第七章 應(yīng)收款管理子系統(tǒng)

會計(jì)信息系統(tǒng)第七章

應(yīng)收款管理子系統(tǒng)

本章知識結(jié)構(gòu)第一節(jié)應(yīng)收款管理子系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)一、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的主要功能二、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的主要關(guān)系三、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的應(yīng)用流程一、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的主要功能1．初始化設(shè)置2．日常處理3．信息查詢4．期末處理二、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的主要關(guān)系1．應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與系統(tǒng)管理的關(guān)系應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與系統(tǒng)管理共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。即應(yīng)收款管理子系統(tǒng)需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)既可以在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置，也可以在進(jìn)入應(yīng)收款管理子系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，最終的結(jié)果是由各模塊共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。2．應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與銷售管理子系統(tǒng)的關(guān)系銷售管理子系統(tǒng)為應(yīng)收款管理子系統(tǒng)提供已審核的銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單以及代墊費(fèi)用單，在此生成憑證，并對發(fā)票進(jìn)行收款結(jié)算處理。應(yīng)收款管理子系統(tǒng)為銷售管理子系統(tǒng)提供銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單的收款結(jié)算情況以及代墊費(fèi)用的核銷情況。3．應(yīng)收款系統(tǒng)與賬務(wù)子系統(tǒng)的關(guān)系應(yīng)收款管理子系統(tǒng)向賬務(wù)子系統(tǒng)傳遞憑證，并能夠查詢其所生成的憑證。4．應(yīng)收款管理子系統(tǒng)與應(yīng)付款子系統(tǒng)的關(guān)系應(yīng)收款管理子系統(tǒng)和應(yīng)付款子系統(tǒng)之間可以進(jìn)行轉(zhuǎn)賬處理，如應(yīng)收沖應(yīng)付。三、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的應(yīng)用流程初始設(shè)置日常處理期末處理輸入期初余額設(shè)置賬套參數(shù)設(shè)置基礎(chǔ)信息形成應(yīng)收收款結(jié)算轉(zhuǎn)賬處理制單查詢統(tǒng)計(jì)票據(jù)處理壞賬處理匯兌損益期末結(jié)賬下月業(yè)務(wù)第二節(jié)應(yīng)收款管理子系統(tǒng)初始設(shè)置一、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置二、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息設(shè)置三、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理核算規(guī)則設(shè)置四、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入一、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置1．確定應(yīng)收賬款核銷方式2．選擇設(shè)置控制科目的依據(jù)3．選擇設(shè)置存貨銷售科目的依據(jù)4．選擇制單的方式5．選擇預(yù)收款的核銷方式6．選擇計(jì)算匯兌損益的方式7．選擇壞賬處理方式8．選擇核算代墊費(fèi)用的單據(jù)類型9．選擇是否顯示現(xiàn)金折扣或輸入發(fā)票的提示信息二、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息設(shè)置需要輸入的基本信息設(shè)置包括：數(shù)據(jù)精度、編碼方案、客戶分類、客戶檔案、地區(qū)分類、存貨分類、存貨檔案、部門檔案、職員檔案、外幣及匯率、結(jié)算方式、付款條件、單據(jù)設(shè)計(jì)等設(shè)置。三、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理核算規(guī)則設(shè)置1．憑證科目的設(shè)置2．壞賬準(zhǔn)備設(shè)置3．賬齡區(qū)間的設(shè)置4．報(bào)警級別的設(shè)置5．單據(jù)類型設(shè)置四、應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入在第一次使用系統(tǒng)時，當(dāng)建立完成往來客戶檔案登記后，為了能使計(jì)算機(jī)順利完成清理核銷工作，必須把手工方式下尚未結(jié)清的客戶往來款項(xiàng)輸入計(jì)算機(jī)中。只有當(dāng)往來期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)確輸入后，才能正確地進(jìn)行往來賬的各種統(tǒng)計(jì)和分析。當(dāng)進(jìn)入第二年度時，系統(tǒng)會自動將上年度未全部結(jié)清的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在應(yīng)收款管理子系統(tǒng)中，往來款余額是按單據(jù)形式錄入的。例如，應(yīng)收賬款余額通過發(fā)票錄入，預(yù)收賬款余額通過收款單錄入。輸入完成后，要與賬務(wù)子系統(tǒng)中相應(yīng)的客戶往來賬戶余額核對，以檢查輸入的往來未達(dá)賬與相應(yīng)往來科目余額是否相等。第三節(jié)應(yīng)收款管理子系統(tǒng)日常及期末處理一、應(yīng)收單據(jù)處理二、收款單據(jù)處理三、票據(jù)管理四、轉(zhuǎn)賬處理五、壞賬處理六、制單處理七、賬表查詢八、期末處理一、應(yīng)收單據(jù)處理1．單據(jù)輸入單據(jù)輸入是對未收款項(xiàng)的單據(jù)進(jìn)行輸入，輸入時先用代碼輸入客戶名稱，與客戶相關(guān)內(nèi)容由系統(tǒng)自動顯示。然后進(jìn)行貨物名稱、數(shù)量和金額等內(nèi)容的輸入。

