現(xiàn)代檔案管理工作的幾點思考講義

中山大學(xué)資訊管理學(xué)院

李海濤現(xiàn)代檔案管理工作的幾點思考思考1－幾個根本概念

思考2—電子文件長期保存挑戰(zhàn)及對策

思考3—集團(tuán)式企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)思考1—幾個根本概念1檔案〔幾種學(xué)說，文件生命周期理論〕2電子文件及電子檔案〔文件連續(xù)體理論〕3業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長期保存系統(tǒng)電子文件保存什么內(nèi)容？這些內(nèi)容又可分為哪些層次？如何應(yīng)對電子文件長期存取面臨的威脅？

思考2—電子文件長期存取電子文件長期存取面臨的威脅有哪些？面臨的威脅－信息技術(shù)的進(jìn)步存儲載體更新〔英寸軟盤、u盤、光盤〕信息讀取設(shè)備更新〔錄音機(jī)、MP3〕DOS系統(tǒng)、windows系統(tǒng)、Unix系統(tǒng)當(dāng)前電子文件保存層次劃分：保存純粹的數(shù)據(jù)：維護(hù)原始位流的完整及可讀取性，不考慮數(shù)字對象的外觀、感知及功能位流保存數(shù)據(jù)內(nèi)容保存完整知識保存效勞保存保存數(shù)字對象最根本內(nèi)容，如采用文本及圖像光柵方式保存除保存內(nèi)容外，還保存與內(nèi)容存儲和使用相關(guān)的元數(shù)據(jù)復(fù)原原始的系統(tǒng)的效勞數(shù)據(jù)備份〔多重備份、異地備份〕保存數(shù)字對象外觀、語義〔DAITSS工程〕析取效勞支撐運行環(huán)境〔加利福尼亞圖書館效勞保存研究〕數(shù)據(jù)風(fēng)干〔加利福尼亞圖書館數(shù)據(jù)風(fēng)干策略研究〕電子文件保存層次電子文件長期保存技術(shù)策略層次其中保存內(nèi)容、保存功能、保存技術(shù)是該框架下的3個關(guān)鍵因素技術(shù)應(yīng)對：如何保證電子文件長期保存遷移仿真底層抽象格式風(fēng)干從復(fù)雜數(shù)字對象格式中提取有價值的,保存簡單且低技術(shù)含量、易于復(fù)原及理解的數(shù)字對象格式的過程。優(yōu)勢：擺脫對于技術(shù)的過分依賴及附加保存數(shù)據(jù)的抽象模型，該模型包含數(shù)據(jù)的所有關(guān)鍵屬性按需遷移保持遷移工具更新而不對數(shù)據(jù)內(nèi)容變動。缺點：無法提供可信的復(fù)原機(jī)制以軟件模擬電子文件原始的操作環(huán)境UVC仿真平臺按需遷移〔當(dāng)新的格式出現(xiàn)時，增加新的輸入模塊解讀，并可返回原格式〕非技術(shù)應(yīng)對：以跨媒體開放文件格式來保證電子文件長期保存主要應(yīng)用于拒絕被修改和編輯的檔案管理領(lǐng)域和文件公開發(fā)布領(lǐng)域用于圖書館、檔案部門PDF/A

ODF是辦公文檔開放格式，可對原始文件更新、排序、繪圖、索引用于辦公室等開放領(lǐng)域傳統(tǒng)的RTFTXTHTMLXML格式易喪失文件的格式、版面、邏輯甚至內(nèi)容，長期保存的版式電子文件格式要求必須格式開放透明，有公開發(fā)表的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有與產(chǎn)品無關(guān)的技術(shù)專家組和標(biāo)準(zhǔn)化組支持該格式，可以免費獲得閱讀工具等。電子文件長期存取推薦格式－PDF/A

PDF/A是一種ISO標(biāo)準(zhǔn)的PDF文件格式版本，用于電子文檔的數(shù)字信息保存。它基于

Adobe公司的PDF格式參考版本

1.4.ISO19005-1:2005中被定義為：DocumentManagementElectronicdocumentfileformatforlongtermpreservation-Part1:UseofPDF1.4(PDF/A-1)

