基于流程控制的圖書館圖書信息資源調(diào)查與管理研究

基于流程控制的圖書館圖書信息資源調(diào)查與管理研究

信息資源的咨詢是圖書館的基本工具之一，是圖書館文件資源建設的重要組成部分。文件的質量對圖書館的建立和結構的建立有重要影響。近年來,隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展,網(wǎng)絡采訪成為圖書館文獻采訪的新方式,很多圖書館進行了網(wǎng)絡采訪的實踐,利用網(wǎng)絡開展文獻資源的采購工作。本文試從流程控制的角度出發(fā),規(guī)范圖書館網(wǎng)絡采訪流程,優(yōu)化采訪方式,為信息資源的采購工作提供一定的幫助。1關于圖書館文獻的最重要形式1.1藏書內(nèi)容豐富,但藏書的特色體系不形成書目征訂是一種傳統(tǒng)的文獻采訪方式,一般來說圖書館采訪工作依據(jù)的書目主要為“社科新書目”、“科技新書目“和“標準書目”三大書目。圖書館采訪人員按照書目中提供的圖書信息進行圖書采購。但是隨著圖書出版市場的變化,書目征訂方式越來越不能滿足圖書館的采購需要,據(jù)統(tǒng)計,現(xiàn)在這三大書目上反映的圖書僅僅占出版總量的1/4左右,而且三大書目上征訂的書以京版書為主,地方版的書則較少,這就造成館藏的一定空白,并難以形成本館的地方特色館藏。此外,書目征訂時間長,時效性差。傳統(tǒng)書目預訂從征訂至圖書到館,歷時少則3個月,多則一年半載,不能及時滿足讀者的需求,很多圖書到館后已變成“舊書”,特別是一些時效性強的圖書,至到館時已經(jīng)“過時”,讀者便喪失了閱讀的興趣。1.2社或書商配送現(xiàn)場采購是圖書館進行文獻采訪時較為常用的一種方式,一般現(xiàn)場采購由出版社或書商組織進行,采訪人員直接到場采購圖書,訂購后由出版社或書商配送至圖書館?，F(xiàn)場采購具有直觀、迅速的特點,采訪人員可以直接看到圖書的內(nèi)容,根據(jù)內(nèi)容決定是否予以采購,有些圖書館還會組織專業(yè)教師進行現(xiàn)場采購,提高專業(yè)圖書的采訪質量。但是現(xiàn)場采購也有一些弊端,如現(xiàn)場采購只局限在部分類別的圖書范圍內(nèi),有時只是特定的出版社或特定時間段出版的圖書,圖書種類有限;此外,如果由采訪人員單獨進行采訪,對于不夠了解的專業(yè)類圖書容易造成盲目采購。1.3劃單采購,先通過書商提供服務劃單采購也是圖書采訪的一種重要方式,與書目征訂方式相似,都是采取發(fā)放圖書目錄征集采購書單的方式進行。劃單采購一般都是由出版社或書商提供圖書征訂目錄,由采訪人員在書單上填寫所要購買的圖書,向書商發(fā)訂配送到館。劃單采購一般在時間上比較迅速,采訪人員足不出戶即可在短時間內(nèi)劃定采購書單,但是由于書單上一般只提供圖書書目,采訪人員無法了解圖書的具體內(nèi)容,因此往往容易出現(xiàn)盲目訂購或重復訂購的現(xiàn)象。1.4利用郵購補充采購郵購一般作為補充采訪的方式,部分圖書由于利用其他采訪方式時未能訂購或錯過了訂購時間,采訪人員可以利用郵購的方式進行補充采購,滿足讀者對特定圖書的需要。1.5捐贈圖書的數(shù)量有限,導致捐贈圖書應先篩選,后增加圖書捐贈也是圖書館采訪的補充方式之一,但捐贈圖書時間不定,而且數(shù)量極為有限,只能作為館藏的少量補充,而且捐贈圖書不能預先篩選,因此存在著重復問題。2網(wǎng)絡采訪的優(yōu)勢2.1圖書館信息資源的采購網(wǎng)絡采訪也稱為聯(lián)線采訪、在線采訪、網(wǎng)上采訪,是指圖書館采訪人員利用聯(lián)網(wǎng)計算機查閱、瀏覽、檢索、下載網(wǎng)上的書目文獻信息,并根據(jù)圖書館信息資源采購需要在網(wǎng)上完成文獻資源的收集、整理、訂購、支付的全過程。