采購管理方案-2

采購管理項(xiàng)目采購工作不僅包括建筑設(shè)備和材料采購，還包括為項(xiàng)目投入生產(chǎn)所需要的專業(yè)設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備和材料的采購等，同時(shí)還包括設(shè)計(jì)分包以及施工分包等工作內(nèi)容。其中有大量的對(duì)分包合同的評(píng)標(biāo)、簽訂合同以及執(zhí)行合同的工作。項(xiàng)目采購的主要工作內(nèi)容序號(hào)工作類型工作內(nèi)容1大宗材料詳細(xì)指明材料詢價(jià)供應(yīng)招標(biāo)供應(yīng)評(píng)標(biāo)授予合同材料運(yùn)輸2設(shè)備制造最終的材料規(guī)格/標(biāo)準(zhǔn)詢價(jià)供應(yīng)招標(biāo)供應(yīng)評(píng)標(biāo)授予合同供應(yīng)商資料管理制造設(shè)備的材料材料運(yùn)輸3標(biāo)準(zhǔn)/特殊設(shè)計(jì)設(shè)備詳細(xì)指明設(shè)備詢價(jià)供應(yīng)招標(biāo)供應(yīng)評(píng)標(biāo)授予合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商設(shè)計(jì)供應(yīng)商資料管理供應(yīng)商制造設(shè)備運(yùn)輸4現(xiàn)場管理接收和檢查材料材料的清點(diǎn)、儲(chǔ)存和維修材料問題供應(yīng)商檢查引導(dǎo)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)5服務(wù)工作包/服務(wù)范圍供應(yīng)商/分包商資格預(yù)審供應(yīng)商/分包商招標(biāo)授予合同6文件準(zhǔn)備采購的最終報(bào)告/移交文件7現(xiàn)場設(shè)備管理協(xié)調(diào)材料管理計(jì)劃協(xié)調(diào)材料管理采購管理制度由公司制定，以適應(yīng)工程項(xiàng)目管理的需要。組建項(xiàng)目部時(shí)，公司任命項(xiàng)目采購經(jīng)理并適時(shí)組建項(xiàng)目采購組，在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)采購工作。采購工作應(yīng)遵循“公平、公開、公正”和“貨比三家”的原則，保證按項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)間要求，以合理的價(jià)格和可靠的供貨來源，獲得所需的設(shè)備、材料及有關(guān)服務(wù)。公司應(yīng)對(duì)供應(yīng)廠商進(jìn)行資格預(yù)審，建立企業(yè)認(rèn)可的合格供貨商名單。采購工作納入項(xiàng)目管理程序。工程技術(shù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)請購文件的編制、報(bào)價(jià)技術(shù)評(píng)審和技術(shù)談判、供貨商圖紙資料的審查和確認(rèn)工作。采購工作程序采購工作按下列程序?qū)嵤焊鶕?jù)總進(jìn)度計(jì)劃中設(shè)備、材料需到場時(shí)間編制項(xiàng)目采購計(jì)劃和項(xiàng)目采購進(jìn)度計(jì)劃。采買：進(jìn)行供貨商資格預(yù)審，確認(rèn)合格供貨商，編制項(xiàng)目詢價(jià)供貨商名單。編制詢價(jià)文件。實(shí)施詢價(jià)和接受報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)評(píng)審。召開供貨商協(xié)調(diào)會(huì)。簽訂采購合同。催交：包括在公司和現(xiàn)場對(duì)所訂購的設(shè)備材料及其圖紙、資料進(jìn)行催交。檢驗(yàn)：包括合同約定的前期、中期、出廠前檢驗(yàn)以及其它特殊檢驗(yàn)。