職業(yè)安全健康管理體系-OSHMS文件編寫

在線內審員培訓12/4/20191第6講體系文件編寫職業(yè)安全健康管理體系2003年8月18日在線內審員培訓12/4/20192大家好！我們又見面了。今天，我們給大家介紹建立職業(yè)安全健康管理體系過程中十分重要的內容----體系文件的編寫。這部分內容不難，但非常重要，作為內審員應該掌握。將來您可以為自己的企業(yè)編寫或修改體系文件。在線內審員培訓12/4/20193第6講體系文件編寫第六講OSHMS文件編寫在線內審員培訓12/4/20194主要內容體系文件編寫綜述體系文件編寫的原則和技巧體系文件編寫的基本步驟管理手冊的編寫程序文件的編寫在線內審員培訓1.

體系文件編寫綜述12/4/201951.1

OSHMS文件編寫的依據和作用職業(yè)安全健康管理體系文件應按照職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，結合企業(yè)的活動、產品或服務的特點及其危險性和復雜性、企業(yè)規(guī)模、人員的能力等情況而編寫。同時它還是為保持體系的有效運行，控制職業(yè)安全健康風險、持續(xù)改進職業(yè)安全健康績效必不可少的依據。在線內審員培訓12/4/20196作用----企業(yè)建立并保持OHSMS的重要基礎工作。如果用人單位的職業(yè)安全健康管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成用人單位的職業(yè)

安全健康管理體系失效，或使用人單位

的職業(yè)安全健康管理體系工作成本增加，影響體系的實施效果。在線內審員培訓12/4/20197根據OSHMS審核規(guī)范要求，依我們在指導企

業(yè)編制體系文件時的經驗，建議在編制文件時應遵循以下2點要求：所編制體系文件在總體上應滿足標準要求，在具體內容上，應反映本單位特點，要有利于本單位所有職工的理解和貫徹執(zhí)行。OSHMS文件的有效性能滿足企業(yè)和相關方的需求和期望，并能落實到實際活動中。1.2

OSHMS文件編制的要求在線內審員培訓在現狀調查和分析（初始評審）的基礎上進行體系文件的策劃，文件一般應在體系的策劃和準備階段工作完成后才正式編寫，必要時也可交叉進行。除手冊需統(tǒng)一由用人單位制定外，其他文件應按分工由該活動的主管部門分別制定。12/4/20198OSHMS的文件編寫應結合本單位的職業(yè)安全健康職能分配進行，按所選擇的OSHMS要求，逐個展開，將職業(yè)安全健康職能分配落實到各職能部門。在線內審員培訓12/4/20199為使所編制的文件做到協(xié)調統(tǒng)一，在編制前應制定“職業(yè)安全健康管理體系文件明細表”，將現行的用人單位標準、規(guī)章制度、管理辦法以及記錄表格收集在一起，與職業(yè)安全健康管理體系要求

進行比較，從而確定新編、增編或修訂的職業(yè)安全健康管理體系文

件項目。為了提高體系文件的編制效率，減少返工，在文件編制過程中，要加強文件的層次間、文件與文件間的協(xié)調。編制體系文件的關鍵是講求實效，不走形式。在線內審員培訓12/4/2019101.3

體系文件的層次和內容OSHMS標準中4.4.4對文件的總要求中明確：OSHMS文用人單位應以適當的方式（如書面或電子形式）建立并保持下列信息：對管理體系核心要素及其相互作用的描述；提供查詢相關文件的途徑。職業(yè)安全健康管理體系文件在滿足充分性和有效性的前提下，應做到最小化。在線內審員培訓12/4/201911按規(guī)范要求，應形成文件的程序共11個（實際編寫中不止

