分公司歸檔文件整理規(guī)則

分公司歸檔文件整理規(guī)則一、范圍本規(guī)定根據(jù)《中國石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司檔案管理暫行規(guī)定》（華東銷字[2001]19號）為原則制定。本規(guī)定適用于華東銷售分公司機關(guān)及所屬分公司。凡是直接記述和反映本單位各項工作活動的，具有現(xiàn)實和長遠(yuǎn)參考利用價值的文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。二、定義歸檔文件整理規(guī)則是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢后、應(yīng)當(dāng)作為檔案保存的各類紙質(zhì)文件材料，以件為單位進行分類（不含特殊載體的檔案）、裝訂、排列、編號、錄入、編目、裝盒、上架，使之有序化的過程。歸檔文件的整理，原則上是以每份文件為單位進行整理，文件的正本與定稿、附件為1件，報表、名冊、圖冊1冊（或1本）為1件，來文與復(fù)文為1件，文電合一為1件。三、整理原則文件整理必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，充分利用原基礎(chǔ)，便于檔案的保管和利用。四、質(zhì)量要求（一）歸檔文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，必須經(jīng)過系統(tǒng)整理。字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。（二）歸檔的文件材料要選用優(yōu)質(zhì)的制成材料，整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。（三）歸檔文件必須為原件，收發(fā)文單應(yīng)與文件一并歸檔，以維護檔案的原始性。五、整理規(guī)則（一）分類歸檔文件分類依據(jù)《中國石油天然氣股份有限公司華東銷售分公司檔案分類表》進行。華東銷售分公司以中國石油天然氣股份有限公司成立之日為界，根據(jù)全宗理論將股份公司成立華東銷售分公司轉(zhuǎn)制前后形成的檔案材料，劃分為兩個全宗。在同一時期、同一機關(guān)內(nèi)形成的各類檔案，同屬一個全宗。在同一全宗內(nèi)，各類檔案應(yīng)按統(tǒng)一的分類方案進行分類，并保持全宗內(nèi)分類體系的統(tǒng)一和穩(wěn)定。整理分類是按照分類大綱和檔案保管期限表對每份檔案文件材料通過標(biāo)引分類號，進行系統(tǒng)化、條理化，使之達到有序化管理的整理過程，以滿足檔案利用者從不同角度查找、利用檔案的需要，旨在充分發(fā)揮檔案的作用。（二）裝訂歸檔文件按國標(biāo)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，應(yīng)以件為單位進行裝訂。裝訂時，文件的正本在前，定稿在后；來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；請示與批復(fù)為一件時，批復(fù)在前，請示在后。歸檔文件材料，裝訂時要拆除金屬物，一律以左邊和上端齊平，可采用三孔臘線裝訂或細(xì)線（縫紉機）兩種方法裝訂。固定后的文件必須做到牢固、美觀、不錯頁、不倒頁、不壓字，便于利用和保存。（三）排列歸檔文件的排序應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。整理完畢的文件，應(yīng)按照保管期限：永久、長期、短期分開按類別排序裝盒和上架。成套形成的文件，如會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等應(yīng)按類分別排列在一起（不受保管期限制約）。（四）編號歸檔文件應(yīng)逐件填寫標(biāo)注檔號“檔號”由分類號、年度、保管期限、件號組成。歸檔文件整理時，應(yīng)在文件上首右上角空白處加蓋歸檔章并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章按GB/T11822-2000檔號章式樣（見下圖）

檔號序號C．01．001．2001．1．011件號保管期限代號年度三級類號二級類號一級類號注：1．分類分至那一級？可根據(jù)本單位各類檔案數(shù)量的多少選用不同的層次，即某一類檔案文件數(shù)量較少的，可用一級分類號；數(shù)量一般可用二級分類號；數(shù)量較多的為提高查準(zhǔn)率可用三級分類號。旨在便于保管和利用，2．“大類號”是檔案類目的標(biāo)識符號或代碼，用大寫的英文字母表示?！岸夘愄枴庇枚粩?shù)表示，“三級類號”用三位數(shù)表示（詳見華東銷售分公司檔案分類大綱）3．“年度”是指檔案形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。4．“保管期限”用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1表示“永久”、2表示“長期”、3表示“短期”。5．“序號”是指該文件在其最低一級類目下，排列的順序號。6．檔號中的“件號”1—9為適應(yīng)計算機自動排序的需要采用01—09表示，7．“序號”用自然數(shù)表示即可。8．文件的“頁號”應(yīng)統(tǒng)一編在有文字、圖、表每一頁右上角，背面的左一角，原件已有頁號的可以不另編，大張圖紙和圖表折疊后，編一個號。（五）編目1．歸檔文件以卷為單位整理組合裝訂的，除了編制《案卷目錄》之外，還要編制《全引目錄》。2．《案卷目錄》設(shè)置序號、分類號、案卷題名、保管期限、起止日期、頁數(shù)等項3．《全引目錄》設(shè)置（見附圖3）文件序號、文號、責(zé)任者、文件題名、日期、所在頁號、備注項還要加檔案分類號（附圖4）4．歸檔文件以件為單位整理裝訂的，只需要編制《歸檔文件目錄》?！稓w檔文件目錄》按國標(biāo)DA/T22-2000設(shè)置件號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注，另加注分類號。（見附圖2）來文與復(fù)文或文電合一作為一件時，要對來文與復(fù)文或文電同時進行編目。《案卷目錄》、《全引目錄》、《歸檔文件目錄》用紙幅面尺寸均采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，目錄揭示類項多，幅面不夠可采用橫式。歸檔文件目錄應(yīng)建立信息數(shù)據(jù)庫。在股份公司研制的中油檔案信息管理系統(tǒng)軟件下達前，可采用通用的Windonwst自帶的MicrosoftAccess2000通用數(shù)據(jù)庫軟件。存儲檔案信息，以便今后轉(zhuǎn)換使用。檔案目錄一式三份，一份隨歸檔文件貼在檔案盒內(nèi)（與盒內(nèi)文件對應(yīng)）；一份裝訂成冊供檢索檔案用；另一份按年度裝訂成冊，歸入全宗卷永久保存，作為保管檔案的依據(jù)。（六）填寫備考表1．本卷情況說明：說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。2．立卷人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。3．檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件齊全、完整情況及整理質(zhì)量的人員。一般為歸檔部門的負(fù)責(zé)人姓名。4．立卷時間：歸