文件管理程序

編制會簽審核同意文獻編制和修訂狀況序號修訂時間修訂頁次修訂內(nèi)容摘要版本號公布日期文獻分發(fā)范疇□董事長（1）份□人事行政部（1）份□財務(wù)部（1）份□客戶服務(wù)部（1）份□質(zhì)量管理部（1）份□供應(yīng)鏈管理部（1）份□市場部（1）份□采購部（1）份□軟件/硬件開發(fā)部（1）份□物料部（1）份□生產(chǎn)部（1）份配備總份數(shù)：份1.目的對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻的編制、審批、發(fā)放、修訂、廢止和管理進行控制，確保在適宜的工作場合能得到現(xiàn)行有效的、清晰的、完整的文獻。2.合用范疇合用于公司質(zhì)量管理體系文獻和外來文獻的控制。3.定義3.1質(zhì)量手冊：它是規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文獻。闡明：質(zhì)量手冊是對質(zhì)量管理體系的總體描述，是一份大綱性文獻。屬于管理類文獻。3.2程序文獻，為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。闡明：我司質(zhì)量管理體系所涉及之運作程序文獻，是對質(zhì)量手冊的支持并被質(zhì)量手冊引用。屬于管理類文獻。3.3工作指導(dǎo)書：旨在具體描述管理中的某一種流程或過程如何執(zhí)行，普通不涉及具體的產(chǎn)品、設(shè)備等。闡明：工作指導(dǎo)書普通用于對程序文獻作進一步展開和具體闡明，這類文獻根據(jù)運作及管理需要可隨時新增或取消。屬于管理類文獻。3.4技術(shù)類文獻：旨在具體描述產(chǎn)品和機器設(shè)備等的設(shè)計、作業(yè)或操作環(huán)節(jié)、檢查過程等。（如圖紙、工藝工序卡、檢驗指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作指導(dǎo)書等）3.5外來文獻：非我司內(nèi)部制訂的文獻與資料,涉及外部原則和法規(guī)、客戶圖紙等資料。3.6內(nèi)部文獻:公司內(nèi)部自行規(guī)劃或參考外來資料制訂發(fā)行的書面原則文獻,如質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)指導(dǎo)書、一般文獻等。3.7受控文獻:是公司質(zhì)量管理體系運行中作業(yè)的根據(jù)性文獻(含內(nèi)/外部文獻),如需修訂,受到更改的控制。3.8非受控文獻：作業(yè)參考文獻或與產(chǎn)品品質(zhì)無直接關(guān)系的文獻,只做登錄不需作變更管理的文獻。4.職責(zé)和權(quán)限4.1質(zhì)量部（主職部門）4.1.1負責(zé)對各部門提交資料和文獻進行原則化審核確認(rèn)，確保受控文獻原則化；4.1.2嚴(yán)格按照質(zhì)量體系文獻規(guī)定的編號、保管、發(fā)放、更改、回收、銷毀等的規(guī)定進行控制；4.1.3組織對質(zhì)量管理體系文獻定時評審和更改，確保使用部門獲得有效版本，同時對本程序文獻進行維護和修訂。4.2各部門：負責(zé)本部門體系文獻的管理和控制（涉及外來文獻），制訂或修改文獻時嚴(yán)格按照程序文獻規(guī)定執(zhí)行。4.3文獻的編制、修訂、審核和同意職責(zé):文獻類型編制/修訂審核同意備注質(zhì)量方針和目的質(zhì)量部管理者代表董事長統(tǒng)計表單應(yīng)與對應(yīng)的文獻一同審批質(zhì)量手冊質(zhì)量部管理者代表董事長程序文獻部門負責(zé)人管理者代表董事長工作指導(dǎo)書性文獻跨部門部門負責(zé)人部門總監(jiān)總經(jīng)理本部門部門有關(guān)人員部門經(jīng)理部門經(jīng)理技術(shù)文獻技術(shù)人員部門經(jīng)理開發(fā)總監(jiān)外來文獻有關(guān)人員收集，由部門經(jīng)理確認(rèn)統(tǒng)計表單格式部門有關(guān)人員部門經(jīng)理管理者代表5.