網(wǎng)絡采訪根據(jù)文獻載體形態(tài)的不同分為實體文獻采訪和數(shù)字文獻采訪。實體文獻是指紙質印刷型制品如圖書、期刊、報紙等以及磁介質、光介質制品如磁盤、磁帶、錄像帶、光盤、縮微等具有空間物理特征的產(chǎn)品;數(shù)字文獻是指數(shù)字化的信息資源,包括各種類型的數(shù)據(jù)庫、電子圖書、電子報紙等。2.2網(wǎng)絡訪問的優(yōu)勢同傳統(tǒng)采訪方式相比,網(wǎng)絡采訪具備以下優(yōu)勢:2.2.1擴大了網(wǎng)絡拍攝的范圍與傳統(tǒng)采訪方式相比,網(wǎng)絡采訪的信息來源更加豐富。目前網(wǎng)上各種書目數(shù)據(jù)庫、期刊數(shù)據(jù)庫,幾乎涵蓋了全國600多家出版社的出版信息,而且對圖書信息的介紹不僅局限在當年出版的新書,也包括近幾年出版的圖書,大大擴大了采訪的圖書品種與出版時間的范圍。網(wǎng)絡采訪還將圖書館的采訪范圍擴大到全球,消除了傳統(tǒng)書店和出版社的地理空間局限,利用網(wǎng)絡,圖書館可以購買全世界范圍內(nèi)所有出版社出版的圖書。例如Amazon網(wǎng)上書店就集中了全美國多達5萬家出版商出版的310萬種圖書1,為讀者提供最全面的服務,這是世界上任何一個傳統(tǒng)書店都無法比擬的。2.2.2注重揭示,加強文獻的深度揭示圖書館采訪人員利用網(wǎng)絡可以隨時瀏覽國內(nèi)外網(wǎng)上書店所展示的文獻信息,不僅有書目,還包括圖書的封面、目次、內(nèi)容提要,甚至摘選的部分原文,從多個角度對圖書外在形式和內(nèi)容特征進行深層揭示,使采訪人員對文獻有比較直觀的深入了解。這種深層揭示圖書內(nèi)容信息的方式可以為采訪人員作為非某學科專業(yè)人士采訪該學科圖書文獻提供非常必要的輔助和指導,避免采訪的盲目性。2.2.3文獻檢索及文獻選擇利用網(wǎng)絡方式進行采訪,一般網(wǎng)上圖書供應商,如網(wǎng)上書店都提供了多途徑的檢索方式,如可以通過文獻題名、關鍵詞、文獻著者、出版日期等任意途徑或幾種途徑的任意組合進行檢索,檢索速度快。此外,還可以將同一作者的其他作品或有關同一主題的不同文獻集中在一起,更好地讓采訪人員對某一主題的文獻或對某些重要著者有更為系統(tǒng)、詳實的了解,利于從同類文獻中挑選高質量文獻。利用網(wǎng)絡方式還可以進行更快捷的查重工作,從效率上看,利用ISBN號的惟一性可以進行批量查重,這種方式對采訪人員進行圖書訂購決策有很大的幫助,極大地提高了圖書檢索查重的效率,大大節(jié)省采訪人員的時間,使采購工作獲得最佳最理想的效果。2.2.4標準和規(guī)范的藏書編碼技術目前從網(wǎng)上獲取的書目文獻信息都是根據(jù)CNMARC制定的,有些甚至就是國家權威機構編制的,如“中國在版圖書編目”(CIP)以及國家圖書館編制的“中文圖書預編書書目數(shù)據(jù)庫”等,標準、規(guī)范的書目數(shù)據(jù),為編目工作打下了良好基礎。實行網(wǎng)上采訪,圖書到館的同時標準MARC也隨即轉入,編目人員不用重新進行分類、編目,而只需簡單加工、加上本館標識即可投入使用,大大減輕了編目人員的工作壓力。2.2.5提高到簽到驗收的時間。根據(jù)簽到簽到傳統(tǒng)采訪方式大都訂購周期較長,從發(fā)訂單到驗收一般都要近1年的時間。采用網(wǎng)絡采訪方式,從下載書目信息到簽到驗收過程的時間要短得多,一般為3～4個月,比傳統(tǒng)訂購方式可節(jié)省一半的時間2。