檔案管理辦法

檔案管理方法（試行）第一章總則第一條為加強檔案管理工作，增進檔案的保護和運用，更加好地服務公司生產建設經營各項工作，根據有關法律法規(guī)，結合公司（下列簡稱公司）實際，制訂本方法。第二條本方法所稱檔案,是指公司內部各單位在工程建設、生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和公司含有保存價值的多個載體的原始統(tǒng)計。第三條公司檔案工作實施集中統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于公司各方面的運用。第二章檔案機構及其職責第四條辦公室負責公司檔案專業(yè)歸口管理工作，推行下列職責：（一）貫徹執(zhí)行上級有關檔案的法律、法規(guī)和有關方針政策，建立、健全公司檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督檢查執(zhí)行狀況。（二）組織協調公司檔案工作的發(fā)展，制訂公司檔案工作的綜合規(guī)劃和專項計劃，并組織實施。（三）對下屬單位檔案工作實施監(jiān)督、指導，對貫徹檔案規(guī)章制度的狀況進行檢查，對違紀行為進行查處。（四）對公司機關各部門形成的多個文獻材料的收集、整頓、歸檔工作進行監(jiān)督、指導和接受。（五）接受公司下屬單位自形成之日起滿的永久、長久檔案的數字化檔案。（六）開展館藏檔案提供運用工作，為工程建設、生產、經營、技術、管理工作服務，組織協調各單位檔案運用與信息開發(fā)工作中出現的問題。（七）組織、指導開展檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與教育、檔案工作人員培訓。（八）接受上級檔案部門的監(jiān)督、指導。第五條各單位應加強對檔案工作的領導，根據需要配備檔案工作人員，提供必要的條件，保障檔案工作的正常開展。各單位應當保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，檔案人員應當忠于職守，恪守紀律，含有專業(yè)知識。各單位推行下列職責：（一）按照上級和公司規(guī)定，制訂本單位檔案管理工作細則。（二）負責本單位檔案的收集、整頓、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供運用工作。（三）指導本單位下屬部門檔案的形成、積累、整頓和歸檔工作。（四）按照規(guī)定向公司辦公室移交檔案。第三章檔案的管理第六條檔案的收集、整頓（一）上級、公司規(guī)定的應當歸檔的文獻材料，由文書部門或者業(yè)務部門收集、整頓，在規(guī)定時間內移交本單位檔案機構，任何單位和個人不得回絕或者據為己有。國家、公司規(guī)定不得歸檔的材料，嚴禁私自歸檔。（二）歸檔的文獻材料應完整、精確、系統(tǒng)，文獻書寫和載體材料應能耐久保存，檔案整頓符合規(guī)范。（三）反映公司重大的政治、生產、經營、技術、文化等活動，對公司含有保存價值的或者保密的檔案，應當重點收集和管理。（四）各單位要加強公司建設工程、科學技術研究和重要設備購置等項目的文獻材料的收集工作。工程建設分階段竣工驗收后，及時向公司辦公室報告，并做好竣工文獻材料和竣工圖的驗收工作。第七條及時做好電子文獻的歸檔工作。各單位產生的電子文獻需要納入歸檔范疇。電子文獻歸檔實施“雙軌制”，即在紙質文獻歸檔的同時歸檔同版本的電子文獻，并歸檔電子文獻的有關數據和背景信息，以確保歸檔的電子文獻與紙質文獻的一致性和歸檔電子文獻的長久可讀性。第八條各單位要加強投資項目基礎資料的管理工作。公司控股、相對控股的合營公司的主管單位要按照國家的有關檔案規(guī)定，做好檔案管理的基礎工作，建立健全合營公司內部檔案管理制度。無保管條件的合營公司，可委托辦公室代為保管。第九條公司境外機構的主管單位要指導、督促境外工作人員建立并認真執(zhí)行文獻材料的歸檔制度，維護公司的經濟利益、正當權益。第十條檔案的保管（一）根據保存檔案資料的數量，配備必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應把檔案部門的用房列入基建計劃。庫房要結實，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲等設施。（二）檔案部門應根據工作需要配有溫濕度計、去濕機、吸塵器、空調設備和計算機設備等。（三）對音像檔案的保管應根據國標GB/T11821-89《照片檔案管理規(guī)范》和DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》有關條款執(zhí)行。（四）檔案部門應建立全宗卷，以積累存儲本單位檔案的狀況闡明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查統(tǒng)計、全宗介紹等材料。（五）檔案部門應定時對檔案保管狀況進行全方面檢查，并作統(tǒng)計，發(fā)現問題要及時向分管領導報告，采用主動有效方法，保護檔案的安全。第十一條檔案工作人員要嚴格執(zhí)行保密和知識產權保護等方面的規(guī)章制度，切實加強對秘密檔案和知識產權檔案的管理。第十二條加強檔案當代化管理工作，與公司信息化建設同時發(fā)展。第四章檔案運用第十三條各級檔案部門應主動做好檔案的提供運用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為公司各級部門提供及時、有效的服務。第十四條各級檔案部門要建立檔案的借閱運用制度，編制檔案目錄，并實現計算機檢索功效。要逐步建立檔案信息網絡，提高檢索效率。第十五條凡運用公司館藏檔案的，必須持本單位的正式介紹信或有效證明，注明查閱檔案的內容和運用目的。公司以外查閱檔案的，須經辦公室同意后，方可查閱。第十六條下屬單位檔案室可簡化運用手續(xù)，印制統(tǒng)一的借閱單、借閱卡，經檔案運用者的主管領導簽字，注明屬職務運用，即可借閱。第十七條在運用檔案的過程中，必須維護公司的整體利益和正當權益，發(fā)現有損害公司的利益和權益的運用，檔案人員有權終止其檔案的運用。第十八條運用人員必須愛惜檔案，維護檔案的原來面貌，未經允許不得私自拆卷（指裝訂案卷），嚴禁對檔案進行剪截、涂改、圈點、劃道、污損、撕毀和私自復印，有違反者，由檔案部門提出意見，由公司或本單位按違規(guī)違制解決；嚴重的，由公司按有關規(guī)定解決。第五章檔案的統(tǒng)計、鑒定和移交第十九條檔案部門應按規(guī)定填寫檔案收進和移出登記簿。第二十條精確編制檔案工作狀況統(tǒng)計年報，及時上報上一級的檔案部門。第二十一條各單位應認真貫徹國家、公司有關檔案保管期限的規(guī)定，定時對檔案進行鑒定，精確地判斷檔案的存毀。第二十二條檔案的鑒定工作，應在本單位分管負責人的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員共同構成鑒定小組，按規(guī)定進行。第二十三條銷毀失去保存價值的檔案須