工作流程圖（見附件1）6.工作程序和內(nèi)容6.1文獻的分類、編號和版本控制：6.1.1質(zhì)量手冊的編號為：ICT+QM-001。ICT為公司名稱代號，QM表達為質(zhì)量手冊，001為次序號；6.1.2程序文獻的編號為：ICT+COP-001。ICT+為公司名稱代號，COP表達為程序文獻，001為次序號；6.1.4工作指導(dǎo)書等指導(dǎo)性文獻的編號為：ICT+XX-WIN-001。ICT+為公司名稱代號，XX為部門代號，WIN表達工作指導(dǎo)性文獻，001表達流水號，其中部門代號規(guī)定以下：部門代號部門代號部門代號部門代號質(zhì)量部QC開發(fā)部（硬件）HW人事行政部HR財務(wù)部CW物控部PM開發(fā)部（軟件）SW市場部SC生產(chǎn)部PR客戶服務(wù)部CS供應(yīng)鏈GY采購CI文獻次序號由各編寫部門按次序進行編號，也可咨詢體系部編號辦法。6.1.5技術(shù)圖紙文獻格式及編號按技術(shù)文獻的有關(guān)管理規(guī)定進行；6.1.6統(tǒng)計的編號為：XX-FORM-001-00XX為部門代號，F(xiàn)ORM表達統(tǒng)計表單,001為次序號，00為統(tǒng)計表單版本號。6.1.7外來文獻的編號：ICT+DE-XX-001ICT+為公司名稱代號，DE表達為外來文獻，XX公司接受部門代號，001為次序號;6.1.8全部的文獻在初版發(fā)行時版本號A.0,當(dāng)文獻發(fā)行后內(nèi)部條款有修訂時，版本號從A.1、A.2、A.3……的次序進行編排,修訂號最大為5，當(dāng)超出5則進行換版即文獻版本改為B.0,C.0,D.0依次排序；統(tǒng)計在初版發(fā)行時版本號00,當(dāng)統(tǒng)計發(fā)行后發(fā)生修訂時，版本號從01、02、03……的次序進行編排。6.1.9文獻每修訂一次，都換一次版本號，對于文獻頁次較多的，但修訂幅度不大的，可采用抽頁換取的方式進行，但版本號應(yīng)予以更改（限質(zhì)量手冊文獻）。6.1.10其它統(tǒng)計，如計劃、告知、內(nèi)部聯(lián)系單、會議統(tǒng)計、報告、傳真、備忘錄等，原則上應(yīng)含有公司Logo、標(biāo)題、編號（方便檢索）、內(nèi)容、時間、頁次、發(fā)出部門，收件部門、編制和審核等欄目。6.2文獻的編寫、修訂和審批：6.2.1文獻的制訂、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進行制訂和審批，必要時文獻應(yīng)交由運行的有關(guān)部門對文獻的適宜性和充足性，以及組織間的接口的合理性進行評審承認(rèn)后，方可進行同意公布。Ea）當(dāng)內(nèi)容涉及兩個或以上部門運作時，流程為：EE調(diào)查研究編寫（或修訂）召集有關(guān)部門討論修改完善合議審核同意受控Eb)當(dāng)內(nèi)容僅涉及本部門運作時，流程為：調(diào)查研究編寫（或修訂）部門內(nèi)部討論修改完善審核同意受控6.2.2管理類文獻編寫格式規(guī)定a)文獻構(gòu)成B①普通由封面、正文文獻、附件三部分構(gòu)成；B②封面之格式已經(jīng)固定，其內(nèi)容普通應(yīng)涉及文獻名稱、編號、版本、頁碼、編制和修訂狀況、文獻分發(fā)范疇等。b)正文重要涉及下列9個序號、次序及名稱固定的主題：1.目的2.合用范疇3.定義4.職責(zé)和權(quán)限5.工作流程圖6.工作程序7.有關(guān)文獻8.有關(guān)統(tǒng)計9.