第三章 總賬管理子系統(tǒng)

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)第三章總賬管理子系統(tǒng)本章知識(shí)結(jié)構(gòu)第一節(jié)總賬管理子系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)一．總賬管理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)二．總賬管理子系統(tǒng)應(yīng)用流程三．總賬管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系一．總賬管理子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)1．總賬系統(tǒng)初始設(shè)置2．憑證管理3．出納管理4．賬簿管理5．輔助核算管理6．月末處理。二．總賬管理子系統(tǒng)應(yīng)用流程

總賬管理子系統(tǒng)的應(yīng)用流程指示了正確使用總賬管理子系統(tǒng)的操作順序，有助于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)快速應(yīng)用。一般來(lái)講，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用大都劃分為三個(gè)階段：系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理和月末處理，總賬管理子系統(tǒng)也遵循這一規(guī)律。YYNY設(shè)置會(huì)計(jì)科目有輔助核算？有外幣核算？設(shè)置外幣匯率設(shè)置憑證類別設(shè)置結(jié)算方式N設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)錄入期初數(shù)據(jù)系統(tǒng)初始化建立部門、個(gè)人、客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目檔案填制憑證審核憑證出納簽字記賬賬證查詢?nèi)粘I(yè)務(wù)處理結(jié)賬數(shù)據(jù)備份打印賬簿月末處理銀行對(duì)賬自動(dòng)轉(zhuǎn)賬對(duì)賬需出納簽字？N需主管簽字？Y主管簽字N開始下月業(yè)務(wù)二．總賬管理子系統(tǒng)應(yīng)用流程需要說(shuō)明的有兩點(diǎn)：⑴系統(tǒng)初始化階段，與總賬相關(guān)的基礎(chǔ)檔案（內(nèi)框包含的部分）在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中進(jìn)行設(shè)置，此處僅為列示，以保持體系的完整性。⑵如果在總賬選項(xiàng)中設(shè)置了出納憑證必須由出納簽字、憑證需由主管簽字，在憑證處理流程中就必須經(jīng)過(guò)出納簽字、主管簽字環(huán)節(jié)。出納簽字、主管簽字與憑證審核沒有先后次序之分。三．總賬管理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系薪資管理固定資產(chǎn)資金管理應(yīng)收應(yīng)付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總賬存貨核算成本管理記賬憑證記賬憑證其他費(fèi)用

賬證余額表決策支持會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)分析第二節(jié)總賬管理子系統(tǒng)初始設(shè)置一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目二、設(shè)置憑證類別三、設(shè)置項(xiàng)目目錄四、總賬管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（一）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的原則會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定。設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮各子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個(gè)子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（二）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容1、科目編碼科目編碼應(yīng)是科目全編碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)科目編碼組合。各級(jí)科目編碼必須唯一,且必須按其級(jí)次的先后次序建立，即先有上級(jí)科目，然后才能建立下級(jí)明細(xì)科目?？颇烤幋a中的一級(jí)科目編碼必須符合現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度。通常，通用商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)在建立賬套時(shí)，會(huì)自動(dòng)裝入規(guī)范的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（二）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容2、科目名稱科目名稱是指本級(jí)科目名稱。通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空。3、科目類型科目類型是指會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。由于一級(jí)科目編碼的首位數(shù)字與科目類型有直接的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即科目大類代碼“１=資產(chǎn)”，“２=負(fù)債”，“３=共同”、“4=所有者權(quán)益”，“5=成本”，“6=損益”因此，系統(tǒng)可以根據(jù)科目編碼自動(dòng)識(shí)別科目類型。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（二）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容4、賬頁(yè)格式定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會(huì)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式供選擇。5、助記碼用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通常科目助記碼不必唯一，可以重復(fù)。6、科目性質(zhì)（余額方向）增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（二）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容7、輔助核算也叫輔助賬類。用于說(shuō)明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。其他核算。用于說(shuō)明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。8、外幣核算用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名9、數(shù)量核算用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件、噸等。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（三）會(huì)計(jì)科目編碼方案編碼時(shí)需要注意以下問(wèn)題：科目代碼應(yīng)輸入全碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)代碼組合而成的代碼組?？颇看a必需具有唯一性，即每一個(gè)會(huì)計(jì)科目有而且只有一個(gè)代碼來(lái)代表?？颇看a要在滿足核算和管理的前提下適合計(jì)算機(jī)識(shí)別和分類處理?？颇看a應(yīng)簡(jiǎn)單明了，便于操作人員記憶和使用?？颇看a既要反映科目間的統(tǒng)屬和邏輯關(guān)系，也要盡量減少位數(shù)，以免增加輸入和運(yùn)算的工作量，增加出錯(cuò)的可能性?？紤]到單位業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和管理要求的不斷提高，科目代碼還應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便需要時(shí)能夠靈活對(duì)科目進(jìn)行增刪。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（四）會(huì)計(jì)科目輔助核算設(shè)置（未使用輔助核算）科目編碼科目名稱科目編碼科目名稱1122應(yīng)收賬款1604在建工程112201北京石化公司160401工程物資112202天津銷售分公司16040101辦公樓1221其他應(yīng)收款16040102宿舍樓122101差旅費(fèi)應(yīng)收款6602管理費(fèi)用12110101王堅(jiān)660201辦公費(fèi)12210102李默66020101A部門122102私人借款66020102B部門12210201王堅(jiān)12210202李默一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（四）會(huì)計(jì)科目輔助核算設(shè)置（使用輔助核算后）科目編碼科目名稱輔助核算1122應(yīng)收賬款客戶往來(lái)1221其他應(yīng)收款122101差旅費(fèi)應(yīng)收款個(gè)人往來(lái)122102私人借款個(gè)人往來(lái)1604在建工程160401工程物資項(xiàng)目核算66602管理費(fèi)用660201辦公費(fèi)部門核算一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（五）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的功能1、增加會(huì)計(jì)科目該功能允許增加一個(gè)新的會(huì)計(jì)科目，增加時(shí)要進(jìn)行合法性和正確性檢查，即不能有相同的科目代碼出現(xiàn)，保持科目代碼的唯一性。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