運(yùn)輸與交付：包括合同約定的包裝、運(yùn)輸、交貨形態(tài)和交付方式?，F(xiàn)場服務(wù)的管理，包括采購技術(shù)服務(wù)、供貨質(zhì)量問題的處理、供貨商專家服務(wù)的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)等內(nèi)容。倉庫管理，包括開箱檢驗(yàn)、倉儲(chǔ)管理、出入庫管理等內(nèi)容。采購收尾工作，包括訂單關(guān)閉、文件歸檔、剩余材料處理、供貨商評(píng)定、采購?fù)旯?bào)告編制以及項(xiàng)目采購工作總結(jié)等內(nèi)容。項(xiàng)目采購組可根據(jù)采購工作的需要對(duì)采購工作程序及其內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)符合項(xiàng)目合同要求。采購工作流程圖采購需求確認(rèn)，過程開采購需求確認(rèn)，過程開始提交采購申請投標(biāo)單位資格預(yù)審準(zhǔn)備招標(biāo)文件發(fā)出標(biāo)書，投標(biāo)單位編制標(biāo)書標(biāo)書遞交，評(píng)標(biāo)澄清、議價(jià)并定標(biāo)發(fā)出訂單催交管理收貨及驗(yàn)貨倉庫管理其他合同管理：變更、付款、索賠提交采購報(bào)告訂單關(guān)閉及供應(yīng)商評(píng)估結(jié)束采購執(zhí)行計(jì)劃設(shè)備材料采購原則本項(xiàng)目規(guī)模大，施工周期短，主要材料和設(shè)備品質(zhì)要求高，因此，本項(xiàng)目主要設(shè)備和材料的采購和供應(yīng)原則是：所有主要設(shè)備和材料在采購前必須要經(jīng)過業(yè)主的批準(zhǔn)后方可采購；主要材料和設(shè)備必須為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，并需滿足招標(biāo)文件和相關(guān)規(guī)范的要求；所有大宗材料的供貨必須滿足項(xiàng)目周期要求，并且有足夠的儲(chǔ)備能力；主要設(shè)備和材料的供應(yīng)商盡可能就近選擇，以滿足施工期間和售后服務(wù)的緊急要求；投標(biāo)過程中，同主要設(shè)備和材料供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，以確保供貨品質(zhì)、供貨周期、付款和調(diào)試等各項(xiàng)指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；對(duì)于所有大宗材料和設(shè)備的采購，需要至少保證同不少于滿足本項(xiàng)目需求的三家供應(yīng)商達(dá)成一致協(xié)議，以防任何不可預(yù)見原因造成一家不能履約或者無法滿足項(xiàng)目其他需求而造成的工期延長問題。集中采購設(shè)備物資實(shí)行集中采購，與供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，充分利用集采平臺(tái)實(shí)施設(shè)備物資的集中采購，選擇合格供應(yīng)商，建立了良好的信息共享機(jī)制，通過企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好信息共享，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部資源的協(xié)調(diào)配置和與供應(yīng)商的協(xié)同合作，達(dá)到了快速高效的信息傳遞和共享。對(duì)供應(yīng)商資源的集中規(guī)范化管理和評(píng)價(jià)，控制采購成本和提高質(zhì)量。對(duì)重點(diǎn)物料的供應(yīng)商建立合理的評(píng)價(jià)體系，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)的評(píng)價(jià)、選擇，達(dá)到監(jiān)督和改善供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的服務(wù)水平的目的，提高整體運(yùn)營能力?