分貝通零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè) -2023.09

連鎖經(jīng)營零售品牌零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)400-817-6868北京、上海、廣州、深圳、杭州、蘇州、重慶、成都前言Preface0102041101零售企業(yè)支出管理趨勢02零售企業(yè)支出管理現(xiàn)狀調(diào)研03零售企業(yè)支出管理最佳辦法附錄（含電子下載路徑）零售企業(yè)支出管理制度范本15CONTENTS前言

Preface隨著線下消費(fèi)場景的恢復(fù)，國內(nèi)

2023

年第一季度商品零售和餐飲消費(fèi)分別同比增長

9.1%和

26.3%，煙火氣逐漸回歸。同時(shí)，在社會(huì)消費(fèi)品零售總額及同比增速方面，全國

16

城均實(shí)現(xiàn)1了增長，恢復(fù)態(tài)勢良好。不過，隨著線上流量紅利逐漸降低，平臺(tái)間用戶競爭日趨白熱化，加劇了零售市場的不確定性。因此，零售企業(yè)開始利用數(shù)字化手段提質(zhì)增效，優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)。企業(yè)支出是成本管理中不可忽視的模塊之一。為了優(yōu)化費(fèi)用管理，零售企業(yè)的管理者們要求以精細(xì)化運(yùn)營實(shí)現(xiàn)整體的效率提升，例如專注“事前管控”，精細(xì)化差旅規(guī)則，標(biāo)準(zhǔn)化審批流程等?！读闶燮髽I(yè)支出管理制度手冊(cè)》結(jié)合分貝通零售行業(yè)的客戶最佳實(shí)踐，并結(jié)合問卷調(diào)研（回收

892

份）和企業(yè)走訪（145

家）的方式，分析、總結(jié)零售企業(yè)支出管理上的方法論以及降本成效，期待為更多還在探索中的零售企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)參考。1

數(shù)據(jù)來源：臻量

-《2023

年一季度零售商業(yè)行業(yè)報(bào)告：煙火回歸，消費(fèi)向暖》01Chapter零售企業(yè)支出管理趨勢零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement1.1

零售企業(yè)支出管理趨勢線上流量分散，線下渠道飽和，零售企業(yè)在紅海市場中需要“時(shí)刻保存體力”。企業(yè)支出管理作為升級(jí)全員效率的關(guān)鍵模塊，更能映射管理問題。零售企業(yè)經(jīng)過大量的實(shí)踐后，其企業(yè)支出管理逐漸呈現(xiàn)出“強(qiáng)掌控”、“精細(xì)化”、“重成效”等特點(diǎn)。1.分散式業(yè)務(wù)布局，企業(yè)更欲擁有“掌控權(quán)”隨著收入與消費(fèi)模式的分流，加之消費(fèi)在一二線城市的飽和，三四線城市成為零售企業(yè)必爭之地。

但“熟人社會(huì)”“價(jià)格敏感”“線上化程度低”等特點(diǎn)，都成為制約企業(yè)在“下線城市”費(fèi)用管理的關(guān)鍵因素。

因此，零售企業(yè)更期待實(shí)現(xiàn)全國集中式統(tǒng)一管理，拿到“主動(dòng)權(quán)”。2.以“人”為本，數(shù)字化管理工具的要義尤其在餐飲連鎖領(lǐng)域，數(shù)字化工具和門店管理系統(tǒng)的應(yīng)用開始賦能導(dǎo)購，以實(shí)現(xiàn)與消費(fèi)者更深入的連接。在費(fèi)用管理中，零售企業(yè)越來越注重以“人”為出發(fā)點(diǎn)的規(guī)則調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)效能最大化。3.

內(nèi)控管理的“密度”升級(jí)，關(guān)注細(xì)節(jié)直至每一張紙近幾年，企業(yè)不約而同在“費(fèi)用”上有不同程度的精細(xì)化，包括差標(biāo)調(diào)整精細(xì)到差旅城市，福利優(yōu)化到具體的使用場景，甚至是員工使用的每一張“紙”都被有效管理。尤其，零售企業(yè)作為率先擁抱變化的先行者，很難抗拒來自系統(tǒng)帶來的“高密度”“精細(xì)化”“靈活化”管理的誘惑。4.

系統(tǒng)采購更務(wù)實(shí)，內(nèi)部管理重“降本”一些零售企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型后發(fā)現(xiàn)預(yù)期的收益效果并不理想，因此更加關(guān)注實(shí)際成效。企業(yè)開始審視和優(yōu)化數(shù)字化工具，確保其對(duì)業(yè)務(wù)增長、盈利能力或者是“降本”上的實(shí)際貢獻(xiàn)。5.

數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策，進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部管理隨著數(shù)字化工具應(yīng)用程度加深，數(shù)據(jù)資產(chǎn)成為企業(yè)內(nèi)部重要資源。企業(yè)支出管理方面，零售企業(yè)致力將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相結(jié)合，以指導(dǎo)決策和管理。借助數(shù)字化工具，企業(yè)可以更好實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的相互串聯(lián)，從而形成策略依據(jù)，優(yōu)化供應(yīng)鏈和推動(dòng)業(yè)務(wù)增長。302Chapter零售企業(yè)支出管理現(xiàn)狀調(diào)研零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement2.1

零售企業(yè)支出管理現(xiàn)狀調(diào)研為進(jìn)一步了解零售企業(yè)支出管理的狀態(tài)，分貝通自

2023

年

3

月到

2023

年

7

月期間持續(xù)調(diào)研，走訪了145家企業(yè)，發(fā)放

1000

份調(diào)研問卷（有效問卷

892

份），最終總結(jié)出零售企業(yè)在支出管理上的

5

大現(xiàn)狀及特點(diǎn)。整體而言，盡管零售企業(yè)已經(jīng)走在了數(shù)字化前列，但費(fèi)用管理的精細(xì)化還有待加強(qiáng)。調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，零售企業(yè)中有

44.47%

的公司“出差規(guī)則開始標(biāo)準(zhǔn)化”，有超過

20.12%

的從業(yè)者認(rèn)為出差的審核開始變得非常嚴(yán)格。也就是說，超過半數(shù)的零售企業(yè)還在數(shù)字化企業(yè)支出管理的路上，迫切需要更行之有效的辦法。出差規(guī)則開始標(biāo)準(zhǔn)化出差的審核非常嚴(yán)格44.47%20.12%19.23%出差審批領(lǐng)導(dǎo)過了就行，沒限制出差審核沒變化，本身管理很標(biāo)準(zhǔn)其他10.67%5.51%圖2-12022-2023

