外貿(mào)部策劃書

PAGEPAGE7成立外貿(mào)部策劃書目錄外部的組建工作要求業(yè)務(wù)流程外貿(mào)部單證要求外貿(mào)業(yè)務(wù)的開展方法客戶分布群的簡要概述及特點(diǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)理的崗位職責(zé)個(gè)人工作進(jìn)度計(jì)劃總結(jié)出口業(yè)務(wù)的前提條件是公司有自營進(jìn)出口權(quán)，所需手續(xù)公司都已具備。在此基礎(chǔ)上，成立一個(gè)專門的外貿(mào)部，個(gè)人認(rèn)為有以下幾點(diǎn)。一，外貿(mào)部的組建1，外貿(mào)部成員。外貿(mào)部門作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)分工不同，一般由業(yè)務(wù)員，單證員，跟單員，業(yè)務(wù)經(jīng)理等組成。A，業(yè)務(wù)員，要認(rèn)真做好客戶開發(fā)和維護(hù)工作，完成工作目標(biāo)。B，單證員，與業(yè)務(wù)員常溝通，做到及時(shí)配合。相關(guān)文件要由業(yè)務(wù)員和業(yè)務(wù)主管簽字，及時(shí)準(zhǔn)備好各種文件。收集貨代資料，找到合適的合作公司C，跟單員，及時(shí)跟進(jìn)生產(chǎn)，協(xié)調(diào)與生產(chǎn)部門的工作，以便貨物準(zhǔn)時(shí)順利出運(yùn)。D，業(yè)務(wù)主管，不僅要做好業(yè)務(wù)，為下屬排憂解難，更要管理好本部門的工作。個(gè)人認(rèn)為有以下幾點(diǎn)：公平合理的分發(fā)詢盤給業(yè)務(wù)員。對(duì)于新成員給予成長的時(shí)間、空間及獨(dú)立處理各項(xiàng)事情的機(jī)會(huì)。定期匯總出貨情況，定單合同，成交額等上交上級(jí)主管。定期召開例會(huì)（也可依據(jù)情況而定），總結(jié)近期的工作；集體探討解決工作中遇到的問題及如何做好業(yè)務(wù)完成公司目標(biāo)；集體分享和交流開發(fā)客戶的技巧，經(jīng)驗(yàn)，大家互惠互利，共同進(jìn)步。生產(chǎn)協(xié)調(diào)。出貨高峰期公司生產(chǎn)進(jìn)度安排難免緊張。將本部門出貨定單匯總，根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的信息，對(duì)客戶做一個(gè)系統(tǒng)的分析，合理安排生產(chǎn)，制定出貨計(jì)劃。同時(shí)也可根據(jù)不同的客戶需求及未來合作的潛力做相應(yīng)的調(diào)整，讓業(yè)務(wù)員和客戶溝通爭取緩沖時(shí)間，總之，努力做到既不失去客戶也兼顧到客戶的利益，并且生產(chǎn)和交貨期有保證，公司的利益也達(dá)到最大化。在部門成立初期，可一人多職（如業(yè)務(wù)員可以負(fù)責(zé)單證的處理及船務(wù)等）。隨著公司的發(fā)展，業(yè)務(wù)的增多，逐步完善。另外，業(yè)績是業(yè)務(wù)部的整體目標(biāo)而非業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)主管的單打獨(dú)斗，需要整個(gè)部門的合作來完成。2，硬件設(shè)施。業(yè)務(wù)部成員有自己的直撥電話及辦公電腦，以便工作有序，權(quán)責(zé)分明，對(duì)樹立公司良好形象也起到很大的作用。3，部門之間的合作。首先與生產(chǎn)部的合作，在和客人談判交貨期時(shí)應(yīng)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人確認(rèn)，以便生產(chǎn)安排，也做到交貨有保證。生產(chǎn)過程中如出現(xiàn)無法按客人要求完貨，或交期有變動(dòng)，生產(chǎn)部應(yīng)隨時(shí)和業(yè)務(wù)員溝通，以便業(yè)務(wù)員和客戶做好協(xié)調(diào)工作，以免造成不必要的費(fèi)用產(chǎn)生。核銷、退稅，開票由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，但是外貿(mào)出口需要財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的相互配合。外貿(mào)部定期向財(cái)務(wù)部提供出貨明細(xì)及其它所需資料，財(cái)務(wù)部也為外貿(mào)部做好準(zhǔn)備工作，如提前備好核銷單，及時(shí)通知定金及余款到帳情況，以便業(yè)務(wù)員與客戶溝通及時(shí)收款。4，貨運(yùn)代理，快遞公司CIF或CFR情況下：最好有固定的合作貨代。