基于流程控制的圖書館圖書信息資源調(diào)查與管理研究

基于流程控制的圖書館圖書信息資源調(diào)查與管理研究

信息資源的咨詢是圖書館的基本工具之一，是圖書館文件資源建設(shè)的重要組成部分。文件的質(zhì)量對(duì)圖書館的建立和結(jié)構(gòu)的建立有重要影響。近年來,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)采訪成為圖書館文獻(xiàn)采訪的新方式,很多圖書館進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)采訪的實(shí)踐,利用網(wǎng)絡(luò)開展文獻(xiàn)資源的采購(gòu)工作。本文試從流程控制的角度出發(fā),規(guī)范圖書館網(wǎng)絡(luò)采訪流程,優(yōu)化采訪方式,為信息資源的采購(gòu)工作提供一定的幫助。1關(guān)于圖書館文獻(xiàn)的最重要形式1.1藏書內(nèi)容豐富,但藏書的特色體系不形成書目征訂是一種傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采訪方式,一般來說圖書館采訪工作依據(jù)的書目主要為“社科新書目”、“科技新書目“和“標(biāo)準(zhǔn)書目”三大書目。圖書館采訪人員按照書目中提供的圖書信息進(jìn)行圖書采購(gòu)。但是隨著圖書出版市場(chǎng)的變化,書目征訂方式越來越不能滿足圖書館的采購(gòu)需要,據(jù)統(tǒng)計(jì),現(xiàn)在這三大書目上反映的圖書僅僅占出版總量的1/4左右,而且三大書目上征訂的書以京版書為主,地方版的書則較少,這就造成館藏的一定空白,并難以形成本館的地方特色館藏。此外,書目征訂時(shí)間長(zhǎng),時(shí)效性差。傳統(tǒng)書目預(yù)訂從征訂至圖書到館,歷時(shí)少則3個(gè)月,多則一年半載,不能及時(shí)滿足讀者的需求,很多圖書到館后已變成“舊書”,特別是一些時(shí)效性強(qiáng)的圖書,至到館時(shí)已經(jīng)“過時(shí)”,讀者便喪失了閱讀的興趣。1.2社或書商配送現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)是圖書館進(jìn)行文獻(xiàn)采訪時(shí)較為常用的一種方式,一般現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)由出版社或書商組織進(jìn)行,采訪人員直接到場(chǎng)采購(gòu)圖書,訂購(gòu)后由出版社或書商配送至圖書館?，F(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)具有直觀、迅速的特點(diǎn),采訪人員可以直接看到圖書的內(nèi)容,根據(jù)內(nèi)容決定是否予以采購(gòu),有些圖書館還會(huì)組織專業(yè)教師進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu),提高專業(yè)圖書的采訪質(zhì)量。但是現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)也有一些弊端,如現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)只局限在部分類別的圖書范圍內(nèi),有時(shí)只是特定的出版社或特定時(shí)間段出版的圖書,圖書種類有限;此外,如果由采訪人員單獨(dú)進(jìn)行采訪,對(duì)于不夠了解的專業(yè)類圖書容易造成盲目采購(gòu)。1.3劃單采購(gòu),先通過書商提供服務(wù)劃單采購(gòu)也是圖書采訪的一種重要方式,與書目征訂方式相似,都是采取發(fā)放圖書目錄征集采購(gòu)書單的方式進(jìn)行。劃單采購(gòu)一般都是由出版社或書商提供圖書征訂目錄,由采訪人員在書單上填寫所要購(gòu)買的圖書,向書商發(fā)訂配送到館。劃單采購(gòu)一般在時(shí)間上比較迅速,采訪人員足不出戶即可在短時(shí)間內(nèi)劃定采購(gòu)書單,但是由于書單上一般只提供圖書書目,采訪人員無法了解圖書的具體內(nèi)容,因此往往容易出現(xiàn)盲目訂購(gòu)或重復(fù)訂購(gòu)的現(xiàn)象。