11個）?危害辨識和風險評價控制程序?法律法規(guī)識別和更新控制程序?培訓和教育管理程序?協(xié)商與交流管理程序?文件管理程序?運行控制管理程序（本程序根據企業(yè)活動的不同及實際需要，應制定多個不同的控制程序）?應急準備與響應控制程序?績效監(jiān)測與測量控制程序?不符合、糾正與預防措施程序?記錄控制程序?審核管理程序在線內審員培訓12/4/201912文件結構圖管理手冊（A層）（B層）管理體系程序文件（C層）用于管理體系的作業(yè)指導書和其他文件依據規(guī)定的體系方針和目標對管理體系的描述詳細的作業(yè)文件對實施管理體系所有相互關聯的過程和活動的描述注1：文件層次的多少可依據用人單位的需要進行調整注2：表格對各個層次都可能適用在線內審員培訓12/4/201913我們先簡單了解文件審核的要求，這樣對編寫文件會有一定的幫助。OHSMS文件的結構以及查詢途徑；OHSMS文件是否覆蓋了核心要素并符合標準要求；有無采用電子媒體的文件，確認其是否有效；要素之間的相互作用關系是否給予確定及描述；手冊與程序文件職責是否一致，接口是否合理。1.4文件審核要點在線內審員培訓12/4/201914·

OSHMS文件的系統(tǒng)性用人單位應系統(tǒng)的考慮職業(yè)安全健康管理體系全部要素的要求和規(guī)定；

所有文件應按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

各層次文件在邏輯上應涉及職業(yè)安全健康管理體系中一個獨立的部分。2

體系文件編寫的原則和技巧在線內審員培訓12/4/201915·

OSHMS文件的法規(guī)性

體系文件應符合職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國家或主管部門的有關法律法規(guī)及其它要求；

文件一旦批準實施，就必須作為用人單位的內部法規(guī)認真執(zhí)行；文件修改只能按規(guī)定的程序進行。在線內審員培訓12/4/201916·

OSHMS文件的協(xié)調性

用人單位的其他管理規(guī)定應與體系文件的所有規(guī)定相協(xié)調；體系文件之間應相互協(xié)調；體系文件應與有關技術性標準相協(xié)調；處理好各種接口，避免職責不清。在線內審員培訓12/4/201917體系文件可作為用人單位OSHMS有效運行及其保持性的客觀證據（適用性、有效性的證據）。向管理者、相關方、第三方審核機構證實用人單位OSHMS的運行情況。對審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據：危害因素已被辨識評價并得到控制；有關活動的管理程序已被確定并得到批準和實施；有關活動處于全面的監(jiān)督管理之中；職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。OSHMS文件的見證性在線內審員培訓12/4/201918·

OSHMS文件的唯一性a）對于一個用人單位，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；b)

對體系文件的理解是唯一的。在線內審員培訓12/4/201919·

OSHMS文件的適用性a）體系文件的編制和形式應根據審核規(guī)范的要求、充分考慮用人單位規(guī)模、業(yè)務活動的特點及風險性和復雜性，采取不同的形式；b）體系文件的詳略程度應與人員的素質相適應；c）所有文件的規(guī)定都能夠在實際工作中得到貫徹實施。在線內審員培訓12/4/201920·

文件編寫技巧職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范共有17個要素，其中4.2職業(yè)安全健康方針；4.3.3目標；4.3.4職業(yè)健康管理體系方案；4.4.1機構和職責；4.4.4文件化；4.6管理評審等6個要素要求形成文件，未作程序要求，其余11個要素要求建立和保持程序。對于只要求形成文件而未要求建立程序的6個要素,由于沒有程序文件支持，在管理手冊中描述應盡量詳細、具體。在線內審員培訓12/4/201921·

文件編寫技巧文件編寫方式一般有以下幾種：自上而下依次展開方式。按管理手冊、程序文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協(xié)調。從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，再開始概括表述管理手冊以及作業(yè)文件等基礎性文件的編寫。自下而上的編寫的方式。按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫。具體采用那種方式可根據用人單位具體情況而定。在線內審員培訓12/4/201922第6講體系文件編寫3

體系文件編寫的基本步驟體系文件編寫策劃組成編寫組確定文件的層次列出各層次文件清單；各層次文件的相關文件文件編制的分工文件的具體編制管理手冊由1～２人專門負責；程序文件分工編制；作業(yè)的指導書由相關部門編制.文件匯總、協(xié)調和修改在線內審員培訓12/4/201923體系文件的策劃是在完成初始評審工作的基礎上進行的。確定職業(yè)安全健康管理體系用人單位機構圖；確定職業(yè)安全健康管理體系要素分配圖；確定職業(yè)安全健康方針；確定目標、指標及管理方案；確定體系文件的結構和層次；確定程序文件的名稱及其主要內容以及作業(yè)文件的名稱及其主要內容；編寫管理手冊、程序文件和作業(yè)文件。在線內審員培訓12/4/201924⑴管理手冊是用來闡述一個用人單位的職業(yè)安全健康方針和描述其職業(yè)安全健康管理體系整體信息的文件；⑵管理手冊的詳略程度和編排格式根據用人單位的規(guī)模和活動的復雜程度可以有所不同；⑶管理手冊可以是獨立的文件，也可以是用人單位文件的一部分。4