例3-1：設(shè)置如下明細(xì)會(huì)計(jì)科目?？颇烤幋a：100201；科目名稱：工行存款；日記賬、銀行賬輔助核算。操作演示一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目（五）會(huì)計(jì)科目設(shè)置的功能2、修改和刪除會(huì)計(jì)科目如果需要對(duì)已建立會(huì)計(jì)科目的某些屬性進(jìn)行修改，譬如賬頁(yè)格式、輔助核算、匯總打印、封存標(biāo)識(shí)等，可以通過(guò)系統(tǒng)提供的“修改”功能來(lái)完成。如果會(huì)計(jì)科目未經(jīng)使用，也可通過(guò)“刪除”功能來(lái)刪除。刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循“自下而上”的原則。3、指定會(huì)計(jì)科目指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目，一般指現(xiàn)金科目和銀行存款科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。一、設(shè)置會(huì)計(jì)科目

例3-2：指定如下會(huì)計(jì)科目。指定“1001庫(kù)存現(xiàn)金”為現(xiàn)金科目；指定“1002銀行存款”為銀行科目。操作演示二、設(shè)置憑證類別通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇記賬憑證收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證自定義憑證類別通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇借方必有：制單時(shí)，此類憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；貸方必有：制單時(shí)，此類憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；憑證必有：制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；無(wú)限制：制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目二、設(shè)置憑證類別

例3-3：設(shè)置憑證類別。憑證類別

限制類型

限制科目

收款憑證 借方必有 1001,1002 付款憑證 貸方必有 1001,100 轉(zhuǎn)賬憑證 憑證必?zé)o 1001,1002 操作演示三、設(shè)置項(xiàng)目目錄1.定義項(xiàng)目大類即定義項(xiàng)目核算的分類類別。如增加產(chǎn)品項(xiàng)目大類。三、設(shè)置項(xiàng)目目錄2．指定核算科目即具體指定需按此類項(xiàng)目核算的科目。一個(gè)項(xiàng)目大類可以指定多個(gè)科目，一個(gè)科目只能指定一個(gè)項(xiàng)目大類。三、設(shè)置項(xiàng)目目錄3.定義項(xiàng)目分類為了便于統(tǒng)計(jì)，可將同一項(xiàng)目大類下的項(xiàng)目進(jìn)一步劃分。如將產(chǎn)品項(xiàng)目大類進(jìn)一步劃分為：學(xué)習(xí)類軟件和游戲類軟件。三、設(shè)置項(xiàng)目目錄4．定義項(xiàng)目目錄是將各個(gè)項(xiàng)目大類中的具體項(xiàng)目輸入系統(tǒng)。三、設(shè)置項(xiàng)目目錄項(xiàng)目設(shè)置步驟設(shè)置內(nèi)容項(xiàng)目大類產(chǎn)品核算科目直接材料(500101)直接人工(500102)制造費(fèi)用(500103)項(xiàng)目分類1.學(xué)習(xí)類軟件2.游戲類軟件項(xiàng)目名稱A軟件B軟件

