建筑工程檔案管理

建筑工程檔案管理施工程檔案管理制度序號內(nèi)容1嚴(yán)格遵照按照哈爾濱市建委、監(jiān)督站、哈爾濱市城市檔案館、黑龍江省規(guī)定以及國標(biāo)系列工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行，建立工程施工技術(shù)檔案。2配備專職工程檔案資料員，負(fù)責(zé)工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的復(fù)印裝訂與移交工作。3工程施工檔案資料，隨工程進(jìn)度同步收集與整理，并做到及時齊全與完善，按類別裝訂存放保管。4原始資料的記錄做到準(zhǔn)備齊全，任何人不得隨意涂改工程檔案資料和弄虛作假。5所有投入使用的材料或半成品、成品的構(gòu)件均必須有檢驗(yàn)合格證明，并存入工程檔案備查。6所有資料的交接、借出均辦理手續(xù)和進(jìn)行登記簽證。7竣工圖嚴(yán)格按檔案館有關(guān)規(guī)定繪制。8工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和防腐工作，以免紙張變色和發(fā)霉。9在工程施工過程中，對重點(diǎn)部位、難點(diǎn)工藝，要用攝像機(jī)和照相機(jī)拍攝施工過程，留下攝影資料。10左右技術(shù)資料采用復(fù)合規(guī)定的統(tǒng)一格式填寫，會簽蓋章及時齊全。文件管理文件分類及使用說明序號文件類別使用說明1信函普通事件相互通報聯(lián)系2備忘錄施工過程的具體告知，無需回復(fù)，只作為備忘記錄3信息要求表涉及到工程做法、設(shè)計(jì)方案或措施的澄清4工程審驗(yàn)申請表方案、計(jì)劃書、計(jì)算書、深化設(shè)計(jì)圖紙、或樣品報審用5施工項(xiàng)目管理日報每天項(xiàng)目管理報告6工程查驗(yàn)及缺失改善通知單對于總包單位工程查驗(yàn)情況提出工程缺失改善通知后整改情況的回復(fù)7文件處理發(fā)放單作為文件發(fā)放處理的記錄8信函匯總表對于信函通告事件的匯總，便于追溯9備忘錄匯總表對于備忘事件的匯總，便于追溯10送審計(jì)劃表進(jìn)度計(jì)劃報審用11圖件控管總表報送圖紙審查用12送審圖紙審驗(yàn)總表報審圖紙情況的匯總13施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審表施工材料/構(gòu)配件/設(shè)備送審用14工程查驗(yàn)及缺失改善通知控管匯總表對于施工過程中工程查驗(yàn)及工程缺失改善情況的匯總，便于追溯，檢查15施工變更匯總表用于工程變更匯總16工作指示單用于施工中具體指令和要求17文件接收記錄用于接收文件18項(xiàng)目付款申請請款用表19會議簽到表會議簽到用20會議議程用于會議通知21傳真函以傳真的形式送出的信函22移交單移交施工區(qū)域，工作面，材料、設(shè)備或構(gòu)配件文檔收發(fā)管理序號內(nèi)容1工程中所有問題的確定均須以相關(guān)單位共同簽字或蓋章確認(rèn)的書面形式（即文檔）為準(zhǔn)。2確保項(xiàng)目文檔能夠及時準(zhǔn)確的記錄參建各方的整個施工過程中每一道工序，每一事件都有可追溯性。3文檔管理員作為單位間文件來往的唯一窗口，所有文檔必須通過文檔管理員進(jìn)行收發(fā)，不得直接將文件遞交到收件單位相關(guān)部門或人員的收發(fā)文件。因此，所有參建單位均需設(shè)置文檔管理員崗位。4建立文檔的收發(fā)簽字制度，對收發(fā)的每一份文檔都要有記錄及收發(fā)人員的簽字，以確保文檔的可追溯性。5每份文檔應(yīng)該只能圍繞一個主題，文件在收發(fā)前應(yīng)由發(fā)件單位的文檔管理人員按照我公司規(guī)定的編碼規(guī)則進(jìn)行文件編號，以確保各方收到的文件編號一致，便于以后進(jìn)行查閱。6每份文檔在發(fā)出時都應(yīng)附我公司制定的規(guī)定格式的收發(fā)文處理記錄單，注明文件的收發(fā)時間、統(tǒng)一編號、發(fā)件人、收件人及抄送單位等，并由發(fā)文單位確認(rèn)的簽發(fā)人簽字提送。7文檔可同時發(fā)放多個單位，應(yīng)提送相關(guān)各方至少1份文件。文件保密管理（1）文檔控制保密措施序號內(nèi)容1嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、電子文檔）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報告項(xiàng)目經(jīng)理。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無關(guān)的場所。不得在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。2嚴(yán)格遵守秘密文件、資料管理制度。資料、檔案須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)方可借閱。