，F(xiàn)場采購現(xiàn)場采購工作做為整個(gè)項(xiàng)目的采購活動(dòng)的一部分，當(dāng)現(xiàn)場施工材料短缺時(shí)在現(xiàn)場實(shí)施采購?，F(xiàn)場采購主要指零星材料和應(yīng)急材料的采購工作，其主要目的是為了加快項(xiàng)目采購的響應(yīng)速度，并確保此部分材料的品質(zhì)能夠滿足項(xiàng)目的需求?，F(xiàn)場采購由公司派駐項(xiàng)目現(xiàn)場的采購工程師負(fù)責(zé)，并向項(xiàng)目經(jīng)理和采購經(jīng)理匯報(bào)工作。采購實(shí)施組建優(yōu)秀的采購團(tuán)隊(duì)專門負(fù)責(zé)招投標(biāo)、談判、簽訂合同并負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，嚴(yán)格按公司集中招標(biāo)采購執(zhí)行。根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度計(jì)劃，編排物資進(jìn)場計(jì)劃，結(jié)合設(shè)計(jì)資料制定采購清單及采購時(shí)間表。編制采購跟蹤表，每天更新。主要物資進(jìn)場計(jì)劃表序號(hào)設(shè)備、材料、構(gòu)件名稱型號(hào)規(guī)格單位數(shù)量計(jì)劃進(jìn)場時(shí)間采買采買主要包含以下工作：利用設(shè)計(jì)提交的采購清單，包括設(shè)備材料清單，設(shè)備材料的采購說明書、詢價(jià)圖等；編制招標(biāo)文件，包括技術(shù)部分和商務(wù)部分；在集采平臺(tái)中選擇合格的供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行資格預(yù)審；根據(jù)設(shè)計(jì)提供的請購文件向多家供貨商發(fā)出招標(biāo)邀請函；投標(biāo)文件的技術(shù)評(píng)審和商務(wù)評(píng)審；確定2-3家擬合作的可能供貨商；和可能供貨商進(jìn)行合同談判；簽訂合同，發(fā)放訂單。供貨供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)。簽發(fā)采購訂單，簽訂采購合同。催交與檢驗(yàn)催交工作主要有：落實(shí)供貨商設(shè)備材料制造計(jì)劃和交付計(jì)劃；落實(shí)供貨商原材料供應(yīng)及其他輔材的供應(yīng)；催辦先期確認(rèn)圖和最終確認(rèn)圖的提交，審查確認(rèn)和返回給制造商；跟蹤制造計(jì)劃和交付計(jì)劃。檢驗(yàn)主要包括：落實(shí)第三方檢驗(yàn)計(jì)劃及合同的簽訂；落實(shí)發(fā)包人檢驗(yàn)計(jì)劃；關(guān)鍵設(shè)備材料安排駐廠監(jiān)造和設(shè)備材料出廠檢驗(yàn)；運(yùn)抵現(xiàn)場開箱檢驗(yàn)。運(yùn)輸與交付運(yùn)輸選擇合理的運(yùn)輸方式；簽訂運(yùn)輸委托合同；辦理或督辦運(yùn)輸保險(xiǎn)；跟蹤貨物運(yùn)輸（重點(diǎn)是超限或關(guān)鍵設(shè)備、材料）現(xiàn)場的交貨檢驗(yàn)與驗(yàn)收工程項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)現(xiàn)場物資的驗(yàn)收及相關(guān)資料的移交；項(xiàng)目經(jīng)理部現(xiàn)場工程師負(fù)責(zé)具體組織物資的檢查驗(yàn)收，并聯(lián)系物資在現(xiàn)場交貨的時(shí)間、地點(diǎn)、接收和物資的貯存。物資采購部依據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理部提供的設(shè)備現(xiàn)場驗(yàn)收報(bào)告，按程序辦理相應(yīng)的驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用出庫手續(xù)，做好采購物資收、發(fā)、存臺(tái)帳。