《Office》課件-第三章 使用Word

第3章

使用Word2010編排文檔

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3.1WORD2010的基本知識(shí)★

3.2WORD文檔的基本操作★

3.3文本的錄入與編輯★

3.4文檔的格式設(shè)置與編排★

3.5文檔的頁(yè)面設(shè)置與打印輸出★

3.6文檔內(nèi)容的圖文混排★

3.7文檔表格的創(chuàng)建與設(shè)置3.1Word2010的基本知識(shí)3.1.1Word2010的啟動(dòng)和退出3.1.2熟悉Word2010工作界面3.1.3使用視圖瀏覽文檔3.1.1Word2010的啟動(dòng)和退出當(dāng)安裝好Office2010軟件后，就可以啟動(dòng)Word2010應(yīng)用程序了。最常用的啟動(dòng)方法如下：1)單擊【開(kāi)始】按鈕，依次選擇“所有程序”｜“MicrosoftOffice”｜“MicrosoftOfficeWord2010”菜單。2)雙擊桌面上的Word2010快捷方式圖標(biāo)。要退出Word2010，方法如下：1）單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕2）選擇【文件】｜“退出”菜單。3）按【Alt+F4】組合鍵或雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單圖標(biāo)3.1.2熟悉Word2010工作界面啟動(dòng)Word2010后即可進(jìn)入工作界面，Word2010提供了全新的工作界面。工作界面主要由快速訪問(wèn)工具欄、標(biāo)題欄、功能選項(xiàng)卡、文檔編輯區(qū)、滾動(dòng)條、視圖欄以及狀態(tài)欄等組成。3.1.3使用視圖瀏覽文檔針對(duì)用戶在編輯或查閱文檔時(shí)的不同需要，Word2010提供了頁(yè)面視圖、閱讀版式視圖、Web版式視圖、大綱視圖和草稿5種視圖模式。打開(kāi)【視圖】選項(xiàng)卡，在彈出的“文檔視圖”組中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，或者在狀態(tài)欄中的“視圖欄”中選擇相應(yīng)的視圖按鈕，便可在不同的視圖模式之間切換。3.2Word文檔的基本操作3.2.1新建與保存文檔3.2.2關(guān)閉與打開(kāi)文檔3.2.3PDF文件3.2.1新建與保存文檔啟動(dòng)Word2010后，軟件會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)名為“文檔1”的空白文檔，以后新建立的Word文檔默認(rèn)名稱依次為文檔2、文檔3……。方法1：在“快速訪問(wèn)工具欄”中單擊“新建”按鈕，或按【Ctrl+N】組合鍵，即可新建一個(gè)空白文檔:。方法2：?jiǎn)螕艄δ軈^(qū)的【文件】選項(xiàng)卡，在打開(kāi)的下拉菜單中執(zhí)行“新建”命令，然后雙擊右側(cè)界面中的“空白文檔”按鈕即可。1.新建文檔2.保存文檔在編輯文檔的過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)保存對(duì)文檔內(nèi)容所做的更改，以避免遇到斷電、死機(jī)、系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉等特殊情況造成的文檔內(nèi)容丟失。保存文檔分為保存新建文檔、保存已命名過(guò)的文檔、將現(xiàn)有文檔另存為其他名字的文檔等。3.2.2關(guān)閉與打開(kāi)文檔1.關(guān)閉文檔2.打開(kāi)文檔對(duì)文檔完成所有的編輯操作并保存后，就需要將該文檔關(guān)閉，以保證文檔的安全。常用的操作方法如下：?jiǎn)螕簟疚募窟x項(xiàng)卡，在彈出的菜單中執(zhí)行“關(guān)閉”命令。單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。直接按【Ctrl+W】組合鍵或【Alt+F4】組合鍵。關(guān)閉文檔后可以重新將其打開(kāi)，打開(kāi)方法如下：打開(kāi)文檔所在的文件夾，雙擊文檔的圖標(biāo)即可將其打開(kāi)。單擊【文件】選項(xiàng)卡，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“打開(kāi)”命令，在彈出的“打開(kāi)”對(duì)話框中選擇目標(biāo)文件，單擊“打開(kāi)”按鈕即可。在“快速訪問(wèn)工具欄”中單擊“打開(kāi)”按鈕，或按【Ctrl+O】組合鍵都可彈出“打開(kāi)”對(duì)話框，進(jìn)行目標(biāo)文件的選擇即可。3.2.3PDF文件1.將文檔轉(zhuǎn)換為PDF文檔2.AdobeReader閱讀器的使用從Word2010開(kāi)始就可以將Office文檔轉(zhuǎn)換為PDF格式而無(wú)須安裝其他第三方插件。