例3-4：設(shè)置項(xiàng)目目錄。操作演示四、總賬管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置1．憑證頁(yè)簽⑴制單控制⑵憑證控制2．賬簿頁(yè)簽3．憑證打印4．預(yù)算控制四、總賬管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置5．權(quán)限頁(yè)簽⑴制單權(quán)限控制到科目⑵制單權(quán)限控制到憑證類別⑶操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制⑷憑證審核控制到操作員⑸出納憑證必須經(jīng)由出納簽字⑹憑證必須經(jīng)由主管會(huì)計(jì)簽字⑺允許修改、作廢他人填制的憑證⑻可查詢他人憑證6．會(huì)計(jì)日歷頁(yè)簽7．其他頁(yè)簽四、總賬管理子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置

例3-5：設(shè)置總賬控制參數(shù)。系統(tǒng)要求進(jìn)行支票控制；資金及往來(lái)科目赤字控制；可以使用應(yīng)收、應(yīng)付、存貨系統(tǒng)的受控科目。操作演示五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入1、期初數(shù)據(jù)的內(nèi)容⑴年初建賬

如果選擇年初建賬，只需要準(zhǔn)備各賬戶上年年末的余額作為新一年的期初余額，且年初余額和月初余額是相同的。如某企業(yè)選擇2006年1月啟用總賬系統(tǒng)，則只需要整理該企業(yè)2005年12月末各賬戶的期末余額作為2006年1月初的期初余額，因?yàn)楸灸隂]有累計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)生，因此月初余額同時(shí)也是2006年年初余額。⑵年中建賬

如果選擇年中建賬，不僅要準(zhǔn)備各賬戶啟用會(huì)計(jì)期間上一期的期末余額作為啟用期的期初余額，而且還要整理自本年度開始截止至啟用期的各賬戶累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)。例如，某企業(yè)2006年8月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2006年7月末各科目的期末余額及1-7月的累計(jì)發(fā)生額整理出來(lái)，作為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入2、錄入期初數(shù)據(jù)（1）無(wú)輔助核算科目期初余額錄入

余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入

例3-6：輸入“庫(kù)存現(xiàn)金”科目的期初余額為5000。操作演示五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入2、錄入期初數(shù)據(jù)（2）有輔助核算科目期初余額錄入

在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為其開設(shè)輔助賬頁(yè)。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入部

門個(gè)

人方

向期

初

余

額綜合管理部張同借4000

例3-7：輸入“其他應(yīng)收款”科目的期初余額。操作演示五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入3、進(jìn)行試算平衡（2）有輔助核算科目期初余額錄入

期初數(shù)據(jù)輸入完畢后應(yīng)進(jìn)行試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以填制、審核憑證，但不能進(jìn)行記賬處理。因?yàn)槠髽I(yè)信息化時(shí)，初始設(shè)置工作量大，占用時(shí)間比較長(zhǎng)，為了不影響日常業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，故允許在初始化工作未完成的情況下進(jìn)行憑證的填制。五、總賬管理子系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入

例3-8：進(jìn)行期初余額的試算平衡。操作演示第三節(jié)總賬管理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理一、憑證管理二、出納管理三、賬簿查詢一、憑證管理1．填制憑證⑴憑證類別

填制憑證時(shí)可以直接選擇所需的憑證類別。⑵憑證編號(hào)

憑證一般是分憑證類別按月編號(hào)。憑證可以由系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，也可以由用戶手工編號(hào)。⑶憑證日期

填制憑證時(shí)，日期一般自動(dòng)取登錄系統(tǒng)時(shí)的業(yè)務(wù)日期，當(dāng)然不對(duì)的話還可以修改。在制單序時(shí)控制的情況下，應(yīng)注意日期的范圍是該類憑證最后一張憑證日期至系統(tǒng)日期之間。⑷附單據(jù)數(shù)

記賬憑證打印出來(lái)后，應(yīng)將相應(yīng)的原始憑證粘附其后，這里的附單據(jù)數(shù)就是指將來(lái)該記賬憑證所符的原始單據(jù)數(shù)，如果填的話，必須與實(shí)際張數(shù)相符。一、憑證管理1．填制憑證⑸摘要

摘要是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的概括說(shuō)明，一般而言，會(huì)計(jì)分錄各行都要有摘要，不能為空。可以直接輸入，如果定義了常用摘要的話，也可以調(diào)用常用摘要。⑹會(huì)計(jì)科目