采購變更管理采購變更常貫穿項(xiàng)目合同執(zhí)行過程，主要有以下幾種：增加或減少合同物項(xiàng)和數(shù)量；合同貨物的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量或其他性能要求變動(dòng)。供貨周期長的合同，在合同有效期內(nèi)因經(jīng)濟(jì)形勢變化導(dǎo)致原材料價(jià)格發(fā)生的不同于原合同價(jià)的不可預(yù)期變化。在合同履行過程中因購買方的行為導(dǎo)致變更。如設(shè)計(jì)變更、規(guī)格書升版，原合同技術(shù)要求不確定等。賣方承擔(dān)的質(zhì)量責(zé)任。合同履行過程中，賣方提供不合格材料，不能在限定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行修復(fù)或重新供貨，買方可以從其他人進(jìn)行修復(fù)或供貨，費(fèi)用將由賣方承擔(dān)。交貨進(jìn)度的改變；合同條款（支付、運(yùn)輸、包裝等）改變；其它。采購變更的管理需要系統(tǒng)化和流程化，建立一套采購變更處理流程進(jìn)行過程控制，以達(dá)到采購變更的影響最小化。主要環(huán)節(jié)如下：首先分析變更原因及范圍分析產(chǎn)生變更的原因及范圍，充分了解合同條款是否已規(guī)定了產(chǎn)生變更的原因或范圍及其處理方式。合同規(guī)定了變更規(guī)則，則按合同要求進(jìn)行調(diào)整，合同未規(guī)定的變更規(guī)則，則依不同變更原因及范圍不同處理。對(duì)于“非價(jià)格因素”條款變動(dòng)，雙方無費(fèi)用影響，優(yōu)先處理達(dá)成一致。對(duì)于“非價(jià)格因素”但有隱性額外費(fèi)用的合同條款產(chǎn)生變動(dòng)，盡量與有“價(jià)格因素”變動(dòng)的部份一起談判，可以作為一價(jià)格談判的籌碼來換取相應(yīng)金額的優(yōu)惠。對(duì)合同金額有影響的變更，則需經(jīng)過談判雙方相互協(xié)商后達(dá)成一致。制定合同變更清單作為采購合同執(zhí)行人來講，不僅需對(duì)合同有一整體的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也需了解該變更對(duì)合同的影響有多大，整理一份前后變化的合同清單。該清單主要列出合同內(nèi)容的變化，主要包括如下：規(guī)格、型號(hào)、參數(shù)、質(zhì)量、檢驗(yàn)、包裝等技術(shù)要求的變化；數(shù)量增加、減少或取消；新增加額外費(fèi)用（如增加額外的設(shè)計(jì)費(fèi)、文件費(fèi)等）。交貨進(jìn)度及交貨模式采用的貿(mào)易術(shù)語支付條款其它變更成本控制合同模式選擇變更成本控制貫穿合同簽訂初至合同結(jié)束，依據(jù)對(duì)采購物項(xiàng)的行業(yè)評(píng)估，及項(xiàng)目重復(fù)采購經(jīng)驗(yàn)，從合同簽訂開始就需考慮合同模式的選擇、價(jià)格公式的確定以有利于以后出現(xiàn)變更時(shí)候維護(hù)我方的利益。采購合同分為四類：單價(jià)合同——如果預(yù)計(jì)合同物項(xiàng)基本已定，僅清單數(shù)量不確定，可選擇單價(jià)合同，保持固定單價(jià)不變?？烧{(diào)價(jià)合同——時(shí)間跨度較長，物項(xiàng)變動(dòng)較大，數(shù)量變動(dòng)較大，可采用調(diào)價(jià)合同。分時(shí)段調(diào)價(jià)，雙方確定價(jià)格公式，同一時(shí)段單價(jià)相同，不同時(shí)段按價(jià)格公式調(diào)價(jià)。全時(shí)段調(diào)價(jià)，雙方確定價(jià)格公式，按照公式要求動(dòng)態(tài)調(diào)整價(jià)格?？