文件與信息管理程序

文件變更修定履歷序號(hào)日期修訂統(tǒng)計(jì)頁(yè)次版次修訂人審核人12345678910分發(fā)部門(mén)□總經(jīng)理□行政部□資材部□品管部□市場(chǎng)部□開(kāi)發(fā)部□生產(chǎn)部□采購(gòu)部受控印章批準(zhǔn)審核編制編制單位行政部1.目的:使我司多個(gè)文獻(xiàn)信息作業(yè)的原則化，規(guī)定我司多個(gè)文獻(xiàn)信息的制作格式，使各單位質(zhì)量管理體系的文獻(xiàn)信息制訂有所依循。使每個(gè)單位均依持有最新發(fā)行的文獻(xiàn)執(zhí)行作業(yè)，無(wú)效或過(guò)期作廢的文獻(xiàn)均能有效的管制。2.范疇:我司質(zhì)量管理體系中,不管公司內(nèi)外提供之有關(guān)文獻(xiàn)與信息均合用。3.定義:3.1一階文獻(xiàn):“《質(zhì)量手冊(cè)》(QM)”闡明質(zhì)量系統(tǒng)原則與管理重點(diǎn)之系統(tǒng)指導(dǎo)文獻(xiàn)。3.2二階文獻(xiàn):“程序文獻(xiàn)(QP)”供管理者管控跨部門(mén)作業(yè)流程之文獻(xiàn)。3.3三階文獻(xiàn):“作業(yè)規(guī)范(WI)”規(guī)范作業(yè)者行為工作原則或指導(dǎo)書(shū)（指部門(mén)內(nèi)部的具體操作闡明）。3.4四階文獻(xiàn):“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)(FM)”用來(lái)統(tǒng)計(jì)執(zhí)行成果之各類(lèi)表格或報(bào)告。3.5外來(lái)文獻(xiàn):為國(guó)家、國(guó)際原則、客戶提供的有關(guān)文獻(xiàn)及與質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)性文獻(xiàn)數(shù)據(jù)(不含工程圖紙)。4.權(quán)責(zé): 4.1ISO質(zhì)量負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)監(jiān)督及裁決一切有關(guān)文獻(xiàn)原則化的事務(wù)。4.2行政部4.2.1確實(shí)掌握公司文獻(xiàn)統(tǒng)一發(fā)行、回收、分類(lèi)與存檔的事務(wù)。4.2.2受理文獻(xiàn)提案申請(qǐng)及登錄。4.2.3制訂文獻(xiàn)制作書(shū)寫(xiě)的原則規(guī)定及文獻(xiàn)編號(hào)原則。4.2.4文獻(xiàn)分類(lèi)保存并維持整潔清潔的環(huán)境。4.2.5定時(shí)制訂【最新文獻(xiàn)一覽表】，以確保公司文獻(xiàn)時(shí)效上的統(tǒng)一。4.2.6負(fù)責(zé)外來(lái)文獻(xiàn)的接受﹑保存﹑登錄﹑編號(hào)﹑管理。4.3各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)有關(guān)文獻(xiàn)的編制、使用、保管以及提出修改、作廢意見(jiàn)。4.4質(zhì)量體系文獻(xiàn)的制/修訂、審查、同意權(quán)責(zé)表:文件類(lèi)別批準(zhǔn)審核制/修訂4.4.1第一階文獻(xiàn)總經(jīng)理ISO體系負(fù)責(zé)人主辦人員4.4.2第二階文獻(xiàn)總經(jīng)理ISO體系負(fù)責(zé)人部門(mén)主管4.4.3第三階文獻(xiàn)ISO體系負(fù)責(zé)人部門(mén)主管主辦人員4.4.4第四階文獻(xiàn)ISO體系負(fù)責(zé)人部門(mén)主管主辦人員4.5外部文獻(xiàn)資料:由行政部統(tǒng)一收集,經(jīng)“ISO體系負(fù)責(zé)人”同意后,由行政部保存與收發(fā)管制。5.作業(yè)內(nèi)容:5.1文獻(xiàn)制作規(guī)范:本規(guī)定限定于一、二階文獻(xiàn)合用(三階文獻(xiàn)的架構(gòu)根據(jù)實(shí)際使用擬定)。