零售企業(yè)支出規(guī)則變化數(shù)據(jù)來源：分貝通調(diào)研數(shù)據(jù)1.主攻下沉市場趨勢下，商旅相關(guān)的規(guī)則與業(yè)務(wù)脫節(jié)《2022-2023

一體化企業(yè)支出管理報(bào)告》數(shù)據(jù)顯示，零售行業(yè)最為看重下沉市場機(jī)會(huì)。2022

年，餐飲連鎖、新零售、家居家裝等零售細(xì)分行業(yè)在三、四線城市的商旅預(yù)訂量同比顯著提升。預(yù)訂量占比50.0%40.0%30.0%20.0%10.0%0.0%45.5%39.0%38.5%34.1%33.4%28.3%34.2%29.9%27.8%27.5%27.1%24.8%20.8%20.6%20.3%18.1%16.2%18.5%15.6%13.6%餐飲連鎖

傳統(tǒng)制造新零售家居家裝

生物醫(yī)療

貿(mào)易物流

智能制造

建筑工程

軟件SaaS

文娛傳媒2021

2022圖2-2不同行業(yè)在三四線城市的酒店預(yù)訂量變化數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)5零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement但是，據(jù)分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)分析，在火車、機(jī)票、酒店

3

大場景的規(guī)則設(shè)置中，平均有

70%

以上的零售企業(yè)僅將規(guī)則配置在一、二線城市，未設(shè)置在三、四線城市的預(yù)訂規(guī)則，費(fèi)用管控規(guī)則精細(xì)化程度低。企業(yè)占比圖2-3不同場景下的城市規(guī)則設(shè)置情況數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)2.規(guī)則制定常常忽略“人”的因素，行為規(guī)范提上日程2.1

機(jī)票規(guī)則設(shè)置應(yīng)“以人為本”對(duì)于普通職級(jí)的員工，99%

以上公司不對(duì)機(jī)票價(jià)格限制，更傾向于在艙位、折扣力度和預(yù)訂行為上做規(guī)范。例如，有

38.71%

的企業(yè)通過設(shè)置“限制購買

7

折以下”機(jī)票的規(guī)則，以控制員工買高價(jià)票的行為。3折以下,3.23%5折以下,3.23%6折以下,9.68%不限制,35.48%7折以下,38.71%9折以下,6.45%8折以下,3.23%圖2-4機(jī)票折扣限制數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)6零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement盡管零售企業(yè)已經(jīng)初步具備“控本”意識(shí)，但對(duì)于“預(yù)訂行為”的管控卻未落到實(shí)處。目前，74.19%

的企業(yè)還未進(jìn)行員工“提前預(yù)訂天數(shù)”限制。由于員工差旅行程有臨時(shí)性和突發(fā)性，為了保證業(yè)務(wù)靈活，企業(yè)并未做嚴(yán)格的提前預(yù)訂規(guī)范。不過，根據(jù)分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)可知，提前

3

天預(yù)訂機(jī)票的價(jià)格較提前

1

天預(yù)訂機(jī)票約節(jié)省

20%，通過在“預(yù)訂行為”上下功夫更能降本。不限制提前預(yù)訂天數(shù)限制至少提前預(yù)訂2天限制至少提前預(yù)訂3天限制至少提前預(yù)訂7天74.19%6.45%16.13%3.23%圖2-5機(jī)票預(yù)訂行為限制數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)顯示，58.06%

的企業(yè)機(jī)票規(guī)則設(shè)置單純按照職級(jí)劃分，25.81%

的企業(yè)按照部門

+

職級(jí)組合的方式進(jìn)行規(guī)則設(shè)置，更有

16.13%

的企業(yè)全員使用一套預(yù)訂規(guī)則。全員一致,16.13%部門+職級(jí),25.81%職級(jí),58.06%圖2-6機(jī)票規(guī)則劃分依據(jù)數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)7零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement其中，51.61%

的零售企業(yè)僅配置

2、3

個(gè)類型的機(jī)票規(guī)則，比如僅配置“員工機(jī)票預(yù)訂規(guī)則”和“管理層機(jī)票預(yù)訂規(guī)則”；而能夠前瞻性地配置

5

個(gè)以上機(jī)票規(guī)則的企業(yè)僅占比

16.13%。由此不難看出，零售企業(yè)在機(jī)票規(guī)則設(shè)置上整體依然“粗放”，有進(jìn)一步升級(jí)空間。企業(yè)占比35.00%29.03%30.00%25.00%20.00%15.00%10.00%5.00%22.58%16.13%16.13%9.68%6.45%0.00%1個(gè)2個(gè)3個(gè)4個(gè)5個(gè)6及6個(gè)以上圖2-7機(jī)票規(guī)則個(gè)數(shù)數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)2.2

用車行為規(guī)范初有成效零售企業(yè)存在大量日常門店巡查和渠道拓展業(yè)務(wù)，因公用車需求多。隨著支出管理制度的普及和優(yōu)化，零售企業(yè)在用車方面的規(guī)則執(zhí)行已經(jīng)初有成效?！?022-2023

一體化企業(yè)支出管理報(bào)告》數(shù)據(jù)顯示，2023

年開始，大量企業(yè)開始告別過去“無車型”限制的狀態(tài)，將規(guī)則限制在“出租車、經(jīng)濟(jì)型”，更貴的舒適型、豪華型等車型的預(yù)訂量大幅減少，分別同比減少

46.3%、43.2%。訂單量變化百分比19.0%20%12.8%10%0%-10%-20%-20.9%-30%-26.3%-40%-50%-46.3%-43.2%出租車經(jīng)濟(jì)型優(yōu)享型舒適型豪華型六座商務(wù)圖2-8用車場景各車型訂單量變化數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)不過，部分零售企業(yè)由于沒有對(duì)車型進(jìn)行員工預(yù)訂行為限制，導(dǎo)致了大量隱形的浪費(fèi)。舉例而言，一家餐飲連鎖公司分析用車訂單數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，15%

的員工用車訂單選擇的是舒適型而非經(jīng)濟(jì)型。之后，該公司進(jìn)行了規(guī)則調(diào)整，引導(dǎo)員工優(yōu)先選擇單價(jià)更低的經(jīng)濟(jì)型，僅這

1

條規(guī)則施行，就帶來了近

10%

的用車費(fèi)用節(jié)約。8零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement3.細(xì)分行業(yè)的酒店差標(biāo)不一，缺乏可信賴數(shù)據(jù)依據(jù)調(diào)研零售行業(yè)不同垂直市場發(fā)現(xiàn)，酒店差標(biāo)的“起伏大“。數(shù)據(jù)顯示，零售市場內(nèi)日化品牌的酒店差標(biāo)普遍較低，均價(jià)在