管理手冊的編寫在線內審員培訓12/4/2019254.1

編寫管理手冊的原則指令性原則：職業(yè)安全健康管理手冊有用人單位的最高管理者批準簽發(fā)和正式發(fā)布。手冊的各項規(guī)定內容應具有指令性，措詞應嚴謹，表達要明確；目的性原則：職業(yè)安全健康管理手冊應圍繞明確的職業(yè)安全健康方針、目標、對為實現職業(yè)安全健康方針、目標所展開的各項活動做出規(guī)定；符合性原則：職業(yè)安全健康管理手冊應符合國家、地方和其他第三方發(fā)布的有關各項法規(guī)、標準和國際公約。在線內審員培訓12/4/201926（4）系統(tǒng)性原則：職業(yè)安全健康管理手冊所闡述的職業(yè)安全健康管理體系，應當結構合理、接口明確、層次清楚。協(xié)調性原則：職業(yè)安全健康管理手冊中各項規(guī)定之間、各要素之間，以及職業(yè)安全健康管理手冊與其他職業(yè)安全健康體系文件之間，必須協(xié)調一致。可行性原則：管理手冊中的規(guī)定應從用人單位的實際

情況出發(fā)，切實可行。可檢查性原則：可檢查性是指手冊的各項規(guī)定不但明確，而且要便于實施和監(jiān)督。在線內審員培訓12/4/201927職業(yè)安全健康管理體系的范圍；職業(yè)安全健康方針；

職業(yè)安全健康目標及管理方案（該項可單列）；

建立和保持職業(yè)安全健康管理體系的崗位職責、權限和相互關系；

依據職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，并結合用人單位活動、產品或服務的特點，

對審核規(guī)范中17個要素的實施要點進行描述，提供相關程序文件的查詢途徑；關于手冊的審批、評審、修改和控制規(guī)定。4.2

管理手冊主要內容在線內審員培訓資料收集與分析職能完善和職責、權限的確定確定管理手冊的結構制定編寫手冊的工作計劃落實手冊編寫組的組織工作。4.3

編制手冊的工作程序12/4/201928在線內審員培訓12/4/201929⑴可直接引用OSHMS程序，也可用其它文件作為參考。⑵手冊發(fā)布前，應由用人單位的管理者對其進行最后的審查，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請使用者對手冊的可行性進行評定，然后批準發(fā)行，并在所有文本中標出批準的識別標記。⑶經批準的手冊內容應保證所有使用者都能適當使用，并按序列號合理的發(fā)放和控制。依據以往通過認證單位的經驗，還強調：在線內審員培訓12/4/201930⑷

應規(guī)定手冊的編制、控制和更改協(xié)調的辦法。這項工作應委派給合適的文件管理部門；⑸文件發(fā)行和更改控制對確保手冊內容經過審批是至關重要的。應考慮使用便于進行實際更改的方式，經審批的手

冊內容應該易于識別。為了保持每本手冊的現行有效，

手冊的持有者應簽收更改頁并加入手冊中；⑹為了與標準要求對照，并易于理解和執(zhí)行，建議手冊格式與職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范各章節(jié)的編排格式盡可能一致起來。章、節(jié)、符號、圖解和表格的編排均應清楚合理。在線內審員培訓12/4/201931第6講體系文件編寫4.4管理手冊的參考格式封面：用人單位名稱；用人單位審核規(guī)范編號；手冊標題；發(fā)布日期、實施日期；版本號、受控標志；手冊的批準、審核、主編以及編寫人員名單等。手冊開頭：手冊頒布令；管理者代表任命書；管理手冊目錄。在線內審員培訓12/4/201932第6講體系文件編寫手冊正文前言企業(yè)簡介企業(yè)生產工藝職業(yè)安全健康狀況

d.其他資料職業(yè)安全健康方針在線內審員培訓12/4/201933第6講體系文件編寫職業(yè)安全健康管理手冊的內容①目的和適用范圍②引用審核規(guī)范、定義、術語及縮寫代號③手冊的管理④職業(yè)安全健康管理體系每個要素的描述a.總則b.職責c.控制要求

