《計算機操作基礎(chǔ)實用教程》課件第12單元

主要知識點數(shù)據(jù)清單的使用篩選功能應(yīng)用：自動篩選和高級篩選分類匯總功能應(yīng)用：單一分類匯總和多重分類匯總合并計算功能應(yīng)用數(shù)據(jù)透視表功能應(yīng)用2目錄12.1使用數(shù)據(jù)清單編輯數(shù)據(jù)12.2管理德育評分12.3數(shù)據(jù)透視表（選修內(nèi)容）第十二單元數(shù)據(jù)統(tǒng)計Excel工作表中的數(shù)據(jù)實際上是一張二維表格，這與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是相似的，因此可以將一張工作表看做是一個數(shù)據(jù)庫表。在Excel軟件中提供了一些數(shù)據(jù)庫表的管理功能，可以編輯數(shù)據(jù)清單，也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選、排序、分類匯總等功能，還可以制作數(shù)據(jù)透視表，進行單變量求解、合并計算等功能。案例分析在下圖所示的“德育積分.xls”工作簿中，存儲著學(xué)生第一學(xué)期的德育評分，根據(jù)學(xué)院的評分工作安排，這學(xué)期的評分分兩次進行統(tǒng)計，9至11月份一張表，12至1月份一張表。我們要在這兩張數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上實現(xiàn)實用的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。12.1使用數(shù)據(jù)清單編輯數(shù)據(jù)工作表的列標(biāo)題相當(dāng)于是數(shù)據(jù)庫表的字段，工作表中的一行數(shù)據(jù)相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫表的一條記錄，而每個單元格中存儲的就是數(shù)據(jù)庫表中的一個數(shù)據(jù)值。用戶編輯數(shù)據(jù)時，不僅可以直接在工作表中進行操作，還可以使用菜單命令[數(shù)據(jù)]-[記錄單]，打開如右圖所示的記錄編輯窗口，在窗口中實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的編輯操作。12.1.1添加新記錄添加新記錄，實際上是在已有數(shù)據(jù)的后面添加一條新記錄。單擊工具按鈕，窗口中就會出現(xiàn)一個空白的記錄，用戶只需要手工輸入各字段的數(shù)值即可。如下圖所示，我們添加了王文同學(xué)的數(shù)據(jù)。12.1.2查找記錄在記錄編輯窗口中瀏覽數(shù)據(jù)，可以通過用鼠標(biāo)單擊“上一條”和“下一條”按鈕來切換記錄。使用“條件”按鈕可以快速地在記錄表中找到滿足條件的記錄。12.2管理德育評分目前在“德育積分.xls”工作簿中，已存儲了兩張積分表，在此基礎(chǔ)上，我們需要按照指定條件篩選出學(xué)生清單，對不同學(xué)院的最高得分和平均得分等進行匯總，并要制作數(shù)據(jù)透視表來對學(xué)院學(xué)生政治面貌進行查看。12.2.1自動篩選在工作表“9-11月份數(shù)據(jù)表”中，存儲著05級所有學(xué)生的德育積分，并且計算出了三個月的積分總和。根據(jù)應(yīng)用的需要，我們要找出商學(xué)院總分超過270的學(xué)生清單。在Excel軟件中，按照一定的條件查找出所有數(shù)據(jù)的操作稱為“篩選”。自動篩選使用菜單命令[數(shù)據(jù)]-[篩選]-[自動篩選]，會看到編輯窗口有了變化，在每個列標(biāo)題的右下角都出現(xiàn)了一個篩選按鈕。自動篩選方法使用篩選按鈕，可以實現(xiàn)：某個值的篩選前/后幾名的篩選自定義條件的篩選12.2.2高級篩選相對于自動篩選的操作方法，高級篩選不需要通過鼠標(biāo)單擊對應(yīng)列的篩選按鈕來給出篩選規(guī)則，而是給出了一個條件區(qū)，在條件區(qū)中寫著篩選的規(guī)則，然后再使用菜單命令就可以得到篩選結(jié)果。條件區(qū)的制作在條件區(qū)中可以給出單一篩選條件，也可以給出多個篩選條件。篩選條件的書寫格式如下圖所示，使用上下連續(xù)的兩個單元格分別寫出列標(biāo)題和條件表達式，系統(tǒng)在執(zhí)行篩選時，會將條件區(qū)中的內(nèi)容解釋為“在數(shù)據(jù)區(qū)中查找<列標(biāo)題>對應(yīng)列的數(shù)據(jù)滿足<條件表達式>的記錄”。12.2.3分類匯總分類匯總是指依據(jù)工作表中的某一項數(shù)據(jù)進行分類，并對每類數(shù)據(jù)進行匯總計算。匯總計算可以實現(xiàn)求和、計數(shù)、求平均值、求最大值等功能。案例分析在德育積分管理中，我們需要計算出“各學(xué)院德育最高分和最低分”，并分學(xué)院將德育得分情況打印輸出。需要的操作主要有：1.將數(shù)據(jù)按“學(xué)院”列進行排序。2.依次進行最低分和最高分的篩選。兩次篩選的操作窗口如下圖所示。12.2.4合并計算在實際工作中，經(jīng)常會遇到這樣一種情況，如下圖所示，學(xué)生德育成績存儲在兩個工作表中，分別是“9-11月份數(shù)據(jù)表”和“12-1月份數(shù)據(jù)表”，當(dāng)要統(tǒng)計這一學(xué)期的德育成績時，需要進行數(shù)據(jù)的合并計算，也就是要在“學(xué)期合計”工作表中計算學(xué)生德育總分，這個分值是9-11月份和12-1月份德育分的和。制作要點在實施合并計算操作前，要確保源數(shù)據(jù)和目標(biāo)區(qū)中記錄順序一致。合并計算時要指定引用位置。合并計算功能雖然使用了求和的函數(shù)，但最終寫在目標(biāo)單元格中的只是計算的結(jié)果，而不是計算公式，所以，如果原始數(shù)據(jù)有所改變時，目標(biāo)單元格中的數(shù)據(jù)不會自動更新，用戶需要再次執(zhí)行合并計算命令，才能得到最新結(jié)果。12.3數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表功能，能夠?qū)崿F(xiàn)按多個字段進行分類匯總。數(shù)據(jù)透視表是對大量數(shù)據(jù)建立交叉的工作表。案例分析在如圖所示的工作表中，存儲著學(xué)生的政治面目數(shù)據(jù)，現(xiàn)在需要以學(xué)院為單位，查看各種政治面目的學(xué)生人數(shù)，而且還要分性別進行人數(shù)的統(tǒng)計。我們使用數(shù)據(jù)透視表來實現(xiàn)用戶的多方式數(shù)據(jù)匯總