PDF/A實際上是專門針對電子文檔長期保存而開發(fā)的PDF的一個子集。開放標(biāo)準(zhǔn)：2007年12月，PDF被國際標(biāo)準(zhǔn)組織〔ISO〕批準(zhǔn)為ISO32000國際標(biāo)準(zhǔn)。ISO32000開放標(biāo)準(zhǔn)可確保保存的PDF文件的完整性和壽命?？尚臥DF已經(jīng)成為眾多政府和行業(yè)協(xié)會規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，包括聯(lián)合國教科文組織和美國、德國、英國、巴西等國政府在內(nèi)的2400多個政府機(jī)構(gòu)已將PDF作為電子文件交流的標(biāo)準(zhǔn)格式。多平臺兼容Windows\MacOS和包括Android?、iPhone和iPad的iOS系統(tǒng)等跨平臺使用。PDF格式與平臺、字體的無關(guān)性，減少了文件數(shù)據(jù)喪失的風(fēng)險，也利于文件的長期保存、讀取和便于資源共享。豐富的文件完整性PDF/A保存所有源文件信息，即使將文本、繪圖、視頻、音頻、3D地圖、彩色圖形、照片和業(yè)務(wù)邏輯合并在單個文件或PDF/A包中?？伤阉骺墒褂霉鈱W(xué)字符識別(OCR)技術(shù)搜索文本和元數(shù)據(jù)〔包括已轉(zhuǎn)換的掃描文本〕。廣泛采用：全球有數(shù)千家供給商提供基于PDF/A的解決方案、增效工具和其他工具，以及專門針對PDF/A的培訓(xùn)和咨詢。平安可靠：PDF／A支持?jǐn)?shù)字簽名和驗簽。通過對PDF文檔進(jìn)行數(shù)字簽名以及加蓋時間戳，可以保證文檔的真實性、完整性和有效性。思考3-集團(tuán)式企業(yè)檔案管理1集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中常見問題2企業(yè)檔案管理模式3集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個性化方案企業(yè)檔案意識薄弱管理層：無視檔案在躲避風(fēng)險、科學(xué)決策、開拓市場作用部門與工程責(zé)任人：輕視歸檔，無法做到文件歸檔過程覆蓋，檔案信息平安受到威脅〔如?？『贤瑱n案歸檔工作〕企業(yè)檔案人：兼職人員擔(dān)任，過期文件保存?zhèn)}庫〔如廣州市供電局〕企業(yè)檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)三個層次標(biāo)準(zhǔn)：〔強(qiáng)制性〕行政法規(guī)：國家檔案局、計委、經(jīng)貿(mào)委2002下發(fā)的?企業(yè)檔案管理規(guī)定?〔推薦性〕標(biāo)準(zhǔn)：2021年國家檔案局?企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)?〔動態(tài)性〕文件：以文件、通知等形式下發(fā)，解決新問題集團(tuán)式企業(yè)檔案管理中存在的主要問題企業(yè)檔案平安保障問題〔信息及實體平安〕企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的載體；其齊全完整依照世貿(mào)組織的知識產(chǎn)權(quán)范圍執(zhí)行；其收集、管理、利用方法需要專門研究企業(yè)檔案收集與歸檔范圍優(yōu)化問題文件種類增多〔電子商務(wù)、檢驗檢疫、知識產(chǎn)權(quán)、法律事務(wù)、信用檔案〕；企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)形成的檔案，需要進(jìn)一步優(yōu)化。企業(yè)檔案信息化與電子檔案管理問題企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)問題〔業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子文件電子文件管理系統(tǒng)融合-數(shù)據(jù)、格式、數(shù)據(jù)庫〕電子文件歸檔信息采集范圍〔內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息〕及其真實、完整性長期保存管理模式—管理的方式與體系從集團(tuán)層面明確檔案組織體系與運作方式，加大集團(tuán)公司對各企業(yè)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。