填制憑證時(shí)，要求會(huì)計(jì)科目必須是末級(jí)科目。可以輸入科目編碼、科目名稱、科目助記碼，也可以通過(guò)選擇輸入。

如果輸入的是銀行科目，一般系統(tǒng)會(huì)要求輸入有關(guān)結(jié)算方式的信息；如果輸入的科目有外幣核算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出在外幣中已設(shè)置的相關(guān)匯率，如果不符還可以修改，輸入外幣金額后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出本幣金額；如果輸入的科目有數(shù)量核算，應(yīng)該輸入數(shù)量和單價(jià)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出本幣金額；如果輸入的科目有輔助核算，應(yīng)該輸入相關(guān)的輔助信息，以便系統(tǒng)生成輔助核算信息。⑺金額

金額可以是正數(shù)或負(fù)數(shù)（即紅字），但不能為零。憑證金額應(yīng)符合“有借必有貸，借貸必相等”原則，否則將不能保存。一、憑證管理

例3-9：填制一張普通憑證。2日，銷售一部趙紅購(gòu)買了500元的禮品，以現(xiàn)金支付。(附單據(jù)一張)(付款憑證)摘要：購(gòu)禮品借：銷售費(fèi)用(6601)500貸：庫(kù)存現(xiàn)金(1001)500

（現(xiàn)金流量：07支付的與其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的現(xiàn)金）操作演示一、憑證管理操作演示

例3-10：填制一張帶輔助核算信息的憑證。16日，綜合管理部張同出差歸來(lái)，報(bào)銷差旅費(fèi)4000元。

(轉(zhuǎn)賬憑證)摘要：報(bào)銷差旅費(fèi)借：管理費(fèi)用/差旅費(fèi)(660204)4000

貸：其他應(yīng)收款(1221)4000一、憑證管理2．修改憑證⑴無(wú)痕跡修改

是指系統(tǒng)內(nèi)不保存任何修改線索和痕跡。對(duì)于尚未審核和簽字的憑證可以直接進(jìn)行修改；對(duì)于已經(jīng)審核或簽字的憑證應(yīng)該先取消審核或簽字，然后才能修改。⑵有痕跡修改

是指系統(tǒng)通過(guò)保存錯(cuò)誤憑證和更正憑證的方式而保留修改痕跡，因而可以留下審計(jì)線索。對(duì)于已經(jīng)記賬的錯(cuò)誤憑證，一般應(yīng)采用有痕跡修改。具體方法是采用紅字更正法或補(bǔ)充更正法。前者適用于更正記賬金額大于應(yīng)記金額的錯(cuò)誤或者會(huì)計(jì)科目的錯(cuò)誤，后者適用于更正記賬金額小于應(yīng)記金額的錯(cuò)誤。一、憑證管理2．修改憑證能否修改他人填制的憑證，將取決于系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置。其他子系統(tǒng)生成的憑證，只能在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行查詢、審核、記賬，不能修改和作廢，只能在生成該憑證的原子系統(tǒng)中進(jìn)行修改和刪除，以保證記賬憑證和原子系統(tǒng)中的原始單據(jù)相一致。修改憑證時(shí)，一般而言憑證類別及編號(hào)是不能修改的。修改憑證日期時(shí)，為了保持序時(shí)性，日期應(yīng)介于前后兩張憑證日期之間，同時(shí)日期月份不能修改。修改輔助核算信息時(shí)，應(yīng)先選中帶有扶著核算的科目行，再將光標(biāo)移動(dòng)到輔助核算信息處，光標(biāo)指針變成鉛筆狀，然后雙擊修改。操作演示一、憑證管理3．刪除憑證（1）作廢憑證

對(duì)于尚未審核和簽字的憑證，如果不需要的話，可以直接將其作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，僅顯示“作廢”字樣。作廢憑證不能修改、不能審核，但應(yīng)參與記賬，否則月末無(wú)法結(jié)賬。記賬時(shí)不對(duì)作廢憑證進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。

與作廢憑證相對(duì)應(yīng)，系統(tǒng)也提供對(duì)作廢憑證的恢復(fù)，將已標(biāo)識(shí)為作廢的憑證恢復(fù)為正常憑證。（2）整理憑證

如果作廢憑證沒有保留的必要時(shí)，可以通過(guò)“整理憑證”徹底將其刪除。操作演示一、憑證管理4．復(fù)核憑證⑴出納簽字

出納憑證是否必須由出納簽字取決于系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置，如果選擇了“出納憑證必須由出納簽字”選項(xiàng)，那么出納憑證必須經(jīng)過(guò)出納簽字才能夠記賬。⑵主管簽字