5.1.1封面制作規(guī)范，封面必須涉及：5.1.1.1公司名稱(chēng):“深圳致利德電子產(chǎn)品有限公司”5.1.1.2同意、審核、制訂人必須簽名作實(shí)；5.1.1.3文獻(xiàn)名稱(chēng):一、二階文獻(xiàn)名稱(chēng)；5.1.1.4文獻(xiàn)編號(hào):詳見(jiàn)文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則(5.5)；5.1.1.5版次:詳見(jiàn)5.5.5有關(guān)內(nèi)容；5.1.1.6頁(yè)次：所制訂之文獻(xiàn)頁(yè)次及總頁(yè)數(shù)5.1.1.7生效日期:文獻(xiàn)開(kāi)始生效之時(shí)間；5.1.1.8“文獻(xiàn)變更修定履歷”：文獻(xiàn)修定變更明細(xì)。5.1.1.9制訂單位:文獻(xiàn)制訂人所屬單位；5.1.2內(nèi)頁(yè)制作規(guī)范，內(nèi)頁(yè)制作必須涉及:5.1.2.1公司名稱(chēng):位于外框左端第一行，使用20號(hào)宋體字加粗；5.1.2.2文獻(xiàn)名:位于外框左端第二行,使用16號(hào)宋體字加粗；5.1.2.3文獻(xiàn)編號(hào)、版次、頁(yè)次及生效日期:位公司名和文獻(xiàn)名右端,使用14號(hào)宋體字；5.1.2.4正文:5.1.2.4.1各書(shū)寫(xiě)項(xiàng)目段落的段前間距需設(shè)立為0.5行，如設(shè)立“范疇”與上一段的段前間距為0.5行，各段落的標(biāo)題須使用12號(hào)宋體字加粗。5.1.2.4.2文獻(xiàn)內(nèi)容力求清晰易懂，以12號(hào)宋體字由左向右依序書(shū)寫(xiě)。段落以固定值，設(shè)立20磅為原則。5.1.2.4.3章節(jié)條文敘述，根據(jù)下列的數(shù)字排列方式：1.........2.........2.1.........2.1.1........2.1.1.1........2.1.1.1.1........1)..............5.1.2.4.4在正文中須引用其它程序文獻(xiàn)案名或書(shū)名,用“《》”將其注明;引用表單時(shí)用“【】”將其注明，引用某名詞時(shí)用“”注明；5.1.2.4.5文獻(xiàn)書(shū)寫(xiě)內(nèi)容視需要可包含下列各項(xiàng)：1）目的:重點(diǎn)闡明編擬該作業(yè)程序之目的與用意。2）范疇:簡(jiǎn)要闡明該作業(yè)程序的合用之單位與人員之業(yè)務(wù)。3）定義:特殊名詞解釋。4）權(quán)責(zé):有關(guān)單位應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)之重點(diǎn)闡明。5）作業(yè)內(nèi)容:闡明作業(yè)現(xiàn)任之劃分、參加作業(yè)的人員及工作范疇,其內(nèi)容應(yīng)描述為達(dá)成目的之每一具體環(huán)節(jié),包含人、事、時(shí)、地、物等項(xiàng)目。6）參考文獻(xiàn):具體闡明與該作業(yè)程序內(nèi)容有關(guān)之文獻(xiàn)名稱(chēng)。7）使用表單:該作業(yè)程序中所引出的“質(zhì)量統(tǒng)計(jì)”表單。8）附件:該作業(yè)程序中所提及之流程或有關(guān)資料。5.1.3邊框格式橫打格式：上、下邊距為1cm，左、右邊距均為1.5cm。豎打格式：上邊距為1.5㎝，下、左、右邊距均為1cm。5.2表單制作規(guī)范5.2.1表頭第一行為公司名稱(chēng)“東莞市貝躍五金電子有限公司”，字體采用宋體，22號(hào)字加粗。表單名稱(chēng)，如：【質(zhì)量統(tǒng)計(jì)一覽表】，字體采用宋體，20號(hào)字不加粗。5.2.2“表單編號(hào)”采用12號(hào)宋體字，置于表單右下端。5.3文獻(xiàn)制訂、修訂、廢止作業(yè).5.3.1文獻(xiàn)制訂作業(yè)各部門(mén)需要制訂文獻(xiàn)時(shí)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員起草后,經(jīng)有關(guān)部門(mén)會(huì)審、權(quán)責(zé)人員同意后，交行政部登錄、發(fā)行，原稿存留行政部。