī)關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個(gè)機(jī)關(guān)完整地代管。一個(gè)機(jī)關(guān)交入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機(jī)關(guān)代管。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機(jī)關(guān)；如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復(fù)制。3、 機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機(jī)關(guān)的檔案加以保存。三、各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定1986年2月7日國家檔案局發(fā)布的第２號文件《各級檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定：第三條：各級綜合性國家檔案館收集現(xiàn)行檔案的范圍1、本級中共委員會的、顧問委員會的、紀(jì)檢委的、人大及其常設(shè)機(jī)構(gòu)、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)及其工作部門和直屬的臨時(shí)性單位形成的檔案。經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案?？h級檔案館同時(shí)接收鄉(xiāng)、鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案。2、本級人民政府直屬工作部門的派出性單位形成的檔案，一般作為派出單位全宗的組成部分。3、本級人民政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立分管某一方面工作或從事某項(xiàng)事業(yè)的行政管理機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位。如水利工程局、種植公司、文化館、劇團(tuán)、專門學(xué)校、專科醫(yī)院、生產(chǎn)地方傳統(tǒng)名優(yōu)產(chǎn)品或者具體生產(chǎn)特種工藝的工廠等形成的單位。一般工廠、普通中小學(xué)校、商店以及村委會等單位可以選收其中若干代表性的單位形成的檔案。4、屬于地方和上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案。5、經(jīng)協(xié)商同意、收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶、專業(yè)戶形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級管理權(quán)限內(nèi)著名人物形成的檔案。6、撤銷單位的檔案。7、中國人民解放軍檔案館收集和保管解放前中共領(lǐng)導(dǎo)的紅軍、八路軍、新四軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命檔案。8、地方各級綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。第三節(jié)歷史檔案的接收與征集一、歷史檔案的概念習(xí)慣所稱的歷史檔案，是指在中華人民共和國成立以前的檔案。包括革命歷史檔案，以及民國時(shí)期檔案和歷代王朝的檔案。二、收集的歷史檔案意義1、收集歷史檔案是保護(hù)我們偉大祖國歷史文化遺產(chǎn)，維護(hù)黨和國家歷史面貌的重要措施。2、收集歷史檔案是黨和國家當(dāng)前與長遠(yuǎn)利用的需要。3、收集歷史檔案帶有搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)。三、征集途徑檔案征集的途徑有：1、向有關(guān)單位征集代管的建國以前的檔案和材料2、向兄弟檔案館征集3、向圖書館、博物館、紀(jì)念館征集4、向古舊書店、廢品收購部門征集5、向寺廟、古跡保管部門征集6、向個(gè)人征集7、少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案的征集第四章檔案整理工作第一節(jié)整理工作概述一、整理工作的意義檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、整理的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。２、區(qū)分全宗和分類３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。５、全面審查修改標(biāo)題。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號。對某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎(chǔ)1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。2、在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。1、 文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。3、 文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。 4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。對于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。四、便于保管和利用保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。第二節(jié)全宗和立檔單位的劃分一、全宗概念及含義（一）全宗定義全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為"全宗"。（二）全宗的含義1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內(nèi)部的歷史聯(lián)系所決定的。3、 全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的全宗是以產(chǎn)生它的機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構(gòu)成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區(qū)分標(biāo)志。二、為什么要按全宗整理檔案？（一）這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)。同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué)理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。（二）全宗是組成國家全部檔案的基本單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)體現(xiàn)著一定的職能，執(zhí)行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。１、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統(tǒng)計(jì)單位。２、全宗，也是一個(gè)相對的概念，據(jù)蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個(gè)概念，我國一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數(shù)為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。（三）全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。如果全宗劃分準(zhǔn)確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準(zhǔn)確研究每個(gè)機(jī)關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。（五）全宗是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱為一種思想。三、立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為"全宗構(gòu)成者"。它的構(gòu)成條件是：A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；B、設(shè)有會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級別大小來確定的，而是以第一個(gè)條件來判定。四、立檔單位的變化和全宗劃分。（一）政權(quán)的變化和立檔單位的劃分１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時(shí)何地形成，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。（二）生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這個(gè)方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒有根本變化，它們在各個(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。（三）基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。