科技英語-第二十八講課件

科技英語第二十八講Howtowritebusinessletters,emailsandotherbusinessdocuments?考慮如下問題：1.寫作水平高的人是否容易得到更多的時機？2.人們是否更愿意傾聽優(yōu)秀的文字表達者的想法？3.寫作能力強的人是否能更有效地說服別人？書面交流“新原那么〞1.Ifyoucansayit,youcanwriteit如果可以這么說，就可以這么寫采用最接近口語的方式寫作可以讓你在寫作中融入你的人格和個性，有助于與讀者建立更緊密的聯(lián)系。2.Writefortoday,notyesterday棄舊圖新，改用新式。寫作方式現(xiàn)代商務寫作更像在交談，間接利落，清晰易懂。富有人情味的表達會使其內(nèi)容顯得更加積極、有趣。3.Aimtobuildrelationships旨在建立關(guān)系。執(zhí)意使用那些冗長過時的套話〔例如，Kindlybeadvised等〕，你的真實意思就會模糊不清，個性更是無從展現(xiàn)，無助于人們了解文字背后的你。書面交流“新原那么〞PleasebeadvisedthatameetingoftheAnnualConventionCommitteewillbeheldon24February(Thursday)at9.30am.Approximately2hourswillberequiredforthemeetingandyouarerequiredtoattendtoreportonprogressmadesincethelastmeeting.Kindlyadvisemeofyouavailabilityatyoursoonest.I’dliketoholdanothermeetingoftheannualConventionCommitteeonTuesday24Februaryfrom9.30to11.30am.Ihopeyoucanattendtoreportonthegreatideasyoubroughtupatthelastmeeting.Pleaseconfirmifyoucanjoinus.通過改進寫作風格贏得

信任和信賴所謂“風格〞，就是對于使用恰當?shù)钠磳?、標點和句子結(jié)構(gòu)的重視。風格意味著：1.在寫作內(nèi)容和寫作方式上富有創(chuàng)新。2.提升書面交流的視覺效果。3.適當運用編號或工程符號。4.各標題風格保持一致。5.寫作中注意運用恰當?shù)恼Z氣。6.信函內(nèi)容條理清晰、符合邏輯。通過改進寫作風格贏得

信任和信賴今天的商業(yè)語言應該是簡單、禮貌、輕松和直接的。所有的書面交流中，你都要斟酌自己的語言。交流的目的主要在于：1.為了建立關(guān)系。2.為了準確地交流想法。3.為了傳遞良好印象。溝通交流

CommunicationSevenkeyfactorstobuildinggreatrelationships建立良好關(guān)系的七個關(guān)鍵因素：1.Becourteous彬彬有禮2.Findcommoninterests發(fā)現(xiàn)共同愛好3.Buildcredibility建立可信度4.Makeothersfeeimportant讓他人感覺自身重要5.Showhumility謙遜待人6.Listenactively積極傾聽7.Beempathic情感共鳴

溝通交流

CommunicationRememberyourABC牢記ABC原那么良好的溝通，無論是口頭的還是書面的，都需要使用恰當?shù)恼Z氣將自己的意思準確表達出來。要自問你的信件是否符合下面的根本要求：Accurate〔準確〕仔細核對事實、涵蓋所有相關(guān)細節(jié)、全文校對Brief〔簡潔〕句子力求簡短、使用簡單的表達方式、使用非技術(shù)性語言、使用主動語態(tài)Clear〔清晰〕使用平實簡單的英語、采用輕松自然的文風、防止刻板教條的語言備忘

Checklist重視學習，不斷提高自己的溝通技能。絕不要低估建立良好人際關(guān)系的作用。警惕不良溝通的危害，防止溝通不暢。謹記兩個人之間的溝通受阻會影響整個團隊。通過贏得他人的尊重和信任以及與人融洽相處來提高自己的可信度。備忘

Checklist理解不同文化的差異，認可他人未必和你想法一致。通過使用簡單、清晰且精煉的語言防止在口頭或書面溝通中產(chǎn)生誤會。應該考慮受眾對象，在交流中使用他們能理解的語言。要使用簡單的語言，但也不能一味追求簡單而讓人感覺不夠?qū)I(yè)?？s寫和首字母縮略語只能用在寫給朋友的信里，商務往來中應防止使用。商務寫作根本原那么

Businesswritingbasics‘Lettershavetopasstwotestsbeforetheycanbeclassedasgood:theymustexpressthepersonalitybothofthewriterandoftherecipient.’E.M.Forster