1.4利用郵購(gòu)補(bǔ)充采購(gòu)郵購(gòu)一般作為補(bǔ)充采訪的方式,部分圖書由于利用其他采訪方式時(shí)未能訂購(gòu)或錯(cuò)過了訂購(gòu)時(shí)間,采訪人員可以利用郵購(gòu)的方式進(jìn)行補(bǔ)充采購(gòu),滿足讀者對(duì)特定圖書的需要。1.5捐贈(zèng)圖書的數(shù)量有限,導(dǎo)致捐贈(zèng)圖書應(yīng)先篩選,后增加圖書捐贈(zèng)也是圖書館采訪的補(bǔ)充方式之一,但捐贈(zèng)圖書時(shí)間不定,而且數(shù)量極為有限,只能作為館藏的少量補(bǔ)充,而且捐贈(zèng)圖書不能預(yù)先篩選,因此存在著重復(fù)問題。2網(wǎng)絡(luò)采訪的優(yōu)勢(shì)2.1圖書館信息資源的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)采訪也稱為聯(lián)線采訪、在線采訪、網(wǎng)上采訪,是指圖書館采訪人員利用聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)查閱、瀏覽、檢索、下載網(wǎng)上的書目文獻(xiàn)信息,并根據(jù)圖書館信息資源采購(gòu)需要在網(wǎng)上完成文獻(xiàn)資源的收集、整理、訂購(gòu)、支付的全過程。網(wǎng)絡(luò)采訪根據(jù)文獻(xiàn)載體形態(tài)的不同分為實(shí)體文獻(xiàn)采訪和數(shù)字文獻(xiàn)采訪。實(shí)體文獻(xiàn)是指紙質(zhì)印刷型制品如圖書、期刊、報(bào)紙等以及磁介質(zhì)、光介質(zhì)制品如磁盤、磁帶、錄像帶、光盤、縮微等具有空間物理特征的產(chǎn)品;數(shù)字文獻(xiàn)是指數(shù)字化的信息資源,包括各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)、電子圖書、電子報(bào)紙等。2.2網(wǎng)絡(luò)訪問的優(yōu)勢(shì)同傳統(tǒng)采訪方式相比,網(wǎng)絡(luò)采訪具備以下優(yōu)勢(shì):2.2.1擴(kuò)大了網(wǎng)絡(luò)拍攝的范圍與傳統(tǒng)采訪方式相比,網(wǎng)絡(luò)采訪的信息來源更加豐富。目前網(wǎng)上各種書目數(shù)據(jù)庫(kù)、期刊數(shù)據(jù)庫(kù),幾乎涵蓋了全國(guó)600多家出版社的出版信息,而且對(duì)圖書信息的介紹不僅局限在當(dāng)年出版的新書,也包括近幾年出版的圖書,大大擴(kuò)大了采訪的圖書品種與出版時(shí)間的范圍。網(wǎng)絡(luò)采訪還將圖書館的采訪范圍擴(kuò)大到全球,消除了傳統(tǒng)書店和出版社的地理空間局限,利用網(wǎng)絡(luò),圖書館可以購(gòu)買全世界范圍內(nèi)所有出版社出版的圖書。例如Amazon網(wǎng)上書店就集中了全美國(guó)多達(dá)5萬家出版商出版的310萬種圖書1,為讀者提供最全面的服務(wù),這是世界上任何一個(gè)傳統(tǒng)書店都無法比擬的。2.2.2注重揭示,加強(qiáng)文獻(xiàn)的深度揭示圖書館采訪人員利用網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)瀏覽國(guó)內(nèi)外網(wǎng)上書店所展示的文獻(xiàn)信息,不僅有書目,還包括圖書的封面、目次、內(nèi)容提要,甚至摘選的部分原文,從多個(gè)角度對(duì)圖書外在形式和內(nèi)容特征進(jìn)行深層揭示,使采訪人員對(duì)文獻(xiàn)有比較直觀的深入了解。這種深層揭示圖書內(nèi)容信息的方式可以為采訪人員作為非某學(xué)科專業(yè)人士采訪該學(xué)科圖書文獻(xiàn)提供非常必要的輔助和指導(dǎo),避免采訪的盲目性。