單擊【文件】選項(xiàng)卡下的“保存并發(fā)送”命令，然后雙擊右側(cè)的“創(chuàng)建PDF/XPS文檔”按鈕。AdobeReader是美國(guó)Adobe公司開(kāi)發(fā)的一款優(yōu)秀的PDF文檔閱讀軟件，可以用來(lái)查看、閱讀和打印PDF文檔，因其功能強(qiáng)大，受到眾多用戶的青睞。3.3文本的錄入與編輯3.3.1錄入文本3.3.2編輯文本3.3.1錄入文本啟動(dòng)Word2010應(yīng)用程序后，系統(tǒng)默認(rèn)是英文輸入狀態(tài)，要想輸入文字，需要先選擇一種合適的中文輸入法，然后在文檔中輸入文字。錄入文本的方法很簡(jiǎn)單，只需將光標(biāo)定位在要錄入文本的位置，然后在光標(biāo)閃爍處錄入需要的內(nèi)容即可。輸入的文字會(huì)出現(xiàn)在插入點(diǎn)前面，當(dāng)輸入滿一行時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)換行。在文本輸入過(guò)程中，Word2010將遵循以下原則：按下【Enter】鍵，將在插入點(diǎn)的下一行重新創(chuàng)建一個(gè)新的段落，并在上一個(gè)段落的結(jié)束處顯示段落標(biāo)記符。按下空格鍵，將在插入點(diǎn)的左側(cè)插入一個(gè)空格符號(hào)，它的大小將根據(jù)當(dāng)前輸入法的字體大小和全半角狀態(tài)而定。按下【BackSpace】鍵，將刪除插入點(diǎn)左側(cè)的一個(gè)字符；按下【Delete】鍵，將刪除插入點(diǎn)右側(cè)的一個(gè)字符。按下【CapsLock】鍵，可輸入英文大寫字母，再按下該鍵輸入英文小寫字母。3.3.2編輯文本在文檔中輸入文本內(nèi)容后，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)有需要修改的地方，此時(shí)就可以編輯文本，使文檔內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。編輯文本包括選取、復(fù)制、移動(dòng)、刪除所選內(nèi)容，查找和替換指定內(nèi)容等。1.選取文本要選中的文本操作方法選擇一個(gè)詞組在單詞中的任何位置雙擊。選擇一行文本形狀時(shí)，雙擊左鍵。選擇一個(gè)句子按住【Ctrl】鍵，然后在要選擇的句子中的任意位置單擊。選擇整段文本在段落中的任意位置連擊三下。選擇不連續(xù)的文本按住【Ctrl】鍵不放，用鼠標(biāo)依次選擇需要選中的文本。選擇整篇文檔形狀后連擊三下。選擇矩形文本塊按住【Alt】鍵，同時(shí)在文本上拖動(dòng)鼠標(biāo)。2.復(fù)制文本3.移動(dòng)文本4.刪除文本所謂文本的復(fù)制，是指將要復(fù)制的文本移動(dòng)到其他位置，而原文本仍然保留在原來(lái)的位置。移動(dòng)文本是指將當(dāng)前位置的文本移到另一位置，在移動(dòng)的同時(shí)，會(huì)刪除原來(lái)位置上的原版文本。移動(dòng)文本后，原來(lái)位置的文本消失。在編輯文檔過(guò)程中，需要對(duì)多余或錯(cuò)誤的文本進(jìn)行刪除操作。要?jiǎng)h除文檔中不再需要的內(nèi)容，可將光標(biāo)定位在需要?jiǎng)h除字符的位置處，按【Backspace】，將刪除光標(biāo)左側(cè)的一個(gè)字符；如果按【Delete】鍵，將刪除光標(biāo)右側(cè)的一個(gè)字符。選擇需要?jiǎng)h除的所有內(nèi)容，按【Backspace】或【Delete】鍵均可刪除所選文本。5.查找和替換文本6.撤銷與恢復(fù)文本在篇幅比較長(zhǎng)的文檔中，有時(shí)需要將某些內(nèi)容替換為其他的內(nèi)容，若對(duì)其進(jìn)行逐一的查找和修改，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)。Word2010提供的文本查找和替換功能，可能輕松快捷地完成文本的查找與替換操作，大大提高了工作效率。在編輯文檔的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的操作，比如不小心刪除、替換或移動(dòng)了某些文本內(nèi)容。Word提供了“撤銷”和“恢復(fù)”操作功能，可以幫助用戶迅速糾正錯(cuò)誤操作。3.4文檔的格式設(shè)置與編排3.4.1字體格式的設(shè)置3.4.2段落格式的設(shè)置3.4.3邊框和底紋的設(shè)置3.4.1字體格式的設(shè)置在Word2010中，輸入的文本格式默認(rèn)為五號(hào)宋體，為了使文檔更加美觀，條理更加清晰，通常需要對(duì)文本格式進(jìn)行設(shè)置：如設(shè)置字體、字號(hào)、字體顏色、文本效果和字符間距等。1.