第2單元 系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置

第2單元

系統(tǒng)管理與基礎(chǔ)設(shè)置【學(xué)習(xí)目標(biāo)】了解系統(tǒng)管理的主要功能，了解基礎(chǔ)設(shè)置的主要內(nèi)容及其作用。能夠?yàn)槠髽I(yè)建立賬套、能夠設(shè)置操作員并賦予其相應(yīng)的權(quán)限；能夠設(shè)置包括部門檔案、職員檔案、往來單位檔案的檔案設(shè)置；能夠完成憑證類別、結(jié)算方式及會(huì)計(jì)科目等財(cái)務(wù)設(shè)置，為日常工作做好準(zhǔn)備。能夠了解在出現(xiàn)操作錯(cuò)誤時(shí)的處理思路和方法。2.1

系統(tǒng)管理2.2

基礎(chǔ)設(shè)置2.1系統(tǒng)管理

2.2.1啟動(dòng)系統(tǒng)管理

啟動(dòng)系統(tǒng)管理的操作包括啟動(dòng)系統(tǒng)管理模塊并進(jìn)行注冊(cè)，即登錄進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊。在系統(tǒng)管理中可以進(jìn)行設(shè)置操作員、建立賬套和設(shè)置操作員權(quán)限等操作。任務(wù)2-1以系統(tǒng)管理員“admin”的身份啟動(dòng)系統(tǒng)管理。提示:系統(tǒng)管理員“admin”沒有密碼，即密碼為空。在實(shí)際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。在教學(xué)過程中，由于一臺(tái)計(jì)算機(jī)供多個(gè)學(xué)員使用，為了方便，建議不為系統(tǒng)管理員設(shè)置密碼。系統(tǒng)允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。2.1系統(tǒng)管理

2.2.2操作員管理1.增加操作員任務(wù)2-2增加如表2-1所示的操作員。表2-1操作員名單為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供了操作員設(shè)置功能，以便在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行操作分工及權(quán)限控制。操作員編號(hào)操作員姓名操作員口令KJ001劉然000000KJ002王宇波000000KJ003陳平000000CG趙剛000000XS陳惠000000KG江燕000000提示:系統(tǒng)預(yù)置了三個(gè)操作員，分別是demo、system和ufsof，這三個(gè)操作員的初始口令與各自的名稱一樣，并且字母不分大小寫。如demo的口令就是demo。只有系統(tǒng)管理員(admin)才有權(quán)設(shè)置操作員。操作員編號(hào)在系統(tǒng)中必須是唯一的。所設(shè)置的操作員一旦被使用，則不能刪除。在實(shí)際工作中可以根據(jù)需要隨時(shí)增加操作員。為保證系統(tǒng)安全，分清責(zé)任應(yīng)設(shè)置操作員口令。2.1系統(tǒng)管理

2.2.2操作員管理1.增加操作員任務(wù)2-3將“KJ002”的姓名“王宇波”修改為“王波”。提示：只有系統(tǒng)管理員有權(quán)修改操作員信息。在操作員的信息中，操作員編號(hào)不能修改，只能修改操作員的姓名、口令及所屬部門。操作員的口令除了可以由系統(tǒng)管理員以修改操作員信息的方式進(jìn)行修改外，還可以在操作員登錄系統(tǒng)時(shí)由操作員本人修改。2.1系統(tǒng)管理

2.2.2操作員管理2.修改操作員2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.3賬套管理賬套是指一組相互關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個(gè)獨(dú)立核算的單位建立一個(gè)賬套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。1.建立賬套任務(wù)2-4創(chuàng)建108賬套，單位名稱為“西原股份有限公司”(簡稱“西原公司”)，啟用會(huì)計(jì)期為“2012年1月”。該企業(yè)的記賬本位幣為“人民幣(RMB)”，企業(yè)類型為“工業(yè)”，執(zhí)行“2007年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則”，賬套主管“劉然”，按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。該企業(yè)不要求進(jìn)行外幣核算，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)，需對(duì)客戶進(jìn)行分類。需設(shè)置的分類編碼分別為：科目編碼級(jí)次“4222”，客戶分類編碼級(jí)次“122”。創(chuàng)建賬套后暫時(shí)不啟用任何子系統(tǒng)。建立賬套，即采用財(cái)務(wù)管理軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。提示：新建賬套號(hào)不能與已存賬套號(hào)重復(fù)。賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時(shí)顯示在正在操作的財(cái)務(wù)管理軟件的界面上。賬套路徑為存儲(chǔ)賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。啟用會(huì)計(jì)期為啟用財(cái)務(wù)管理軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的日期。啟用的會(huì)計(jì)期不能在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期之后。行業(yè)性質(zhì)的選擇決定著系統(tǒng)采用何種會(huì)計(jì)制度下的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權(quán)限設(shè)置功能中修改。系統(tǒng)默認(rèn)按所選行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。如果取消選擇“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框(即取消√)，則不按行業(yè)預(yù)置會(huì)計(jì)科目。2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.3賬套管理1.建立賬套任務(wù)2-5以108賬套主管“KJ001劉然”