如果年出口量多，可以和貨代簽定合作協(xié)議，取得最好的價(jià)格，以節(jié)約公司的費(fèi)用；其次，由于長期合作，在預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)處理上有一定的優(yōu)勢?？爝f公司，依據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r，擇優(yōu)而取。二，工作要求1，分工明確，權(quán)責(zé)分明，有團(tuán)隊(duì)精神。2，部門資料要分類歸檔，清晰明了。客戶也要明確歸類。3，信息要及時(shí)處理，尤其是詢價(jià)。4，確保按照合同上及生產(chǎn)單要求，按質(zhì)，按量，按時(shí)交貨。為了公司的利益，望其它部門給予配合。5，業(yè)務(wù)部成員定期對(duì)工作匯總。6，在同客戶溝通每一環(huán)節(jié)中，做好服務(wù)，明確記錄客戶的要求。

三，業(yè)務(wù)流程詢盤與報(bào)價(jià)在報(bào)價(jià)之前了解詢盤的虛實(shí)。報(bào)價(jià)時(shí)QUOTATION要詳細(xì)，列明貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家及聯(lián)系方式（中英），單價(jià)，數(shù)量，交貨期，出貨港口，價(jià)格條款，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，最后注明報(bào)價(jià)日期及報(bào)價(jià)有效期。訂單及生產(chǎn)。報(bào)價(jià)之后，經(jīng)過洽談，收到客戶的訂單，做形式發(fā)票或合同給客戶。得到客人的訂單確認(rèn)并收到定金或信用證后，做相應(yīng)生產(chǎn)單，交負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，下到生間車間。3，所需單據(jù)。如果做信用證，上面有明確規(guī)定。如果是FOB，就要和客人溝通確定此事。如：CI，PL幾正幾副，是否需要CO，F(xiàn)ORMA或其它的特殊的證明。4，驗(yàn)貨。如果客戶要求驗(yàn)貨，提前兩周確定驗(yàn)貨時(shí)間，有利于我方協(xié)調(diào)生產(chǎn)進(jìn)度。在驗(yàn)貨未完成時(shí)，及時(shí)跟蹤驗(yàn)貨情況，以免耽誤了交貨期造成可以避免的損失產(chǎn)生。該項(xiàng)在信用證付款條件下尤其要注意。如果客戶沒有要求驗(yàn)貨，質(zhì)檢人員要做好質(zhì)檢工作，創(chuàng)質(zhì)優(yōu)口碑以爭取更多的客戶。5，出貨。FOB情況下提前與客人溝通確認(rèn)貨代事宜。我方付運(yùn)費(fèi)的情況下，提前與貨代聯(lián)系，制好報(bào)關(guān)單據(jù)，做好出貨準(zhǔn)備。四，外貿(mào)部單證要求。業(yè)務(wù)部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯(lián)系廣，要求用一定的資料表格來規(guī)范部門的工作，需要有統(tǒng)一的制表格式。單據(jù)主要有1，報(bào)價(jià)單2，形式發(fā)票/合同3，生產(chǎn)單4，財(cái)務(wù)跟蹤單，5出貨明細(xì)6，箱單7，訂艙單，8，出貨通知（客人要求時(shí)做）等。表格見附件，僅供參考，如果公司已經(jīng)有完善的表格，以公司的為主。五，外貿(mào)業(yè)務(wù)的開展方法1，展會(huì)。參加有權(quán)威，口碑好的一些本行業(yè)的國內(nèi)外展會(huì)。雖然費(fèi)用高，但是客戶的來源最直接也最有效的方式。國內(nèi)的展會(huì)推薦：上海的FPD，廣州交易會(huì)（每年兩屆），深圳的DSE（11月）國外的展會(huì)推薦：DigitalSignageExpo（全球）,拉斯維加斯的CES，柏林的IFA,荷蘭的ISE2，網(wǎng)絡(luò)推廣通過關(guān)鍵詞搜索、B2B注冊會(huì)員等，可以聯(lián)系到大量采購商，但由于網(wǎng)絡(luò)存在虛擬性，需要對(duì)大量的采購信息進(jìn)行篩選，確定真實(shí)的采購商。依靠免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)找來的客戶，直正成交的很少，更多的是探價(jià)，或者同行之間的摸底。付費(fèi)平臺(tái)相對(duì)較好，如果產(chǎn)品獨(dú)特，價(jià)格有競爭力，技術(shù)含量高，成交的潛力還是很大的。以下是對(duì)網(wǎng)絡(luò)一些簡單的不成熟的看法。阿里：名氣大，但是競爭激烈，費(fèi)用不便宜。比較適合比較特別，競爭少的產(chǎn)品?；举M(fèi)用：19800元/年（10個(gè)櫥窗產(chǎn)品）*購買固定排名適用企業(yè)：1.無操作人員2.沒有時(shí)間管理阿里巴巴3.