使用功能區(qū)工具設(shè)置2.使用浮動(dòng)工具欄設(shè)置3.使用“字體”對(duì)話框設(shè)置3.4.2段落格式的設(shè)置段落是構(gòu)成整個(gè)文檔的骨架，它由正文、圖表和圖形等組成，為了使文檔達(dá)到層次分明、段落清晰的效果，Word2010提供了更多的段落格式設(shè)置功能，包括段落的對(duì)齊方式、縮進(jìn)方式、段落間距和行距、段落邊框與底紋、項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)等。要設(shè)置段落格式，在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡下的“段落”組或“段落”對(duì)話框中可完成需要的設(shè)置。1.設(shè)置段落對(duì)齊方式段落對(duì)齊是指文檔邊緣的對(duì)齊方式，包括左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和分散對(duì)齊。設(shè)置段落對(duì)齊方式先要選中設(shè)置的多個(gè)段落，如果只設(shè)置一個(gè)段落，則只需將鼠標(biāo)光標(biāo)放在此段落的任意位置即可。2.設(shè)置段落縮進(jìn)段落縮進(jìn)是指段落中的文本與頁(yè)面邊緣之間的距離。主要包括左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)和首行縮進(jìn)。設(shè)置段落縮進(jìn)先要選中設(shè)置的多個(gè)段落，如果只設(shè)置一個(gè)段落，則只需將鼠標(biāo)光標(biāo)放在此段落的任意位置即可。3.設(shè)置段落間距段落間距主要包括行間距和段間距，行間距是指段落中行與行之間的距離，段間距是指前后相鄰的段落之間的距離。4.設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)如果輸入的內(nèi)容具有并列關(guān)系，可以為這些內(nèi)容設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)，以加強(qiáng)這種并列關(guān)系，使具有并列關(guān)系的內(nèi)容看上去更統(tǒng)一、更醒目。1）添加項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)2）自定義項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)5.首字下沉首字下沉就是文檔中段首的一個(gè)字或前幾個(gè)字被放大，放大的程度可以自行設(shè)定，并以下沉或懸掛的方式顯示，其它字符圍繞在它的右下方。3.4.3邊框和底紋的設(shè)置在使用Word2010進(jìn)行文字處理時(shí)，為了使文檔更加引人注目，可根據(jù)需要為文字、段落和整個(gè)頁(yè)面設(shè)置各種各樣的邊框和底紋，以增加文檔的生動(dòng)性和實(shí)用性。1.為文字或段落設(shè)置邊框3.突出顯示文本2.為文字或段落設(shè)置底紋要給選中的文字或段落設(shè)置底紋效果，在打開(kāi)的“邊框和底紋”對(duì)話框中單擊“底紋”選項(xiàng)，即可根據(jù)選項(xiàng)設(shè)置底紋的填充顏色和圖案顏色Word2010還提供了突出顯示文本的功能，可以快速將指定的內(nèi)容以需要的顏色突出顯示出來(lái)，常應(yīng)用于審閱文檔。3.5文檔的頁(yè)面設(shè)置與打印輸出3.5.1文檔的頁(yè)面設(shè)置3.5.2頁(yè)面背景的設(shè)置3.5.3設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳與頁(yè)碼3.5.4插入封面與分頁(yè)3.5.5文檔的保護(hù)和打印3.5.1文檔的頁(yè)面設(shè)置對(duì)文檔進(jìn)行版面設(shè)置，主要包括設(shè)置紙張大小、頁(yè)邊距、頁(yè)眉和頁(yè)腳等。1.設(shè)置紙張方向和大小在默認(rèn)情況下，Word編輯區(qū)域紙張的方向總是縱向排列的，為了適應(yīng)不同的打印紙張，可以通過(guò)設(shè)置紙張的方向和大小操作來(lái)改變頁(yè)面方向和大小。2.設(shè)置頁(yè)邊距頁(yè)邊距是頁(yè)面邊緣的空白區(qū)域。一般情況下，在頁(yè)邊距可打印區(qū)域內(nèi)可插入文本和圖形，當(dāng)更改文檔的頁(yè)邊距時(shí)，也就更改了文本和圖形顯示在每頁(yè)上的位置。3.5.2頁(yè)面背景的設(shè)置在Word2010中，可以為頁(yè)面添加背景、水印、邊框等，使頁(yè)面更加美觀，使閱讀更具有趣味。無(wú)論是設(shè)置頁(yè)面的背景、水印還是邊框和底紋，都可以通過(guò)【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡下的“頁(yè)面背景”組中的相關(guān)按鈕進(jìn)行設(shè)置。