協(xié)調(diào)處理集團(tuán)公司與成員公司，成員公司之間的管理接口。集團(tuán)式企業(yè)檔案管理模式常見的企業(yè)檔案實體管理模式集中式以集團(tuán)式企業(yè)檔案館〔室〕為中心對檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)點：維護(hù)檔案完整平安，形成統(tǒng)一信息中心最大限度序化并控制檔案。缺點：分部門對于檔案實體利用不便適用：大中型企業(yè)，如雨潤集團(tuán)、蘇寧電器、比亞迪等分級式以多個法人組成集團(tuán)公司，以法人為根底分級管理；一個法人大型公司，受地域限制，檔案為各子公司分級保管。優(yōu)點：管理方式靈活，職責(zé)明確，方便日常使用缺點：不利于公司檔案資源的組織、整合開發(fā)利用。應(yīng)用舉例：浙江廣廈集團(tuán)浙江廣廈集團(tuán)檔案分級管理舉措集團(tuán)簡介浙江廣廈集團(tuán)具有7個區(qū)域直屬集團(tuán)，成員企業(yè)100多家，行業(yè)涉及建筑、房產(chǎn)、旅游、酒店等領(lǐng)域，總資產(chǎn)達(dá)183億，總部設(shè)在杭州。實體檔案分級管理方法制度性控制：制定統(tǒng)一的保管期限表、歸檔范圍、庫房管理標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)一人員培訓(xùn)和指導(dǎo)：總部檔案館對下屬公司檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作監(jiān)督指導(dǎo)；目錄控制：要求下屬公司移交檔案目錄分散式管理總部無檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案分散于企業(yè)各部門的管理方式。弊大于利：無法有效控制、統(tǒng)一利用及開發(fā)公司檔案資源如：有關(guān)銷售客戶檔案分散企業(yè)銷售部門人員手中，其離職后可能帶走客戶資源，技術(shù)檔案分散于開發(fā)部門保管，可能導(dǎo)致開發(fā)人員白天為公司工作，晚上那么利用公司技術(shù)為其他本公司工作。〔轉(zhuǎn)機(jī)加工企業(yè)失密案例〕集中-分散式企業(yè)檔案由總部檔案部門和業(yè)務(wù)部門各保管一局部的模式。優(yōu)：管理方式靈活，方便業(yè)務(wù)部門利用檔案。缺：總部對于檔案弱控制，表達(dá)為：總部收集檔案資料價值不大，有價值的為業(yè)務(wù)部門控制總部作為檔案資源交流平臺功能弱化；條件、技術(shù)差異，導(dǎo)致檔案實體保管及平安受到挑戰(zhàn)適用于：檔案工作處于分散向集中管理過渡階段的企業(yè)。委托式企業(yè)檔案委托國家檔案館、中介機(jī)構(gòu)、檔案效勞公司管理的模式?！卜鹕狡髽I(yè)文件存儲中心設(shè)想〕優(yōu)點：減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)、發(fā)揮委托機(jī)構(gòu)專業(yè)優(yōu)勢。適用于：查閱利用不多，但需要保存維系風(fēng)險和控制需要的企業(yè)，或開展規(guī)模小，尚無力設(shè)置專門檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的民營企業(yè)。委托式企業(yè)檔案管理案例中國檔案存放網(wǎng)〔武漢〕提供檔案實體存放，并通過數(shù)字檔案網(wǎng)存取平臺提供存放企業(yè)遠(yuǎn)程數(shù)字檔案利用效勞深圳市檔案存放中心、深圳市檔案資料效勞中心依托深圳市檔案館提供企業(yè)檔案委托存放效勞。浙江紹興檔案館開展面向企業(yè)的檔案存放效勞其他管理模式蘇州式〔工投模式-蘇州工業(yè)投資開展〕對轉(zhuǎn)制、撤銷、關(guān)閉、破產(chǎn)企業(yè)的檔案，由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的新模式。規(guī)定了轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置原那么、處置方法、檔案流向。為轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案管理提供了可操作性意見。優(yōu)：保護(hù)國有檔案資產(chǎn)不因企業(yè)轉(zhuǎn)制而流失。常見企業(yè)電子檔案管理模式集中統(tǒng)一管理模式(三個統(tǒng)一)制定推行統(tǒng)一管理制度，建立統(tǒng)一管理系統(tǒng)，統(tǒng)一管理開發(fā)電子檔案。優(yōu)點：保證電子檔案完整平安、有效利用、有利于協(xié)調(diào)文件管理與企業(yè)業(yè)務(wù)流程。應(yīng)用：蘇寧電器檔案管理模式蘇寧電器檔案管理模式—集中統(tǒng)一管理檔案實體:國內(nèi)所有零售公司檔案在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)部門整理好后，郵寄南京總部檔案室實體集中保存。電子檔案：檔案目錄通過?北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)?〔PDE〕進(jìn)行管理。各公司網(wǎng)上完成檔案自動收集及檔案數(shù)據(jù)錄入。信息集中管理模式統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度前提下，某些專業(yè)性強(qiáng)、利用率高的檔案，因地域或條件限制，在一定時期內(nèi)由業(yè)務(wù)部門保管，但須向總部檔案管理部門報送檔案目錄。應(yīng)用案例：浙江寧波港集團(tuán)基于?北京量子偉業(yè)檔案綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)?開展了相關(guān)模式檔案管理。浙江寧波港集團(tuán)具體做法在檔案管理系統(tǒng)中對每個獨立歸檔分公司分配全宗號，獨立全宗管理分公司進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用對于需要集中管理檔案，分公司定期將歸檔好的檔案目錄、原文、實體移交集團(tuán)統(tǒng)一管理。分布式管理模式企業(yè)各子公司統(tǒng)一執(zhí)行本企業(yè)檔案管理制度，部署統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，獨立進(jìn)行檔案管理，不用向上級單位進(jìn)行檔案移交。適用于：企業(yè)具備獨立管理系統(tǒng)，對本部門產(chǎn)生的電子文件自始自終管理，需要歸檔時，轉(zhuǎn)為紙質(zhì)文件經(jīng)簽署后歸檔保存。如江蘇省移動公司采用該模式管理電子檔案。不同時管理模式下的電子文件真實完整性維護(hù)策略間接維護(hù)：雙套制、三套制管理〔華南理工大學(xué)教授觀點〕直接維護(hù)：技術(shù)措施保障歸檔電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景、結(jié)構(gòu)信息及生成軟硬件環(huán)境等?！矎V東省交通廳實際做法〕集團(tuán)式企業(yè)檔案管理個性化方案國有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀特征有一定檔案管理根底，但管理水平不齊，有待提高〔國家電網(wǎng)vs珠海卡都投資〕檔案管理機(jī)構(gòu)的主動性、危機(jī)意識、效勞意識薄弱檔案工作缺乏持續(xù)健康開展體制、制度保障如南方電網(wǎng)公司檔案管理現(xiàn)狀一建設(shè)企業(yè)檔案良好開展的制度環(huán)境檔案管理的專業(yè)制度及標(biāo)準(zhǔn)包括檔案整理、鑒定、保管、利用等制度及檔號編制標(biāo)準(zhǔn)、檔案分類、檔案編目、不同載體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)等既要參照國家標(biāo)準(zhǔn)，也要結(jié)合本企業(yè)實際，如韶鋼集團(tuán)將工程結(jié)算檔案單獨成類保管。檔案管理的外部制度企業(yè)檔案部門與其他部門專業(yè)溝通制度，如檔案收集方法、工作獎懲制度等制度建設(shè)中技術(shù)細(xì)化、量化，程序明確如韶鋼集團(tuán)不僅設(shè)定歸檔制度，還設(shè)定了歸檔責(zé)任書、掃描歸檔清單等保障措施。