集團(tuán)公司文書擬寫與處理通用文書的擬寫教材-高級

集團(tuán)公司文書擬寫與處理通用文書的擬寫[高級]一、通告(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)如何擬寫通告(二)通告的擬寫通告的正文由三部分組成：通告依據(jù)：主要寫明為什么發(fā)布此通告，將原因、目的交待清楚；通告事項(xiàng)：要分條列款表述，語言準(zhǔn)確、簡明；執(zhí)行要求：通告的最后用簡短的篇幅提出執(zhí)行要求，或提出對違反者的處理辦法。例文：法規(guī)性通告××市關(guān)于加強(qiáng)超限運(yùn)輸車輛行駛公路管理的通告(×年×月×日)為切實(shí)加強(qiáng)公路保護(hù)，保證公路完好和安全暢通，根據(jù)《中華人民共和國公路法》及有關(guān)法規(guī)規(guī)定，堅(jiān)決制止超限運(yùn)輸違法行為，特通告如下：一、凡在公路上行駛的車輛的同載質(zhì)量，必須符合公路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、超過公路限定標(biāo)準(zhǔn)的車輛不得在公路上行駛。有下列情況之一的運(yùn)輸車輛為超限運(yùn)輸車輛：1.貨物裝載高度從地面算起4.3米以上2.貨物寬度3.5米以上3.車貨總長度25米以上4.大件車輛貨總重量40噸以上;……七、對違反上述規(guī)定，拒絕、阻礙公路路政管理人員依法執(zhí)行公務(wù)或圍攻、毆打公路路政管理人員的當(dāng)事人，由公安機(jī)關(guān)依照《治安管理處罰條例》的規(guī)定處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、本通告自×年×月起執(zhí)行。例文：周知性通告××公司關(guān)于撤銷×××公司副總經(jīng)理職務(wù)的通告去年11月，公司副總經(jīng)理×××帶領(lǐng)一個由11人組成的工作組赴下屬分公司檢查工作，每到一處，都大吃大喝，肆意揮霍資財(cái)?！猎隆寥眨凇痢翉S，中晚兩餐共開席×桌，席上吃的是派專人從××市采購并請高級廚師烹制的猴頭、發(fā)菜、海參、魚翅等山珍海味。公司副總經(jīng)理×××和他帶領(lǐng)的工作組在公司三令五申要剎住公款請客送禮歪風(fēng)的情況下，大搞"吃、喝、拿"，違反了公司紀(jì)律，錯誤嚴(yán)重，影響十分惡劣。為了嚴(yán)肅紀(jì)律，公司決定撤銷×××公司副總經(jīng)理職務(wù)。同時決定：工作組成員吃喝揮霍和所收禮物的價(jià)款必須如數(shù)退賠。公司特為×××的錯誤發(fā)出通告，目的是要求公司全體職工要從×××所犯錯誤中吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)自我修養(yǎng)，廉潔奉公，遵紀(jì)守法，為公司建設(shè)努力工作?！痢凉尽聊辍猎隆寥?三)相應(yīng)知識通告是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位使用較為廣泛的一種告知性文書。其種類有法規(guī)性通告和周知性通告兩種。通告和公告都屬于公布性文書，在使用方法上有相同之處，但是也有嚴(yán)格區(qū)別，表現(xiàn)在：1.從告知對象來看，公告大于通告。公告是向國內(nèi)外宣告，告知對象極廣，而通告僅對國內(nèi)公布，其告知和約束的對象是作者統(tǒng)轄范圍內(nèi)的中國公民及有關(guān)的外國人士。2.從宣告事項(xiàng)的重要程度來看，公告也大于通告。公告的事項(xiàng)，應(yīng)具備使世人皆知曉的意義，通告則不限于此類性質(zhì)的內(nèi)容。3.從發(fā)布單位來看，公告的作者大都地位、級別較高，通告則不受此限，一般的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位也可以用。4.公告帶有新聞性、消息性，除特例外，不涉及強(qiáng)制性的執(zhí)行要求，通告中則常涉及需要遵守和強(qiáng)制執(zhí)行的事項(xiàng)。(四)擬寫通告的注意事項(xiàng)第一，應(yīng)注重對行文的法律、政策依據(jù)的交待。第二，用語簡明、準(zhǔn)確、規(guī)范。二、擬寫通用文書的一般注意事項(xiàng)(一)要掌握文書的文體特征文書的文體特征，是指文書的表達(dá)方式和語言特點(diǎn)。