170

元左右，而新茶飲等品牌酒店差標(biāo)遙遙領(lǐng)先，平均值超過

300

元。差標(biāo)平均價(jià)格

/

元￥400400￥365￥350￥350￥34535030025020015010050￥300￥300￥300￥306￥300￥293￥283￥262￥250￥230￥1700新茶飲服飾品牌連鎖餐飲乳制品一線城市家居品牌食品制造酒水飲料日化品牌二線城市及以下圖2-9不同細(xì)分行業(yè)企業(yè)的酒店差標(biāo)數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)究其原因發(fā)現(xiàn)，由于嚴(yán)重缺乏酒店差標(biāo)制定的數(shù)據(jù)依據(jù)，因此企業(yè)酒店差標(biāo)的制定基本依靠經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致出現(xiàn)大量差標(biāo)不一致的情況。4.“墊款報(bào)銷”依然是主要矛盾，企業(yè)合規(guī)難度高數(shù)據(jù)調(diào)研顯示，僅

21.87%

的零售企業(yè)“分別擁有商旅、用車、外賣、報(bào)銷等服務(wù)商”。55.46%

的新零售企業(yè)員工出差

/

商務(wù)消費(fèi)的方式還停留在“員工自己先墊錢，后報(bào)銷”的狀態(tài)。員工自己先墊錢，后報(bào)銷分別擁有商旅、用車、外賣、報(bào)銷等供應(yīng)商商務(wù)消費(fèi)平臺(tái)+員工報(bào)銷組合方式55.46%21.87%12.66%集合商旅、采購、報(bào)銷一體的供應(yīng)商10.01%圖2-10零售企業(yè)員工的商務(wù)消費(fèi)方式數(shù)據(jù)來源：分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)9零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement其中，墊款報(bào)銷的企業(yè)中，有

60.23%

的企業(yè)員工消費(fèi)規(guī)則制定依靠行政發(fā)布員工手冊(cè)，預(yù)訂時(shí)員工須自行遵守；24.50%

的企業(yè)通過財(cái)務(wù)審核來規(guī)范支出。但是具體執(zhí)行中，所有的公司都無一例外地出現(xiàn)過“超規(guī)報(bào)銷”“超預(yù)算報(bào)銷”的情況。其他,1.19%費(fèi)用管理系統(tǒng)配置，14.08%行政發(fā)布員工手冊(cè),60.23%報(bào)銷時(shí)財(cái)務(wù)審核,24.50%圖2-11當(dāng)前零售企業(yè)如何規(guī)范支出管理數(shù)據(jù)來源：分貝通調(diào)研數(shù)據(jù)且有

62.94%

的被調(diào)研財(cái)務(wù)表示，“發(fā)票、單據(jù)太多，財(cái)務(wù)審核耗時(shí)間”依然是當(dāng)下零售企業(yè)費(fèi)用管理上最為顯著的問題。發(fā)票、單據(jù)太多，財(cái)務(wù)審核耗時(shí)間無法追溯到員工行為，規(guī)則制定全憑“經(jīng)驗(yàn)”員工墊款出差，體驗(yàn)感差62.96%51.85%48.15%事后報(bào)銷的方式?jīng)]有辦法管控44.43%公司采購的系統(tǒng)多，審批到預(yù)訂要多個(gè)系統(tǒng)不方便其他29.63%0.18%圖2-12

零售企業(yè)支出管理常見問題數(shù)據(jù)來源：分貝通調(diào)研數(shù)據(jù)5.企業(yè)費(fèi)用規(guī)則精細(xì)化程度低，覆蓋模塊少根據(jù)調(diào)研，目前在支出相關(guān)規(guī)則的精細(xì)化上，僅有不到

10%的零售企業(yè)實(shí)現(xiàn)了全場景多層次的規(guī)則制定，例如制定了覆蓋商旅、福利、采購、報(bào)銷、付款等費(fèi)用模塊規(guī)則。其中有

60%

以上零售企業(yè)僅在高頻的商旅模塊設(shè)置規(guī)則，更有近

10%

以上零售企業(yè)還沒有制定相關(guān)規(guī)則。1003Chapter零售企業(yè)支出管理最佳辦法零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement3.1

零售企業(yè)支出管理最佳辦法1.零售企業(yè)支出管理制度變遷當(dāng)前，企業(yè)支出管理正在由

2.0

向

3.0

轉(zhuǎn)變，3.0

形態(tài)下的數(shù)字化企業(yè)支出管理更強(qiáng)調(diào)從根源上解決問題，并能夠?qū)崿F(xiàn)流程上閉環(huán)和規(guī)則復(fù)盤，實(shí)現(xiàn)“以人為本”的規(guī)則落實(shí)。流程化1.0信息化2.0數(shù)字化3.0自動(dòng)化4.0人工維系規(guī)則系統(tǒng)判定規(guī)則系統(tǒng)配置規(guī)則自動(dòng)化識(shí)別規(guī)則圖3-1企業(yè)支出制度的變遷2.

零售企業(yè)支出管理

3.0

規(guī)則體系3.0

形態(tài)下的企業(yè)支出管理規(guī)則體系應(yīng)該以“集中化費(fèi)用數(shù)據(jù)基礎(chǔ)”為根基，從全場景規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)化流程、系統(tǒng)前置管控、動(dòng)態(tài)

/

真實(shí)訂單數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輔助策略的閉環(huán)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化企業(yè)支出管理規(guī)則的制定。零售企業(yè)支出管理想要全面擁抱數(shù)字化，除了深刻理解管理流程閉環(huán)外，還需要進(jìn)一步重視在全部使用場景下的管理問題。當(dāng)前可以以軟件和支付兩大模塊為主，一邊是以費(fèi)控管理流程規(guī)范為基底，另一邊是以員工消費(fèi)管控為目的，從而形成完整的企業(yè)支出管理模式。圖3-2一體化企業(yè)支出管理及支付平臺(tái)12零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement3.分貝通對(duì)零售企業(yè)的管理價(jià)值3.1

場景一體聚合機(jī)票、酒店、火車、用車、外賣、采購等全商務(wù)消費(fèi)場景資源，員工所有因公消費(fèi)統(tǒng)一入口申請(qǐng)、審批和預(yù)訂，實(shí)現(xiàn)所有因公支出的一體。3.2

流程一體實(shí)現(xiàn)“OA-

分貝通

-

業(yè)務(wù)