此外,網(wǎng)絡采訪不受時間、空間的限制,采訪人員24小時內(nèi)任何時間任何地點都可以在網(wǎng)上工作,大大提高了工作效率。2.2.6信息傳遞的開放性利用網(wǎng)絡進行圖書采訪。采訪人員可以充分發(fā)揮自己的主觀能動性,廣泛地征集本館所需的圖書,并且在整個采訪過程中可以實時跟蹤,隨時獲取有關已采訪圖書的信息,如訂單接收情況、書商貨源情況、書商發(fā)貨情況等。隨時向書商提交訂單發(fā)送情況、到書情況、付款情況等。另一方面,書商也可以將有關的信息公布于網(wǎng)或傳送給圖書采訪員,供其查詢。這樣,圖書采訪員與書商通過交互式聯(lián)系,使雙方的互動性增強,更有利于加強雙方的聯(lián)系與合作。另外,對于部分圖書的缺藏,采訪人員也可以利用網(wǎng)上書店進行補充訂購,省卻了與出版商、發(fā)行商之間繁復的聯(lián)系工作,更好地保證館藏的完整性。網(wǎng)絡采訪的方式也讓讀者更多地加入到圖書薦購工作中來,利用網(wǎng)絡,讀者可以在網(wǎng)站上隨時進行圖書薦購,圖書館采訪人員也可以利用網(wǎng)站為讀者提供反饋信息,通過雙向溝通與交流,能夠更好地滿足讀者需求,建設更加合理的圖書館信息資源收藏體系。3圖書館網(wǎng)絡采訪過程的控制按照網(wǎng)絡采訪的流程,筆者設計了圖書館網(wǎng)絡采訪流程圖。見圖1所示。3.1利用網(wǎng)站的功能挖掘和使用方法采訪人員可以利用網(wǎng)絡隨時瀏覽采訪信息,一般來說網(wǎng)上書店和書商、出版社的網(wǎng)站都為采訪人員提供了豐富的書目信息資源,此外,采訪人員還可以利用搜索引擎等方式查找更多書目信息。采訪人員應充分了解各書目信息網(wǎng)站的主要功能和使用方法,能夠利用各種檢索途徑進行書目信息的查找和篩選。網(wǎng)上書店一般會為讀者提供盡可能詳盡的書目信息,包括圖書的基本版本信息,如書名、作者/譯者、出版社、ISBN號、頁數(shù)、價格等;也包括圖書的內(nèi)容信息,如內(nèi)容提要或簡介,有的還有封面照片、述評及用戶購買評價等。采訪人員可以從多方面、多角度了解該書的內(nèi)容觀點和特色,確定該書是否符合圖書館的采購需要。3.2圖書購買量過大采訪人員經(jīng)過認真的查找和篩選,確定所要訂購的圖書清單。目前,在網(wǎng)上書店或聯(lián)網(wǎng)采訪平臺中,每一條書目旁都設有一個“購物欄”或“訂購框”,只需點擊進入,填寫好訂購的圖書復本量即可。一些先進的智能化網(wǎng)站還具有自動記憶和跟蹤讀者購買圖書興趣、傾向和愛好的功能,能根據(jù)讀者以前的購書選擇主動提供推薦書目服務,方便進行同類圖書的采購3。3.3圖書館查重方式分析與普通讀者購買圖書不同,圖書館采購圖書一般都大批量訂購,在預先確定采購書目后,需要對圖書進行查重。所謂查重,是指將需要采購的圖書目錄與圖書館的館藏書目進行比對,將相同書名的圖書篩選出來,避免重復購買。目前圖書館采取的查重方式有兩種方式,一種為書商查重,即書商將訂單收到后,利用相應軟件和系統(tǒng)協(xié)助采訪人員進行查重;另一種為自查,即采訪人員根據(jù)采購清單自行在系統(tǒng)中進行比對查重。3.4效度電子總線自動讀取電子訂單經(jīng)過查重處理后,將重復購置的圖書剔除,生成訂購書單,利用計算機采訪子系統(tǒng)將已訂購完成的采訪數(shù)據(jù)整批調(diào)出,然后整批保存在計算機硬盤某個固定的文件夾里(一般是采用EXCEL格式進行保存),這樣就產(chǎn)生了一個電子訂單。生成電子訂單后利用網(wǎng)絡發(fā)送至書商手中,等待書商確認、發(fā)貨。