2.2.3文獻(xiàn)檢索及文獻(xiàn)選擇利用網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行采訪,一般網(wǎng)上圖書供應(yīng)商,如網(wǎng)上書店都提供了多途徑的檢索方式,如可以通過文獻(xiàn)題名、關(guān)鍵詞、文獻(xiàn)著者、出版日期等任意途徑或幾種途徑的任意組合進(jìn)行檢索,檢索速度快。此外,還可以將同一作者的其他作品或有關(guān)同一主題的不同文獻(xiàn)集中在一起,更好地讓采訪人員對(duì)某一主題的文獻(xiàn)或?qū)δ承┲匾哂懈鼮橄到y(tǒng)、詳實(shí)的了解,利于從同類文獻(xiàn)中挑選高質(zhì)量文獻(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)方式還可以進(jìn)行更快捷的查重工作,從效率上看,利用ISBN號(hào)的惟一性可以進(jìn)行批量查重,這種方式對(duì)采訪人員進(jìn)行圖書訂購(gòu)決策有很大的幫助,極大地提高了圖書檢索查重的效率,大大節(jié)省采訪人員的時(shí)間,使采購(gòu)工作獲得最佳最理想的效果。2.2.4標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的藏書編碼技術(shù)目前從網(wǎng)上獲取的書目文獻(xiàn)信息都是根據(jù)CNMARC制定的,有些甚至就是國(guó)家權(quán)威機(jī)構(gòu)編制的,如“中國(guó)在版圖書編目”(CIP)以及國(guó)家圖書館編制的“中文圖書預(yù)編書書目數(shù)據(jù)庫(kù)”等,標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的書目數(shù)據(jù),為編目工作打下了良好基礎(chǔ)。實(shí)行網(wǎng)上采訪,圖書到館的同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)MARC也隨即轉(zhuǎn)入,編目人員不用重新進(jìn)行分類、編目,而只需簡(jiǎn)單加工、加上本館標(biāo)識(shí)即可投入使用,大大減輕了編目人員的工作壓力。2.2.5提高到簽到驗(yàn)收的時(shí)間。根據(jù)簽到簽到傳統(tǒng)采訪方式大都訂購(gòu)周期較長(zhǎng),從發(fā)訂單到驗(yàn)收一般都要近1年的時(shí)間。采用網(wǎng)絡(luò)采訪方式,從下載書目信息到簽到驗(yàn)收過程的時(shí)間要短得多,一般為3～4個(gè)月,比傳統(tǒng)訂購(gòu)方式可節(jié)省一半的時(shí)間2。此外,網(wǎng)絡(luò)采訪不受時(shí)間、空間的限制,采訪人員24小時(shí)內(nèi)任何時(shí)間任何地點(diǎn)都可以在網(wǎng)上工作,大大提高了工作效率。2.2.6信息傳遞的開放性利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行圖書采訪。采訪人員可以充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性,廣泛地征集本館所需的圖書,并且在整個(gè)采訪過程中可以實(shí)時(shí)跟蹤,隨時(shí)獲取有關(guān)已采訪圖書的信息,如訂單接收情況、書商貨源情況、書商發(fā)貨情況等。隨時(shí)向書商提交訂單發(fā)送情況、到書情況、付款情況等。另一方面,書商也可以將有關(guān)的信息公布于網(wǎng)或傳送給圖書采訪員,供其查詢。這樣,圖書采訪員與書商通過交互式聯(lián)系,使雙方的互動(dòng)性增強(qiáng),更有利于加強(qiáng)雙方的聯(lián)系與合作。另外,對(duì)于部分圖書的缺藏,采訪人員也可以利用網(wǎng)上書店進(jìn)行補(bǔ)充訂購(gòu),省卻了與出版商、發(fā)行商之間繁復(fù)的聯(lián)系工作,更好地保證館藏的完整性。網(wǎng)絡(luò)采訪的方式也讓讀者更多地加入到圖書薦購(gòu)工作中來,利用網(wǎng)絡(luò),讀者可以在網(wǎng)站上隨時(shí)進(jìn)行圖書薦購(gòu),圖書館采訪人員也可以利用網(wǎng)站為讀者提供反饋信息,通過雙向溝通與交流,能夠更好地滿足讀者需求,建設(shè)更加合理的圖書館信息資源收藏體系。