國有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理方案二理順企業(yè)檔案工作管理體制即理順檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)限劃分制度。目前有行業(yè)主管、屬地主管和兩者相結(jié)合方式。行業(yè)主管由國企相關(guān)部門管理〔國資委、發(fā)改委等〕，屬地主管那么由各級檔案行政管理部門對所屬地區(qū)國企檔案指導(dǎo)管理。我國國企檔案管理工作由國家綜合管理部門主管，檔案行政管理部門協(xié)助指導(dǎo)的結(jié)合方式管理。如企業(yè)檔案信息化建設(shè)體制上就采用行業(yè)指導(dǎo)與管理，屬地引導(dǎo)的原那么。三明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，提高檔案工作效能明確工作職能定位〔當(dāng)前工作重視保管，忽略效勞。服方式、內(nèi)容、技術(shù)引進(jìn)等成為工作短板〕四采用現(xiàn)代技術(shù)和管理理念，提高檔案工作層次如韶鋼數(shù)字檔案館建設(shè)提升檔案效勞能力管理中積極融入“知識管理〞、“內(nèi)容管理〞、“文檔一體化管理〞、“風(fēng)險管理〞理念。企業(yè)簡介廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)〔簡稱“韶鋼〞〕是中國企業(yè)500強(qiáng)，廣東企業(yè)50強(qiáng)之一，是廣東省重要的鋼鐵生產(chǎn)基地。韶鋼是中國500家最大工業(yè)企業(yè)和國家512家重點企業(yè)之一，是國家一級計量企業(yè)、中國工商銀行特級信用企業(yè)，是廣東省20家國有資產(chǎn)授權(quán)經(jīng)營企業(yè)集團(tuán)之一國有集團(tuán)式企業(yè)檔案管理案例—韶鋼集團(tuán)數(shù)字化管理韶鋼集團(tuán)2003年開展數(shù)字檔案館建設(shè)，分三個階段：2001-2006，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，購置軟硬件設(shè)備，整合分散管理的各單位檔案；2006,3-2021,6,改革檔案管理模式。實行檔案人員、機(jī)構(gòu)、實體集中，檔案資源共享管理模式。2021,7到目前，搭建管理平臺，實現(xiàn)公司所有檔案資源集中歸檔管理。?在線歸檔管理根底平臺工程??ERP系統(tǒng)、綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸檔模塊工程?韶鋼檔案管理模式及特點〔三化管理〕韶鋼集團(tuán)數(shù)字化檔案管理的成果數(shù)字檔案館注冊用戶1695個，日均下載200人次，電子文件萬個，單份數(shù)據(jù)240G.有20萬份案卷，底圖22萬張，入庫檔案10多卷，數(shù)字化處理4萬多卷，錄入系統(tǒng)文件條目80多萬條已經(jīng)實現(xiàn)檔案實體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益1000多萬，被評為廣東省管理現(xiàn)代化成果二等獎。集中化歸檔制度：參照?國有企業(yè)文件材料歸檔方法?編制本企業(yè)的歸檔范圍。歸檔實施：1各部門負(fù)責(zé)人與公司檔案管理部門簽訂歸檔責(zé)任書，承諾如數(shù)歸檔；2在線歸檔-通過系統(tǒng)實時在線歸檔；3掃描歸檔文件移交清冊，有據(jù)可查。信息資源整合：全公司實體檔案統(tǒng)一歸公司檔案館管理；原有打破分類，根據(jù)實際，將工程結(jié)算檔案從會計檔案中抽離，單獨成類管理。知識化管理公司檔案館先于公司信息部與技術(shù)研究中心提出知識管理設(shè)想，在整個公司知識資源管理中處于核心主導(dǎo)地位。在現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)與檔案信息網(wǎng)站根底上，引入知識管理理念，增加知識管理功能〔如知識庫構(gòu)建、知識效勞、檔案利用〕。民營集團(tuán)式企業(yè)個體工商戶、私營企業(yè)、集體企業(yè)和國有改制后形成