職業(yè)安全健康管理體系-OSHMS文件編寫

在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20191第6講體系文件編寫職業(yè)安全健康管理體系2003年8月18日在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20192大家好！我們又見面了。今天，我們給大家介紹建立職業(yè)安全健康管理體系過程中十分重要的內(nèi)容----體系文件的編寫。這部分內(nèi)容不難，但非常重要，作為內(nèi)審員應(yīng)該掌握。將來您可以為自己的企業(yè)編寫或修改體系文件。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20193第6講體系文件編寫第六講OSHMS文件編寫在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20194主要內(nèi)容體系文件編寫綜述體系文件編寫的原則和技巧體系文件編寫的基本步驟管理手冊(cè)的編寫程序文件的編寫在線內(nèi)審員培訓(xùn)1.

體系文件編寫綜述12/4/201951.1

OSHMS文件編寫的依據(jù)和作用職業(yè)安全健康管理體系文件應(yīng)按照職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，結(jié)合企業(yè)的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)及其危險(xiǎn)性和復(fù)雜性、企業(yè)規(guī)模、人員的能力等情況而編寫。同時(shí)它還是為保持體系的有效運(yùn)行，控制職業(yè)安全健康風(fēng)險(xiǎn)、持續(xù)改進(jìn)職業(yè)安全健康績(jī)效必不可少的依據(jù)。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20196作用----企業(yè)建立并保持OHSMS的重要基礎(chǔ)工作。如果用人單位的職業(yè)安全健康管理體系文件不正確、不準(zhǔn)確、不完善，則有可能造成用人單位的職業(yè)

安全健康管理體系失效，或使用人單位

的職業(yè)安全健康管理體系工作成本增加，影響體系的實(shí)施效果。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20197根據(jù)OSHMS審核規(guī)范要求，依我們?cè)谥笇?dǎo)企

業(yè)編制體系文件時(shí)的經(jīng)驗(yàn)，建議在編制文件時(shí)應(yīng)遵循以下2點(diǎn)要求：所編制體系文件在總體上應(yīng)滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，在具體內(nèi)容上，應(yīng)反映本單位特點(diǎn)，要有利于本單位所有職工的理解和貫徹執(zhí)行。OSHMS文件的有效性能滿足企業(yè)和相關(guān)方的需求和期望，并能落實(shí)到實(shí)際活動(dòng)中。1.2

OSHMS文件編制的要求在線內(nèi)審員培訓(xùn)在現(xiàn)狀調(diào)查和分析（初始評(píng)審）的基礎(chǔ)上進(jìn)行體系文件的策劃，文件一般應(yīng)在體系的策劃和準(zhǔn)備階段工作完成后才正式編寫，必要時(shí)也可交叉進(jìn)行。除手冊(cè)需統(tǒng)一由用人單位制定外，其他文件應(yīng)按分工由該活動(dòng)的主管部門分別制定。12/4/20198OSHMS的文件編寫應(yīng)結(jié)合本單位的職業(yè)安全健康職能分配進(jìn)行，按所選擇的OSHMS要求，逐個(gè)展開，將職業(yè)安全健康職能分配落實(shí)到各職能部門。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20199為使所編制的文件做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，在編制前應(yīng)制定“職業(yè)安全健康管理體系文件明細(xì)表”，將現(xiàn)行的用人單位標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、管理辦法以及記錄表格收集在一起，與職業(yè)安全健康管理體系要求

進(jìn)行比較，從而確定新編、增編或修訂的職業(yè)安全健康管理體系文

件項(xiàng)目。為了提高體系文件的編制效率，減少返工，在文件編制過程中，要加強(qiáng)文件的層次間、文件與文件間的協(xié)調(diào)。編制體系文件的關(guān)鍵是講求實(shí)效，不走形式。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/2019101.3