信件得需過兩關(guān)才能稱得上是好信：它們必須既能表達寫信人的個性又能表達收信人的個性。E.M.福斯特愛德華·摩根·福斯特〔EdwardMorganForster，1879年1月1日－1970年6月7日〕，英國小說家、散文家。曾榮獲英國最古老的文學獎詹姆斯·泰特·布萊克紀念獎。美國藝術(shù)文學院設立E·M·福斯特獎〔E.M.ForsterAward〕紀念這位偉大的作家。21世紀的商務語言

21stcenturybusinesslanguageSevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting當今商務寫作的七宗罪1.Redundantexpression冗余的表述Pleasebeinformed現(xiàn)謹通知

Kindlybeadvised茲通知Iwouldliketobringyourattention我想提請您注意Iamwritingtoadviseyou我此次寫信是想建議您

冗余的表述

RedundantexpressionPleasebeadvisedthatournextmeetingwillbeholdonMonday14June.OurnextmeetingwillbeheldonMonday14June.Kindlybeinformedthatthefirealarmswillbetestedat9amtomorrow.Thefirealarmswillbetestedat9amtomorrow.IamwritingtoletyouknowthatMr.JohnLimisnolongerwithourcompany.Mr.JohnLimisnolongerwithourcompany.冗余的表述

Redundantexpression許多人認為他們需要使用“Pleasedbeinformed〞之類的表達，因為這樣才顯得更有禮貌。其實你無需使用這些被動的、古板的表達也一樣可以謙恭有禮。Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting2.Long-windedwordsandphrases冗長繁復的詞匯和表達先輩過去認為大詞和辭藻華美的句子會給讀者留下深刻的印象。今天再采用這樣的寫作方式只會給讀者造成困惑。Ishouldbeverygrateful–pleasepurchase–buyendeavour–trycommence–startterminate–endSevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting3.Passivevoice被動語態(tài)先輩們之所以使用被動語態(tài)是因為他們不想指明誰該為某事負責。被動語態(tài)的使用會在寫作者和讀者之間制造距離。今天的商務寫作應多使用主動語態(tài)，這樣會更積極、更明確、更有人情味，并且也會更生動、更清晰。被動語態(tài)

PassivevoiceArrangementshavebeenmadeforarepeatordertobedispatchedtoyouimmediately.Ihavearrangedforarepeatordertobesenttoyoutoday.Thecauseofcomplainthasbeeninvestigated.Ihavelookedintothismatter.TheseminarwillbeconductedbyAdrianChan.AdrianChanwillconducttheseminar.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting4.Yesterday’slanguage陳舊過時的語言如下古板過時的說法是幾十年前被使用的，它們在今天的寫作中不應再有立足之地?！癊nclosedherewithpleasefindourcatalogueforyourreferenceandperusal〞〔隨函附上我們的產(chǎn)品目錄以供參閱〕“Withreferencetoyourabove-mentionedorder〞〔關(guān)于您前面提到的訂單〕“Kindlyfurnishmewiththisinformationsoon〞〔煩請盡快向我方提供此信息〕陳舊過時的語言

Yesterday’slanguageTheabove-mentionedgoodswillbedispatchedtoyoutoday.Thesegoodswillbesenttoyoutoday.Pleaseseethebelow-mentionedlistofitemswehaveinstock.Therearetheitemswehaveinstock.Kindlyfurnishuswiththisinformationsoon.Pleaseletushavethisinformationsoon.Shouldyourequireanyfurtherclarificationpleasedonothesitatetocontactme.Pleasegivemeacallon2874722ifyouhaveanyquestions.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting5.Writingdifferentlytohowwespeak書面表述和口語表達大相徑庭“我會這么說，但我不能這么寫。〞“你應該怎么說就怎么寫。〞今天的寫作就應該像是在交談一樣。應在文書的寫作中融入一些自己的想法、個性和情感。設想讀信人就做在你的對面。要是發(fā)現(xiàn)所寫的句子并不符合自己平時的說話方式，那就立刻進行修改。書面表述和口語表達大相徑庭

WritingdifferentlytohowwespeakAsspokenthismorning…Thankyouforyourcallthismorning.Appreciateifyoucouldhelptoprocessthisclaimatyourearliest.Pleaseprocessthisclaimsoon.CouldIpleaserequestyourkindassistanceinfillingoutthebelowsurveyforus.Ihopeyouwilltakefewminutestocompletethissurveyforus.Sevendeadlysinsoftoday’sbusinesswriting6.Commasinsteadoffullstops該用句號卻用逗號該用句號的地方用逗號是一個常見的錯誤。Thanksforyouremail,itwasgoodtohearfromyou.Thanksforyouremail.Itwas