案例1 杭州祐康集團應用ERP案例分析

案例1杭州祐康集團應用ERP案例分析一、公司介紹祐康集團始建于1992年7月，當時投資僅80萬美元，現(xiàn)已發(fā)展成為擁有杭州祐康食品有限公司、杭州祐康電子商務網(wǎng)絡有限公司、杭州祐康達美食品有限公司、杭州祐康加油站等多家緊密層、半緊密層公司及松散層公司的公司集團。公司重要產(chǎn)品為"祐康雪派"牌冷飲、冷食、奶制品，產(chǎn)品，年產(chǎn)冷飲產(chǎn)品3萬噸，冷食產(chǎn)品7千噸，奶制品1.2萬噸。輻射至全國20多個省市。集團公司在同行業(yè)中率先通過ISO9002質量體系認證。"祐康雪派"牌產(chǎn)品被評為杭州市名牌產(chǎn)品、浙江省名牌產(chǎn)品，"祐康雪派"商標被評為浙江省出名商標。集團公司已被列入浙江省"五個一批公司"和"四星級公司"。二．公司的管理需求祐康集團的重要產(chǎn)品是面對大眾的冷飲冷食食品，含有保鮮規(guī)定高，季節(jié)性強的特殊規(guī)定。產(chǎn)品覆蓋范疇廣，銷售網(wǎng)絡龐大。如何及時合理地組織安排產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售是公司經(jīng)營的核心。食品加工生產(chǎn)含有較高的自動化程度，但是由于公司管理過程中信息收集和解決的手段落后，公司在計劃管理、物料供應、生產(chǎn)組織、銷售管理和財務管理等方面存在許多問題。原材料供應出現(xiàn)脫節(jié)，不能確保生產(chǎn)需要；原材料、輔助材料的浪費；資金使用效率低；庫存不清，實地盤點效率低，退、調、換、損、殘、盤等特殊業(yè)務易出問題；產(chǎn)品積壓或脫銷；銷售計劃與生產(chǎn)計劃有延滯；

市場和客戶的需求變化不能及時反饋。祐康的決策層蘇醒地認識到公司管理信息流通不暢是管理的瓶徑所在。只有加緊公司的信息化進程才干提高公司的核心競爭力，公司才干在激烈的市場競爭中求得生存和發(fā)展。公司成立早期，就開始了管理信息化的嘗試。1994年，公司就上了網(wǎng)絡版的財務軟件，后來又開發(fā)了公司的MIS系統(tǒng)、EMC系統(tǒng)，這些軟件對公司的管理起到了一定的增進作用。但是由于整個公司的信息化集成程度很低，各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)共享，公司的管理瓶徑還是沒有得到根本的解決。隨著公司經(jīng)營規(guī)模的逐步擴大，市場和客戶的需求日趨個性化、多樣化，對公司的管理提出了更高的規(guī)定。祐康公司決定實施ERP系統(tǒng)。通過ERP項目的實施，建立公司先進的管理信息化網(wǎng)絡，實現(xiàn)各管理部門信息的集成，實施公司內外物流、資金流和信息流的一體化管理。優(yōu)化公司資源配備，合理組織生產(chǎn)，徹底解決產(chǎn)供銷脫節(jié)現(xiàn)象；加強物流管理，減少庫存資金占用，減少材料浪費，保障生產(chǎn)材料準時到位；及時掌握市場需求的變化，建立完備的銷售網(wǎng)絡體系，提高產(chǎn)品的市場占有率；強化財務管理，嚴格控制生產(chǎn)成本，壓縮管理費用，提高資金使用效率。最后達成提高公司整體素質，為公司發(fā)明更加好的經(jīng)濟效益。三．實施過程祐康公司實施ERP項目重要進行了下列幾項工作：軟件選型（系統(tǒng)選擇階段）公司組織了專門的技術人員對ERP市場進行了認真的調查研究，對國內外ERP產(chǎn)品，從技術先進性、功效全方面性、系統(tǒng)的客戶化程度、客戶的成功案例、軟件供應商的信譽和穩(wěn)定性、性能價格比等方面進行了分析和比較。通過認真的篩選，祐康選擇了北京和佳?！逗图袳RP》是國家863/CIMS辦公室和中國軟件行業(yè)協(xié)會力推的國產(chǎn)優(yōu)秀管理軟件，能夠對不同行業(yè)提供成熟的解決方案，能根據(jù)客戶的需求進行客戶化，系統(tǒng)含有擴展性，在全國有幾十實施成功的案例。和佳提供的解決方案完全滿足祐康的管理需求。調研和分析（系統(tǒng)分析階段——可行性分析）與和佳簽定了實施合同后，和佳公司派出技術人員到公司，進一步各管理部門進行了具體的調查研究。和佳技術人員與祐康的管理人員分析公司的管理現(xiàn)狀和存在的問題，按照ERP的規(guī)定對公司的管理業(yè)務流程進行了梳理，根據(jù)公司管理需求制訂了系統(tǒng)調研報告和總體設計方案。