-

財(cái)務(wù)”整條鏈路互聯(lián)互通，從員工的基礎(chǔ)信息、組織架構(gòu)的業(yè)務(wù)動(dòng)作轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)語言，實(shí)現(xiàn)流程一體化后，為企業(yè)帶來全面的數(shù)字化。3.3

支付一體通過整合商旅、商城等合作方和更多優(yōu)質(zhì)銀行資源，全面拉通因公消費(fèi)場景，由此打造了更深入、更全面、更完整的一體化支付解決方案。3.4

數(shù)據(jù)一體所有員工支出數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)沉淀后，財(cái)務(wù)能夠通過分析數(shù)據(jù)趨勢，發(fā)現(xiàn)問題和做出總結(jié)，從而讓動(dòng)態(tài)、真實(shí)的信息真正變?yōu)閿?shù)據(jù)資產(chǎn)。3.5業(yè)財(cái)一體實(shí)時(shí)的訂單數(shù)據(jù)自動(dòng)沉淀在系統(tǒng)中，可助力企業(yè)打造數(shù)據(jù)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的融合，從而形成業(yè)財(cái)一體，為企業(yè)業(yè)務(wù)策略提供數(shù)據(jù)依據(jù)。零售行業(yè)代表企業(yè)食品飲料家居用品服飾鞋帽餐飲連鎖咖啡茶飲13零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.1

附錄：零售企業(yè)支出管理制度范本在企業(yè)支出管理方面，結(jié)合大量零售企業(yè)最佳實(shí)踐，和一批數(shù)字化解決方案先行者的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)。分貝通最終打造《零售企業(yè)支出管理制度范本》，以供更多零售企業(yè)參考。掃描下方二維碼可直接下載

word

版范本14零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.1

附錄：零售企業(yè)支出管理制度范本為了解決員工商務(wù)支出審核復(fù)雜、提高公司辦公效率并實(shí)現(xiàn)公司支出智能化管理的問題，我司采用名為“分貝通”（可以替換為公司真實(shí)名稱）的企業(yè)支出管理軟件。具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)詳見下方規(guī)定。1.

適用范圍本規(guī)則適用于全體員工。根據(jù)員工職級(jí)、崗位的不同，將按照總裁辦、管理層、員工（職能）、員工（營銷）四類劃分員工權(quán)限，并分別設(shè)置權(quán)限、規(guī)則、管控方式。所有員工需按照本文件所規(guī)定之條款使用分貝通。2.

分貝通使用范圍及概述自本規(guī)則發(fā)布之日起，所有公司的因公支出，必須使用分貝通

App，分貝通

App

無法覆蓋的，使用分貝通企業(yè)卡或銀企直聯(lián)進(jìn)行支付，詳見下圖。15零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement2.1

分貝通商務(wù)消費(fèi)使用概述：全體員工的商旅用餐類消費(fèi)，應(yīng)在分貝通商務(wù)消費(fèi)中發(fā)起使用，并按照公司規(guī)定提交申請(qǐng)及預(yù)訂。全體員工的辦公采購類費(fèi)用，應(yīng)由行政員工在分貝通的采購模塊中采購。公司的快遞，應(yīng)由行政人員或結(jié)算人員使用分貝通的快遞或閃送功能發(fā)起寄送。2.2

分貝通個(gè)人消費(fèi)使用概述：全體員工的業(yè)績激勵(lì)、餐補(bǔ)、節(jié)假日福利金、生日福利金等，將以分貝券的形式下發(fā)到對(duì)應(yīng)員工個(gè)人消費(fèi)賬戶，員工在個(gè)人消費(fèi)的指定消費(fèi)模塊可以使用分貝券進(jìn)行消費(fèi)。2.3

分貝通企業(yè)卡使用概述：允許全體員工開通分貝通企業(yè)卡，用于補(bǔ)充分貝通

App

尚未支持的消費(fèi)類型。公司團(tuán)建費(fèi)使用企業(yè)卡額度下發(fā)，企業(yè)卡使用及管理辦法請(qǐng)見本規(guī)則第

7

條之規(guī)定。2.4

分貝通對(duì)公付款使用概述：為部分員工開通對(duì)公付款功能，用于公對(duì)公支付。對(duì)公付款使用及管理辦法請(qǐng)見本規(guī)則第

8

條之規(guī)定。2.5

分貝通報(bào)銷使用概述：允許員工使用分貝通

App

發(fā)起報(bào)銷。當(dāng)員工的消費(fèi)類型分貝通

App

無法覆蓋的情況下，或特殊情況下的消費(fèi)，可以通過分貝通

App

發(fā)起報(bào)銷。報(bào)銷管理辦法請(qǐng)見本規(guī)則第

17

條之規(guī)定。3.

分貝通使用及管控規(guī)則概述全體員工的因公消費(fèi)，凡是在分貝通覆蓋的范圍之內(nèi)，應(yīng)優(yōu)先使用分貝通

App

支付，如果分貝通

App無法覆蓋消費(fèi)類型，應(yīng)優(yōu)先使用分貝通“企業(yè)卡”支付。所有通過分貝通商務(wù)消費(fèi)內(nèi)功能模塊產(chǎn)生的消費(fèi)，均不需要向商家索要發(fā)票（火車票模塊存在特殊情況，詳見本規(guī)則第

7

條之規(guī)定）。所有通過分貝通個(gè)人消費(fèi)內(nèi)功能模塊產(chǎn)生的消費(fèi)，均不需要向商家索要發(fā)票，但公司鼓勵(lì)員工主動(dòng)向商家索要以（公司主體）為抬頭的發(fā)票（具體信息見

7.3.3）并提交給行政員工統(tǒng)一收集。所有通過分貝通“企業(yè)卡”產(chǎn)生的消費(fèi)，均應(yīng)向商家索要發(fā)票，并通過分貝通

App

完成核銷。所有通過分貝通報(bào)銷功能申請(qǐng)的報(bào)銷費(fèi)用，均應(yīng)向商家索要發(fā)票，并在使用分貝通

App

報(bào)銷時(shí)上傳發(fā)票。所有通過對(duì)公付款支付的款項(xiàng)，應(yīng)向收款方索要發(fā)票，并通過分貝通

App

上傳發(fā)票。所有通過分貝通

App

進(jìn)行的申請(qǐng)及消費(fèi)，都受到管控，包括人員管理、權(quán)限配置、預(yù)算管理、審批配置、規(guī)則配置、智能推薦、節(jié)省獎(jiǎng)勵(lì)、里程補(bǔ)貼、分貝券配置、企業(yè)卡額度、企業(yè)卡核銷、申請(qǐng)單管理等模塊，分別應(yīng)用于不同的功能模塊。3.1