也就是在文書寫作中運(yùn)用語言陳述事情，說明問題所采取的具體方法。1.文書的表達(dá)方式文書既須記述概要、揉合眾情，又要議論發(fā)揮、剖析義理，還要說明措施、提出要求。文書的應(yīng)用性，決定它在寫作中兼用敘述、議論、說明三種基本表達(dá)方式。以敘述為基礎(chǔ)、議論為手段、說明為目的，三者綜合運(yùn)用。敘述。敘述是對人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代。包括寫"人"和寫"事"兩個方面。它是寫作中運(yùn)用最廣的一種表達(dá)方式。文書中的敘述，與一般文章中的敘述不同，帶有明顯的概括性，往往直述本質(zhì)、明確無誤，不作過多的描述。議論。議論就是議事說理。文書中的議論帶有直接的目的性，是為解決實(shí)際工作中某一問題、圍繞既定要求而發(fā)，不允許偏離目的，旁及與要求無關(guān)的內(nèi)容，更不得放言空論。議論不是貫穿文書全文的主要表達(dá)方式，而是從屬于敘述和說明的一種方法。說明：說明是用簡明扼要的文字，把事物的本來面貌說清楚。在文書的表達(dá)方式中，說明占的比重最大，每一篇文書中都有完整的說明文字。需要指出的是，文書的內(nèi)容往往制約著表達(dá)方式的采用。一般說來，以反映情況為主的文書，表達(dá)方式側(cè)重?cái)⑹?；以闡明道理為主的文書，表達(dá)方式側(cè)重議論；以提出要求為主的文書，表達(dá)方式側(cè)重說明。2.文書的主要表達(dá)方式請示、報(bào)告：以敘述文字為主，間或夾雜議論、說明。通知：事項(xiàng)通知，以敘述為主；指示性通知，采用議論與說明并重的表達(dá)方式；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，以議論為主，輔以說明；會議通知以說明為主。函：函的內(nèi)容比較靈活，其表達(dá)方式無一定之規(guī)，應(yīng)根據(jù)每一函件的具體內(nèi)容而定。決定：以議論為主，輔以敘述、說明。指示：采用議論與說明并重的表達(dá)方式。批復(fù)：以說明為主，兼議論。通報(bào)；以說明為主，兼議論。命令：公布令、任免令以說明為主，不作議論；行政令以說明為主，兼議論；嘉獎令、懲戒令則是敘述、議論、說明并用。公告：以說明為主，不作議論。通告：以說明為主，兼有議論。會議紀(jì)要：以敘述為主，間或夾雜議論和說明。3.文書的語言特點(diǎn)文書在語言方面的特點(diǎn)主要是：準(zhǔn)確、簡明、莊重、樸實(shí)、規(guī)范。準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是文書語言的主要特征和基本要求。文書的內(nèi)容必須用準(zhǔn)確的語言來表達(dá)。每個詞、每句話都必須有明確的含義，力戒使用"大概"、"可能"、"估計(jì)"等含糊之詞。這是由文書的性質(zhì)決定的。簡明。簡明是指文書的語言表達(dá)要簡明扼要，"文約而事豐"。要去浮詞，免冗長空泛，同時又不茍簡，即服從行文目的和表現(xiàn)主題的需要，當(dāng)祥則祥，當(dāng)略則略。這是由文書的現(xiàn)實(shí)效用性決定的。莊重。莊重是指文書的語言必須端莊，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅，以表明作者的嚴(yán)肅態(tài)度和立場。這是由文書的嚴(yán)肅性、法定權(quán)威性所決定的。樸實(shí)。樸實(shí)是指文書的語言要平直自然，明白曉暢，恰如其份，通俗易懂，無浮華夸飾，無矯揉造作，無渲染，不使用華麗詞藻，不濫用辭格。規(guī)范。規(guī)范是指文書用語、選詞選句要符合語法與邏輯規(guī)則，正確運(yùn)用術(shù)語。(二)要懂得文書的不同稿本及其作用在文書的制作過程中，會形成各種不同的稿本。不同的稿本產(chǎn)生于不同的制作階段，各自的性質(zhì)和作用也不同。1.文書的文稿(1)草稿草稿是文書起草階段作者根據(jù)腹稿草擬的初始稿，它沒有正式文書的效用，僅供討論、修改、審批使用。文書一般都要經(jīng)過擬寫草稿的過程，內(nèi)容簡單的文書，通常只有一次草稿，內(nèi)容重要而復(fù)雜的文書，尤其一些法規(guī)性或領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文書，往往有多次草稿。