為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員制單的管理，有的企業(yè)所有憑證都需要由主管簽字，為了滿足這一應(yīng)用需求，總賬系統(tǒng)提供主管簽字功能。但憑證是否需要主管簽字才能記賬，取決于系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置。⑶審核憑證

一般情況下，審核憑證在憑證復(fù)核操作中是必須進(jìn)行的。審核憑證是審核員按照相關(guān)規(guī)定，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，如是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等等。憑證審核無(wú)誤后，審核人便可簽字，否則必須交由制單人進(jìn)行修改后再重新審核。一、憑證管理

例3-11：以賬套主管“劉寧”的身份審核“收0001”號(hào)憑證。操作演示一、憑證管理4．復(fù)核憑證憑證審核應(yīng)注意的問(wèn)題：（1）所有憑證必須審核后才能記賬。（2）審核人與制單人不能是同一人。（3）憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。（4）憑證既可以單張審核，也可以成批審核。（5）如果設(shè)置了憑證審核明細(xì)權(quán)限的話，審核憑證還會(huì)受到明細(xì)權(quán)限的制約。一、憑證管理5．憑證記賬記賬過(guò)程：

(1)選擇記賬憑證(2)系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)記賬憑證(3)數(shù)據(jù)保護(hù)(4)正式記賬一、憑證管理

例3-12：對(duì)全部已審核憑證進(jìn)行記賬。操作演示一、憑證管理5．憑證記賬

記賬應(yīng)注意的事項(xiàng)：(1)在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。(2)未審核憑證，不允許記賬。(3)上月末結(jié)賬，則本月不允許記賬。

（4）如果記賬后發(fā)現(xiàn)輸入的記賬憑證有錯(cuò)誤需要進(jìn)行修改，需要人工調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。系統(tǒng)提供了兩種恢復(fù)記賬前狀態(tài)方式：將系統(tǒng)恢復(fù)到最后一次記賬前狀態(tài)和將系統(tǒng)恢復(fù)到月初狀態(tài)。只有主管才能選擇將數(shù)據(jù)“恢復(fù)到月初狀態(tài)”。一、憑證管理6．沖銷憑證

沖銷憑證是針對(duì)已記賬憑證而言的。紅字沖銷可以采用手工方式也可以由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。如果采用自動(dòng)沖銷，只要告知系統(tǒng)要被沖銷的憑證類型及憑證號(hào)，系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)生成一張與該憑證相同只是金額為紅字（負(fù)數(shù)）的憑證。操作演示一、憑證管理7．查詢憑證（1）豐富靈活的查詢條件

既可設(shè)置憑證類別、制單日期等一般查詢條件，也可設(shè)置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設(shè)置。既可以查詢已記賬憑證也可以查詢未記賬憑證；既可以查詢作廢憑證也可以查詢標(biāo)錯(cuò)憑證；既可以按憑證號(hào)范圍查詢也可以按日期查詢；既可以按制單人查詢，也可以按審核人或出納員查詢；通過(guò)設(shè)置查詢條件，可以按科目、摘要、金額、外幣、數(shù)量、結(jié)算方式或各種輔助項(xiàng)查詢，快捷方便。（2）聯(lián)查明細(xì)賬、輔助明細(xì)及原始單據(jù)