附件闡明：1、如果某個或某幾個上述之主題并不合用新編文獻，則能夠考慮使用諸如“無”或“不合用”來注明，但不得將該主題刪去掉。2、根據(jù)具體狀況而定與否附加流程圖，如果非流程性或流程性不強的能夠不必附加流程圖。6.2.3其它文獻的編寫格式規(guī)定非管理類文獻編寫，可視實際需要而定，但必須含有文獻名稱，文獻編號、版本號、頁次、制訂、審查和同意等欄目。另外必須使用原則統(tǒng)一的模板（表格），不得隨意，以確保同一類文獻整體規(guī)范。6.2.4制訂文獻時，文獻中全部的中文字體必須使用（宋體）文字，英文字體使用（TimesNewRoman）文字，文字除了標(biāo)題和表頭用（加粗）字體，其它均使用（常規(guī)）字體。6.2.5文獻的格式：正文的行距使用固定值20磅。內(nèi)文段落用數(shù)字編號，條款內(nèi)的子內(nèi)容必須與數(shù)字編號縮進對齊。6.2.7非質(zhì)量體系類文獻文獻字體及格式規(guī)定見附件2《非質(zhì)量體系類文獻格式》。6.2.8統(tǒng)計的格式見《質(zhì)量統(tǒng)計管制程序》的規(guī)定。6.2.9文獻應(yīng)對的，清晰，協(xié)調(diào)、易于識別和檢索。6.3文獻的管理、分發(fā)和控制：6.3.1質(zhì)量方針和質(zhì)量目的、質(zhì)量手冊、程序文獻、工作指導(dǎo)書、技術(shù)文獻及表格格式的原稿由質(zhì)量部DCC保存。6.3.2全部文獻在得到評審、審批后，交由質(zhì)量部DCC對文獻進行受控。在原文檔上蓋“原本”章，需要發(fā)放的文獻上加蓋“受控副本”章。并在“文獻發(fā)放統(tǒng)計清單”上統(tǒng)計。需要作成電子文檔的由DCC負責(zé)進行掃描，將掃描成為PDF格式（技術(shù)圖紙若不便于掃描者，可電腦直接轉(zhuǎn)換為PDF，由部門負責(zé)人確認(rèn)后轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)量部DCC，且轉(zhuǎn)發(fā)圖紙應(yīng)與簽發(fā)圖紙相似。）的程序文獻存儲在“公司體系共享文獻檔”中對應(yīng)的文獻夾；文獻夾應(yīng)包含《一階文獻》《二階文獻》《三階文獻》《作業(yè)指導(dǎo)》《統(tǒng)計表單》《法律法規(guī)》《顧客資料》《技術(shù)圖紙》，其每個文獻夾皆應(yīng)建立對應(yīng)之目錄，并修改《公司受控文獻清單》。同時以公司電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對應(yīng)部門的《受控文獻清單》。審批后的原稿由質(zhì)量部DCC建檔管理。6.3.3如發(fā)生文獻替代時，文控人員需統(tǒng)計于《文獻替代統(tǒng)計表》中，并將被替代文獻移動到“公司體系共享文獻檔”中的“已失效文獻檔”中；公司全部作廢保存的文獻由DCC最少保存產(chǎn)品原則使用年限加一年，但從放行產(chǎn)品的日期起不少于2年；對于出口歐盟產(chǎn)品的有關(guān)資料文獻保存期限不少于5年，對超出年限的文獻根據(jù)文獻的重要性申請報廢解決。6.3.5當(dāng)文獻修訂后，應(yīng)將其交由原文獻審批部門進行審批，如由其它部門進行審批時，應(yīng)將有關(guān)背景資料提供與該審批部門，方便作出審批決定。6.3.8當(dāng)文獻不再合用時，由原文獻審批人員決定與否作廢，如需作廢則由文控人員將該份文獻移動到“公司體系共享文獻檔”中的“已失效文獻檔”中，并修改《受控文獻清單》。同時以公司電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對應(yīng)部門的《受控文獻清單》。并在作廢的文獻上加蓋“作廢”章。