體系文件的層次和內(nèi)容OSHMS標(biāo)準(zhǔn)中4.4.4對(duì)文件的總要求中明確：OSHMS文用人單位應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄈ鐣婊螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ簩?duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述；提供查詢相關(guān)文件的途徑。職業(yè)安全健康管理體系文件在滿足充分性和有效性的前提下，應(yīng)做到最小化。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201911按規(guī)范要求，應(yīng)形成文件的程序共11個(gè)（實(shí)際編寫中不止

11個(gè)）?危害辨識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)控制程序?法律法規(guī)識(shí)別和更新控制程序?培訓(xùn)和教育管理程序?協(xié)商與交流管理程序?文件管理程序?運(yùn)行控制管理程序（本程序根據(jù)企業(yè)活動(dòng)的不同及實(shí)際需要，應(yīng)制定多個(gè)不同的控制程序）?應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序?績(jī)效監(jiān)測(cè)與測(cè)量控制程序?不符合、糾正與預(yù)防措施程序?記錄控制程序?審核管理程序在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201912文件結(jié)構(gòu)圖管理手冊(cè)（A層）（B層）管理體系程序文件（C層）用于管理體系的作業(yè)指導(dǎo)書和其他文件依據(jù)規(guī)定的體系方針和目標(biāo)對(duì)管理體系的描述詳細(xì)的作業(yè)文件對(duì)實(shí)施管理體系所有相互關(guān)聯(lián)的過程和活動(dòng)的描述注1：文件層次的多少可依據(jù)用人單位的需要進(jìn)行調(diào)整注2：表格對(duì)各個(gè)層次都可能適用在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201913我們先簡(jiǎn)單了解文件審核的要求，這樣對(duì)編寫文件會(huì)有一定的幫助。OHSMS文件的結(jié)構(gòu)以及查詢途徑；OHSMS文件是否覆蓋了核心要素并符合標(biāo)準(zhǔn)要求；有無采用電子媒體的文件，確認(rèn)其是否有效；要素之間的相互作用關(guān)系是否給予確定及描述；手冊(cè)與程序文件職責(zé)是否一致，接口是否合理。1.4文件審核要點(diǎn)在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201914·

OSHMS文件的系統(tǒng)性用人單位應(yīng)系統(tǒng)的考慮職業(yè)安全健康管理體系全部要素的要求和規(guī)定；

所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；

各層次文件在邏輯上應(yīng)涉及職業(yè)安全健康管理體系中一個(gè)獨(dú)立的部分。2

體系文件編寫的原則和技巧在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201915·

OSHMS文件的法規(guī)性

體系文件應(yīng)符合職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國(guó)家或主管部門的有關(guān)法律法規(guī)及其它要求；

文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須作為用人單位的內(nèi)部法規(guī)認(rèn)真執(zhí)行；文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201916·

OSHMS文件的協(xié)調(diào)性

用人單位的其他管理規(guī)定應(yīng)與體系文件的所有規(guī)定相協(xié)調(diào)；體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)；處理好各種接口，避免職責(zé)不清。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201917體系文件可作為用人單位OSHMS有效運(yùn)行及其保持性的客觀證據(jù)（適用性、有效性的證據(jù)）。向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)用人單位OSHMS的運(yùn)行情況。對(duì)審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：危害因素已被辨識(shí)評(píng)價(jià)并得到控制；有關(guān)活動(dòng)的管理程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實(shí)施；有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督管理之中；職業(yè)安全健康績(jī)效和持續(xù)改進(jìn)等。OSHMS文件的見證性在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201918·

OSHMS文件的唯一性a）對(duì)于一個(gè)用人單位，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；b)

對(duì)體系文件的理解是唯一的。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201919·

OSHMS文件的適用性a）體系文件的編制和形式應(yīng)根據(jù)審核規(guī)范的要求、充分考慮用人單位規(guī)模、業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)性和復(fù)雜性，采取不同的形式；b）體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)相適應(yīng)；c）所有文件的規(guī)定都能夠在實(shí)際工作中得到貫徹實(shí)施。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201920·