有保密要求文件只允許當(dāng)場借閱，不允許帶出文檔管理室。3秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。4會議工作人員不得隨意傳播會議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目、成果、建議書和有爭議的問題等。會議記錄（或錄音）要集中管理，不得外借。（2）會議保密措施序號內(nèi)容1選擇具備保密條件的會議場所，涉及需要進(jìn)行保密議題討論的會議應(yīng)提前清空會議室鄰近辦公室人員并鎖門。2根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及保密事項(xiàng)會議的人員由項(xiàng)目經(jīng)理與會議召開方負(fù)責(zé)人共同予以指定。3依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。4確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。施工資料管理施工現(xiàn)場資料管理流程技術(shù)資料管理（1）圖紙、變更及洽商管理序號內(nèi)容1專業(yè)工程施工單位項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人有審查圖紙發(fā)現(xiàn)問題的責(zé)任，同時對圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商負(fù)有組織、指導(dǎo)、審核、監(jiān)督落實(shí)的責(zé)任。2專業(yè)工程施工單位項(xiàng)目技術(shù)員負(fù)責(zé)審查圖紙發(fā)現(xiàn)問題，我公司收集各方的圖紙反饋問題；并負(fù)責(zé)圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商的辦理工作。3專業(yè)工程施工單位項(xiàng)目工長、質(zhì)檢員負(fù)有審查圖紙、發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題的責(zé)任，以及執(zhí)行圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商的責(zé)任。4專業(yè)工程施工單位負(fù)責(zé)審查施工范圍內(nèi)的圖紙問題，并負(fù)責(zé)核對相關(guān)配合專業(yè)的圖紙，發(fā)現(xiàn)影響本專業(yè)施工的圖紙問題，反饋至我公司，同時負(fù)有執(zhí)行圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商的責(zé)任。5專業(yè)工程單位的圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商涉及到其他包商時應(yīng)及時反饋給總包單位，我公司協(xié)助專業(yè)工程施工單位做好與其他單位的技術(shù)協(xié)調(diào)工作。6專業(yè)工程施工單位應(yīng)將各自施工范圍內(nèi)簽字生效的圖紙會審、圖紙修改、設(shè)計(jì)變更、工程洽商等文件應(yīng)及時報送總包單位進(jìn)行備案。（2）施工組織設(shè)計(jì)及施工方案管理名稱內(nèi)容施工組織總設(shè)計(jì)工程總承包單位將組織編制實(shí)施階段的施工組織總設(shè)計(jì)，提供各階段的施工準(zhǔn)備工作內(nèi)容，對人、材、機(jī)、財和施工方法等進(jìn)行科學(xué)合理的安排，協(xié)調(diào)各施工單位、各工種之間、資源和時間之間、各項(xiàng)資源之間的關(guān)系。分項(xiàng)工程施工組織設(shè)計(jì)及施工方案管理專業(yè)工程施工單位分項(xiàng)工程施工組織設(shè)計(jì)及施工方案的編制→總承包審核合格→監(jiān)理、業(yè)主審批同意→技術(shù)交底→專業(yè)工程施工單位執(zhí)行。專業(yè)工程施工單位必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行施工組織設(shè)計(jì)、施工方案。工程施工質(zhì)量資料管理（1）工程質(zhì)量管理資料主要內(nèi)容包括工程質(zhì)量保證資料及工程質(zhì)量驗(yàn)收二大類(七小類中的五小類)：序號類別內(nèi)容1C類—工程測量記錄工程定位測量記錄、地基驗(yàn)槽記錄、樓層放線記錄、沉降觀測記錄、建筑物垂直度觀測記錄。2D類—工程施工記錄通用記錄、土建專用施工記錄、建筑安裝專用施工記錄。3E類—工程試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄施工試驗(yàn)記錄（通用）、結(jié)構(gòu)專用施工試驗(yàn)記錄、設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、電氣專用施工試驗(yàn)記錄、管道專用施工試驗(yàn)記錄、通風(fēng)空調(diào)專用施工試驗(yàn)記錄、電梯專用施工試驗(yàn)記錄。