3圖書館網(wǎng)絡(luò)采訪過程的控制按照網(wǎng)絡(luò)采訪的流程,筆者設(shè)計(jì)了圖書館網(wǎng)絡(luò)采訪流程圖。見圖1所示。3.1利用網(wǎng)站的功能挖掘和使用方法采訪人員可以利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)瀏覽采訪信息,一般來說網(wǎng)上書店和書商、出版社的網(wǎng)站都為采訪人員提供了豐富的書目信息資源,此外,采訪人員還可以利用搜索引擎等方式查找更多書目信息。采訪人員應(yīng)充分了解各書目信息網(wǎng)站的主要功能和使用方法,能夠利用各種檢索途徑進(jìn)行書目信息的查找和篩選。網(wǎng)上書店一般會(huì)為讀者提供盡可能詳盡的書目信息,包括圖書的基本版本信息,如書名、作者/譯者、出版社、ISBN號(hào)、頁(yè)數(shù)、價(jià)格等;也包括圖書的內(nèi)容信息,如內(nèi)容提要或簡(jiǎn)介,有的還有封面照片、述評(píng)及用戶購(gòu)買評(píng)價(jià)等。采訪人員可以從多方面、多角度了解該書的內(nèi)容觀點(diǎn)和特色,確定該書是否符合圖書館的采購(gòu)需要。3.2圖書購(gòu)買量過大采訪人員經(jīng)過認(rèn)真的查找和篩選,確定所要訂購(gòu)的圖書清單。目前,在網(wǎng)上書店或聯(lián)網(wǎng)采訪平臺(tái)中,每一條書目旁都設(shè)有一個(gè)“購(gòu)物欄”或“訂購(gòu)框”,只需點(diǎn)擊進(jìn)入,填寫好訂購(gòu)的圖書復(fù)本量即可。一些先進(jìn)的智能化網(wǎng)站還具有自動(dòng)記憶和跟蹤讀者購(gòu)買圖書興趣、傾向和愛好的功能,能根據(jù)讀者以前的購(gòu)書選擇主動(dòng)提供推薦書目服務(wù),方便進(jìn)行同類圖書的采購(gòu)3。3.3圖書館查重方式分析與普通讀者購(gòu)買圖書不同,圖書館采購(gòu)圖書一般都大批量訂購(gòu),在預(yù)先確定采購(gòu)書目后,需要對(duì)圖書進(jìn)行查重。所謂查重,是指將需要采購(gòu)的圖書目錄與圖書館的館藏書目進(jìn)行比對(duì),將相同書名的圖書篩選出來,避免重復(fù)購(gòu)買。目前圖書館采取的查重方式有兩種方式,一種為書商查重,即書商將訂單收到后,利用相應(yīng)軟件和系統(tǒng)協(xié)助采訪人員進(jìn)行查重;另一種為自查,即采訪人員根據(jù)采購(gòu)清單自行在系統(tǒng)中進(jìn)行比對(duì)查重。3.4效度電子總線自動(dòng)讀取電子訂單經(jīng)過查重處理后,將重復(fù)購(gòu)置的圖書剔除,生成訂購(gòu)書單,利用計(jì)算機(jī)采訪子系統(tǒng)將已訂購(gòu)?fù)瓿傻牟稍L數(shù)據(jù)整批調(diào)出,然后整批保存在計(jì)算機(jī)硬盤某個(gè)固定的文件夾里(一般是采用EXCEL格式進(jìn)行保存),這樣就產(chǎn)生了一個(gè)電子訂單。生成電子訂單后利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送至?xí)淌种?等待書商確認(rèn)、發(fā)貨。3.5圖書管理。據(jù)專業(yè)做好,將信網(wǎng)上書店或其他供應(yīng)商將收集到的圖書訂單通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給各個(gè)出版代理商或圖書批發(fā)商,后者會(huì)將圖書配送后送書到館。到館后的圖書由采訪人員進(jìn)行驗(yàn)收登記,同時(shí)網(wǎng)上書店會(huì)將訂購(gòu)圖書的MARC數(shù)據(jù)發(fā)送給圖書館的編目人員,方便進(jìn)行下一步的編目工作。對(duì)于一些不符合需要的圖書或配送錯(cuò)誤圖書,還需進(jìn)行退換貨處理,將退換貨單整理后在網(wǎng)上發(fā)送至圖書供應(yīng)商,供應(yīng)商在原發(fā)訂單上進(jìn)行修改或刪除,形成最終訂單;有些圖書在超過約定的送書期限內(nèi)沒有到館,采訪人員可以視情況上網(wǎng)催促或取消訂單。