文件編寫技巧職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范共有17個(gè)要素，其中4.2職業(yè)安全健康方針；4.3.3目標(biāo)；4.3.4職業(yè)健康管理體系方案；4.4.1機(jī)構(gòu)和職責(zé)；4.4.4文件化；4.6管理評(píng)審等6個(gè)要素要求形成文件，未作程序要求，其余11個(gè)要素要求建立和保持程序。對(duì)于只要求形成文件而未要求建立程序的6個(gè)要素,由于沒有程序文件支持，在管理手冊(cè)中描述應(yīng)盡量詳細(xì)、具體。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201921·

文件編寫技巧文件編寫方式一般有以下幾種：自上而下依次展開方式。按管理手冊(cè)、程序文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協(xié)調(diào)。從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。先編寫程序文件，再開始概括表述管理手冊(cè)以及作業(yè)文件等基礎(chǔ)性文件的編寫。自下而上的編寫的方式。按基礎(chǔ)性文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫。具體采用那種方式可根據(jù)用人單位具體情況而定。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201922第6講體系文件編寫3

體系文件編寫的基本步驟體系文件編寫策劃組成編寫組確定文件的層次列出各層次文件清單；各層次文件的相關(guān)文件文件編制的分工文件的具體編制管理手冊(cè)由1～２人專門負(fù)責(zé)；程序文件分工編制；作業(yè)的指導(dǎo)書由相關(guān)部門編制.文件匯總、協(xié)調(diào)和修改在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201923體系文件的策劃是在完成初始評(píng)審工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。確定職業(yè)安全健康管理體系用人單位機(jī)構(gòu)圖；確定職業(yè)安全健康管理體系要素分配圖；確定職業(yè)安全健康方針；確定目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案；確定體系文件的結(jié)構(gòu)和層次；確定程序文件的名稱及其主要內(nèi)容以及作業(yè)文件的名稱及其主要內(nèi)容；編寫管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201924⑴管理手冊(cè)是用來闡述一個(gè)用人單位的職業(yè)安全健康方針和描述其職業(yè)安全健康管理體系整體信息的文件；⑵管理手冊(cè)的詳略程度和編排格式根據(jù)用人單位的規(guī)模和活動(dòng)的復(fù)雜程度可以有所不同；⑶管理手冊(cè)可以是獨(dú)立的文件，也可以是用人單位文件的一部分。4

管理手冊(cè)的編寫在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/2019254.1

編寫管理手冊(cè)的原則指令性原則：職業(yè)安全健康管理手冊(cè)有用人單位的最高管理者批準(zhǔn)簽發(fā)和正式發(fā)布。手冊(cè)的各項(xiàng)規(guī)定內(nèi)容應(yīng)具有指令性，措詞應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，表達(dá)要明確；目的性原則：職業(yè)安全健康管理手冊(cè)應(yīng)圍繞明確的職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)、對(duì)為實(shí)現(xiàn)職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)所展開的各項(xiàng)活動(dòng)做出規(guī)定；符合性原則：職業(yè)安全健康管理手冊(cè)應(yīng)符合國(guó)家、地方和其他第三方發(fā)布的有關(guān)各項(xiàng)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際公約。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201926（4）系統(tǒng)性原則：職業(yè)安全健康管理手冊(cè)所闡述的職業(yè)安全健康管理體系，應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)合理、接口明確、層次清楚。協(xié)調(diào)性原則：職業(yè)安全健康管理手冊(cè)中各項(xiàng)規(guī)定之間、各要素之間，以及職業(yè)安全健康管理手冊(cè)與其他職業(yè)安全健康體系文件之間，必須協(xié)調(diào)一致?？尚行栽瓌t：管理手冊(cè)中的規(guī)定應(yīng)從用人單位的實(shí)際

情況出發(fā)，切實(shí)可行。可檢查性原則：可檢查性是指手冊(cè)的各項(xiàng)規(guī)定不但明確，而且要便于實(shí)施和監(jiān)督。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201927職業(yè)安全健康管理體系的范圍；職業(yè)安全健康方針；