在進(jìn)行單據(jù)輸入之前，首先應(yīng)確定單據(jù)名稱、單據(jù)類型以及方向，然后根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容輸入有關(guān)信息。二、固定資產(chǎn)變動處理

例7-1：填制銷售專用銷售發(fā)票。1月12日，銷售一部趙紅向北京飛宇中學(xué)發(fā)出A軟件200套，無稅單價(jià)200元，增值稅率17％，價(jià)稅合計(jì)為46800元。一、應(yīng)收單據(jù)處理2．單據(jù)審核單據(jù)審核是在單據(jù)保存后對單據(jù)正確性進(jìn)一步審核確認(rèn)。單據(jù)輸入后必須經(jīng)過審核才能參與結(jié)算。審核人和制單人可以是同一個人。單據(jù)被審核后，將從單據(jù)處理功能中消失，但可以通過單據(jù)查詢功能查看此單據(jù)的詳細(xì)資料。3．單據(jù)制證單據(jù)制證是可在單據(jù)審核后由系統(tǒng)自動編制憑證，也可以集中處理。在應(yīng)收款管理子系統(tǒng)中生成的憑證將由系統(tǒng)自動傳送到賬務(wù)子系統(tǒng)中，并由有關(guān)人員進(jìn)行審核和記賬等賬務(wù)處理工作。4．單據(jù)查詢單據(jù)查詢是對未審核單據(jù)的查詢。通過“單據(jù)查詢”功能可以查看全部單據(jù)。二、收款單據(jù)處理1．輸入結(jié)算單據(jù)輸入結(jié)算單據(jù)是對已交來應(yīng)收款項(xiàng)的單據(jù)進(jìn)行輸入，由系統(tǒng)自動進(jìn)行結(jié)算。在根據(jù)已收到應(yīng)收款項(xiàng)的單據(jù)進(jìn)行輸入時，首先必須先輸入客戶的名稱。在進(jìn)行相應(yīng)操作時，系統(tǒng)會自動顯示相關(guān)客戶的信息。其次必須輸入結(jié)算科目、金額和相關(guān)部門、業(yè)務(wù)員名稱等內(nèi)容。單據(jù)輸入完畢后，由系統(tǒng)自動生成相關(guān)內(nèi)容。如果輸入是新的結(jié)算方式，則應(yīng)先在“結(jié)算方式”中增加新的結(jié)算方式。如果要輸入另一客戶的收款單，則需重新選擇客戶的名稱。二、收款單據(jù)處理

