會計檔案管理辦法

中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號——會計檔案管理方法《會計檔案管理方法》已經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過,現將修訂后的《會計檔案管理方法》公布,自1月1日起施行。中華人民共和國財政部部長樓繼偉國家檔案局局長李明華12月11日會計檔案管理方法

第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和運用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī),制訂本方法。第二條國家機關、社會團體、公司、事業(yè)單位和其它組織(下列統稱單位)管理睬計檔案合用本方法。第三條本方法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接受或形成的,統計和反映單位經濟業(yè)務事項的,含有保存價值的文字、圖表等多個形式的會計資料,涉及通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制訂全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實施監(jiān)督和指導?？h級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實施監(jiān)督和指導。第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整頓、保管、運用和鑒定銷毀等管理制度,采用可靠的安全防護技術和方法,確保會計檔案的真實、完整、可用、安全。單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(下列統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也能夠委托含有檔案管理條件的機構代為管理睬計檔案。第六條下列會計資料應當進行歸檔:(一)會計憑證,涉及原始憑證、記賬憑證;(二)會計賬簿,涉及總賬、明細賬、日志賬、固定資產卡片及其它輔助性賬簿;(三)財務會計報告,涉及月度、季度、六個月度、年度財務會計報告;(四)其它會計資料,涉及銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其它含有保存價值的會計資料。第七條單位能夠運用計算機、網絡通信等信息技術手段管理睬計檔案。第八條同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范疇的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;(二)使用的會計核算系統能夠精確、完整、有效接受和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國標歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接受、管理、運用電子會計檔案,符合電子檔案的長久保管規(guī)定,并建立了電子會計檔案與有關聯的其它紙質會計檔案的檢索關系;(四)采用有效方法,避免電子會計檔案被篡改;(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防備自然災害、意外事故和人為破壞的影響;(六)形成的電子會計資料不屬于含有永久保存價值或者其它重要保存價值的會計檔案。第九條滿足本方法第八條規(guī)定條件,單位從外部接受的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(下列統稱單位會計管理機構)按照歸檔范疇和歸檔規(guī)定,負責定時將應當歸檔的會計資料整頓立卷,編制會計檔案保管清冊。第十一條當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超出三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。第十二條單位會計管理機構在辦理睬計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文獻格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。單位檔案管理機構接受電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的精確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合規(guī)定的才干接受。第十三條單位應當嚴格按照有關制度運用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時推行登記手續(xù),嚴禁篡改和損壞。單位保存的會計檔案普通不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的,應當嚴格按照規(guī)定辦理有關手續(xù)。會計檔案借用單位應當妥善保管和運用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內償還。第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定時兩類。定時保管期限普通分為和30年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本方法附表執(zhí)行,本方法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。單位會計檔案的具體名稱如有同本方法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。第十六條單位應當定時對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,能夠銷毀。第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。第十八條經鑒定能夠銷毀的會計檔案,應當按照下列程序銷毀:(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上訂立意見。(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監(jiān)銷。第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其它未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第二十條單位因撤銷、解散、破產或其它因素而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統一保管,其它方能夠查閱、復制與其業(yè)務有關的會計檔案。單位分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置,各方能夠查閱、復制與其業(yè)務有關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業(yè)務有關方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務移交其它單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業(yè)務單位能夠查閱、復制與其業(yè)務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其它方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理睬計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢查,確保所接受電子會計檔案的精確、完整、可用和安全。第二十五條單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。第二十六條單位委托中介機構代理記賬的,應當在訂立的書面委托合同中,明確會計檔案的管理規(guī)定及對應責任。第二十七條違反本方法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)解決處分。第二十八條預算、計劃、制度等文獻材料,應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不合用本方法。第二十九條不含有設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整頓、保管、運用和鑒定銷毀等參考本方法執(zhí)行。第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業(yè)務主管部門,中國人民解放軍總后勤部,能夠根據本方法制訂具體實施方法。第三十一條本方法由財政部、國家檔案局負責解釋,自1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局公布的《會計檔案管理方法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。附表：1.公司和其它組織會計檔案保管期限表2.財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表附表1公司和其它組織會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計賬簿3總賬30年4明細賬30年5日志賬30年6固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年7其它輔助性賬簿30年三財務會計報告8月度、季度、六個月度財務會計報告9年度財務會計報告永久四其它會計資料10銀行存款余額調節(jié)表11銀行對賬單12納稅申報表13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16會計檔案鑒定意見書永久

附表2財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注財政總預算行政單位事業(yè)單位稅收會計一會計憑證1國家金庫編送的多個報表及繳庫退庫憑證2各收入機關編送的報表3行政單位和事業(yè)單位的多個會計憑證30年涉及：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4財政總預算撥款憑證和其它會計憑證30年涉及：撥款憑證和其它會計憑證二會計賬簿5日志賬30年30年6總賬30年30年30年7稅收日志賬（總賬）30年8明細分類、分戶賬或登記簿30年30年30年9行政單位和事業(yè)單位固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年三財務會計報告10政府綜合財務報告永久下級財政、本級部門和單位報送的保管2年11部門財務報告永久所屬單位報送的保管2年12財政總決算永久下級財政、本級部門和單位