當(dāng)光標(biāo)位于憑證某分錄科目時(shí)，選擇【查看】|【聯(lián)查明細(xì)賬】，系統(tǒng)將顯示該科目的明細(xì)賬。如該科目有輔助核算，選擇【查看】|【查看輔助明細(xì)】，系統(tǒng)將顯示該科目的輔助明細(xì)賬。若當(dāng)前憑證是由外幣系統(tǒng)制單生成，選擇【查看】|【聯(lián)查原始單據(jù)】，系統(tǒng)將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。操作演示一、憑證管理8．憑證匯總憑證匯總時(shí)，可按一定條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成憑證匯總表。進(jìn)行憑證匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，可供財(cái)務(wù)人員隨時(shí)查詢憑證匯總信息，及時(shí)了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。操作演示一、憑證管理9．設(shè)置常用憑證企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)律性，有些業(yè)務(wù)在一個(gè)月內(nèi)會(huì)重復(fù)發(fā)生若干次，因而在填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，因而可以將這些經(jīng)常出現(xiàn)的憑證進(jìn)行預(yù)先設(shè)置，以便將來(lái)填制憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，簡(jiǎn)化憑證的填制過(guò)程，這就是常用憑證。操作演示一、憑證管理10．設(shè)置常用摘要由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重復(fù)性，在日常填制憑證的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)反復(fù)用到許多相同的摘要，為了提高憑證的錄入速度，可以將這些經(jīng)常使用的摘要預(yù)先設(shè)置下來(lái)，而在填制憑證時(shí)可以隨時(shí)調(diào)用這些摘要，這樣就會(huì)提高我們處理業(yè)務(wù)的效率。操作演示一、憑證管理11．設(shè)置明細(xì)權(quán)限如果在系統(tǒng)參數(shù)中設(shè)置了某些選項(xiàng)，如“制單權(quán)限控制到科目”、“制單權(quán)限控制到憑證類別”、“制單金額控制”、“審核權(quán)限控制到操作員”、“明細(xì)賬查詢控制到科目”等等，此時(shí)還需要利用系統(tǒng)提供的相關(guān)功能進(jìn)行明細(xì)權(quán)限的設(shè)置。二、出納管理1．出納簽字如果憑證上使用了指定為現(xiàn)金或銀行存款屬性的科目，即涉及到現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。需要出納對(duì)該類業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)。操作演示二、出納管理2．現(xiàn)金、銀行日記賬及資金日?qǐng)?bào)表的查詢打印現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬不同于一般科目的日記賬，是屬于出納管理的，因此將其查詢與打印功能放置于出納管理平臺(tái)?，F(xiàn)金、銀行日記賬一般可按月查詢或按日查詢，查詢時(shí)也可以包含未記賬憑證在內(nèi)。資金日?qǐng)?bào)表可以反映現(xiàn)金和銀行存款日發(fā)生額及余額情況。手工環(huán)境下，資金日?qǐng)?bào)表由出納員逐日填寫，以反映當(dāng)天營(yíng)業(yè)終了時(shí)現(xiàn)金、銀行存款的收支情況及余額。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，資金日?qǐng)?bào)可由總賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)記賬憑證自動(dòng)生成，及時(shí)掌握當(dāng)日借、貸金額合計(jì)、余額以及當(dāng)日業(yè)務(wù)量等信息。資金日?qǐng)?bào)既可以根據(jù)已記賬憑證生成，也可以根據(jù)未記賬憑證生成。二、出納管理

例3-13：查詢庫(kù)存現(xiàn)金日記賬。操作演示二、出納管理3．支票登記簿⑴要使用支票登記簿，必須為各銀行存款科目設(shè)置銀行賬屬性。⑵必須為支票結(jié)算方式設(shè)置票據(jù)管理屬性。⑶領(lǐng)用支票時(shí)，銀行出納必須據(jù)實(shí)填寫領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、支票號(hào)、用途、預(yù)計(jì)金額、備注等信息。⑷支票支出后，經(jīng)辦人持原始單據(jù)報(bào)銷，會(huì)計(jì)人員據(jù)此填制記賬憑證，在錄入該憑證時(shí)，系統(tǒng)要求錄入結(jié)算方式和支票號(hào)，填制完憑證后，在采取支票控制的方式下，系統(tǒng)自動(dòng)在支票登記簿中將該支票填上報(bào)銷日期，表示該支票已報(bào)銷。否則，出納員需要自己填寫報(bào)銷日期。操作演示二、出納管理4．銀行對(duì)賬⑴錄入銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)

在第一次利用總賬系統(tǒng)進(jìn)行銀行對(duì)賬前，應(yīng)該錄入銀行啟用日期時(shí)的銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)。銀行對(duì)賬的啟用日期是指使用銀行對(duì)賬功能前最后一次手工對(duì)賬的截止日期，銀行對(duì)賬不一定和總賬系統(tǒng)同時(shí)啟用，銀行對(duì)賬的啟用日期可以晚于總賬系統(tǒng)的啟用日期。銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)包括銀行對(duì)賬啟用日的企業(yè)方銀行日記賬與銀行方銀行對(duì)賬單的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對(duì)賬單的未達(dá)賬項(xiàng)。錄入期初數(shù)據(jù)后，應(yīng)保證銀行日記賬的調(diào)整后余額等于銀行對(duì)賬單的調(diào)整后余額，否則會(huì)影響以后的銀行對(duì)賬。二、出納管理

例3-14：錄入銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)。明達(dá)公司銀行賬的啟用日期為2012/01/01，工行人民幣戶企業(yè)日記賬調(diào)整前余額為200000元，銀行對(duì)賬單調(diào)整前余額為230000元，未達(dá)賬項(xiàng)一筆，系銀行已收企業(yè)未收款30000元。操作演示二、出納管理4．銀行對(duì)賬⑵錄入銀行對(duì)賬單