人員管理全體員工開通分貝通

App

權(quán)限，每位員工應(yīng)當(dāng)妥善保管各自賬號(hào)和密碼。員工入職時(shí)，行政部應(yīng)為員工按照對(duì)應(yīng)的層級(jí)開通分貝通賬號(hào)與各項(xiàng)權(quán)限。員工辦理離職時(shí)，應(yīng)先注銷分貝通賬號(hào)后，方可允許辦理離職手續(xù)。3.2

權(quán)限配置分貝通各個(gè)功能模塊權(quán)限開關(guān)，根據(jù)員工不同的層級(jí)進(jìn)行設(shè)置。16零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement3.3

預(yù)算管理預(yù)算管理應(yīng)與公司整體預(yù)算流程保持一致。每月首個(gè)工作日需要將當(dāng)月定稿的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算配置在分貝通后臺(tái)，用于預(yù)算管控。員工每次下單時(shí)審核預(yù)算執(zhí)行情況，如果當(dāng)月累計(jì)消費(fèi)金額超過當(dāng)月預(yù)算，將會(huì)禁止員工提交訂單。如需提升當(dāng)月預(yù)算，應(yīng)向財(cái)務(wù)部提交預(yù)算變更申請(qǐng)并報(bào)

CEO

同意后，由財(cái)務(wù)部調(diào)整當(dāng)月預(yù)算。3.4

審批配置及規(guī)則配置3.4.1

審批配置及規(guī)則配置定義審批配置種類及定義在差旅消費(fèi)中，申請(qǐng)單分為行程審批和訂單審批，兩種審批可以單獨(dú)使用，也可以疊加使用，也可以與規(guī)則配置疊加。行程審批，即事前審批，需要員工在差旅出行前將所有的行程提前規(guī)劃完畢并統(tǒng)一提交審批。行程審批只規(guī)劃行程安排，不做訂單預(yù)訂。行程審批通過后方可按照行程審批單的規(guī)劃發(fā)起訂單預(yù)訂。訂單審批，即事中審批，是員工在發(fā)起訂單時(shí)需要提交的審批。在采購模塊，申請(qǐng)單僅有訂單審批一種模式。在用車模塊下的申請(qǐng)用車功能，支持發(fā)起用車申請(qǐng)，申請(qǐng)用車需要員工在提交申請(qǐng)單時(shí)寫明用車城市、時(shí)間、次數(shù)，員工需遵守公司默認(rèn)限制的車型、單次用車價(jià)格等（具體參見

4.2.2

規(guī)定），申請(qǐng)通過以后要按照申請(qǐng)單用車，如果用車金額超規(guī)，支持個(gè)人支付。17零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement在用餐模塊，設(shè)置有單獨(dú)的用餐審批。員工需要按照實(shí)際情況在申請(qǐng)單中寫明使用金額、日期、使用時(shí)間段、用餐城市、用餐人數(shù)。審批通過后，需要嚴(yán)格按照申請(qǐng)單消費(fèi)，無法超規(guī)。在外賣模塊，設(shè)置有單獨(dú)的外賣審批。員工需要按照實(shí)際情況在申請(qǐng)單中寫明使用金額、日期、送餐時(shí)間段、送餐地址。審批通過后，需要嚴(yán)格按照申請(qǐng)單消費(fèi)，無法超規(guī)。在企業(yè)卡使用中，設(shè)置有企業(yè)卡額度審批與核銷單審批。員工需要根據(jù)實(shí)際情況發(fā)起企業(yè)卡額度審批，并在申請(qǐng)單中填寫金額、費(fèi)用歸屬。員工在完成企業(yè)卡額度使用后，需要提交企業(yè)卡核銷單，并填寫申請(qǐng)描述。在使用報(bào)銷功能中，設(shè)置有報(bào)銷審批。員工需要根據(jù)實(shí)際情況填寫費(fèi)用明細(xì)、費(fèi)用歸屬及申請(qǐng)描述。在因公付使用中，設(shè)置有對(duì)公付款申請(qǐng)，員工應(yīng)當(dāng)在申請(qǐng)單內(nèi)填寫申請(qǐng)事由、付款賬戶、付款金額、付款時(shí)間、用途，以及供應(yīng)商、合同、憑證信息。規(guī)則配置定義規(guī)則配置，即按照公司為不同層級(jí)員工預(yù)設(shè)的規(guī)則配置，各個(gè)功能模塊（快遞物流除外）均可設(shè)置獨(dú)立的規(guī)則配置。規(guī)則配置可以和行程審批、訂單審批疊加使用。當(dāng)規(guī)則配置單獨(dú)作為管控方式時(shí)，員工無需發(fā)起任何申請(qǐng)單管理，可以直接在分貝通發(fā)起使用。規(guī)則配置在一定條件下可以超越，但超規(guī)使用需要設(shè)置超規(guī)使用條件。超規(guī)使用條件分為“填寫理由下單”和“超規(guī)發(fā)起訂單審批”。填寫理由下單需要員工在超規(guī)使用時(shí)填寫超規(guī)理由，填寫后可以繼續(xù)下單。超規(guī)發(fā)起訂單審批需要員工在超規(guī)時(shí)，再次發(fā)起訂單審批，審批通過后可以繼續(xù)下單。當(dāng)酒店、用車、用餐、外賣模塊的超規(guī)管控被設(shè)置為“禁止使用”或超規(guī)條件設(shè)置為“填寫理由下單”時(shí)，可以選擇是否開啟“個(gè)人支付”。如果開啟，則超規(guī)金額部分可以由預(yù)訂人個(gè)人支付。3.4.2

分貝通各個(gè)功能模塊的審批配置及規(guī)則配置設(shè)定18零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement公司為各個(gè)層級(jí)員工在各個(gè)功能模塊進(jìn)行了審批配置與規(guī)則配置，具體細(xì)則請(qǐng)參考本規(guī)則第

4

條與第

5條之規(guī)定。3.5

智能推薦為了節(jié)省公司因公支出成本，公司在機(jī)票、酒店、火車票模塊都為全體員工設(shè)置了智能推薦，所有員工在預(yù)訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇公司推薦行程。推薦規(guī)則設(shè)置：當(dāng)員工預(yù)訂機(jī)票時(shí)，為員工推薦起飛前后