3.5.3設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳與頁(yè)碼頁(yè)眉和頁(yè)腳都是文檔的重要組成部分，是文檔中每個(gè)頁(yè)面的頂部、底部和兩側(cè)頁(yè)邊距中的區(qū)域。可以在頁(yè)眉和頁(yè)腳中插入或更改文本和圖形，也可以添加頁(yè)碼、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名等。這樣就可以在閱讀時(shí)從頁(yè)眉頁(yè)腳中知道相應(yīng)的信息，如當(dāng)前頁(yè)數(shù)、當(dāng)前閱讀的小節(jié)、文檔名字、編寫的信息等。1.插入頁(yè)眉和頁(yè)腳2．更改頁(yè)眉與頁(yè)腳的顯示內(nèi)容3．插入和設(shè)置頁(yè)碼格式3.5.4插入封面與分頁(yè)1.插入封面2.設(shè)置分頁(yè)通常情況下，在文檔的首頁(yè)可以插入封面，用于說(shuō)明文檔的主要內(nèi)容和特點(diǎn)。在文檔中，系統(tǒng)默認(rèn)以頁(yè)為單位對(duì)文檔進(jìn)行分頁(yè)，只有當(dāng)內(nèi)容填滿一整頁(yè)時(shí)Word才會(huì)自動(dòng)分頁(yè)。當(dāng)然，用戶也可以通過(guò)插入分頁(yè)符，在指定位置強(qiáng)制分頁(yè)。為了便于設(shè)置同一個(gè)文檔中不同部分的文本格式，用戶還可以將文檔分隔成多個(gè)節(jié)。將光標(biāo)定位在需要分頁(yè)的位置，單擊【插入】選項(xiàng)卡下“頁(yè)”組中的“分頁(yè)”按鈕，即可在光標(biāo)處為文檔分頁(yè)。將光標(biāo)定位在需要分頁(yè)的位置，單擊【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡下“頁(yè)面設(shè)置”組中的“分隔符”按鈕，即可在光標(biāo)處為文檔分頁(yè)。3.5.5文檔的保護(hù)和打印文檔安全的威脅來(lái)自不當(dāng)?shù)牟僮?、外部病毒、個(gè)人疏忽等多方面因素?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)置只讀文檔、設(shè)置文檔密碼和啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)3種方法對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，以防止他人隨意打開(kāi)或修改文檔。1.設(shè)置文檔密碼2.設(shè)置只讀文檔為了保護(hù)文檔免受未經(jīng)授權(quán)的查看或更改，則可以為文檔設(shè)置密碼。在設(shè)置了文檔密碼后，如果不能輸入正確的密碼，將無(wú)法打開(kāi)或訪問(wèn)受密碼保護(hù)的文檔。設(shè)置文檔密碼包括設(shè)置文檔的打開(kāi)密碼和修改密碼。將文檔設(shè)置為只讀文檔可以強(qiáng)制用戶以只讀的方式打開(kāi)，這樣可以有效地保護(hù)文檔中的內(nèi)容不被修改。3.設(shè)置文檔權(quán)限還可以通過(guò)設(shè)置文檔的編輯權(quán)限、啟動(dòng)文檔的強(qiáng)制保護(hù)功能等方法保護(hù)文檔的指定內(nèi)容不被修改。4.打印文檔文檔編輯好以后，可以隨時(shí)將其通過(guò)打印機(jī)打印到紙張上使用。3.6文檔內(nèi)容的圖文混排3.6.1在文檔中插入圖片3.6.2在文檔中插入藝術(shù)字3.6.3使用文本框3.6.1在文檔中插入圖片為了使文檔更加美觀、生動(dòng)，可以在其中插入圖片對(duì)象。在Word2010中不僅可以插入系統(tǒng)提供的圖片，還可以從其他程序和位置導(dǎo)入圖片，或者從掃描儀和數(shù)碼相機(jī)中直接獲取圖片。插入剪貼畫2.插入文件中的圖片3.編輯圖片1）調(diào)整圖片大小2）調(diào)整圖片位置3）旋轉(zhuǎn)圖片4）設(shè)置圖片格式5）應(yīng)用圖片樣式在文檔中插入圖片后，為使其達(dá)到更加美觀的效果，還可以為其設(shè)置格式，比如調(diào)整圖片大小和位置，設(shè)置圖片的文字環(huán)繞方式、旋轉(zhuǎn)圖片、裁剪圖片、為圖片重新設(shè)置顏色、應(yīng)用圖片樣式等。3.6.2在文檔中插入藝術(shù)字藝術(shù)字是一個(gè)文字樣式庫(kù)，不僅可以將藝術(shù)字添加到文檔中以制作出裝飾性效果，而且還可以將藝術(shù)字扭曲成各種各樣的形狀，以及將藝術(shù)字設(shè)置為陰影與三維效果的樣式。1.插入藝術(shù)字2.設(shè)置藝術(shù)字格式1）更改藝術(shù)字樣式2）自定義藝術(shù)字樣式。3.6.3使用文本框