6.3.10當(dāng)文獻需要提供與外單位使用時，應(yīng)提供《外發(fā)文獻申請單》經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由DCC打印并蓋“外發(fā)文獻”章，而后發(fā)出。DCC應(yīng)做好《外發(fā)文獻統(tǒng)計單》應(yīng)包含：發(fā)往單位、發(fā)出文獻名稱、編號、版本號，以及申請部門及發(fā)往用途及發(fā)出時間。如需回收的圖紙資料，發(fā)出部門應(yīng)向外單位發(fā)出《外發(fā)資料管理方法》并確保文獻的回收工作得到貫徹。6.4外來文獻的控制：公司的外來文獻分為兩類予以控制，一類為國家或行業(yè)原則、國家法律、法規(guī)文獻（涉及政府和其它事業(yè)管理機關(guān)的有關(guān)文獻），一類是顧客提供的文獻及其它外來的資料文獻等。6.4.1對于國家或行業(yè)原則、國家法律、法規(guī)文獻，接受人員應(yīng)填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》將其交部門經(jīng)理進行審核，如其規(guī)定合用于公司產(chǎn)品和經(jīng)營，則應(yīng)將其統(tǒng)計于《外來文獻受控發(fā)放申請表》內(nèi)，并在表內(nèi)注明合用的條款，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后交體系部受控按6.3執(zhí)行。6.4.2各部門對外接受到的圖紙經(jīng)內(nèi)部確認(rèn)無誤后，填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》經(jīng)部門負責(zé)人同意，將填寫《外來文獻受控發(fā)放申請表》與對外接受到的圖紙一起交DCC統(tǒng)一編號后再按照6.3執(zhí)行。6.4.3文獻主管部門負責(zé)人對可能更新版本的外來文獻及時跟蹤，收集文獻的最新版本，按6.4.1或6.4.2執(zhí)行。6.5公司體系共享文獻檔的使用權(quán)限：按上述6.3及6.4建立的“公司體系共享文獻檔”，應(yīng)有充足的方案確保其儲存安全性，并確保寄存文獻中：一階、二階、三階文獻全部顧客只含有查閱權(quán)，作業(yè)指導(dǎo)及統(tǒng)計表單對應(yīng)使用部門指定顧客有下載的權(quán)，其它部門及人員只有查閱權(quán)。法律法規(guī)、顧客資料、技術(shù)圖紙只有對應(yīng)部門指定用戶含有查閱權(quán)及下載權(quán)。任何人不含有對存檔文獻的修改、編輯權(quán)。6.6統(tǒng)計是一種特殊的文獻，其控制執(zhí)行《質(zhì)量統(tǒng)計管制程序》。7.有關(guān)文獻7.1質(zhì)量統(tǒng)計管制程序……………………ICT+COP-0038.有關(guān)統(tǒng)計8.1文獻發(fā)放統(tǒng)計8.2文獻替代統(tǒng)計表8.3外發(fā)文獻申請單8.4外來文獻受控發(fā)放申請表8.5受控文獻清單9．附件9.1附件1：文獻管制工作流程圖9.2附件2：非質(zhì)量體系類文獻編寫格式附件1：文獻管制工作流程圖序號作業(yè)流程責(zé)任部門有關(guān)表單重點闡明12345文獻編寫或修訂文獻的管理、分發(fā)和控制文獻接受組織培訓(xùn)文獻實施各部門質(zhì)量部各部門質(zhì)量部各部門各部門《外來文獻受控發(fā)放申請表》《文獻發(fā)放統(tǒng)計》《受控文獻清單》《文獻替代統(tǒng)計表》《外發(fā)文獻申請單》《部門受控文獻清單》《培訓(xùn)統(tǒng)計》*文獻的制訂、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進行制訂和審批，必要時文獻應(yīng)