2

小時(shí)內(nèi)的更低價(jià)機(jī)票。當(dāng)員工預(yù)訂機(jī)票，且出發(fā)地與目的城市之間直線距離小于

1000

公里時(shí)，為員工推薦乘坐火車出行。當(dāng)員工預(yù)訂酒店時(shí)，推薦周邊

1000

米范圍內(nèi)的更低價(jià)格酒店。3.6

節(jié)省獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)比例為

20%。例：若企業(yè)配置酒店消費(fèi)規(guī)則為

500

元

/

間夜，預(yù)訂價(jià)格為

300

元

/

間夜，獎(jiǎng)勵(lì)比例設(shè)置為

20%，為企業(yè)節(jié)省

200

元，員工獲得節(jié)省獎(jiǎng)勵(lì)金為

40

元；3.7

里程補(bǔ)貼當(dāng)員工在駕駛私家車處理因公事務(wù)時(shí)，在符合公司相關(guān)規(guī)定情況下，使用里程補(bǔ)貼功能為員工提供用車補(bǔ)貼。3.8

申請(qǐng)單管理所有功能模塊申請(qǐng)單均在分貝通后臺(tái)可以查詢，財(cái)務(wù)部及人力部可按照需求導(dǎo)出申請(qǐng)單明細(xì)。行程審批，即事前審批，需要員工在差旅出行前將所有的行程提前規(guī)劃完畢并統(tǒng)一提交審批。行程審批只規(guī)劃行程安排，不做訂單預(yù)訂。行程審批通過后方可按照行程審批單的規(guī)劃發(fā)起訂單預(yù)訂。訂單審批，即事中審批，是員工在發(fā)起訂單時(shí)需要提交的審批。19零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工權(quán)限配置及規(guī)則配置細(xì)則4.1

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工機(jī)票、酒店、火車票權(quán)限配置及規(guī)則配置細(xì)則員工在發(fā)起商務(wù)賬戶的機(jī)票、酒店、火車票預(yù)訂時(shí)，應(yīng)該按照公司規(guī)定使用，如需發(fā)起審批，應(yīng)該先審批（審批配置設(shè)置請(qǐng)見本文第

5

條之規(guī)定），后使用。不同層級(jí)的員工權(quán)限及規(guī)則設(shè)置不同，請(qǐng)按照各自規(guī)則使用。4.1.1商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工機(jī)票、酒店、火車票權(quán)限配置20零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.1.2

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工機(jī)票、酒店、火車票規(guī)則配置（根據(jù)公司需求可多層級(jí)配置）21零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.2商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用車權(quán)限配置及規(guī)則配置商務(wù)消費(fèi)用車功能，分為“加班用車”及“申請(qǐng)用車”兩個(gè)類型。“加班用車”類型內(nèi)，員工無需發(fā)起審批，在符合條件的情況下，可以直接使用?！吧暾?qǐng)用車”類型需要員工先發(fā)起審批（審批配置設(shè)置請(qǐng)見本文第

5

條），審批通過后方可使用?！坝密嚒奔啊吧暾?qǐng)用車”的管控范圍及方式不同，員工應(yīng)結(jié)合自己實(shí)際情況發(fā)起使用。員工使用“用車”或“申請(qǐng)用車”時(shí)應(yīng)當(dāng)符合“用車規(guī)則”或“申請(qǐng)用車規(guī)則”的規(guī)定，如果超過規(guī)則使用，則受到超規(guī)控制。如果開啟了個(gè)人支付，則允許員工在用車金額上超規(guī)，超規(guī)的金額部分由員工個(gè)人支付。員工個(gè)人支付部分，無法開具發(fā)票。4.2.1

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用車權(quán)限配置4.2.2

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用車規(guī)則配置22零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.3

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用餐權(quán)限配置及規(guī)則配置商務(wù)消費(fèi)用餐功能，分為“用餐”及“外賣”兩個(gè)模塊?！坝貌汀睘椴蛷d內(nèi)用餐使用（即到餐），“外賣”為預(yù)訂外賣情況下使用。商務(wù)消費(fèi)用餐功能無需發(fā)起審批，在相應(yīng)的規(guī)則范圍內(nèi)，可以直接發(fā)起使用。使用時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守公司的相應(yīng)規(guī)則，如果超規(guī)，則會(huì)受到超規(guī)控制。如果開啟了個(gè)人支付，則超規(guī)部分需要員工個(gè)人支付。員工個(gè)人支付部分，無法開具發(fā)票。4.3.1商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用餐權(quán)限配置4.3.2

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工用餐規(guī)則配置23零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement4.4

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工采購權(quán)限配置及規(guī)則配置員工在使用企業(yè)卡的采購功能時(shí)，應(yīng)該按照公司規(guī)定使用，如需發(fā)起審批，應(yīng)該先審批（審批配置設(shè)置請(qǐng)見本文第

5

條）后下單，不同層級(jí)的員工權(quán)限及規(guī)則設(shè)置不同，請(qǐng)按照各自規(guī)則使用。4.4.1

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工采購權(quán)限配置4.4.2

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工采購規(guī)則配置采購商品限制，由財(cái)務(wù)根據(jù)實(shí)際情況，在分貝通后臺(tái)調(diào)整相應(yīng)規(guī)則。4.5

商務(wù)消費(fèi)各層級(jí)員工快遞物流權(quán)限配置快遞物流功能不設(shè)置管控規(guī)則，員工開通權(quán)限即可使用，權(quán)限設(shè)置請(qǐng)參見下圖。5.

商務(wù)消費(fèi)審批配置細(xì)則5.1

審批配置總則分貝通

App

的商務(wù)消費(fèi)，除快遞

/

閃送、加班用車之外，均需要先申請(qǐng)，后使用。5.2

機(jī)票、酒店、火車票審批配置所有員工在預(yù)訂機(jī)票、酒店、火車票之前，均需要發(fā)起“差旅申請(qǐng)”，員工在提交審批時(shí)，應(yīng)當(dāng)預(yù)估消費(fèi)金額，且在實(shí)際預(yù)訂時(shí)，消費(fèi)金額不允許超過預(yù)估金額。所有員工預(yù)訂機(jī)票，需要符合同行程高鐵耗時(shí)大于

5

小時(shí)的規(guī)則或機(jī)票總價(jià)低于同行程高鐵二等座價(jià)格。員工結(jié)伴出差時(shí)，同性別員工同住一間酒店。員工發(fā)起“差旅申請(qǐng)”，由一級(jí)部門負(fù)責(zé)人審批；一級(jí)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起“差旅申請(qǐng)”，由