們r(jià)合同——對(duì)于合同范圍較為固定，預(yù)計(jì)變更量小，可選擇總價(jià)合同。以中標(biāo)合同范圍為基準(zhǔn)范圍，合同價(jià)為中標(biāo)價(jià)。每一次的變更需與基準(zhǔn)范圍作一比較，確定其增加或減少。合同變更的價(jià)格更多地取決于市場價(jià)格。成本加酬金——管理費(fèi)和利潤固定，其它如材料費(fèi)、制造費(fèi)。按發(fā)生的實(shí)際成本上述合同模式的選擇并不是絕對(duì)化，也不是獨(dú)立的，可在合同條款中規(guī)定，相互結(jié)合。變更價(jià)格分析變更價(jià)格分析是合同變更管理工作的重點(diǎn)。合同金額是購買方是經(jīng)過招投標(biāo)，綜合評(píng)估后的最優(yōu)中標(biāo)價(jià)格。中標(biāo)金額可以認(rèn)為是具有競爭性、合理性的價(jià)格。在合同執(zhí)行階段，以合同金額為基準(zhǔn)金額，根據(jù)合同物項(xiàng)的市場價(jià)格上浮及下降的趨勢，推算及分析當(dāng)前變更階段的價(jià)格。采購合同變更談判“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，確定談判策略、方法和技巧，對(duì)價(jià)格談判是至關(guān)重要的。談判前期工作主要有了解及確定變更目標(biāo)價(jià)、報(bào)價(jià)分析、供應(yīng)商歷史報(bào)價(jià)情況、供應(yīng)商合同執(zhí)行情況、供應(yīng)商參與談判人員、采購方價(jià)格談判小組成員選定、談判技巧等等。報(bào)價(jià)分析目標(biāo)價(jià)確定后，采購人員比較供應(yīng)商報(bào)價(jià)及目標(biāo)價(jià)差距，推算供應(yīng)商的報(bào)價(jià)的價(jià)格結(jié)構(gòu)，找出供應(yīng)商報(bào)價(jià)結(jié)構(gòu)不合理處。充分為不合理點(diǎn)找出證據(jù)，作為談判重要的突破點(diǎn)，要求供應(yīng)商降價(jià)的重要因素。供應(yīng)商情況分析供應(yīng)商國別供應(yīng)商歷史報(bào)價(jià)水平供應(yīng)商與我方的關(guān)系情況，是否為戰(zhàn)略同盟的供應(yīng)商，還是普通供應(yīng)商，或是新供應(yīng)商供應(yīng)商合同履行情況，是否積極主動(dòng)，是否供貨及時(shí)性供應(yīng)商隨行談判人員名單，最高領(lǐng)導(dǎo)是誰，是否有價(jià)格最終決定者采購方價(jià)格談判小組成員選定在明確了談判目標(biāo)并做好了應(yīng)付各種復(fù)雜局面的思想準(zhǔn)備之后，合同負(fù)責(zé)人就需要著手組織一個(gè)精明強(qiáng)干、經(jīng)驗(yàn)豐富的談判小組，談判小組成員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、基本素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)能力對(duì)談判有著重要的影響。談判小組成員通常由財(cái)務(wù)人員、技術(shù)人員、法律人員以及懂業(yè)務(wù)的人員組成。談判小組成員中需設(shè)定組長及組員，依談判的金額的大小，設(shè)定小組組長。談判小組依組長的安排，根據(jù)談判策略，設(shè)定主談人，A、B角色人員。根據(jù)談判目標(biāo)，設(shè)定多個(gè)方案，研究哪個(gè)方案更好，當(dāng)談判陷入僵局時(shí)，可以改換另一方案。談判技巧合同談判是一個(gè)雙方為各自利益和目標(biāo)企圖說服對(duì)方的過程，也是雙方相互妥協(xié)讓步，最終達(dá)成協(xié)議的過程。合同談判中要注意談判的策略和技巧：首先讓供應(yīng)商解釋一下報(bào)價(jià)，如可能，解釋一下報(bào)價(jià)結(jié)構(gòu)。避免報(bào)價(jià)價(jià)格計(jì)算錯(cuò)誤，引起雙方對(duì)談判的基準(zhǔn)金額不統(tǒng)一，也從價(jià)格結(jié)構(gòu)不合理找談判的突破點(diǎn)。