3.5圖書管理。據(jù)專業(yè)做好,將信網(wǎng)上書店或其他供應商將收集到的圖書訂單通過網(wǎng)絡傳輸給各個出版代理商或圖書批發(fā)商,后者會將圖書配送后送書到館。到館后的圖書由采訪人員進行驗收登記,同時網(wǎng)上書店會將訂購圖書的MARC數(shù)據(jù)發(fā)送給圖書館的編目人員,方便進行下一步的編目工作。對于一些不符合需要的圖書或配送錯誤圖書,還需進行退換貨處理,將退換貨單整理后在網(wǎng)上發(fā)送至圖書供應商,供應商在原發(fā)訂單上進行修改或刪除,形成最終訂單;有些圖書在超過約定的送書期限內(nèi)沒有到館,采訪人員可以視情況上網(wǎng)催促或取消訂單。3.6購書款的網(wǎng)下結算目前,網(wǎng)絡采訪的計算方式分為網(wǎng)上結算和網(wǎng)下結算兩種。網(wǎng)上電子結算、電子貨幣支付、計算機賬目自動核算,不僅快捷方便,也能夠極大地提高采購工作的效率,節(jié)省人力、物力和時間。在訂購圖書后,即可在網(wǎng)站的結算平臺進行結算處理,購書款的支付方式可以采購信用卡、銀行劃撥或郵局匯款等多種方式,方便快捷,但同時也要注意支付的安全性問題,并及時索取發(fā)票。但是在實際工作中,由于很多圖書館是由財務部門負責劃款,因此不能直接采用網(wǎng)上支付的方式,而是在圖書到館后,通過財務報賬將購書款劃撥到圖書供應商的賬戶,這種網(wǎng)下結算的方式在圖書采訪中比較多見。但是,網(wǎng)上支付應成為網(wǎng)絡采訪的支付趨勢,這種快捷靈活的支付手段更能體現(xiàn)網(wǎng)絡采訪的優(yōu)勢,并且能夠大大提高圖書的采購效率。3.7圖書實驗采訪人員可以定期收集讀者的意見和薦購信息,從讀者實際需要出發(fā)采購圖書。在網(wǎng)上書店或聯(lián)網(wǎng)采訪平臺上,讀者也可以隨時利用評論功能發(fā)表自身意見,通過對網(wǎng)站服務、圖書內(nèi)容的評價為其他讀者提供購買意見,這些反饋信息也可以作為圖書采訪人員采購圖書的參考。4應該在圖書館網(wǎng)絡采訪中考慮的問題4.1書館服務的網(wǎng)上書店采用網(wǎng)絡采訪方式采購圖書,需要選擇合適的圖書供應商。目前國內(nèi)實體文獻網(wǎng)絡采訪的途徑主要有兩條:一是專業(yè)為圖書館服務的網(wǎng)上書店:如北京人天書店有限公司、北京淘金海岸圖書有限公司、成都市世云書店有限責任公司等;二是網(wǎng)上零售書店,如當當網(wǎng)上書店、北京圖書大廈網(wǎng)上書店、上海圖書城網(wǎng)上書店等。圖書館在進行網(wǎng)絡采訪時,需要對各類網(wǎng)上書店進行綜合考察,了解其歷史、現(xiàn)狀、內(nèi)容、信譽度等,再根據(jù)本館的采購計劃和實際需要,選定適當?shù)木W(wǎng)上書店。4.2網(wǎng)上支付的便捷性,網(wǎng)絡采訪的快捷性與便利性的一個重要體現(xiàn)就是利用網(wǎng)上銀行進行支付,這種支付方法方便、迅速,收款方在幾秒鐘之內(nèi)就能收到支付款項,可以大大提高圖書的配送速度,進而提高圖書采訪的工作效率。但是由于種種限制,目前在國內(nèi)大多數(shù)圖書館還是采用“網(wǎng)上購買、網(wǎng)下結算”的方式,網(wǎng)上支付的快捷性無法得以體現(xiàn);此外,在購買外文原版圖書時,也無法利用網(wǎng)上銀行與國外供應商直接交易,而是需要將訂單交由外文書店、中圖公司、教圖公司等涉外機構辦理,再支付人民幣,這種方式極大地降低了圖書館文獻采訪的選擇余地和時效。4.3提高訪觀點與傳統(tǒng)采訪方式相比,