CEO/

總裁

/CXO

審批。差旅申請(qǐng)審批通過之后，在預(yù)訂機(jī)票、酒店、火車票時(shí)，如果需要超規(guī)預(yù)訂，則需要發(fā)起超規(guī)審批。24零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement5.3

用餐申請(qǐng)審批配置設(shè)置所有員工在使用用餐模塊時(shí)，如果支付金額超過用餐規(guī)則，需要單獨(dú)發(fā)起用餐審批。5.4

出差用車

/

非加班用車審批配置設(shè)置所有員工在出差時(shí)使用用車功能，或在非加班情況下發(fā)起用車，需要先提交申請(qǐng)用車，審批通過后方可發(fā)起用車。以拜訪客戶為目的出差用車，寫明緣由后，發(fā)起用車申請(qǐng)。員工發(fā)起用車申請(qǐng)，需要經(jīng)過一級(jí)部門負(fù)責(zé)人審批。5.5

采購審批配置設(shè)置行政人員在使用采購功能時(shí)，按照公司需要，在分貝通選擇商品并下單。下單時(shí)，應(yīng)該符合采購規(guī)則的限制，如果超規(guī)，需要說明理由。員工發(fā)起采購審批，需要部門負(fù)責(zé)人審批。如果預(yù)估采購金額

5000

元，需要增加審批?！?.

個(gè)人消費(fèi)使用規(guī)則6.1

個(gè)人消費(fèi)用途及分貝券定義公司開通分貝通個(gè)人消費(fèi)，為發(fā)放公司的各項(xiàng)補(bǔ)助。分貝通個(gè)人消費(fèi)所有功能模塊權(quán)限默認(rèn)開啟。個(gè)人消費(fèi)所有功能模塊均可以使用分貝券及員工個(gè)人的微信或支付寶支付。分貝券為公司下發(fā)給員工，可以在個(gè)人消費(fèi)使用的虛擬電子券。6.2

分貝券應(yīng)用自本規(guī)則發(fā)布之日起，公司全體員工的加班餐補(bǔ)、節(jié)假日福利、生日福利，將以分貝券的形式下發(fā)到對(duì)應(yīng)員工個(gè)人賬戶，員工可以在所接收分貝券的可用功能模塊中使用分貝券消費(fèi)。6.3

分貝券配置公司根據(jù)分貝券的使用范圍，預(yù)先配置分貝券的可用范圍及可用時(shí)間（1

年）。分貝券只能由公司下發(fā)給員工，分貝券到期未使用，會(huì)自動(dòng)收歸公司個(gè)人賬戶余額。6.4

其他規(guī)定分貝券在個(gè)人消費(fèi)功能模塊內(nèi)使用時(shí)如遇到余額不足，則需要員工個(gè)人支付不足部分。員工個(gè)人支付的部分，無法開具發(fā)票。分貝券允許公司員工之間互相轉(zhuǎn)讓。25零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement7.

企業(yè)卡管理辦法7.1

企業(yè)卡定義為完善員工消費(fèi)管理制度，公司允許員工使用分貝通“企業(yè)卡”功能進(jìn)行支付。分貝通“企業(yè)卡”為公司為應(yīng)對(duì)員工在分貝通

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無法覆蓋的消費(fèi)類型下，向商家進(jìn)行支付時(shí)使用的虛擬銀行卡。分貝通“企業(yè)卡”在分貝通

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上進(jìn)行申請(qǐng)、下發(fā)，并在分貝通

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上申請(qǐng)、核銷、退還卡內(nèi)額度。分貝通“企業(yè)卡”內(nèi)的有效額度，員工可通過“微信支付”或“支付寶支付”的方式向商家付款。員工使用分貝通“企業(yè)卡”所產(chǎn)生的全部消費(fèi)，都應(yīng)按照要求核銷。7.2

企業(yè)卡額度審批配置員工發(fā)起企業(yè)卡額度申請(qǐng)，需要經(jīng)過一級(jí)部門負(fù)責(zé)人審批。一級(jí)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起企業(yè)卡額度申請(qǐng)，需要經(jīng)過

CEO

審批。7.3

企業(yè)卡核銷規(guī)則7.3.1

企業(yè)卡核銷流程員工在使用企業(yè)卡消費(fèi)后，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向消費(fèi)商家索要發(fā)票，并及時(shí)在分貝通

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上記錄費(fèi)用。完成記錄的費(fèi)用，應(yīng)當(dāng)及時(shí)核銷。企業(yè)卡核銷完成后，員工應(yīng)當(dāng)打印核銷單并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)。核銷費(fèi)用需要審批，員工發(fā)起企業(yè)卡核銷申請(qǐng)，需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部核銷負(fù)責(zé)人、一級(jí)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。一級(jí)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起企業(yè)卡核銷申請(qǐng)，需要財(cái)務(wù)部核銷負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。7.3.2

企業(yè)卡額度退還員工在完成企業(yè)卡額度使用后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退還剩余額度。7.3.3

開票規(guī)則開票主體（根據(jù)公司真實(shí)情況填寫）開票主體：XXXXXX納稅人識(shí)別號(hào)：XXXXXX公司地址：XXXXXX開戶行：XXXXXX支行賬號(hào)：XXXXXX聯(lián)系方式：XXXXXX因公消費(fèi)發(fā)票類型：交通費(fèi)

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火車票

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行程單

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住宿費(fèi)

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餐費(fèi)因私消費(fèi)發(fā)票類型：餐費(fèi)

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交通費(fèi)

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娛樂服務(wù)

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加油卡

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電影票*

注：因私消費(fèi)僅限于公司統(tǒng)一發(fā)放的福利費(fèi)，團(tuán)建費(fèi)。核銷時(shí)間限制因公消費(fèi)：當(dāng)月消費(fèi)當(dāng)月月底前核銷，出差情況下，允許出差返回后一周內(nèi)回票因私消費(fèi)：當(dāng)月消費(fèi)當(dāng)月月底前核銷*

注：外埠員工請(qǐng)?jiān)诋?dāng)月月底前內(nèi)將全部核銷后的申請(qǐng)單及發(fā)票郵寄財(cái)務(wù)部26零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement7.4

其他規(guī)定7.4.1

企業(yè)卡使用注意事項(xiàng)公司采用分貝通“企業(yè)卡”的備用金管控模式，在上筆額度未核銷完成前，不允許申請(qǐng)新的額度。每筆企業(yè)卡額度“完成核銷”的定義為：已使用額度全部完成核銷并打印核銷單轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)，同時(shí)未使用額度全部退還。員工消費(fèi)后，未按規(guī)定核銷并退還的額度（特殊情況需提前同步行政及財(cái)務(wù)人員），將在次月工資中扣除。7.4.2

個(gè)人消費(fèi)處理如員工在使用分貝通“企業(yè)卡”時(shí)，誤將個(gè)人消費(fèi)納入，員工應(yīng)在分貝通

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中對(duì)誤消費(fèi)的交易進(jìn)行還款。7.4.3

員工離職

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長期休假情況下的虛擬卡問題處理員工離職

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長期休假前，財(cái)務(wù)部應(yīng)審核員工是否仍有未退還的額度或未核銷的費(fèi)用，如確有該情況，需在員工完成退還額度及核銷費(fèi)用后，財(cái)務(wù)部準(zhǔn)予辦理離職

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長期休假手續(xù)。8.