1、 凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、 凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。3、 臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應(yīng)該分別構(gòu)成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應(yīng)屬于一個(gè)全宗。五、人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：1、不得收入官方檔案原件2、一個(gè)人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。人物全宗的收集問題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問題。因?yàn)樵S多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)放在立檔單位全宗中，復(fù)印件或附件可歸入個(gè)人全宗；另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。六、全宗的補(bǔ)充形式（一）聯(lián)合全宗就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜;2、職能互有密切聯(lián)系的機(jī)關(guān)，合署辦公，"一套機(jī)構(gòu)兩塊牌子"。如手工業(yè)局**省聯(lián)合全宗手工業(yè)聯(lián)社（二）全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗2、殘缺不全的一些全宗****時(shí)期**地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集_聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別：１、它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強(qiáng)；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計(jì)，人為性相對地較大。２、它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。七、判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）A、對內(nèi)部文件和發(fā)文，"檔案的形成者"就是"文件的作者"。B、對收文，"檔案的形成者"是"文件的實(shí)際收受者"。（2）判定的對象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3）沒有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。八、全宗群全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。如：黨群、行政工業(yè)交通系統(tǒng)農(nóng)林水利系統(tǒng)財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易系統(tǒng)科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng)如：**地區(qū)政法系統(tǒng)全宗群解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群第三節(jié)分類一、分類的意義全宗內(nèi)檔案的分類，對于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。首先，檔案經(jīng)過區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過分類，其后的一系列環(huán)節(jié)才易于著手和逐步深入。全宗內(nèi)檔案分類的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。_二、分類的要求有１、分類方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。２、分類應(yīng)當(dāng)具體科學(xué)性、思想性、統(tǒng)一性、排斥性、伸縮性（１）科學(xué)性：分類時(shí)，要按檔案本身的內(nèi)在聯(lián)系來進(jìn)行，項(xiàng)目（類目）的設(shè)制力求合理，層次分明，層次一般分一層，大型機(jī)關(guān)可分到二層三層（層次不宜過多）（２）思想性：分類時(shí)注意政治思想性，體現(xiàn)有關(guān)的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內(nèi)容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。三、分類的一般方法有1、時(shí)間分類法Ａ、年度分類法Ｂ、時(shí)期分類法2、來源分類A、組織機(jī)構(gòu)分類法B、作者分類法C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法A、問題分類法B、實(shí)物分類法C、地理分類法4、形式分類法A、按文件種類分類B、按載體形態(tài)分類C、按形狀規(guī)格分類四、常用分類方法：分類方法很多，常用的主要有三種：（一） 年度分類法（二） 組織機(jī)構(gòu)分類法（三） 問題分類法五、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制（一） 年度--組織機(jī)構(gòu)分類法適用于立檔單位內(nèi)部組織變化不復(fù)雜的單位。（二）組織機(jī)構(gòu)--年度分類法適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案。（三）年度--問題分類法多用于組織變化復(fù)雜，或由于機(jī)構(gòu)之間分工不明確、文書工作不正規(guī)等原因難以區(qū)分文件所屬機(jī)構(gòu)，以及沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單而無必要按組織機(jī)構(gòu)分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，往往采用它。（四） 問題--年度分類法多適用于撤銷機(jī)關(guān)檔案和歷史檔案。第四節(jié)立卷立卷工作內(nèi)容包括：組成案卷單位擬寫案卷標(biāo)題卷內(nèi)文件的排列與編號填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）一、立卷的方法文件六特征立卷法：按作者立卷按時(shí)間立卷按問題立卷按地區(qū)立卷按文件名稱立卷按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷二、案卷標(biāo)題的擬制及封面編目（一）要求：1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、文字簡練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。題名的基本結(jié)構(gòu)包括文件的責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時(shí)須標(biāo)明地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)和時(shí)間。（二）歷史檔案案卷封面的要求1、機(jī)關(guān)名稱。歷史上曾經(jīng)存在的過的某一個(gè)機(jī)關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應(yīng)保留原來的名稱。2、人物職務(wù)、稱號。不宜改成現(xiàn)代的稱呼。3、歷法和紀(jì)元。在案卷封面的編目中，應(yīng)以公歷和公元為標(biāo)準(zhǔn)。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。4、文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓(xùn)令等應(yīng)保留原貌。5、地名。應(yīng)照原文標(biāo)寫地名，酌情在括號內(nèi)注明現(xiàn)地名或相當(dāng)于現(xiàn)在地理范圍的地名。6、文件的內(nèi)容和其他用語。對統(tǒng)治階級誣蔑人民的一些內(nèi)容和詞語，不能機(jī)械地照搬。對非政治性的名詞、術(shù)語，應(yīng)照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。需要說明的是：隨著檔案工作的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計(jì)算機(jī)輔助立卷發(fā)展。電子檔案是否要“立卷”，學(xué)術(shù)界有爭議。請參考有關(guān)文獻(xiàn)。中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》《廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》“GD2000檔案管理系統(tǒng)”簡介第五節(jié)卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄與檔號一、卷內(nèi)文件目錄1、卷內(nèi)文件排列時(shí)間、重要程度、作者、問題、地區(qū)、文件名稱2、卷內(nèi)目錄及備考表二、案卷目錄案卷目錄就是案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序排列的一覽表。三、檔號