制訂實施計劃在認真的系統(tǒng)調研的基礎上，根據(jù)公司的管理需求，把祐康的ERP實施分成兩個階段。第一階段實現(xiàn)進銷存和財務的一體化管理，完畢庫存管理、銷售業(yè)務管理、應收帳款管理、采購管理、應付帳款管理、賬務及報表管理等11個子系統(tǒng)的實施；第二階段實現(xiàn)對生產(chǎn)過程的控制，完一生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、車間作業(yè)管理、成本管理、產(chǎn)品管理、工藝管理等10個子系統(tǒng)的實施。建立項目實施機構（準備階段）祐康為ERP項目實施成立了三級實施組織體系。即項目領導小組、項目辦公室和各子系統(tǒng)業(yè)務組。ERP領導小組由公司領導親自掛帥，由部門負責人和管理專家構成，負責對ERP系統(tǒng)的實施目的、項目投資、公司內部業(yè)務流程重組方案等工作作出決策，對系統(tǒng)開發(fā)過程進行監(jiān)督、控制；項目辦公室由有關部門負責人、和佳公司項目實施部負責人和公司信息部門負責人構成，負責項目的組織實施，涉及研究系統(tǒng)的總體構造，制訂項目實施計劃，制訂系統(tǒng)開發(fā)的程序和工作原則，協(xié)調各部門工作進程，解決開發(fā)過程中可能出現(xiàn)的問題；各子系統(tǒng)業(yè)務組由和佳公司項目實施部人員和有關部門的業(yè)務骨干構成，按開發(fā)工作的分工，分別進行各子系統(tǒng)的實施及二次開發(fā)工作。抓好三個層次的培訓系統(tǒng)分析階段——培訓工作

三個層次的培訓是公司領導、實施隊伍和員工的培訓。三個層次培訓的側重點各有不同。公司領導的培訓重要內容是ERP先進管理思想和辦法；實施隊伍培訓的重要內容是ERP的實現(xiàn)辦法和系統(tǒng)運行的原理和維護辦法；對員工培訓則重要側重于系統(tǒng)的使用。ERP的培訓工作貫穿實施工作的始終，培訓工作不僅僅是教會操作和使用辦法，更重要的是不停地灌輸ERP的管理思想和理念，使ERP在公司扎根。特別是公司領導的培訓是第一位的。通過培訓，獲得公司領導對ERP的理解和支持，是項目成功實施的核心一步。業(yè)務流程重組由于管理體制的因素，公司管理中尚有不少"人治"的色彩，有許多地方是無章可循或有章不循；管理規(guī)程不規(guī)范，業(yè)務操作隨意性大。由于管理手段落后，管理數(shù)據(jù)采集、分析辦法原始，業(yè)務流程不暢通，傳遞環(huán)節(jié)多，存在不少無效作業(yè)環(huán)節(jié)。必須通過業(yè)務流程重組來實現(xiàn)管理流程的簡捷、高效和暢通，這是成功實施ERP的核心。祐康在實施過程中，對重要的業(yè)務流程進行了進一步的剖析和梳理，找出其中的無效作業(yè)環(huán)節(jié)，按照ERP管理的規(guī)定進行業(yè)務流程重組。例如，過去倉庫的產(chǎn)品調撥、出庫和發(fā)運，分別由各管理部門開出調撥、出庫和運輸單，手工傳遞到對應的倉庫，容易出現(xiàn)單據(jù)丟失、差錯或登帳不及時，造成庫存數(shù)據(jù)不準?，F(xiàn)在根據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的特點，由業(yè)務流程的開始環(huán)節(jié)產(chǎn)生單據(jù)，后續(xù)環(huán)節(jié)分別調用前環(huán)節(jié)的單據(jù)進行確認和對應的操作解決，再向后傳遞。每個環(huán)節(jié)的操作變化自己的庫存可用數(shù)量，確保了每個環(huán)節(jié)庫存數(shù)量的精確可靠，同時能夠及時發(fā)現(xiàn)差錯、避免損失。通過這樣的業(yè)務流程重組，大大提高了公司的管理水平。數(shù)據(jù)規(guī)范數(shù)據(jù)的精確和規(guī)范是信息化管理系統(tǒng)可靠運行的基礎。只有系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)精確，系統(tǒng)產(chǎn)生的成果才有價值。我們在實施過程中從三個方面加強對數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。