采購(gòu)部供應(yīng)商的管理制度

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第一章、總則

第一條、為了確保公司選購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量的最優(yōu)，以及給后期產(chǎn)品的維護(hù)、供應(yīng)商的篩選和進(jìn)一步合作供應(yīng)牢靠的信息，特制度本制度。

其次條、本制度適用于向公司長(zhǎng)期供應(yīng)大批量的原、輔材料及工具器材等價(jià)格較高的物品的廠商，零售商除外。

其次章、詳細(xì)的管理制度

第一條、供應(yīng)商的資質(zhì)

選購(gòu)人員在選擇供應(yīng)商時(shí)，必需要求供應(yīng)商供應(yīng)以下證件的掃描件或是復(fù)印件，且必需在相關(guān)網(wǎng)站上對(duì)其真實(shí)性和有效性進(jìn)行核實(shí)。

1、供應(yīng)商的企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶行賬號(hào);

2、ISO9001/20xx版證書(shū);

3、產(chǎn)品認(rèn)證資料，如3C認(rèn)證證書(shū)、SGS檢驗(yàn)報(bào)告、ROHS證書(shū)等。

4、我方需要其他的資料。

其次條、供應(yīng)商的基本信息

1、企業(yè)的全稱及相應(yīng)的簡(jiǎn)介，具體的辦公地址

2、公司的固定聯(lián)系方式：固話和傳真等

3、公司的網(wǎng)址

第三條、選購(gòu)部門在仔細(xì)的核實(shí)了供應(yīng)商的信息后，需填寫(xiě)《產(chǎn)品選購(gòu)單》的基本資料部分，并提交相關(guān)部門存檔。

第四條、選購(gòu)合同及品質(zhì)保證協(xié)議

1、選購(gòu)合同：選購(gòu)部門在與供應(yīng)商進(jìn)行洽談且達(dá)成全都看法后，簽訂的有“供需關(guān)系”的法律性文件。選購(gòu)合同需含有以下內(nèi)容：一是，雙方的全名、法人代表、聯(lián)系方式(電話、傳真)等信息;二是，所選購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限等;三是，質(zhì)量協(xié)議，違約責(zé)任等。

2、品質(zhì)保證協(xié)議：選購(gòu)部門在確定供應(yīng)商之后，需與其簽署品質(zhì)保證協(xié)議，以保證所選購(gòu)物品和后期服務(wù)的質(zhì)量。品質(zhì)保證協(xié)議需包括以下內(nèi)容：一是，承諾產(chǎn)品符合本行業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不以次充好;二是，若不能履行選購(gòu)合同的條款，則需承當(dāng)?shù)倪`約責(zé)任。

第三章、附則

本制度自公布之日起開(kāi)頭生效。

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為了進(jìn)一步適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)展，理順公司與供應(yīng)商之間的供求保障關(guān)系充分了解供應(yīng)商的各項(xiàng)實(shí)力，搞好公司內(nèi)外部的連接管理，確保滿意平安生產(chǎn)，穩(wěn)定連續(xù)生產(chǎn)的條件，進(jìn)一步搞好公司生產(chǎn)原格物料保質(zhì)保量的選購(gòu)供應(yīng)工作，特制定供應(yīng)商管理制度篇：

一、對(duì)公司所需的各種原料的生產(chǎn)廠家要廣泛的進(jìn)行信息收集和了解，對(duì)有實(shí)力，有信譽(yù)的原料生產(chǎn)廠家列入供應(yīng)商儲(chǔ)備登記表，并逐步收集各類相關(guān)資料予以備案。以備供應(yīng)商選擇時(shí)參考。

二、各類供應(yīng)商選擇，要進(jìn)行全面的分析了解，特殊是關(guān)系到平安生產(chǎn)的大宗原料、重要備件的A類供應(yīng)商，要全部充分進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、及實(shí)地考察，索取各種證件資料，如稅務(wù)登記、工商登記等資質(zhì)證明，生產(chǎn)答應(yīng)證、產(chǎn)品合格證(危急化學(xué)品還要索取平安技術(shù)說(shuō)明書(shū)和平安標(biāo)簽)，并對(duì)所供原料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)取樣分析;B類原料供應(yīng)商在完備以上資料后，可送樣品來(lái)公司進(jìn)行分析驗(yàn)證，部分供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察;其它供應(yīng)商要求資料齊全。資質(zhì)、資料不齊全供應(yīng)商選擇的否認(rèn)條件。

