檔案管理辦法

檔案管理方法（試行）第一章總則第一條為加強(qiáng)檔案管理工作，增進(jìn)檔案的保護(hù)和運(yùn)用，更加好地服務(wù)公司生產(chǎn)建設(shè)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)工作，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司（下列簡(jiǎn)稱公司）實(shí)際，制訂本方法。第二條本方法所稱檔案,是指公司內(nèi)部各單位在工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司含有保存價(jià)值的多個(gè)載體的原始統(tǒng)計(jì)。第三條公司檔案工作實(shí)施集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于公司各方面的運(yùn)用。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第四條辦公室負(fù)責(zé)公司檔案專業(yè)歸口管理工作，推行下列職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和有關(guān)方針政策，建立、健全公司檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督檢查執(zhí)行狀況。（二）組織協(xié)調(diào)公司檔案工作的發(fā)展，制訂公司檔案工作的綜合規(guī)劃和專項(xiàng)計(jì)劃，并組織實(shí)施。（三）對(duì)下屬單位檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)，對(duì)貫徹檔案規(guī)章制度的狀況進(jìn)行檢查，對(duì)違紀(jì)行為進(jìn)行查處。（四）對(duì)公司機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的多個(gè)文獻(xiàn)材料的收集、整頓、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和接受。（五）接受公司下屬單位自形成之日起滿的永久、長(zhǎng)久檔案的數(shù)字化檔案。（六）開(kāi)展館藏檔案提供運(yùn)用工作，為工程建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理工作服務(wù)，組織協(xié)調(diào)各單位檔案運(yùn)用與信息開(kāi)發(fā)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。（七）組織、指導(dǎo)開(kāi)展檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與教育、檔案工作人員培訓(xùn)。（八）接受上級(jí)檔案部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。第五條各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)需要配備檔案工作人員，提供必要的條件，保障檔案工作的正常開(kāi)展。各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，恪守紀(jì)律，含有專業(yè)知識(shí)。各單位推行下列職責(zé)：（一）按照上級(jí)和公司規(guī)定，制訂本單位檔案管理工作細(xì)則。（二）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整頓、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供運(yùn)用工作。（三）指導(dǎo)本單位下屬部門(mén)檔案的形成、積累、整頓和歸檔工作。（四）按照規(guī)定向公司辦公室移交檔案。第三章檔案的管理第六條檔案的收集、整頓（一）上級(jí)、公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的文獻(xiàn)材料，由文書(shū)部門(mén)或者業(yè)務(wù)部門(mén)收集、整頓，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)，任何單位和個(gè)人不得回絕或者據(jù)為己有。國(guó)家、公司規(guī)定不得歸檔的材料，嚴(yán)禁私自歸檔。（二）歸檔的文獻(xiàn)材料應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)，文獻(xiàn)書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，檔案整頓符合規(guī)范。（三）反映公司重大的政治、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、文化等活動(dòng)，對(duì)公司含有保存價(jià)值的或者保密的檔案，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收集和管理。（四）各單位要加強(qiáng)公司建設(shè)工程、科學(xué)技術(shù)研究和重要設(shè)備購(gòu)置等項(xiàng)目的文獻(xiàn)材料的收集工作。工程建設(shè)分階段竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向公司辦公室報(bào)告，并做好竣工文獻(xiàn)材料和竣工圖的驗(yàn)收工作。第七條及時(shí)做好電子文獻(xiàn)的歸檔工作。各單位產(chǎn)生的電子文獻(xiàn)需要納入歸檔范疇。電子文獻(xiàn)歸檔實(shí)施“雙軌制”，即在紙質(zhì)文獻(xiàn)歸檔的同時(shí)歸檔同版本的電子文獻(xiàn)，并歸檔電子文獻(xiàn)的有關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息，以確保歸檔的電子文獻(xiàn)與紙質(zhì)文獻(xiàn)的一致性和歸檔電子文獻(xiàn)的長(zhǎng)久可讀性。第八條各單位要加強(qiáng)投資項(xiàng)目基礎(chǔ)資料的管理工作。公司控股、相對(duì)控股的合營(yíng)公司的主管單位要按照國(guó)家的有關(guān)檔案規(guī)定，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，建立健全合營(yíng)公司內(nèi)部檔案管理制度。無(wú)保管條件的合營(yíng)公司，可委托辦公室代為保管。第九條公司境外機(jī)構(gòu)的主管單位要指導(dǎo)、督促境外工作人員建立并認(rèn)真執(zhí)行文獻(xiàn)材料的歸檔制度，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益、正當(dāng)權(quán)益。第十條檔案的保管（一）根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，配備必需的檔案專用庫(kù)房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應(yīng)把檔案部門(mén)的用房列入基建計(jì)劃。庫(kù)房要結(jié)實(shí)，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)等設(shè)施。（二）檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要配有溫濕度計(jì)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備等。（三）對(duì)音像檔案的保管應(yīng)根據(jù)國(guó)標(biāo)GB/T11821-89《照片檔案管理規(guī)范》和DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》有關(guān)條款執(zhí)行。（四）檔案部門(mén)應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲(chǔ)本單位檔案的狀況闡明、分類方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷毀清冊(cè)、檢查統(tǒng)計(jì)、全宗介紹等材料。（五）檔案部門(mén)應(yīng)定時(shí)對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全方面檢查，并作統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采用主動(dòng)有效方法，保護(hù)檔案的安全。第十一條檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)章制度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)秘密檔案和知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理。第十二條加強(qiáng)檔案當(dāng)代化管理工作，與公司信息化建設(shè)同時(shí)發(fā)展。第四章檔案運(yùn)用第十三條各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)做好檔案的提供運(yùn)用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司各級(jí)部門(mén)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。第十四條各級(jí)檔案部門(mén)要建立檔案的借閱運(yùn)用制度，編制檔案目錄，并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索功效。要逐步建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提高檢索效率。第十五條凡運(yùn)用公司館藏檔案的，必須持本單位的正式介紹信或有效證明，注明查閱檔案的內(nèi)容和運(yùn)用目的。公司以外查閱檔案的，須經(jīng)辦公室同意后，方可查閱。第十六條下屬單位檔案室可簡(jiǎn)化運(yùn)用手續(xù)，印制統(tǒng)一的借閱單、借閱卡，經(jīng)檔案運(yùn)用者的主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，注明屬職務(wù)運(yùn)用，即可借閱。第十七條在運(yùn)用檔案的過(guò)程中，必須維護(hù)公司的整體利益和正當(dāng)權(quán)益，發(fā)現(xiàn)有損害公司的利益和權(quán)益的運(yùn)用，檔案人員有權(quán)終止其檔案的運(yùn)用。第十八條運(yùn)用人員必須愛(ài)惜檔案，維護(hù)檔案的原來(lái)面貌，未經(jīng)允許不得私自拆卷（指裝訂案卷），嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行剪截、涂改、圈點(diǎn)、劃道、污損、撕毀和私自復(fù)印，有違反者，由檔案部門(mén)提出意見(jiàn)，由公司或本單位按違規(guī)違制解決；嚴(yán)重的，由公司按有關(guān)規(guī)定解決。第五章檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交第十九條檔案部門(mén)應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)檔案收進(jìn)和移出登記簿。第二十條精確編制檔案工作狀況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)上一級(jí)的檔案部門(mén)。第二十一條各單位應(yīng)認(rèn)真貫徹國(guó)家、公司有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，精確地判斷檔案的存毀。第二十二條檔案的鑒定工作，應(yīng)在本單位分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員共同構(gòu)成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。第二十三條銷毀失去保存價(jià)值的檔案須