在開始對(duì)賬前，必須將銀行開出的銀行對(duì)賬單錄入到系統(tǒng)中，以便將其與企業(yè)銀行日記賬進(jìn)行核對(duì)。有些系統(tǒng)還提供了銀行對(duì)賬單導(dǎo)入的功能，避免了煩瑣的手工錄入過(guò)程。二、出納管理日期結(jié)算方式票號(hào)借方金額貸方金額2012.01.04201XP00180002012.01.06600002012.01.07202ZPR00123402012.01.11202ZPR00273200

例3-15：錄入銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)。

操作演示二、出納管理4．銀行對(duì)賬⑶銀行對(duì)賬

銀行對(duì)賬可采用自動(dòng)對(duì)賬和手工對(duì)賬相結(jié)合的方式，先進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬，然后在此基礎(chǔ)上再進(jìn)行手工對(duì)賬。

自動(dòng)對(duì)賬是指系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的對(duì)賬依據(jù)，將銀行日記賬（銀行未達(dá)賬項(xiàng)文件）與銀行對(duì)賬單進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)和勾銷。對(duì)于已核對(duì)上的銀行業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在銀行日記賬和銀行對(duì)賬單雙方打上兩清標(biāo)志，視為已達(dá)賬項(xiàng)，否則視為未達(dá)賬項(xiàng)。對(duì)賬依據(jù)可由用戶自己設(shè)置，但“方向+金額”是必要條件，通?？稍O(shè)置為“結(jié)算方式+結(jié)算號(hào)+方向+金額”。

采用自動(dòng)對(duì)賬后，可能還有一些特殊的已達(dá)賬項(xiàng)沒有對(duì)上而被視為未達(dá)賬項(xiàng)，為了保證對(duì)賬的徹底性和正確性，在自動(dòng)對(duì)賬的基礎(chǔ)上還要進(jìn)行手工補(bǔ)對(duì)。例如，自動(dòng)對(duì)賬只能針對(duì)“一對(duì)一”的情況進(jìn)行對(duì)賬，而對(duì)于“一對(duì)多”、“多對(duì)一”或“多對(duì)多”的情況，只能由手工對(duì)賬來(lái)實(shí)現(xiàn)二、出納管理

例3-16：自動(dòng)銀行對(duì)賬。操作演示二、出納管理4．銀行對(duì)賬⑷查詢打印余額調(diào)節(jié)表

在進(jìn)行對(duì)賬后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)對(duì)賬結(jié)果自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表，以供用戶查詢打印或輸出。

對(duì)賬后，還可以查詢銀行日記賬和銀行對(duì)賬單對(duì)賬的詳細(xì)情況，包括已達(dá)賬項(xiàng)和未達(dá)賬項(xiàng)。二、出納管理操作演示

例3-17：查看工行存款余額調(diào)節(jié)表。二、出納管理4．銀行對(duì)賬⑸核銷銀行賬

為了避免文件過(guò)大，占用磁盤空間，可以利用核銷銀行賬功能將已達(dá)賬項(xiàng)刪除。對(duì)于企業(yè)銀行日記賬已達(dá)賬項(xiàng)的刪除不會(huì)影響企業(yè)銀行日記賬的查詢和打印。⑹長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)審計(jì)

有的軟件還提供長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)審計(jì)的功能。通過(guò)設(shè)置截止日期以及至截止日期未達(dá)天數(shù)，系統(tǒng)可以自動(dòng)將至截止日期未達(dá)賬項(xiàng)未達(dá)天數(shù)超過(guò)指定天數(shù)的所有未達(dá)賬項(xiàng)顯示出來(lái)，以便企業(yè)了解長(zhǎng)期未達(dá)賬項(xiàng)情況，從而采取措施對(duì)其追蹤、加強(qiáng)監(jiān)督，避免不必要的損失。三、賬簿查詢（一）基本會(huì)計(jì)賬簿1．總賬

查詢總賬時(shí)，可單獨(dú)顯示某科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)、全年累計(jì)發(fā)生額和月末余額。2．發(fā)生額余額表

發(fā)生額余額表可以同時(shí)顯示各科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額及期末余額。3．明細(xì)賬

明細(xì)賬以憑證為單位顯示各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，包括日期、憑證號(hào)、摘要、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額及余額。4．序時(shí)賬

序時(shí)賬根據(jù)記賬憑證以流水賬的形式反映各賬戶的信息，一般包括日期、憑證號(hào)、科目、摘要、方向、數(shù)量、外幣及金額等信息。三、賬簿查詢（一）基本會(huì)計(jì)賬簿5．日記賬