草稿按其形成先后順序可劃分為初稿、二稿、三稿……；按其用途分為原始稿、修改稿、討論稿、送審稿等。(2)定稿定稿是經(jīng)過審閱修改、由單位領(lǐng)導(dǎo)人親自審定、簽發(fā)或會議正式通過的最后完成和生效的文稿。它標(biāo)志著文書全部醞釀時期的結(jié)束，最大限度地體現(xiàn)了文書形成者的思想成果。定稿只有一份，是據(jù)以印制正式文書的標(biāo)準(zhǔn)稿。定稿上有領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文字標(biāo)記，或者會議通過情況的批注，是制作、校訂、考證正本文書的唯一依據(jù)，如日后據(jù)它印制發(fā)出的文書又需重新修訂，不可再把它拿出來當(dāng)草稿涂改，應(yīng)該用復(fù)制本作為草稿進(jìn)行修改補(bǔ)充和重新簽批。定稿應(yīng)與正式存本一起保存?zhèn)洳椤?.文書的文本(1)正本正本是文書形成階段根據(jù)定稿按一定的格式印制，供發(fā)出和貫徹執(zhí)行使用，具有實(shí)際效力的正式文本。正本具有法律效力和證據(jù)作用，是受文單位辦事的依據(jù)。(2)存本存本是發(fā)文單位在正本文書制作完成后，從中抽出一至數(shù)份與定稿一起留底保存，以備查考的文本。它由正本轉(zhuǎn)化而來，與正本具有同等的法律效力。(3)副本副本是正本的復(fù)制本或抄本。它的格式與內(nèi)容與正本一樣，也與正本一樣具備同等效力。但副本的作用多是傳閱、參考、備查。(4)各種文字文本各種文字文本，是指同一內(nèi)容的文書具有多種文字的文本。當(dāng)一份文書在不同民族或不同國家同時具有法定的現(xiàn)行效用時，往往要印制成幾種民族文字或幾個國家文字的文本。這些不同民族和國家文字的文本，都是正本，具有同等效力。(三)要掌握文稿書寫規(guī)范文稿書寫規(guī)范主要包括：第一，文稿應(yīng)在質(zhì)量較好、統(tǒng)一印制的具有固定欄目相同規(guī)格的"發(fā)文稿紙"上從左至右橫向書寫。第二，所有文字、標(biāo)記、符號、圖形必須書寫在劃定的圖文區(qū)內(nèi)。第三，每頁稿紙不得隨意接長、截短或在中間、左右加貼浮簽。第四，書寫格式必須統(tǒng)一，每段起首空兩格，回行頂格。大小標(biāo)題應(yīng)書寫于稿紙行間居中位置上。第五，字體必須清楚整齊，切勿潦草，忌用異體字、復(fù)合字及一切不規(guī)范的簡化字。除非必要，不使用繁體字。各種計(jì)量單位一律寫國家公布的中文名稱。第六，標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)按國家的統(tǒng)一規(guī)定正確使用，忌誤用和書寫不清、含糊混亂。第七，外文字母采用國際通用和我國規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)寫法書寫。書寫時，用印刷體或工整的手寫體，分清正斜體、大小寫和上下角碼。容易混淆的字母和大小寫字形相似的，要用鉛筆注明。第八，文中數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。一文中，數(shù)字表示方法前后一致。第九，序號一般按層次用"一"、"二""、"三"、……，"(一)"、"(二)"、"(三)"……，"1"、"2"、"3"……，"(1)"、"(2)"、"(3)"……表示。同一文中各級序號不得混用，以避免眉目不清，層次難分。第十，標(biāo)注文書的格式設(shè)計(jì)、排版、印刷時的注意事項(xiàng)應(yīng)用鉛筆，并使用通用的標(biāo)注符號。第十一，文稿中修改之處必須勾劃清楚。刪節(jié)的字句應(yīng)涂抹徹底，添改的字句應(yīng)寫在原字句的上方行間，不得改在遠(yuǎn)處用長線牽連；大段添加字句不能用紙條粘貼，應(yīng)用相同格式的稿紙重新抄寫，不得使用恢復(fù)符號；文稿修改之處較多時，必須將其全部重新謄清。第十二，全部稿紙均需標(biāo)注連續(xù)頁碼，尾頁頁碼旁應(yīng)標(biāo)注"完"字。第十三，簡短的注釋內(nèi)容可采用"正文夾注"注釋方式，即將注釋內(nèi)容置于正文中注釋對象之后，并用圓括號括起來。注釋內(nèi)容較復(fù)雜時，須將其置于文后。第十四，文中的各種公式應(yīng)居中寫，有編號的公式略靠左書寫，將編號加圓括號標(biāo)