三、經(jīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂供應(yīng)商合作合同(有效期為一年)，并建立供應(yīng)商檔案，各種資質(zhì)資料裝入供應(yīng)商檔案中;供應(yīng)商檔案內(nèi)的資料要不斷的更新，隨時(shí)記錄供應(yīng)商的最新信息資料。

四、依據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)方法，每年對(duì)全部的供應(yīng)商進(jìn)行一次全面的'評(píng)價(jià)(遇特別狀況可縮短評(píng)價(jià)時(shí)間)，達(dá)不到要求的賜予淘汰;合格的賜予續(xù)簽合同。

五、供應(yīng)商評(píng)價(jià)條件：

1、產(chǎn)品質(zhì)量;

2、技術(shù)服務(wù);

3、交貨速度;

4、對(duì)用戶的需求能否作出快速反應(yīng);

5、供應(yīng)商的信譽(yù);

6、產(chǎn)品價(jià)格;

7、延期付款力量;

8、銷售人員的素養(yǎng)(才能、品德);

9、相關(guān)資料的優(yōu)劣。

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供應(yīng)商檔案管理是公司選購(gòu)管理的重要內(nèi)容，而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度，有利于更好的了解供應(yīng)商之制程力量、品管功能，更清晰地確認(rèn)其是否有供應(yīng)符合本錢、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的力量，是建立長(zhǎng)期供需合作關(guān)系決策的重要根據(jù)。

第一條、供應(yīng)商檔案管理對(duì)象：

1、從時(shí)間序列來(lái)劃分：老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、將來(lái)供應(yīng)商。新供應(yīng)商和將來(lái)供應(yīng)商為重點(diǎn)管理對(duì)象。

2、從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進(jìn)行交易的供應(yīng)商和即將進(jìn)行交易的供應(yīng)商。對(duì)于第一類供應(yīng)商，不能由于交易中斷而放棄對(duì)其的檔案管理；對(duì)于其次類的供應(yīng)商，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內(nèi)容；對(duì)于第三類供應(yīng)商，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理資料，為即將綻開(kāi)的交易業(yè)務(wù)預(yù)備資料。

3、從供應(yīng)商性質(zhì)來(lái)劃分：特別公司〔與本公司有特別業(yè)務(wù)等〕、一般公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點(diǎn)、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同，對(duì)其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。

4、從供應(yīng)數(shù)量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力供應(yīng)商〔供貨時(shí)間長(zhǎng)、供應(yīng)量大等〕，一般供應(yīng)商。不言而喻，供應(yīng)商檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。

其次條、供應(yīng)商管理內(nèi)容

1、供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，即公司所把握的供應(yīng)商最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獵取的第一手資料。這些資料，是供應(yīng)商檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e—mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人；公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。

2、供應(yīng)商特征：供應(yīng)力量、進(jìn)展?jié)摿?、企業(yè)規(guī)模和知名度等。

3、業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素養(yǎng)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作看法等。

4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀：主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、將來(lái)的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況等。

第三條、供應(yīng)商檔案管理方法

1、建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立供應(yīng)商檔案卡〔又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等〕。采納卡的形式，主要是為了填寫(xiě)、保管和查閱便利。

供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

①供應(yīng)供應(yīng)商資料卡，由供應(yīng)商填寫(xiě)。

②由選購(gòu)員通過(guò)平常的業(yè)務(wù)活動(dòng)或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。

③通過(guò)本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的選購(gòu)狀況〔包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實(shí)際狀況〕。

然后依據(jù)這三種渠道反饋的信息，對(duì)供應(yīng)商的相關(guān)資料進(jìn)行整理、核實(shí)匯總，填入供應(yīng)商檔案卡。

2、通過(guò)選購(gòu)員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是：編制供應(yīng)商信息周報(bào)，由匯總整理，周會(huì)時(shí)上報(bào)總經(jīng)理，據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。

第四條、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)留意問(wèn)題

1、供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理不同于一般的檔案管理。假如一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要依據(jù)供應(yīng)商狀況的改變，不斷地加以調(diào)整，消退過(guò)舊資料；準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)充新資料，不斷地供應(yīng)商的改變，進(jìn)行跟蹤記錄。

2、供應(yīng)商檔案管理的重點(diǎn)不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上，而且還應(yīng)更多地關(guān)留意向供應(yīng)商，為