職業(yè)安全健康目標(biāo)及管理方案（該項(xiàng)可單列）；

建立和保持職業(yè)安全健康管理體系的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；

依據(jù)職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，并結(jié)合用人單位活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)，

對(duì)審核規(guī)范中17個(gè)要素的實(shí)施要點(diǎn)進(jìn)行描述，提供相關(guān)程序文件的查詢途徑；關(guān)于手冊(cè)的審批、評(píng)審、修改和控制規(guī)定。4.2

管理手冊(cè)主要內(nèi)容在線內(nèi)審員培訓(xùn)資料收集與分析職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定確定管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)制定編寫手冊(cè)的工作計(jì)劃落實(shí)手冊(cè)編寫組的組織工作。4.3

編制手冊(cè)的工作程序12/4/201928在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201929⑴可直接引用OSHMS程序，也可用其它文件作為參考。⑵手冊(cè)發(fā)布前，應(yīng)由用人單位的管理者對(duì)其進(jìn)行最后的審查，以保證清晰、準(zhǔn)確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請(qǐng)使用者對(duì)手冊(cè)的可行性進(jìn)行評(píng)定，然后批準(zhǔn)發(fā)行，并在所有文本中標(biāo)出批準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記。⑶經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)內(nèi)容應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，并按序列號(hào)合理的發(fā)放和控制。依據(jù)以往通過認(rèn)證單位的經(jīng)驗(yàn)，還強(qiáng)調(diào)：在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201930⑷

應(yīng)規(guī)定手冊(cè)的編制、控制和更改協(xié)調(diào)的辦法。這項(xiàng)工作應(yīng)委派給合適的文件管理部門；⑸文件發(fā)行和更改控制對(duì)確保手冊(cè)內(nèi)容經(jīng)過審批是至關(guān)重要的。應(yīng)考慮使用便于進(jìn)行實(shí)際更改的方式，經(jīng)審批的手

冊(cè)內(nèi)容應(yīng)該易于識(shí)別。為了保持每本手冊(cè)的現(xiàn)行有效，

手冊(cè)的持有者應(yīng)簽收更改頁(yè)并加入手冊(cè)中；⑹為了與標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)照，并易于理解和執(zhí)行，建議手冊(cè)格式與職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范各章節(jié)的編排格式盡可能一致起來。章、節(jié)、符號(hào)、圖解和表格的編排均應(yīng)清楚合理。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201931第6講體系文件編寫4.4管理手冊(cè)的參考格式封面：用人單位名稱；用人單位審核規(guī)范編號(hào)；手冊(cè)標(biāo)題；發(fā)布日期、實(shí)施日期；版本號(hào)、受控標(biāo)志；手冊(cè)的批準(zhǔn)、審核、主編以及編寫人員名單等。手冊(cè)開頭：手冊(cè)頒布令；管理者代表任命書；管理手冊(cè)目錄。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201932第6講體系文件編寫手冊(cè)正文前言企業(yè)簡(jiǎn)介企業(yè)生產(chǎn)工藝職業(yè)安全健康狀況

d.其他資料職業(yè)安全健康方針在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201933第6講體系文件編寫職業(yè)安全健康管理手冊(cè)的內(nèi)容①目的和適用范圍②引用審核規(guī)范、定義、術(shù)語及縮寫代號(hào)③手冊(cè)的管理④職業(yè)安全健康管理體系每個(gè)要素的描述a.總則b.職責(zé)c.控制要求

d.相關(guān)文件在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201934第6講體系文件編寫附錄·職業(yè)安全健康法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求清單·用人單位的職業(yè)安全健康機(jī)構(gòu)圖·重要風(fēng)險(xiǎn)因素清單·職業(yè)安全健康管理方案·職業(yè)安全健康管理體系程序文件清單·職業(yè)安全健康管理體系要素職責(zé)分配一覽表·職業(yè)安全健康記錄清單·其他有關(guān)資料在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201935程序是“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑”。描述程序的文件稱為程序文件職業(yè)安全健康管理體系程序文件是用人單位開展職業(yè)安全健康管理工作的基礎(chǔ)性文件。根據(jù)職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范的要求，需要建立并保持程序的要素，應(yīng)編制相應(yīng)的程序文件。5