5.3.2文獻(xiàn)修訂作業(yè)5.3.2.1若文獻(xiàn)不符合現(xiàn)狀需修訂時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)【文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單】闡明修訂的理由，經(jīng)有關(guān)部門(mén)會(huì)審、權(quán)責(zé)人員同意后重新發(fā)行，修訂內(nèi)容填寫(xiě)于文獻(xiàn)封面修訂統(tǒng)計(jì)內(nèi)。5.3.2.2修訂后文獻(xiàn)由行政部發(fā)行，只針對(duì)文獻(xiàn)內(nèi)有變更的頁(yè)次。5.3.3文獻(xiàn)廢止作業(yè):文獻(xiàn)廢止作業(yè)時(shí)，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)【文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單】經(jīng)有關(guān)部門(mén)會(huì)審、權(quán)責(zé)人員同意后廢止,原編號(hào)列入管制不得重復(fù)使用.在保存的作廢文獻(xiàn)原件上加蓋“作廢保存”印章并單獨(dú)保存。5.4文獻(xiàn)審核與同意作業(yè):文獻(xiàn)制訂、修訂及廢止審核及同意作業(yè)依4.4作業(yè)。5.5文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則5.5.1格式一：合用于一階和二階文獻(xiàn)。ZLD-□□-□□□/□版次修改狀態(tài)次序號(hào)為01、02、03……文獻(xiàn)類(lèi)別代號(hào)公司代號(hào)5.5.2格式二：合用于三階和四階文獻(xiàn)。 ZLD-□□-□□—□□□/□版次修改狀態(tài)次序號(hào)為01、02、03……部門(mén)代號(hào)文獻(xiàn)類(lèi)別代號(hào)公司代號(hào)5.5.3文獻(xiàn)類(lèi)別代號(hào)：QM：質(zhì)量手冊(cè)QP：程序文獻(xiàn)WI：作業(yè)指導(dǎo)書(shū)/其它三階文獻(xiàn)FM：各類(lèi)表單5.5.4部門(mén)代號(hào)規(guī)定：總經(jīng)理：GM行政部：HR資材部：PS市場(chǎng)部：SD生產(chǎn)部：PD品管部：QA開(kāi)發(fā)部：ED采購(gòu)部：PUR5.5.5文獻(xiàn)版本5.5.5.1全部新制訂的文獻(xiàn)均由Ａ版開(kāi)始，用Ｂ至Ｚ代表不同的修訂版。5.5.5.2用0至5代表不同修訂版的修訂次數(shù)。5.5.5.3每修訂一次即換一次修訂號(hào)。5.5.5.4修訂號(hào)超出5次時(shí)需將A版升級(jí)到B版，同時(shí)版次再次從0開(kāi)始。5.6文獻(xiàn)的分發(fā)與回收5.6.1行政部收到同意合格的文獻(xiàn)，確認(rèn)文獻(xiàn)編號(hào)及版本無(wú)誤后，按各部門(mén)需求份額填寫(xiě)【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】進(jìn)行發(fā)行，并在發(fā)行文獻(xiàn)的封面上及內(nèi)頁(yè)的右上角加蓋“受控文獻(xiàn)”章。一級(jí)、二級(jí)文獻(xiàn)原版通過(guò)有關(guān)部門(mén)人員簽名后，原版保存在文控中心，電子檔文獻(xiàn)根據(jù)簽名的有關(guān)人員將姓名電子檔列在文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)簽名處。列出對(duì)應(yīng)PDF檔在共享區(qū)，供部門(mén)查閱，三級(jí)文獻(xiàn)做紙質(zhì)檔下發(fā)。5.6.2為確保文獻(xiàn)有效達(dá)成使用單位，文獻(xiàn)接受單位或接受人必須在【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】上簽名確認(rèn)。