產(chǎn)品關(guān)鍵詞少優(yōu)勢：無需每天更新櫥窗產(chǎn)品，排名始終固定，獲取詢盤幾率最大劣勢：只有一個(gè)關(guān)鍵詞，費(fèi)用高費(fèi)用情況：固定排名價(jià)格（元）19.6萬/年2-104.32萬/年11-202.4萬/年B，中國制造：有名氣，費(fèi)用也不高。買家主要集中在歐美國家。C，搜索引擎：GOOGLE按點(diǎn)擊收費(fèi)，一般帶來的是有購買意向的買家，可以有針對(duì)性的投放一些國家和地區(qū)進(jìn)行宣傳。百度主要針對(duì)國內(nèi)，購買百度的排名對(duì)內(nèi)銷會(huì)起到很大的作用。如果準(zhǔn)備投資網(wǎng)絡(luò)，最好從產(chǎn)品的市場，客人的分布考慮，同時(shí)咨詢網(wǎng)絡(luò)公司，有個(gè)清楚的了解之后再做投資。3，客戶的介紹有些客戶，曾經(jīng)發(fā)過信息，但是并沒有生意上的往來，卻有可能成為我們與某些合作伙伴的媒介。如果在價(jià)格，服務(wù)，質(zhì)量，出貨上都有保證，老客戶也會(huì)介紹新客戶。另外，在和客戶關(guān)系很好的情況下，可以請客戶介紹。在經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代，貿(mào)易無處不在。綜合以上幾點(diǎn)，展會(huì)與付費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是開展業(yè)務(wù)的有效方式。外貿(mào)業(yè)務(wù)存在一定的機(jī)遇性，免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)也能找到有潛力的客戶，但是大多情況下要花費(fèi)很大的時(shí)間與精力。做業(yè)務(wù)是要靠積累而非一日之功，多積累才有收獲。六，客戶分布群的簡要概述及特點(diǎn)1）歐洲區(qū)2）美洲區(qū)3）中東區(qū)4）亞洲區(qū)5）非洲區(qū)6）大洋洲區(qū)7）其它地區(qū)客戶分布其基帶上可以分為7個(gè)大區(qū)域。在對(duì)外業(yè)務(wù)的接觸過程中，要對(duì)每個(gè)區(qū)的客人有所了解，以助于業(yè)務(wù)的開展。（下列情況只是作為外貿(mào)部門的參考，主要以實(shí)際情況而訂）1）歐洲區(qū)客戶群：主要包括歐洲經(jīng)濟(jì)共同體在內(nèi)及其它的一些國家和地區(qū)。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區(qū)經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)，人們生活生平較高，對(duì)物品質(zhì)量要求也高。客人較守信譽(yù)。付款及時(shí)，但對(duì)貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同此區(qū)的客人做生意一定要注意產(chǎn)品質(zhì)量及交貨時(shí)間。一定要以確認(rèn)的樣辦或所簽合同為準(zhǔn)。2）美洲區(qū)客戶：分為南北兩大客戶群：主要指包括美國，加拿大，阿根廷，巴西，哥倫比亞在內(nèi)的國家。北美地區(qū)經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)，人們生活生平較高，對(duì)物品質(zhì)量要求也高?？腿溯^守信譽(yù)。付款及時(shí)，但對(duì)貿(mào)易條件要求較嚴(yán)。同歐洲區(qū)客戶類似。注意事項(xiàng)同歐洲區(qū)客戶。南美洲經(jīng)濟(jì)一般，對(duì)物品要求一般。對(duì)貿(mào)易條件限制不是很嚴(yán)。一般根據(jù)合同要求做貨即可，但有些地區(qū)政治不穩(wěn)。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當(dāng)?shù)卣畬?duì)貿(mào)易的一些要求及限制。3）中東區(qū)客戶：中東迪拜作為中東地區(qū)最大的貿(mào)易市場，覆蓋了非洲以及海灣國家，貿(mào)易覆蓋人口達(dá)到13億，類似一個(gè)中國的總?cè)丝?，在這里云集了全世界120國家的客商，迪拜市場的特點(diǎn)為批發(fā)為主要的經(jīng)營方式，產(chǎn)品以中低價(jià)為為主，質(zhì)量為中等要求，，求購數(shù)量巨大，主要為轉(zhuǎn)口貿(mào)易，現(xiàn)貨交易和訂貨貿(mào)易形式同時(shí)進(jìn)行。這些地區(qū)主要是一個(gè)貨物中轉(zhuǎn)地。貨物到此后輻射到的地區(qū)有非洲及歐洲的一部分地區(qū)。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣品或樣品標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。