例7-2：填制收款單。1月14日，收到北京飛宇中學(xué)開出的轉(zhuǎn)支票一張，票號為ZP002，做收款處理。二、收款單據(jù)處理2．單據(jù)核銷單據(jù)核銷是對往來已達(dá)賬做刪除處理的過程，表示本筆業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)清。即確定收款單與原始發(fā)票之間的對應(yīng)關(guān)系后，進(jìn)行機(jī)內(nèi)自動沖銷的過程。單據(jù)核銷的作用是解決收回客商款項(xiàng)核銷該客商應(yīng)收款的處理，建立收款與應(yīng)收款的核銷記錄，監(jiān)督應(yīng)收款及時核銷，加強(qiáng)往來款項(xiàng)的管理。明確核銷關(guān)系后，可以進(jìn)行精確的賬齡分析，更好地管理應(yīng)收賬款。如果結(jié)算金額與上期余額相等，則銷賬后余額為零，如果結(jié)算金額比上期余額小，則其余額為銷賬后的余額。單據(jù)核銷可以由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行核銷，也可以由手工進(jìn)行核銷。三、票據(jù)管理可以在票據(jù)管理中對銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票進(jìn)行管理，包括：記錄票據(jù)詳細(xì)信息，記錄票據(jù)處理情況。如果要進(jìn)行票據(jù)登記簿管理，必須將應(yīng)收票據(jù)科目設(shè)置成為帶有客戶往來輔助核算的科目。當(dāng)用戶收到銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票時，應(yīng)將該匯票在應(yīng)收款管理子系統(tǒng)的票據(jù)管理中錄入。系統(tǒng)會自動根據(jù)票據(jù)生成一張收款單，用戶可以對收款單進(jìn)行查詢，并可以與應(yīng)收單據(jù)進(jìn)行核銷勾對，沖減客戶應(yīng)收賬款。在票據(jù)管理中，用戶還可以對該票據(jù)進(jìn)行計(jì)息、貼現(xiàn)、轉(zhuǎn)出、結(jié)算、背書等處理。四、轉(zhuǎn)賬處理1．應(yīng)收沖應(yīng)付應(yīng)收沖應(yīng)付是指用某客戶的應(yīng)收賬款沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。系統(tǒng)通過應(yīng)收沖應(yīng)付功能將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶和供應(yīng)商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。2．應(yīng)收沖應(yīng)收應(yīng)收沖應(yīng)收是指將一家客戶的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一家客戶中。通過應(yīng)收沖應(yīng)收功能可將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客商之間入錯戶或合并戶問題。3．預(yù)收沖應(yīng)收預(yù)收沖應(yīng)收是指處理客戶的預(yù)收款和該客戶應(yīng)收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。即某一個客戶有預(yù)收款時，可用該客戶的一筆預(yù)收款沖其一筆應(yīng)收款。4．紅票對沖紅票對沖可實(shí)現(xiàn)某客戶的紅字應(yīng)收單與其藍(lán)字應(yīng)收單、收款單與付款單中間進(jìn)行沖抵。例如：當(dāng)發(fā)生退票時，用紅字發(fā)票對沖藍(lán)字發(fā)票。紅票對沖通?？梢苑譃橄到y(tǒng)自動沖銷和手工沖銷兩種處理方式。自動沖銷可同時對多個客戶依據(jù)紅票對沖規(guī)則進(jìn)行紅票對沖，提高紅票對沖的效率。手工沖銷對一個客戶進(jìn)行紅票對沖，可自行選擇紅票對沖的單據(jù)，提高紅票對沖的靈活性。五、壞賬處理1．計(jì)提壞賬準(zhǔn)備計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的方法主要有銷售收入百分比法、應(yīng)收賬款余額百分比法和賬齡分析法。2．壞賬發(fā)生發(fā)生壞賬損失業(yè)務(wù)時，一般需輸入以下內(nèi)容：客戶名稱、日期（指發(fā)生壞賬日期，該日期應(yīng)大于已經(jīng)記賬的日期，小于當(dāng)前業(yè)務(wù)日期）、業(yè)務(wù)員（指業(yè)務(wù)員編號或業(yè)務(wù)員名稱）以及部門（指部門編號或部門名稱，如果不輸入部門，表示選擇所有的部門）等。3．壞賬收回處理壞賬收回業(yè)務(wù)時，一般需輸入以下內(nèi)容：客戶名稱、收回壞賬日期（如果不輸入日期，系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前業(yè)務(wù)日期。輸入的日期應(yīng)大于已經(jīng)記賬日期，小于當(dāng)前業(yè)務(wù)日期）、收回的金額、業(yè)務(wù)員編號或名稱、部門編號或名稱、選擇所需要的幣種、結(jié)算單號（系統(tǒng)將調(diào)出該客戶所有未經(jīng)過處理的并且金額等于收回金額的收款單，可選擇該次收回業(yè)務(wù)所形成的收款單）。4．生成輸出催款單催款單是對客戶或?qū)Ρ締挝宦毠さ那房畲哌€的管理方式。催款單用于設(shè)置有輔助核算的應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款的科目中。六、制單處理1．制單日期2．憑證類別3．選擇要進(jìn)行制單的單據(jù)4．進(jìn)入憑證界面編制憑證七、賬表查詢1．單據(jù)查詢單據(jù)的查詢包括發(fā)票、應(yīng)收單、結(jié)算單和憑證的查詢?？梢圆樵円呀?jīng)審核的各類型應(yīng)收單據(jù)的收款、結(jié)余情況；也可以查詢結(jié)算單的使用情況；還可以查詢本系統(tǒng)所生成的憑證，并且對其修改、刪除、沖銷等。2．業(yè)務(wù)賬表查詢業(yè)務(wù)賬表查詢可以進(jìn)行總賬、明細(xì)賬、余額表和對賬單的查詢，并可以實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。3．業(yè)務(wù)賬表分析業(yè)務(wù)賬表分析是應(yīng)收款管理的一項(xiàng)重要功能，對于資金往來比較頻繁、業(yè)務(wù)量大、金額也比較大的企業(yè)，業(yè)務(wù)賬表分析功能更能滿足企業(yè)的需要。業(yè)務(wù)賬表分析功能主要包括：應(yīng)收賬款的賬齡分析、收款賬齡分析、欠款分析、收款預(yù)測等。八、期末處理1、匯兌損益如果客戶往來有外幣核算，且在應(yīng)收款管理子系統(tǒng)中核算客戶往來款項(xiàng)，則在月末需要計(jì)算外幣單據(jù)的匯兌損益并進(jìn)行相應(yīng)的處理。在計(jì)算匯兌損益之前，應(yīng)首先在系統(tǒng)初始設(shè)置中選擇匯兌損益的處理方法。通常系統(tǒng)會提供兩種匯兌損益的處理方法：月末計(jì)算匯兌損益和單據(jù)結(jié)清時計(jì)算匯兌損益。2、期末結(jié)賬如果確認(rèn)本月的各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理已經(jīng)結(jié)束，可以選擇執(zhí)行月末結(jié)賬功能。結(jié)賬后本月不能再進(jìn)行單據(jù)、票據(jù)、轉(zhuǎn)賬等任何業(yè)務(wù)的增加、刪除、修改等處理。另外，如果上個月沒有結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬，同時一次只能選擇一個月進(jìn)行結(jié)賬。如果用戶覺得某月的月末結(jié)賬有