一是基礎數(shù)據(jù)和控制數(shù)據(jù)，涉及產(chǎn)品數(shù)據(jù)、客戶資料、設備代碼、人員編碼、多個消耗定額等；二是各子系統(tǒng)建立時需要的初始化數(shù)據(jù)，如庫存數(shù)量的初始化、各會計科目的初始余額等；三是從程序控制和管理制度上確保業(yè)務操作數(shù)據(jù)的規(guī)范性、可靠性。四．經(jīng)驗和體會1．公司必須有具體的需求，用自己的需求和衡量所選擇的系統(tǒng)公司在選擇ERP以前，必須提出自己明確具體的需求，找準自己的定位。公司上ERP不是為了趕時髦，也不能把ERP當成靈丹妙藥，指望解決公司全部的管理問題。祐康分析自己公司的管理基礎，明確自己的管理需求，把ERP的目的定位在解決產(chǎn)、供、銷和財務管理的一體化，實現(xiàn)管理信息的集成。并且把實施工作分為兩步走。這樣擬定的方案切合公司實際，實施起來才有成功的把握。2．"適合"的基礎是理解公司提出了自己的管理需求后，要和軟件供應商進行充足的交流和溝通，使軟件供應商充足理解公司的需求，軟件供應商通過培訓具體介紹ERP的實現(xiàn)辦法，讓公司懂得哪些需求是合理的，哪些需求與ERP流程有差別，哪些需要流程重組，哪些需要客戶化。只有通過雙方的溝通，才干使實施的成果適合公司管理的需要。3．最高決策層的全力支持是成功實施ERP的決定性因素人們常把ERP說成是"一把手工程"。ERP必須要有最高領導層一班人的全力支持，要把ERP作為公司管理的"一號工程"來抓，項目實施才可能成功。4．管理創(chuàng)新是ERP成功的確保，生存和發(fā)展是ERP實施的源動力ERP的實施是一種龐大的系統(tǒng)工程，涉及到公司管理領域的方方面面。實施難度有來自管理體制方面的阻力，也有來自人們管理意識、習慣甚至利益方面的阻力。因此必須有改革的精神，有創(chuàng)新的精神，克服多個困難，才干把實施工作一步步的向前推動。在將來的市場競爭中，公司信息化是公司生存和發(fā)展的基本條件之一。要從公司生存和發(fā)展的角度來推動公司信息化建設，ERP實施才有源源不停的動力。5．嚴密的保障方法再好的規(guī)劃必須有可靠的組織方法來確保。公司的ERP實施必須建立健全務實的組織保障體系。通過三級實施組織機構實施層層負責，才干把實施的目的和任務落到實處。6．加強基礎數(shù)據(jù)的管理數(shù)據(jù)的精確和規(guī)范是信息化管理系統(tǒng)可靠運行的基礎。如果系統(tǒng)中輸進去的數(shù)據(jù)精確，產(chǎn)生的成果就很有價值，如果輸進去的數(shù)據(jù)不精確，計算機系統(tǒng)就會變成信息垃圾。祐康公司在實施過程中把系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)當作系統(tǒng)的生命線來看待。我們按照ERP系統(tǒng)的規(guī)定制訂了多個基礎數(shù)據(jù)的規(guī)范，把基礎數(shù)據(jù)和多個初始化數(shù)據(jù)按部門的管理職能分類，分別列入各部門的考核內容，每類數(shù)據(jù)指定專人負責收集、錄入和校對。確保系統(tǒng)需要的多個數(shù)據(jù)準時、按質、按量錄入系統(tǒng)。五．效益分析祐康公司的ERP系統(tǒng)從5月開始投入使用。一年多時間的運行表明完全達成了項目的第一期目的。高效暢通的信息網(wǎng)絡已經(jīng)形成，實現(xiàn)了進銷存和財務的一體化管理，從整體上提高了公司對市場的快速反映能力，公司的管理水平和管理手段都有了跨越式的發(fā)展。1）高效暢通的信息網(wǎng)絡增進了公司業(yè)務的發(fā)展。與相比，銷售額翻了一番，達成3.2億元，利潤總額增加15％。2）由于實現(xiàn)了信息集成，銷售部門能夠隨時掌握倉庫的動態(tài)庫存，使銷售開票有了精確的根據(jù)，杜絕了客戶開票而提不到貨的現(xiàn)象，提高了客戶的滿意度。交貨履約率達97.2％以上，比上年提高了2.2％。3）倉庫實施了精細化管理，能夠有效跟蹤和控制物品流動，倉庫的庫存盤點誤差大大減少。以中心倉庫為例，由過去的平均3.2％減少終究的1.5％。ERP項目支持立體倉庫的管理的貨位管理和批次管理，減少了因調貨、換貨和產(chǎn)品損殘造成的損失，減少了因產(chǎn)品超保質期造成的損失。據(jù)不完全統(tǒng)計，每年的產(chǎn)品損殘和超期造成