企業(yè)檔案管理工作存在的問題與改進(jìn)對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也不斷擴(kuò)大，其檔案管理工作受到越來越多的重視。但是目前企業(yè)檔案管理工作還存在很多問題和缺點(diǎn)，由于受到周圍環(huán)境和單位實(shí)際情況的影響，檔案管理的質(zhì)量和效率還有待提高。本文分析了企業(yè)檔案管理工作存在的問題，闡述了改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策。【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;問題;改進(jìn)對(duì)策企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)信息多元化而產(chǎn)生的。企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)制度下，不應(yīng)僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應(yīng)該給予企業(yè)檔案一種新的定位。企業(yè)檔案管理的好壞對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，一個(gè)先進(jìn)合理的企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展的助推器。在日益發(fā)展的新形勢(shì)下，各企業(yè)也會(huì)為了更好地適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需求不斷深化改革，制定新的發(fā)展戰(zhàn)略。在新的發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施過程中，企業(yè)檔案管理必然會(huì)出現(xiàn)新的問題。1、企業(yè)檔案管理目前存在的問題1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。當(dāng)前很多企業(yè)雖然在努力建立專業(yè)化的檔案管理部門，積極制定本收集整理檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，但由于大部分管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和管理手段，因此在實(shí)際的工作中使得很多實(shí)際問題以及突發(fā)狀況得不到積極有效地解決和落實(shí)。1.2企業(yè)檔案管理制度不健全。當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理缺乏健全的管理制度和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)企業(yè)的檔案管理沒有做出統(tǒng)一的要求，因此企業(yè)檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，而且由于缺乏相應(yīng)的管理制度，致使檔案管理手段落后，管理方式停滯不前，使得企業(yè)發(fā)展過程中的很多資料丟失。1.3檔案管理不夠規(guī)范。在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：一是案卷標(biāo)題不規(guī)范。二是檔號(hào)不規(guī)范。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。1.4檔案管理觀念落后。一是管理方式陳舊。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。基層企業(yè)辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。1.5在信息開發(fā)和編研工作上存在不少問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)人就來編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實(shí)用性不大、利用價(jià)值更小。有的選題雖好，緊跟形勢(shì)，但因編研時(shí)間過長(zhǎng)失去了時(shí)效性，影響了作用的發(fā)揮。2、改進(jìn)企業(yè)檔案管理的對(duì)策2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理觀念。在新的時(shí)代背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新，需要對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行改革，在信息化時(shí)代，應(yīng)該要加強(qiáng)信息化管理理念和管理模式在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，使得企業(yè)的管理可以與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)一致，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由于當(dāng)前很多企業(yè)在發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)企業(yè)的檔案管理體系所持有的觀念還比較傳統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)所面臨的環(huán)境的認(rèn)識(shí)不夠，因此沒有意識(shí)到信息化、科學(xué)化檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。對(duì)此，未來企業(yè)的發(fā)展過程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理模式的認(rèn)識(shí)，建立完善的企業(yè)檔案管理體系，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，確保不同人員的責(zé)任可以得到有效的落實(shí)。2.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建。要建立完善的企業(yè)檔案管理體系。在企業(yè)檔案管理過程中，一方面要建立自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理體系，以便對(duì)企業(yè)檔案管理中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行有效地傳遞，從而使得企業(yè)檔案管理處于一種平衡的狀態(tài)。另一方面，企業(yè)還應(yīng)該要建立一個(gè)比較明確的橫向管理體系，即在一個(gè)部門內(nèi)要建立完善的管理體系，加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)者與部門員工之間的有效溝通，使得員工的訴求能夠得到滿足，員工在日常工作中的積極性能夠得到有效的提升，當(dāng)企業(yè)高層將管理任務(wù)分配下來時(shí)能夠發(fā)揮不同人員的作用，切實(shí)完成各項(xiàng)工作。要建立長(zhǎng)期性的管理機(jī)制，對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須要加強(qiáng)對(duì)長(zhǎng)效管理機(jī)制的建立，管理人員要對(duì)管理的具體人員進(jìn)行任務(wù)分配，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展目標(biāo)，設(shè)定具體的發(fā)展方向，建立起適合企業(yè)特點(diǎn)的管理制度，比如在對(duì)企業(yè)的人員檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)工作人員的基本情況的了解，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.3發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用。首先，檔案管理人員要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。作為檔案管理人員，如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要。要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求。2.4加強(qiáng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。要利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)。2.5加強(qiáng)基礎(chǔ)工作。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量文書檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬無一失。3、結(jié)語總之，在企業(yè)發(fā)展過程中