3.6購(gòu)書款的網(wǎng)下結(jié)算目前,網(wǎng)絡(luò)采訪的計(jì)算方式分為網(wǎng)上結(jié)算和網(wǎng)下結(jié)算兩種。網(wǎng)上電子結(jié)算、電子貨幣支付、計(jì)算機(jī)賬目自動(dòng)核算,不僅快捷方便,也能夠極大地提高采購(gòu)工作的效率,節(jié)省人力、物力和時(shí)間。在訂購(gòu)圖書后,即可在網(wǎng)站的結(jié)算平臺(tái)進(jìn)行結(jié)算處理,購(gòu)書款的支付方式可以采購(gòu)信用卡、銀行劃撥或郵局匯款等多種方式,方便快捷,但同時(shí)也要注意支付的安全性問題,并及時(shí)索取發(fā)票。但是在實(shí)際工作中,由于很多圖書館是由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)劃款,因此不能直接采用網(wǎng)上支付的方式,而是在圖書到館后,通過財(cái)務(wù)報(bào)賬將購(gòu)書款劃撥到圖書供應(yīng)商的賬戶,這種網(wǎng)下結(jié)算的方式在圖書采訪中比較多見。但是,網(wǎng)上支付應(yīng)成為網(wǎng)絡(luò)采訪的支付趨勢(shì),這種快捷靈活的支付手段更能體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采訪的優(yōu)勢(shì),并且能夠大大提高圖書的采購(gòu)效率。3.7圖書實(shí)驗(yàn)采訪人員可以定期收集讀者的意見和薦購(gòu)信息,從讀者實(shí)際需要出發(fā)采購(gòu)圖書。在網(wǎng)上書店或聯(lián)網(wǎng)采訪平臺(tái)上,讀者也可以隨時(shí)利用評(píng)論功能發(fā)表自身意見,通過對(duì)網(wǎng)站服務(wù)、圖書內(nèi)容的評(píng)價(jià)為其他讀者提供購(gòu)買意見,這些反饋信息也可以作為圖書采訪人員采購(gòu)圖書的參考。4應(yīng)該在圖書館網(wǎng)絡(luò)采訪中考慮的問題4.1書館服務(wù)的網(wǎng)上書店采用網(wǎng)絡(luò)采訪方式采購(gòu)圖書,需要選擇合適的圖書供應(yīng)商。目前國(guó)內(nèi)實(shí)體文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)采訪的途徑主要有兩條:一是專業(yè)為圖書館服務(wù)的網(wǎng)上書店:如北京人天書店有限公司、北京淘金海岸圖書有限公司、成都市世云書店有限責(zé)任公司等;二是網(wǎng)上零售書店,如當(dāng)當(dāng)網(wǎng)上書店、北京圖書大廈網(wǎng)上書店、上海圖書城網(wǎng)上書店等。圖書館在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)采訪時(shí),需要對(duì)各類網(wǎng)上書店進(jìn)行綜合考察,了解其歷史、現(xiàn)狀、內(nèi)容、信譽(yù)度等,再根據(jù)本館的采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需要,選定適當(dāng)?shù)木W(wǎng)上書店。4.2網(wǎng)上支付的便捷性,網(wǎng)絡(luò)采訪的快捷性與便利性的一個(gè)重要體現(xiàn)就是利用網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付,這種支付方法方便、迅速,收款方在幾秒鐘之內(nèi)就能收到支付款項(xiàng),可以大大提高圖書的配送速度,進(jìn)而提高圖書采訪的工作效率。但是由于種種限制,目前在國(guó)內(nèi)大多數(shù)圖書館還是采用“網(wǎng)上購(gòu)買、網(wǎng)下結(jié)算”的方式,網(wǎng)上支付的快捷性無法得以體現(xiàn);此外,在購(gòu)買外文原版圖書時(shí),也無法利用網(wǎng)上銀行與國(guó)外供應(yīng)商直接交易,而是需要將訂單交由外文書店、中圖公司、教圖公司等涉外機(jī)構(gòu)辦理,再支付人民幣,這種方式極大地降低了圖書館文獻(xiàn)采訪的選擇余地和時(shí)效。4.3提高訪觀點(diǎn)與傳統(tǒng)采訪方式相比,