會議管理制度

會議管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司企業(yè)會議管理制度，縮減會議規(guī)模，提高會議管理效率，保證會議質量，更好地提升集團總部經(jīng)營管理水平，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團總部級會議的管理，子公司級的會議管理規(guī)定參照本辦法執(zhí)行。第三條會議體系及會議設計：集團總部會議管理體系設置兩個層次，即集團總部級和子公司級。其中集團總部級會議設置董事會會議、總裁辦公會、專業(yè)工作會議、部門類會議(集團總部會議管理體系圖見附件一)；子公司會議設置管理類會議和執(zhí)行類會議(子公司會議管理體系圖見附件二)。第二章會議管理部門第四條集團辦公室為集團總部會議的歸口管理部門，主要負責：(1)集團總部級和子公司級會議管理制度的制定和控制；(2)集團總部年度(中)經(jīng)濟工作會議的牽頭組織工作；(3)集團總部管理工作會議的會議通知、議題及會議資料整理、會議記錄、會議紀要等管理；(4)子公司級管理類會議紀要的收集與管理；(5)集團總部級會議紀律、會議效果評價和會議組合調整等工作；(6)負責有關會議精神的宣傳；(7)負責集團總部級會議的服務。第五條會議的組織與管理各會議組織單位負責各自會議的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項調度等，相關會議議題、會議材料、會議紀耍等報集團辦公室備案。第三章會議管理第六條集團總部會議管理體系的設計和調整：由集團總部集團辦公室負責定期對集團總部當前的會議設置情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對集團總部會議管理體系進行優(yōu)化調整，各單位應嚴格按照集團總部設置的會議方案安排相關會議。會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等；會議時間原則上不作調整，各單位應提前做好準備，若因特殊原因需調整或需臨時召開的會議，由會議組織部門提前提出，集團辦公室平衡，集團總裁審批后方可調整。(每季度更新會議安排表，同時在集團總部內部網(wǎng)站上發(fā)布)第七條會前準備(1)會議通知及會議議題征集：會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員，根據(jù)會議類別提前2—4天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題。(2)會議議題及資料準備：會議組織部門應按會議功能對征集的議題進行把關、控制，杜絕非相關議題入會，同時會議組織單位還應對會議材料提前調度、商討，對資料的可用性初步判斷(3)會務準備：為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責協(xié)調有關單位或人員準備好會場。第八條會間管理(1)會議紀律：參會人員因故不能按時參會應提前向會議組織單位和主持人請假，嚴禁無故曠會。會議組織部門在會議開始前，應首先檢查和核對與會人員，并將到會(未到會)人員情況簡要告知會議主持人。會議期間，參會人員必須關閉通訊工具。(2)會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對于重要會議應做好詳細記錄，必要時可用錄音設備錄制會議召開過程及重要發(fā)言材料。(附件五)第九條會后管理(1)會議紀要：會議結束后，會議組織部門要在24小時內形成會議紀要，會議紀要要求言簡意賅、討論主題不漏項，并提煉出其中會議決議項目；會議紀要經(jīng)會議主持人審核、簽發(fā)后要及時發(fā)放有關單位和人員.有關會議紀要格式見(附件六)。(2)會議資料匯總與歸檔：會議結束后，會議組織部門要及時把會議文件收集齊全，并定期送集團總部綜合檔案室歸檔，歸檔文件包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要等。(3)會議宣貫：會議結束時，組織單位應針對會議特點、會議類型提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應準確、及時的做好相關會議的宣貫、學習工作。(4)會議決議項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責任人應嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應提前向會議組織單位及項目指令人反饋；會議組織部門也應及時對會議決議項進行催辦、調度，并在項目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、報指令人審定。有關會議決議項目調度反饋單格式見附件七。第四章考核規(guī)定第十條會議的考核與獎懲(1)不按集團總部統(tǒng)一設計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，各單位可拒絕參會，同時減發(fā)績效獎金懲處會議組織部門負責人()元/次。(2)因會議準備不充分，影響會議效果，達不到會議目的時，每次減發(fā)績效獎金懲處會議組織部門()元。(3)參會人員特殊原因不能參會時，應向會議主持人及組織部門請假，有無故遲到者減發(fā)績效獎金懲處()元/次，曠會者減發(fā)績效獎金懲處()元/次。(4)會議期間未關閉通訊工具，有擾亂會議秩序者減發(fā)績效獎金懲處()元/次。(5)會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，減發(fā)績效獎金懲處責任人()元/次，并責令限期完成。(6)為便于模塊管理，各單位應嚴格按本會議管理制度規(guī)定的模板、格式組織相關會議，包括會議通知、會議記錄、會