文本框是一種存放文本或者圖形的對(duì)象，可置于頁(yè)面的任何位置，并可隨意地調(diào)整其大小。在Word2010中，可以直接插入文本框，在繪制的形狀中添加文字后，也將自動(dòng)視其為文本框。還可以根據(jù)不同的需要對(duì)其進(jìn)行一些特殊的處理，如設(shè)置其大小、形狀、樣式、填充、輪廓、對(duì)齊、組合、文字環(huán)繞方式等。1.插入文本框2.編輯文本框3.7文檔表格的創(chuàng)建與設(shè)置3.7.1創(chuàng)建表格3.7.2編輯表格3.7.3表格的格式設(shè)置3.7.4文檔表格的高級(jí)操作3.7.1創(chuàng)建表格表格是工作和生活中表示信息的工具，它不僅具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，而且還具有簡(jiǎn)潔、清晰的邏輯效果。利用Word的表格功能，不僅可以幫助用戶創(chuàng)建形狀各異的表格，而且還可以對(duì)表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的計(jì)算與排序，并能夠在文本信息與表格格式之間互相轉(zhuǎn)換。在Word2010中創(chuàng)建表格的方法有多種，最常用的方法是插入表格和繪制表格。

1.通過(guò)“插入表格”對(duì)話框快速插入表格2.手動(dòng)繪制表格手動(dòng)繪制表格是指用鉛筆工具繪制表格的連線，相當(dāng)于我們?nèi)粘Ｉ钪杏霉P在紙張上繪制表格，一般用于繪制不規(guī)則的表格，也可繪制一些帶有斜線的表格。3.7.2編輯表格表格創(chuàng)建完成后，還需要對(duì)其進(jìn)行編輯操作，如在表格中添加文本、插入與刪除單元格、插入與刪除行或列、合并與拆分單元格、調(diào)整行高與列寬等，以滿足用戶的不同需要。1．輸入文本2.插入與刪除行或列在創(chuàng)建好表格后，就可以根據(jù)需要在表格中輸入文字或插入圖片了。在表格中輸入文本非常簡(jiǎn)單，只需要在輸入文本的單元格中定位光標(biāo)，然后輸入文字即可。對(duì)表格進(jìn)行編輯之前，首先要選中表格編輯對(duì)象，然后才能對(duì)表格進(jìn)行操作。選擇對(duì)象操作方法選中整個(gè)表格單擊表格左上角的符號(hào)選中一整行將鼠標(biāo)指針移動(dòng)至需要選擇的行的左側(cè)邊框線附近，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r(shí)，單擊即可選中該行選中一整列將鼠標(biāo)指針移動(dòng)至需要選擇的列的上側(cè)邊框線附近，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r(shí)，單擊即可選中該列選中一個(gè)單元格移動(dòng)鼠標(biāo)指針到所要選中單元格左邊的選擇區(qū)域，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r(shí)，單擊即可選中該單元格。雙擊則選中該單元格所在的一整行選中多個(gè)連續(xù)的單元格在需要選中的第一個(gè)單元格內(nèi)單擊，然后按住鼠標(biāo)不放，拖拽至最后一個(gè)單元格處，則鼠標(biāo)經(jīng)過(guò)的單元格均被選中選中多個(gè)不連續(xù)的單元格選中第一個(gè)單元格后，按住【Ctrl】鍵不放，再繼續(xù)選中其他單元格3.調(diào)整表格的行高和列寬4.合并單元格選中需要調(diào)整寬高的行或列，在【表格工具-布局】選項(xiàng)卡的“單元格大小”組中的“高度”或“寬度”中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置。拖拉選中需要進(jìn)行合并的連續(xù)單元格，右鍵單擊在彈出的快捷菜單中選擇“合并單元格”命令即可。3.7.3表格的格式