但一定要注意出貨時(shí)間，一定要在客人規(guī)定的時(shí)間出貨?；蛉缈赡鼙M量提前出貨，也要注意貨款回收，要求在貨款到后再發(fā)貨。阿拉伯人從商精明，他們對(duì)于任何客戶都表現(xiàn)出他們的友好熱情，待人熱忱，不會(huì)流露出蔑視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價(jià)格等關(guān)鍵因數(shù)，如果你拿不出來信服的理由說服他，價(jià)格上一點(diǎn)一滴都不會(huì)退讓。阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關(guān)系可以對(duì)生意的成功有至關(guān)重要的影響，所有日常友好的禮尚往來必不可少。4）亞洲區(qū)主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國，印度，印尼，中國等國家及地區(qū)。這些地區(qū)有一部分國家經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，對(duì)產(chǎn)品要求高，也有一些國家對(duì)產(chǎn)品要求不是很嚴(yán)。其中東南亞市場需開發(fā)。但南亞及其它市場視情況而定。在對(duì)外貿(mào)易中要視具體情況而定。5)非洲區(qū)非洲地區(qū)政局不穩(wěn)，語言障礙，及其它一系列因素。故公司不主張自主開發(fā)非洲市場。如要開展也要注意下列問題：特別要注意尼日利亞，BENIN等地的客戶。公司同非洲客戶不做D/P（托收）的條款，因?yàn)槟崛绽麃営械你y行可能和客戶勾結(jié)，在客戶沒付貨款的情況下放提單而使我們的企業(yè)蒙受損失?？蛻粑心崛绽麃喨魏毋y行開出的L/C，我們一定要求必須要經(jīng)過第三國銀行保兌（并要求如倫敦銀行、花旗銀行、渣打銀行等對(duì)L/C保兌），沒有經(jīng)過保兌的L/C堅(jiān)決不收。對(duì)來公司的非洲客戶不要過分的熱情，在華的一切費(fèi)用一般要他們自己承擔(dān)，同時(shí)要婉言拒絕他們提出的索要高擋物品和借錢的要求。不要擔(dān)心生意做不成，只要公司賣給他的商品他覺得有利可圖，你們的生意是可以做成的。有的客戶以尼日利亞銀行不能T/T大額外匯，千方百計(jì)的要求和你做D/P的條款，你不要答應(yīng)，在尼日利亞匯往境外的大額外匯是不受限制的。當(dāng)客戶只T/T了部分貨款要求你發(fā)貨后在給你T/T全部余款以贖取正本提單時(shí)你一定要注意，發(fā)貨后給客戶傳真副本提單時(shí)要將提單號(hào)、集裝箱號(hào)涂黑，因?yàn)樵谀崛绽麃?，海關(guān)和客戶勾結(jié)只憑提單傳真件上的號(hào)碼就可以將集裝箱提走的事情時(shí)有發(fā)生故公司不主張開發(fā)非洲業(yè)務(wù)。在實(shí)際工作中請謹(jǐn)慎對(duì)待。大洋洲區(qū)：主要指澳大利亞及其周圍的地區(qū)。澳大利亞客人信譽(yù)很好，但數(shù)量少。周期長。主要是同其地理環(huán)境有關(guān)。同澳大利亞客戶做生意請參照歐美等。其它地區(qū)：除上述之外的市場，在商務(wù)活動(dòng)中視情況處理。總之。公司要求外貿(mào)部門在同客戶接觸時(shí)特別注意言詞用語，以免引起客人不必要的誤會(huì)。七，業(yè)務(wù)經(jīng)理的崗位職責(zé)概述負(fù)責(zé)國外市場開拓，客戶維護(hù);國外代理商的管理;出口產(chǎn)品的報(bào)關(guān)，核銷。把握市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)向上級(jí)反映國外市場的經(jīng)營狀況。（二）工作職責(zé)在總經(jīng)理的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)制定年度，季度銷售計(jì)劃，并根據(jù)客戶及市場情況，制定銷售策略。負(fù)責(zé)國外客戶聯(lián)系信息的記錄，把握客戶的需求。3，負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員進(jìn)行對(duì)國外顧客要求的確認(rèn)及銷售合同的評(píng)審，以確保滿足客戶要求，并做好評(píng)審記錄。4，做好與各部門的溝通和協(xié)調(diào)工作，并及時(shí)與顧客協(xié)調(diào)。如：供樣周期，樣品技術(shù)要求等以滿足顧客要求，最大限度地滿足顧客所提出的要求。定期保持與國外新客戶樣品的跟蹤，及時(shí)處理客戶所提出的要求。及時(shí)收集國外客戶的投訴和不合格產(chǎn)品的信息、整理、分析、匯總、分類轉(zhuǎn)交技術(shù)部處理，并把處理結(jié)果及時(shí)反饋給客戶，搞好與客戶的溝通，做好售前，售后服務(wù)。負(fù)責(zé)國外代理商的管理，國外代