在信息化方式下，任何賬戶都可以查詢?nèi)沼涃~，只要將會(huì)計(jì)設(shè)置為日記賬即可，而且可以隨時(shí)設(shè)置，現(xiàn)金、銀行存款日記賬一般是在出納功能中單獨(dú)查詢的。日記賬一般包括日期、憑證號(hào)、摘要、對(duì)方科目、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額及余額。6．多欄賬

在查詢多欄賬之前，必須先定義多欄賬的格式。多欄賬格式設(shè)置可以有兩種方式：自動(dòng)編制欄目和手工編制欄目操作演示三、賬簿查詢（二）輔助核算賬簿1．個(gè)人核算

個(gè)人核算主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。個(gè)人核算可以提供個(gè)人往來(lái)明細(xì)賬、催款單、余額表、賬齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷已清賬等功能。2．部門核算

部門核算主要為了考核部門收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門費(fèi)用的支出，對(duì)各部門的收支情況加以比較分析，便于部門考核。部門核算可以提供各級(jí)部門的總賬、明細(xì)賬，以及對(duì)各部門收入與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。3．項(xiàng)目核算

項(xiàng)目核算用于收入、成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收入、往來(lái)等匯總與明細(xì)信息，以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等。三、賬簿查詢（二）輔助核算賬簿4．客戶核算和供應(yīng)商核算

客戶核算和供應(yīng)商核算主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng)的發(fā)生、清欠管理工作，及時(shí)掌握往來(lái)款項(xiàng)的最新情況。可以提供往來(lái)款的總賬、明細(xì)賬、催款單、對(duì)賬單、往來(lái)賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。如果用戶啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)和應(yīng)付款管理系統(tǒng)的話，可以分別在這兩個(gè)系統(tǒng)中對(duì)客戶往來(lái)款和供應(yīng)商往來(lái)款進(jìn)行更為詳細(xì)地核算與管理。操作演示第四節(jié)總賬管理子系統(tǒng)期末處理一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬二、對(duì)賬及試算平衡三、結(jié)賬一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬1．轉(zhuǎn)賬的分類轉(zhuǎn)賬分為內(nèi)部轉(zhuǎn)賬和外部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬是指將其他專項(xiàng)核算子系統(tǒng)自動(dòng)生成的憑證轉(zhuǎn)入到總賬管理子系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬就是我們這里所講的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，是指在總賬管理子系統(tǒng)內(nèi)部通過(guò)設(shè)置憑證模板而自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證。一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬2．使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的步驟1）定義憑證模板

定義憑證模板時(shí)，應(yīng)設(shè)置憑證類別、摘要、借貸會(huì)計(jì)科目及其金額。其中，關(guān)鍵是金額公式的設(shè)置。因?yàn)楦髟陆痤~不可能總是相同的，因而不能直接輸入金額數(shù)，而必須利用總賬管理子系統(tǒng)提供的賬務(wù)函數(shù)來(lái)提取賬戶數(shù)據(jù)，如期初余額函數(shù)、期末余額函數(shù)、發(fā)生額函數(shù)、累計(jì)發(fā)生額函數(shù)、凈發(fā)生額函數(shù)等等。

憑證模板只需定義一次即可，各月不必重復(fù)定義。2）生成記賬憑證

憑證模板定義好以后，當(dāng)每個(gè)月發(fā)生相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)可不必再通過(guò)手工錄入憑證，而可以直接調(diào)用已定義好的憑證模板來(lái)自動(dòng)生成相關(guān)的記賬憑證。

利用憑證模板生成記賬憑證需要各月重復(fù)進(jìn)行。一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬3．使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬應(yīng)該注意的問(wèn)題1）利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成憑證時(shí)，一定要使得相關(guān)憑證已經(jīng)全部記賬，這樣才能保證取出數(shù)據(jù)并且是完整的。2）如果定義了多張憑證模板，并且這些憑證之間又具有一定數(shù)據(jù)聯(lián)系，那么一定要注意這些憑證的生成順序。3）利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的憑證屬于機(jī)制憑證，也需要復(fù)核記賬。一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬4．自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的類型1）自定義轉(zhuǎn)賬

自定義轉(zhuǎn)賬由用戶自己來(lái)利用自定義轉(zhuǎn)賬功能來(lái)定義憑證模板了。此時(shí)，必須由用戶自己來(lái)定義憑證模板的所有內(nèi)容，包括科目、借貸方向和金額公式的定義。一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

例3-19：定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板。借：財(cái)務(wù)費(fèi)用(6603)JG()(取對(duì)方科目結(jié)果)

貸：應(yīng)付利息(2231)QM(2001,月,貸)*0.09/12（“短期借款”期末余額*9%/12）操作演示一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬4．自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的類型2）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)