(密碼：000000)的身份登錄注冊(cè)系統(tǒng)管理，選擇其主管的108賬套，將賬套設(shè)置為“有外幣核算”。

提示：若當(dāng)前操作員不是要修改賬套的主管，則應(yīng)在“系統(tǒng)管理”窗口中，更換操作員。只有賬套主管才有權(quán)限修改賬套信息，如果當(dāng)前操作員是系統(tǒng)管理員“Admin”，則應(yīng)先注銷操作員，再以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理。在修改賬套時(shí)應(yīng)提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其中，賬套號(hào)和行業(yè)性質(zhì)不能修改。因此，如果在建立賬套時(shí)未選擇正確的行業(yè)性質(zhì)就只能重建賬套了。2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.3賬套管理2.修改賬套當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行了一段時(shí)間后，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補(bǔ)充，可以通過修改賬套功能來完成。任務(wù)2-6將108賬套數(shù)據(jù)備份到D盤中的“108賬套備份”文件夾中。

提示：

只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限備份賬套。在刪除賬套時(shí)，必須關(guān)閉所有系統(tǒng)模塊。建議在每次備份時(shí)都新建一個(gè)文件夾，并注明該備份文件的內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)該在每月末結(jié)賬前進(jìn)行賬套備份。學(xué)生在學(xué)習(xí)的過程中可以將階段性的操作結(jié)果進(jìn)行備份，以便防止機(jī)器出現(xiàn)故障或更換機(jī)器進(jìn)行操作時(shí)及時(shí)地引入備份數(shù)據(jù)繼續(xù)進(jìn)行操作。2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.3賬套管理3.備份賬套賬套備份(即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份)就是將財(cái)務(wù)管理軟件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中。任務(wù)2-7將已備份到D盤的“108賬套備份”文件夾中的“108賬套備份”數(shù)據(jù)恢復(fù)到硬盤中。

提示：備份的賬套數(shù)據(jù)，只有在系統(tǒng)管理中進(jìn)行恢復(fù)(引入)才能運(yùn)行。恢復(fù)備份數(shù)據(jù)會(huì)將硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.3賬套管理4.恢復(fù)賬套

恢復(fù)賬套(即會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)引入)是指把軟盤或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到軟件系統(tǒng)中，即利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)。任務(wù)2-82012年1月10日，由108賬套的賬套主管劉然(即KJ001，密碼為000000)注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理，啟用“總賬”、“工資”和“固定資產(chǎn)”系統(tǒng)，啟用日期均為2012年1月1日。2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.4系統(tǒng)啟用

系統(tǒng)啟用是指設(shè)定在暢捷通T3應(yīng)用系統(tǒng)中的各個(gè)子系統(tǒng)開始使用的日期。1.增加操作員權(quán)限任務(wù)2-9增加操作員“KJ002王波”擁有108賬套“公用目錄設(shè)置”、“固定資產(chǎn)”、“總賬”、“工資管理”和“核算”的操作權(quán)限；“KJ003陳平”擁有108賬套“總賬”、“采購”、“銷售”和“庫存”的操作權(quán)限。