若為修訂或換版之文獻(xiàn)，使用部門(mén)需將原副本文獻(xiàn)退回行政部進(jìn)行銷(xiāo)毀，舊版原稿由行政部在每頁(yè)上加蓋“作廢保存”章，保存一年后再解決。5.6.3簽收后的副本文獻(xiàn)不得任意涂改，或有任何簽名記號(hào)等，必須保持與行政人事部的正本文獻(xiàn)同樣完整干凈。5.6.4如果受控文獻(xiàn)是作培訓(xùn)或其它參考用，則副本每頁(yè)應(yīng)加蓋“參考文獻(xiàn)”印章，但行政部不負(fù)責(zé)這類(lèi)文獻(xiàn)的版本更新管控。5.6.5各部門(mén)如需借閱文獻(xiàn)，須填寫(xiě)【借閱申請(qǐng)單】經(jīng)權(quán)責(zé)部門(mén)審核、同意后送行政部辦理。5.7文獻(xiàn)補(bǔ)（增）發(fā)作業(yè)程序5.7.1各部門(mén)提出文獻(xiàn)增發(fā)或補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)時(shí)，需填寫(xiě)【文獻(xiàn)補(bǔ)/增發(fā)申請(qǐng)單】，呈部門(mén)經(jīng)理/主管審查其理由與否屬實(shí)，再將申請(qǐng)單送行政人事部解決。5.7.2文獻(xiàn)補(bǔ)發(fā)5.7.2.1若原副本文獻(xiàn)遺失，其作業(yè)程序以下：5.7.2.1.1遺失單位填寫(xiě)【文獻(xiàn)補(bǔ)/增發(fā)申請(qǐng)單】，呈經(jīng)理/主管審查后送行政部解決。5.7.2.1.2行政部接到申請(qǐng)后按原正本文獻(xiàn)影印，加蓋“受控文獻(xiàn)”章正式發(fā)行。5.7.2.1.3申請(qǐng)單位于【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】上簽收。5.7.2.2若原副本文獻(xiàn)破損或污損，其作業(yè)程序以下：5.7.2.2.1申請(qǐng)部門(mén)將污損文獻(xiàn)退回行政部。5.7.2.2.2行政部接到申請(qǐng)后按原正本文獻(xiàn)影印，加蓋“受控文獻(xiàn)”章正式發(fā)行。5.7.2.2.3申請(qǐng)單位于【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】簽收，行政人事部將污損文獻(xiàn)銷(xiāo)毀。5.7.3文獻(xiàn)增發(fā)5.7.3.1某部門(mén)因?qū)嶋H需要或原副本文獻(xiàn)不夠使用時(shí)，可申請(qǐng)文獻(xiàn)增發(fā)。5.7.3.2行政部影印所需文獻(xiàn)加蓋“受控文獻(xiàn)”章正式發(fā)行，申請(qǐng)部門(mén)于【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】簽收5.8外來(lái)文獻(xiàn)作業(yè)程序5.8.1外來(lái)文獻(xiàn)的控制及發(fā)放5.8.1.1外來(lái)文獻(xiàn)涉及：與產(chǎn)品有關(guān)的法律和法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、國(guó)標(biāo)、顧客數(shù)據(jù)等。5.8.1.2顧客提供的外來(lái)文獻(xiàn)由銷(xiāo)售部統(tǒng)一接受部門(mén)歸檔保存，依實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放。5.8.1.3行政部收集與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范等外來(lái)文獻(xiàn)列出【外來(lái)文獻(xiàn)一覽表】并歸檔保存。5.8.1.4對(duì)有版本規(guī)定的外來(lái)文獻(xiàn)的保存應(yīng)是最新版本。5.8.2外來(lái)文獻(xiàn)的編碼5.8.2.1編碼位置均統(tǒng)一于文獻(xiàn)的右上角。