從非價(jià)格因素及價(jià)格因素替供應(yīng)商考慮此次變更的好處，依談判策略要求供應(yīng)商考慮降價(jià)，并給予建議價(jià)。在心理上削弱對(duì)方，放大供應(yīng)商價(jià)格結(jié)構(gòu)不合理點(diǎn)，并替供應(yīng)商推測不合理點(diǎn)的后果。掌控談判的局面，防止供應(yīng)商?hào)|談一下，西談一下，不談?wù)}。講究還價(jià)策略，所采取的策略取決于談判過程中對(duì)方的態(tài)度、心理、降低價(jià)錢及其他條件。分項(xiàng)目分內(nèi)容談判，從簡單到困難次序進(jìn)行談判，首先確定雙方易達(dá)成一致部份，逐步往分歧較大部份談判。倉儲(chǔ)管理對(duì)倉庫進(jìn)行分區(qū)劃片管理：施工材料庫房和露天擺放場區(qū)域按待檢區(qū)、已檢合格品區(qū)、已檢不合格區(qū)劃分。施工材料按檢驗(yàn)狀態(tài)在各區(qū)內(nèi)按材料型號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)分別擺放，要設(shè)標(biāo)識(shí)牌：按設(shè)備檢驗(yàn)、試驗(yàn)狀態(tài)進(jìn)行分區(qū)管理，通過標(biāo)識(shí)牌劃分區(qū)域。按專業(yè)系統(tǒng)分類設(shè)位,對(duì)設(shè)備采用定位碼放，KKS碼放管理。存放庫內(nèi)驗(yàn)證合格設(shè)備采用規(guī)定標(biāo)識(shí)牌標(biāo)識(shí)；存放庫外驗(yàn)證合格設(shè)備采用統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)識(shí)牌（金屬牌）標(biāo)識(shí)。在設(shè)備保管、搬運(yùn)、倒運(yùn)過程中，保持標(biāo)識(shí)標(biāo)記完整清晰。設(shè)備在施工使用過程中出現(xiàn)問題，能根據(jù)設(shè)備標(biāo)識(shí)和相應(yīng)記錄，追溯到設(shè)備的進(jìn)貨情況。提出解決方案，保證現(xiàn)場施工用料?？茖W(xué)合理的規(guī)劃、利用場地，劃分區(qū)域，對(duì)到現(xiàn)場的設(shè)備驗(yàn)收完畢后，保管員及時(shí)登記設(shè)備存放的區(qū)、位、號(hào)，并根據(jù)設(shè)備的構(gòu)造、體積、包裝情況和保管要求，按露天、棚庫、封閉庫、保溫庫四大類分別進(jìn)行存放，標(biāo)識(shí)清楚，料位準(zhǔn)確，碼放整齊、合理、穩(wěn)固，并按存放地點(diǎn)輸入微機(jī)登帳，方便以后的領(lǐng)用和查詢。倉庫設(shè)立消防安全保衛(wèi)人員，注意消防和防盜。對(duì)露天和棚庫存放的設(shè)備要注意防雨、雪、大風(fēng)、冰雹，保管員要經(jīng)常巡視并做好記錄。對(duì)設(shè)備進(jìn)行保管、保養(yǎng)的方法和要求執(zhí)行：各制造廠對(duì)其設(shè)備維護(hù)保管的要求及國務(wù)院有關(guān)部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定和通知，業(yè)主提出的設(shè)備保管、保養(yǎng)要求保管人員要對(duì)各規(guī)程熟悉，并及時(shí)組織學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按要求進(jìn)行保管、保養(yǎng)。設(shè)備保管、保養(yǎng)必須隨時(shí)注意設(shè)備的防銹維護(hù)工作，制定防銹措施并定期檢查執(zhí)行情況，對(duì)精密儀器要定期檢查，杜絕發(fā)生發(fā)霉、鼠咬、蟲蛀等現(xiàn)象，并要避免汗水接觸、雨水浸濕和隨意移動(dòng)。對(duì)保溫庫設(shè)置溫控設(shè)備，測溫、測濕儀表，隨時(shí)調(diào)整倉庫溫度、