對(duì)公付款管理辦法8.1

對(duì)公付款定義針對(duì)公司發(fā)生的需要向供應(yīng)商或合作方付款的情況，可以使用分貝通對(duì)公付款功能提交付款申請(qǐng)。8.2

對(duì)公付款權(quán)限開通如公司員工需要開通對(duì)公付款功能，需要以郵件形式向財(cái)務(wù)部發(fā)出開通申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過后，可以開通“對(duì)公付款申請(qǐng)”功能。8.3

對(duì)公付款審批流暫未配置統(tǒng)一的審批流，待全面啟用對(duì)公付款模塊后配置統(tǒng)一的線上審批流。8.4

對(duì)公付款使用注意事項(xiàng)付款主體公司在分貝通對(duì)公付款功能開通了多家付款主體，員工需要按照合同約定情況選擇付款主體。供應(yīng)商及合同信息管理員工每次提交對(duì)公付款申請(qǐng)時(shí)，必須提供供應(yīng)商信息及合同信息。發(fā)票及憑證管理員工在提交對(duì)公付款申請(qǐng)時(shí)，需隨同付款申請(qǐng)一并提交發(fā)票及其他相關(guān)付款憑證，發(fā)票及其他原始單據(jù)需按照附件粘貼規(guī)則粘貼好后提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部見票付款。發(fā)票要求準(zhǔn)確性要求：票面基本信息是否完整正確，特別是公司的抬頭和納稅識(shí)別號(hào)，是否蓋有發(fā)票專用章；真實(shí)性要求：發(fā)票或其他票據(jù)應(yīng)當(dāng)反映真實(shí)的業(yè)務(wù)交易，不得使用違法虛開

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假票進(jìn)行報(bào)銷或付款。附件黏貼規(guī)則環(huán)保：盡量使用打印過的廢紙黏貼，打印面用筆劃掉即可分類：根據(jù)種類大小規(guī)格分類黏貼，例如加油票貼一起，打車票貼一起，便于審核順序：從右往左，從小張到大張，保證發(fā)票金額看得見，整齊折疊：發(fā)票不得超出報(bào)銷單邊緣，可適當(dāng)折疊。27零售企業(yè)支出管理制度手冊(cè)MechanismofNewRetailSpendManagement9.

報(bào)銷管理辦法9.1

報(bào)銷說明所有公司的因公支出，必須使用分貝通

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付進(jìn)行支付，分貝通

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無法覆蓋的，允許員工在分貝通App

發(fā)起報(bào)銷。9.2

報(bào)銷范圍費(fèi)用報(bào)銷是指因公發(fā)生的，個(gè)人墊付的，無法在分貝通支付的費(fèi)用支出。9.3

報(bào)銷流程符合報(bào)銷條件的員工，在報(bào)銷時(shí)，需要通過分貝通

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發(fā)起商務(wù)消費(fèi)報(bào)銷流程，將需要報(bào)銷的費(fèi)用按照規(guī)則錄入，并關(guān)聯(lián)合規(guī)發(fā)票（發(fā)票要求同虛擬卡核銷要求，參見

7.3.3

條款）。員工完成報(bào)銷申請(qǐng)?zhí)峤?，并在審批通過后，應(yīng)將審批通過的報(bào)銷單打印，后附粘貼好的發(fā)票原件，一并提交給財(cái)務(wù)部。發(fā)票和粘貼規(guī)則同

8.4。9.4

報(bào)銷審批流程員工發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)，需要經(jīng)過費(fèi)用會(huì)計(jì)、一級(jí)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。一級(jí)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起企業(yè)卡額度申請(qǐng)，需要經(jīng)過費(fèi)用會(huì)計(jì)、CEO、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。9.5

報(bào)銷時(shí)間財(cái)務(wù)部固定每月的

20-25

日統(tǒng)一付款。員工消費(fèi)后，未按規(guī)定核銷并退還的額度（特殊情況需提前同步行政及財(cái)務(wù)人員），將在次月工資中扣除。10.

備用金管理辦法備用金是指用于日常零星采購、零星開支等，事先給付員工的款項(xiàng)。公司推薦員工使用“申請(qǐng)企業(yè)卡額度”的方式申請(qǐng)使用備用金。消費(fèi)完成后，需要按照企業(yè)卡使用辦法回票。當(dāng)分貝通“企業(yè)卡”無法滿足使用需求時(shí)，可以提交備用金申請(qǐng)。10.1

備用金申請(qǐng)員工申請(qǐng)備用金需要提交釘釘（或其他

OA）審批，審批完成后財(cái)務(wù)向員工的銀行卡中轉(zhuǎn)入備用金。10.2

還款期限和流程員工應(yīng)于收到備用金款項(xiàng)之日起2個(gè)月內(nèi)還款清賬；如有特殊情況，需要進(jìn)行延期審批。還款清賬流程同費(fèi)用報(bào)銷流程，即還款清賬也需要提交費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，在填寫申請(qǐng)時(shí)勾選“沖抵備用金”，審批配置完成后，打印審批頁面與發(fā)票原件一并提交財(cái)務(wù)部。延期流程同備用金申請(qǐng)流程，并請(qǐng)?jiān)敿?xì)說明延期原因。如逾期不還款清賬也無延期審批，財(cái)務(wù)部將向HR部門申請(qǐng)將從員工工資中逐月扣除。11.

里程補(bǔ)貼管理辦法11.1

里程補(bǔ)貼說明當(dāng)員工在駕駛私家車處理因公事務(wù)時(shí)，在符合公司相關(guān)規(guī)定情況下，使用里程補(bǔ)貼功能為員工提供用車補(bǔ)貼。發(fā)起里程補(bǔ)貼申請(qǐng)，需要符合加班用車條件或申請(qǐng)用車條件。28零售企業(yè)支出管理制度手