5.8.2.2外部文獻(xiàn)資料編號(hào)以文獻(xiàn)來(lái)源、收文年份、月份及收文次序流水編號(hào).□□□□□□□□文獻(xiàn)流水號(hào):從001開(kāi)始月份年份文獻(xiàn)來(lái)源:從A開(kāi)始5.8.2.3文獻(xiàn)來(lái)源:文獻(xiàn)來(lái)源按下列代碼編號(hào):A-----公司購(gòu)置圖書(shū),雜志,與我司合作的其它公司編寫(xiě)的科研成果等.B-----國(guó)家法律、法規(guī).C-----客戶資料(不涉及顧客的任何知識(shí)產(chǎn)權(quán)).D-----供貨商資料.E-----其它資料.年份:以最后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá):如用“10”表達(dá).5.8.2.4文獻(xiàn)流水號(hào):從001開(kāi)始流水編號(hào).5.8.3外部文獻(xiàn)的分發(fā)5.8.3.1正式分發(fā)前，行政部需在復(fù)印的文獻(xiàn)右上角加蓋“參考文獻(xiàn)”章；行政部保存原始的正本文獻(xiàn)。5.8.3.2文獻(xiàn)分發(fā)簽收依普通文獻(xiàn)簽收程序辦理。5.9文獻(xiàn)分類(lèi)與保管作業(yè)程序5.9.1文獻(xiàn)分類(lèi)5.9.1.1按QM、QP、WI、外部文獻(xiàn)不同階層，選擇檔案夾寄存，并在檔案夾裹面的前面建立“文獻(xiàn)清單”以方便查閱，全部檔案依編號(hào)大小次序排列在檔案柜內(nèi)。5.9.1.2各單位存檔文獻(xiàn)統(tǒng)一以A4直式用紙打孔在左邊裝訂。5.9.2文獻(xiàn)保管5.9.2.1為維持文獻(xiàn)體系的存檔整潔，各部門(mén)需負(fù)起保管的責(zé)任。5.9.2.2文獻(xiàn)存檔不得寄存在私人檔案柜內(nèi),必須放置在共享檔案柜內(nèi),以利作業(yè)方便.5.9.2.3正式發(fā)行后，行政部保存正本文獻(xiàn)及【文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單】，蓋“受控文獻(xiàn)”章發(fā)行到各使用單位的文獻(xiàn)為副本文獻(xiàn)。除文控中心外，各單位不得私自復(fù)印受控之文獻(xiàn)。5.9.3電子媒體文獻(xiàn)的管理：由行政部每年12月份對(duì)公司公共盤(pán)的電子媒體文獻(xiàn)定時(shí)COPY備份保存一次。6參考文獻(xiàn):6.1《質(zhì)量統(tǒng)計(jì)管制程序》7使用表單:7.1【文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單】7.2【文獻(xiàn)發(fā)放/回收記錄表】7.3【文獻(xiàn)補(bǔ)/增申請(qǐng)單】7.4【借閱申請(qǐng)單】7.5【最新文獻(xiàn)一覽表】7.6【外部文獻(xiàn)一覽表】8附件8.1附件一:文獻(xiàn)制訂、修訂、廢止作業(yè)流程圖8.2附件二:文獻(xiàn)管制印章樣本：“受控文獻(xiàn)”章“參考文獻(xiàn)”章“外來(lái)文獻(xiàn)”章“作廢保存”章附件一:文獻(xiàn)起草、修訂、廢止作業(yè)流程圖責(zé)任單位作業(yè)流程有關(guān)文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)開(kāi)始開(kāi)始文獻(xiàn)制訂或修訂文獻(xiàn)審核批準(zhǔn)文獻(xiàn)編號(hào)文獻(xiàn)發(fā)放文獻(xiàn)使用文獻(xiàn)修訂文獻(xiàn)作廢資料存檔NONONOYESYESYES文控文獻(xiàn)發(fā)放與回收記錄表文獻(xiàn)與資料管制程序文獻(xiàn)最新版本一覽表文控有關(guān)人員有關(guān)人員各部門(mén)負(fù)責(zé)人文獻(xiàn)修訂、廢止及外發(fā)申請(qǐng)單各有關(guān)單位各有關(guān)單位文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單文控文獻(xiàn)修訂/廢止申請(qǐng)單YESNO