4F類—工程物資資料施工物資資料統(tǒng)一用表見現(xiàn)行黑龍江省建筑工程材料（構(gòu)件）檢驗(yàn)（試驗(yàn)）報告用表。5G類—施工驗(yàn)收資料工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表；分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄表；單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄等（2）我公司除做好自身上述施工資料管理外，有義務(wù)督促各專業(yè)工程施工做好施工資料的管理。音像資料管理序號內(nèi)容1工程音像資料是優(yōu)質(zhì)工程申報資料內(nèi)容的組成部分，本工程創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)為確保建筑工程“魯班獎”。要求所有專業(yè)單位必須進(jìn)行音像資料的收集和整理。2在工程施工過程中，根據(jù)專業(yè)工程施工單位施工內(nèi)容的不同，對一些關(guān)鍵工序、特殊施工工藝、新施工方法的施工過程等需重點(diǎn)拍攝。3主要拍攝上級領(lǐng)導(dǎo)視察、重大活動、重要會議等，各專業(yè)工程施工單位應(yīng)獨(dú)自完成拍攝。如確需協(xié)助拍攝，應(yīng)提前24小時提出申請，由總包辦公室協(xié)調(diào)組織拍攝。4每個專業(yè)工程施工單位每周要向總包單位交施工照片10張/工序?部位，每張照片要詳細(xì)注明拍攝日期、拍攝地點(diǎn)、拍攝人、照片中的人名，具體干什么等，總承包指定交照片的時間，交與信息中心信息員。施工資料管理措施序號內(nèi)容1本工程施工資料嚴(yán)格按照規(guī)范規(guī)程的要求進(jìn)行收集整理，確保工程資料準(zhǔn)確、真實(shí)、完整，與工程同步。2專業(yè)工程施工單位應(yīng)由專職資料員負(fù)責(zé)編制、匯總、整理自己范圍內(nèi)的全部施工資料，并應(yīng)對其施工資料的真實(shí)性、及時性和完整性負(fù)責(zé)。3專業(yè)工程單位隨時接我公司技術(shù)資料檢查工作，并按照我公司項(xiàng)目部的要求進(jìn)行整改。整改完成后，我公司項(xiàng)目部進(jìn)行復(fù)查，仍達(dá)不到要求，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。4專業(yè)工程施工單位在竣工前必須按照哈爾濱市現(xiàn)行的有關(guān)施工技術(shù)資料的編制要求完成技術(shù)資料整理、編制工作。專業(yè)工程施工單位工程竣工后經(jīng)總包方對其施工資料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收不合格的在總包要求的時間內(nèi)完成整改，驗(yàn)收合格后移交總包。施工現(xiàn)場文件管理方法施工現(xiàn)場文件實(shí)行分類處理流程1、總承包部文件發(fā)文管理2、與業(yè)主、監(jiān)理往來文件收發(fā)管理總承包部文件發(fā)文流程向業(yè)主發(fā)文管理流程2、與業(yè)主、監(jiān)理往來文件收發(fā)管理向監(jiān)理發(fā)文管理流程業(yè)主、監(jiān)理來文管理流程3、與專業(yè)工程施工往來文件收發(fā)管理總承包項(xiàng)目經(jīng)理部向?qū)I(yè)工程施工單位發(fā)文流程總承包職能部門向?qū)I(yè)工程施工單位發(fā)文流程專業(yè)工程施工單位單位來文管理流程施工檔案建檔立卷規(guī)則立卷規(guī)則立卷原則立卷方法立卷要求卷內(nèi)文件排列要求“三同步”原則，即“同步開始、同步建設(shè)、同步竣工”；遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序、專業(yè)形成單位立卷；施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段立卷；竣工圖按單位工程、專業(yè)立卷；竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)立卷；聲像等文件按單位工程、專業(yè)立卷。嚴(yán)格參照哈爾濱市及黑龍江省檔案相關(guān)規(guī)范執(zhí)行；嚴(yán)格使用由業(yè)主提供的表格和檔案裝具。文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。工程檔案的移交工程檔案需嚴(yán)格按照國家竣工驗(yàn)收有關(guān)規(guī)定，做好收集、整理、匯編、裝訂成冊，具體如下：各竣工驗(yàn)收合格后6個工作日內(nèi)，按國家、省市級及業(yè)主要求，將包含全部竣工圖（業(yè)主發(fā)包的專業(yè)工程除外）