程序文件的編寫在線內(nèi)審員培訓(xùn)⑴文件化程序是用人單位職業(yè)安全健康管理體系的重要組成部分。程序文件是用人單位職業(yè)安全健康管理體系文件的一部分，是管理手冊(cè)的支持文件；⑵

每一個(gè)文件化程序都應(yīng)包括OSHMS的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，可以是審核規(guī)范的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部分，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)。OSHMS文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)。這些細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書及規(guī)范中規(guī)定；⑶

程序文件展開的深度和廣度，取決于用人單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)、危險(xiǎn)性、復(fù)雜性以及人員能力等因素；⑷文件化程序應(yīng)闡明確相關(guān)層次和人員的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，說明實(shí)施各種不同的活動(dòng)方式，將要采用的文件、采用的控制方式；5.1程序文件的編制原則和要求12/4/201936在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201937⑹

每一個(gè)

OSHMS

程序都應(yīng)能回答

“5W1H”（What，When，Where、Who、Why、How），包括如何依據(jù)現(xiàn)有文件使用什么設(shè)施，準(zhǔn)備什么記錄等。文件的上述規(guī)定也就體現(xiàn)了“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑”；⑺所有文件化程序都應(yīng)簡(jiǎn)練、明確和易懂，并規(guī)定所采用的方式和判定準(zhǔn)則；⑻以相同的結(jié)構(gòu)和格式編排每一個(gè)文件化程序，便于使用者熟悉適合于每項(xiàng)要求的固定方法，也增進(jìn)了系統(tǒng)地滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的可能性。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/2019385.2

程序文件的編制內(nèi)容程序文件的內(nèi)容一般包括文件編號(hào)和標(biāo)題目的和適用范圍引用審核規(guī)范或文件定義和術(shù)語（若需要）職責(zé)工作程序相關(guān)文件和相關(guān)記錄在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201939⑴文件編號(hào)和標(biāo)題編號(hào)可根據(jù)活動(dòng)的層次進(jìn)行編排，同一層次的程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說明開展的活動(dòng)及其特點(diǎn)，如“不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序”、“野外施工作業(yè)控制程

序”等。⑵目的和適用范圍一般簡(jiǎn)單說明為什么要開展這項(xiàng)活動(dòng)，涉及哪些方面。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201940⑶

定義和術(shù)語（若需要）定義和術(shù)語指本程序中涉及到的并需說明的術(shù)語或名詞。⑷

職責(zé)明確實(shí)施該程序的主管部門/人員的職責(zé)以及各相關(guān)部門/人員的職責(zé)。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201941⑸工作程序主要應(yīng)規(guī)定以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：確定需要開展的各項(xiàng)活動(dòng)及實(shí)施步驟；明確所涉及的部門/人員；規(guī)定具體的控制要求和控制方法；確定開展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間和頻次給出所需的設(shè)備、設(shè)施及要求；規(guī)定例外情況處理方法；引出所涉及的相關(guān)/支持性文件；明確記錄的填寫和保存要求；列出所使用的記錄表格等。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/201942⑹相關(guān)文件和相關(guān)記錄列出本程序有關(guān)的支持性文件，明確使用該程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄表格，記錄的保存和期限，寫明記錄表格的編號(hào)和名稱。程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)有關(guān)負(fù)責(zé)人員同意和接受，并為所有與其作業(yè)有關(guān)的人員的理解，一般文件在正式定稿審批前，應(yīng)由涉及的管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行討論，提出修改意見，并對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行會(huì)簽，以使文件更符合實(shí)際和具有可操作性，同時(shí)也避免文件在發(fā)布實(shí)施運(yùn)行中出現(xiàn)的不必要的扯皮現(xiàn)象。在線內(nèi)審員培訓(xùn)12/4/20194