2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.5操作員權(quán)限管理

為了保證權(quán)責(zé)清晰和企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的安全與保密，企業(yè)需要對(duì)系統(tǒng)中的所有操作人員進(jìn)行分工，設(shè)置各自相應(yīng)的操作權(quán)限。提示：在“增加權(quán)限”對(duì)話框中，雙擊右側(cè)明細(xì)權(quán)限選擇區(qū)中的明細(xì)權(quán)限，可以根據(jù)自己的需要添加或刪除已選中的明細(xì)權(quán)限。2.修改操作員權(quán)限2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.5操作員權(quán)限管理修改操作員的權(quán)限包括設(shè)定或取消賬套主管，修改某一操作員的某一功能模塊的所有及部分權(quán)限。提示：在實(shí)際工作中一個(gè)賬套可以定義多個(gè)賬套主管，一個(gè)操作員也可以擔(dān)任多個(gè)賬套的賬套主管。在設(shè)置操作員權(quán)限時(shí)，只需對(duì)非賬套主管的操作員設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，而系統(tǒng)默認(rèn)賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的全部權(quán)限。系統(tǒng)管理員或賬套主管可以刪除非賬套主管操作員已擁有的權(quán)限。2.修改操作員權(quán)限2.1建立賬套與權(quán)限管理

2.2.5操作員權(quán)限管理任務(wù)2-10取消操作員“KJ002王波”在108賬套中的“GL010303上年結(jié)轉(zhuǎn)”權(quán)限。

提示：系統(tǒng)約定，操作員權(quán)限一旦被引用，便不能被修改或刪除。如果要?jiǎng)h除某一操作員在某一賬套中的多個(gè)操作權(quán)限，可以在選中第一個(gè)要?jiǎng)h除的權(quán)限后，按住Shift鍵，同時(shí)移動(dòng)鼠標(biāo)，便可選定一批權(quán)限，然后單擊【刪除】按鈕，執(zhí)行批量刪除操作。2.2基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置的內(nèi)容主要包括設(shè)置基礎(chǔ)檔案、會(huì)計(jì)科目、憑證類別、結(jié)算方式。

2.2.1啟動(dòng)并注冊(cè)系統(tǒng)任務(wù)2-11以操作員KJ001(密碼為“000000”)的身份在2012年1月6日登錄注冊(cè)108賬套。

提示：

可以在此直接選擇相應(yīng)的圖標(biāo)設(shè)置基礎(chǔ)檔案信息。任務(wù)2-122012年1月6日，由108賬套的賬套主管“KJ001劉然”，密碼為“000000”，在暢捷通T3-企業(yè)管理信息化軟件教育專版系統(tǒng)中設(shè)置部門檔案。部門檔案資料如表2-2所示。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置1.部門檔案表2-2部門檔案部門編碼部門名稱1行政部2財(cái)務(wù)部3研發(fā)部4采購部5銷售部501銷售一部502銷售二部2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置1.部門檔案提示：

部門編碼必須符合編碼原則。由于在設(shè)置部門檔案時(shí)還未設(shè)置職員檔案，因此部門檔案中的負(fù)責(zé)人應(yīng)在設(shè)置職員檔案后，回到設(shè)置部門檔案中，使用修改功能補(bǔ)充設(shè)置。部門檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。任務(wù)2-13增加如表2-3所示的職員檔案。提示：職員檔案中的“所屬部門”內(nèi)容可以直接錄入，但最好在雙擊“所屬部門”欄后再單擊參照按鈕，在已錄入的部門檔案中選擇相應(yīng)的部門。錄入全部職員檔案后，必須單擊【增加】按鈕

(或按Enter鍵)，增加新的空白行。否則，最后一個(gè)職員檔案將無法保存。職員檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。

表2-3職員檔案職員編碼職員名稱所屬部門1001陸輝行政部1002江燕行政部1003劉然財(cái)務(wù)部1004王波財(cái)務(wù)部1005王石研發(fā)部1006趙剛采購部1007陳笑銷售一部1008張帥銷售二部2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置2.職員檔案2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置3.客戶分類任務(wù)2-14108賬套的客戶分類方案如表2-4所示：提示：

客戶分類編碼必須是唯一的?？蛻舴诸惖木幋a必須符合編碼原則。供應(yīng)商分類與客戶分類的設(shè)置方法相同。

表2-4客戶分類類別編碼類別名稱1東北大區(qū)2東南大區(qū)3其他地區(qū)2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置4.客戶檔案任務(wù)2-15增加如表2-5所示的客戶檔案?？蛻艟幪?hào)客戶名稱客戶簡稱所屬分類碼K001新悅公司新悅公司東北大區(qū)K002遼河公司遼河公司東北大區(qū)K003新道公司新道公司東南大區(qū)K004邦迪公司邦迪公司東南大區(qū)K005科華公司科華公司其他地區(qū)提示：

客戶檔案必須在最末級(jí)客戶分類下進(jìn)行設(shè)置。若左框中無客戶分類，則將客戶歸入無客戶分類項(xiàng)。

表2-5客戶檔案2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置4.客戶檔案提示：客戶編碼必須唯一。