d.相關文件在線內審員培訓12/4/201934第6講體系文件編寫附錄·職業(yè)安全健康法律、法規(guī)、標準及其他要求清單·用人單位的職業(yè)安全健康機構圖·重要風險因素清單·職業(yè)安全健康管理方案·職業(yè)安全健康管理體系程序文件清單·職業(yè)安全健康管理體系要素職責分配一覽表·職業(yè)安全健康記錄清單·其他有關資料在線內審員培訓12/4/201935程序是“為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑”。描述程序的文件稱為程序文件職業(yè)安全健康管理體系程序文件是用人單位開展職業(yè)安全健康管理工作的基礎性文件。根據職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，需要建立并保持程序的要素，應編制相應的程序文件。5

程序文件的編寫在線內審員培訓⑴文件化程序是用人單位職業(yè)安全健康管理體系的重要組成部分。程序文件是用人單位職業(yè)安全健康管理體系文件的一部分，是管理手冊的支持文件；⑵

每一個文件化程序都應包括OSHMS的一個邏輯上獨立的部分，可以是審核規(guī)范的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關要求的一組活動。OSHMS文件一般不應涉及純技術性細節(jié)。這些細節(jié)通常在作業(yè)指導書及規(guī)范中規(guī)定；⑶

程序文件展開的深度和廣度，取決于用人單位的業(yè)務活動的特點、危險性、復雜性以及人員能力等因素；⑷文件化程序應闡明確相關層次和人員的職責、權限和相互關系，說明實施各種不同的活動方式，將要采用的文件、采用的控制方式；5.1程序文件的編制原則和要求12/4/201936在線內審員培訓12/4/201937⑹

每一個

OSHMS

程序都應能回答

“5W1H”（What，When，Where、Who、Why、How），包括如何依據現有文件使用什么設施，準備什么記錄等。文件的上述規(guī)定也就體現了“為進行某項活動所規(guī)定的途徑”；⑺所有文件化程序都應簡練、明確和易懂，并規(guī)定所采用的方式和判定準則；⑻以相同的結構和格式編排每一個文件化程序，便于使用者熟悉適合于每項要求的固定方法，也增進了系統(tǒng)地滿足標準要求的可能性。在線內審員培訓12/4/2019385.2

程序文件的編制內容程序文件的內容一般包括文件編號和標題目的和適用范圍引用審核規(guī)范或文件定義和術語（若需要）職責工作程序相關文件和相關記錄在線內審員培訓12/4/201939⑴文件編號和標題編號可根據活動的層次進行編排，同一層次的程序文件應統(tǒng)一編號，以便識別。標題應明確說明開展的活動及其特點，如“不符合、糾正與預防措施控制程序”、“野外施工作業(yè)控制程

序”等。⑵目的和適用范圍一般簡單說明為什么要開展這項活動，涉及哪些方面。在線內審員培訓12/4/201940⑶

定義和術語（若需要）定義和術語指本程序中涉及到的并需說明的術語或名詞。⑷

職責明確實施該程序的主管部門/人員的職責以及各相關部門/人員的職責。在線內審員培訓12/4/201941⑸工作程序主要應規(guī)定以下幾個方面的內容：確定需要開展的各項活動及實施步驟；明確所涉及的部門/人員；規(guī)定具體的控制要求和控制方法；確定開展各項活動的時間和頻次給出所需的設備、設施及要求；規(guī)定例外情況處理方法；引出所涉及的相關/支持性文件；明確記錄的填寫和保存要求；列出所使用的記錄表格等。在線內審員培訓12/4/201942⑹相關文件和相關記錄列出本程序有關的支持性文件，明確使用該程序時所產生的記錄表格，記錄的保存和期限，寫明記錄表格的編號和名稱。程序文件應得到本活動有關負責人員同意和接受，并為所有與其作業(yè)有關的人員的理解，一般文件在正式定稿審批前，應由涉及的管理部門負責人對文件進行討論，提出修改意見，并對文件內容進行會簽，以使文件更符合實際和具有可操作性，同時也避免文件在發(fā)布實施運行中出現的不必要的扯皮現象。在線內審員培訓12/4/20194