必須輸入客戶編碼、名稱和簡稱，其余可以忽略。

“聯(lián)系”選項(xiàng)卡內(nèi)容可以為空。

銷售管理系統(tǒng)或應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)被啟用后，應(yīng)收余額由系統(tǒng)自動(dòng)維護(hù)。輸入各項(xiàng)內(nèi)容后，必須單擊【保存】按鈕，否則表示放棄。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置5.供應(yīng)商檔案任務(wù)2-16增加如表2-6所示的供應(yīng)商檔案。提示：供應(yīng)商檔案必須在最末級(jí)的供應(yīng)商分類下增加。關(guān)于設(shè)置供應(yīng)商檔案的詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)參照設(shè)置客戶檔案的操作步驟。表2-6供應(yīng)商檔案供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商名稱供應(yīng)商簡稱G001丹陽公司丹陽公司G002長生公司長生公司G003通達(dá)公司通達(dá)公司2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置6.設(shè)置憑證類別任務(wù)2-17設(shè)置分類方式為“收款憑證”、“付款憑證”和“轉(zhuǎn)賬憑證”。提示：限制科目的數(shù)量不限，科目間用英語狀態(tài)下的逗號(hào)分隔。填制憑證時(shí)，如果不符合這些限制條件，則系統(tǒng)將拒絕保存。可以通過憑證類別列表右側(cè)的上下箭頭按鈕調(diào)整憑證列表中憑證的排列順序。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.2基礎(chǔ)設(shè)置7.設(shè)置結(jié)算方式任務(wù)2-18設(shè)置編碼為“1”名稱為“現(xiàn)金結(jié)算”的結(jié)算方式以及編碼為“2”，名稱為“轉(zhuǎn)賬支票”的結(jié)算方式。提示：結(jié)算方式的編碼必須符合編碼原則。結(jié)算方式的錄入內(nèi)容必須唯一?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況選擇是否需要票據(jù)管理的標(biāo)志。

在不啟動(dòng)購銷存系統(tǒng)的情況下，設(shè)置結(jié)算方式的主要目的是在使用有“銀行賬”輔助核算的會(huì)計(jì)科目時(shí)填寫相應(yīng)的結(jié)算方式，以便在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)將結(jié)算方式作為對(duì)賬的一個(gè)參數(shù)。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.3設(shè)置會(huì)計(jì)科目1.增加會(huì)計(jì)科目任務(wù)2-19增加如表2-6所示的會(huì)計(jì)科目。表2-7會(huì)計(jì)科目科目編碼科目名稱輔助核算222101應(yīng)交增值稅2220101進(jìn)項(xiàng)稅額2220102銷項(xiàng)稅額660101工資660104工會(huì)經(jīng)費(fèi)660105折舊費(fèi)60106廣告費(fèi)660201工資660204工會(huì)經(jīng)費(fèi)660205折舊費(fèi)2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.3設(shè)置會(huì)計(jì)科目1.增加會(huì)計(jì)科目提示：增加明細(xì)科目時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)其類型與上級(jí)科目保持一致。已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再增加下級(jí)科目。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.3設(shè)置會(huì)計(jì)科目2.修改會(huì)計(jì)科目任務(wù)2-20將“1002銀行存款”科目修改為有“日記賬”、“銀行賬”核算要求，“1001庫存現(xiàn)金”科目修改為有“日記賬”核算要求的會(huì)計(jì)科目。提示：非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。已經(jīng)使用過的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能再修改科目編碼。已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再修改。被封存的科目不可以在制單時(shí)使用。只有末級(jí)科目才能設(shè)置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級(jí)科目。只有處于修改狀態(tài)時(shí)才能設(shè)置匯總打印和封存。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.3設(shè)置會(huì)計(jì)科目3.刪除會(huì)計(jì)科目任務(wù)2-21將“2621獨(dú)立賬戶負(fù)債”科目刪除。提示：刪除的科目不能被自動(dòng)恢復(fù)，但可通過增加功能來完成。

非末級(jí)科目不能刪除。已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及其下級(jí)科目余額清零后再刪除。被指定的會(huì)計(jì)科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。2.2基礎(chǔ)設(shè)置

2.2.3設(shè)置會(huì)計(jì)科目4.指定會(huì)計(jì)科目任務(wù)2-2