Excel高級(jí)使用技巧

Excel高級(jí)使用技巧1.編輯技巧

2.單元格內(nèi)容的合并

3.條件顯示

4.自定義格式

5.繪制函數(shù)圖象

6.自定義函數(shù)

7.矩陣計(jì)算

8.自動(dòng)切換輸入法

9.批量刪除空行

10.如何避免錯(cuò)誤信息

11.宏的使用

12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧

1、編輯技巧

1編輯技巧

（1）分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。

（2）序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號(hào)），然后輸入“001”。

（3）日期的輸入

如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

（4）填充條紋

如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號(hào)，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單，選中“單元格”命令，在彈出的“單元格格式”菜單中，選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”，單擊“確定”按鈕（如圖1）。

圖１

（5）多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi)。

（6）不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)

選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

（7）在單元格中顯示公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項(xiàng)”命令，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕（如圖2）。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。

圖２

（8）利用Ctrl＋*選取文本

如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)，可以通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl＋*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。

（9）快速清除單元格的內(nèi)容

如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。

2、單元格內(nèi)容的合并

/pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm

根據(jù)需要，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并，如果行數(shù)較少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行，就不能這樣辦了。

解決辦法是：在C行后插入一個(gè)空列（如果D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作），在Ｄ1中輸入“=B1&C1”，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。

下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí)，有人喜歡在EXCEL中存儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn)，在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為“x，y”的形式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，然后利用“&”將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格，完成對(duì)A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）。

合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個(gè)字串中，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”，B7包含總數(shù)45，那么：輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。"）”計(jì)算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。

圖３圖４

3、條件顯示

我們知道，利用If函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是教師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為“不及格”；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為“及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。假設(shè)成績(jī)?cè)贏2單元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式：=if（A2<60，“不及格”，“及格”）同時(shí)，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。

例如，如果輸入：=if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“優(yōu)秀"））就把成績(jī)分成了三個(gè)等級(jí)。

如果輸入=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“優(yōu)”）））就把成績(jī)分為了四個(gè)等級(jí)。

再比如，公式：=if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0）此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值，如果小于0，那么就返回0。還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號(hào)均為半角，而且IF與括號(hào)之間也不能有空格。

4、自定義格式

Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對(duì)一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測(cè)試，添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。

（1）使用顏色要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號(hào)括住的顏色名或顏色編號(hào)。Excel識(shí)別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識(shí)別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色(如圖5）。

圖５

（2）添加描述文本要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂。@符號(hào)的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。

（3）創(chuàng)建條件格式可以使用六種邏輯符號(hào)來設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺得這些符號(hào)不好記，就干脆使用“>”或“>=”號(hào)來表示。

由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測(cè)試，滿足某個(gè)測(cè)試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個(gè)條件測(cè)試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。

自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>；0]正數(shù)格式；[<；0]負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。

下面給出一個(gè)例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($#,##0.00);"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”，就會(huì)在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”，就會(huì)在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30）”，如果輸入“0”，就會(huì)在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“thisisabook”，就會(huì)在單元格中顯示“文本：thisisabook”。如果改變自定義格式的內(nèi)容，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($#,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）。

圖６

再舉一個(gè)例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號(hào)中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式：“[藍(lán)色][>50000]$#,##0.00_);[紅色][<0]($#,##0.00);$#,##0.00_)”使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例如，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時(shí)，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時(shí)可以定義下面的格式：“[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"”可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。

另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示；格式“；；；”則隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈活運(yùn)用好自定義格式功能，將會(huì)給實(shí)際工作帶來很大的方便。

5、繪制函數(shù)圖象

做教學(xué)工作的朋友們一定會(huì)遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會(huì)問，是不是很難學(xué)呀？其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難，可以說非常簡(jiǎn)便，不信你就跟我試一試。

以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線為例，其方法如下：在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長(zhǎng)，然后選中A2和A3兩個(gè)單元格，使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?/p>

輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。

圖７

繪制曲線：點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o，選擇“X，Y散點(diǎn)圖”（如圖7），然后在出現(xiàn)的“X，Y散點(diǎn)圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”；此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng)，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時(shí)曲線就在我們面前了（如圖8）。

圖８

需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長(zhǎng)是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點(diǎn)來判斷，這也是對(duì)使用者能力的檢驗(yàn)。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢(shì)，給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。

從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對(duì)數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計(jì)算，進(jìn)行簡(jiǎn)單的積分運(yùn)算，利用迭代求函數(shù)值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡是涉及計(jì)算方面的事，找EXCEL來幫忙，它一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答案。

6、自定義函數(shù)

雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況。假如某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購買者的折扣，如果有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。

自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們?cè)赩isualBasic模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。在下面的例子中，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù)，如果是上班時(shí)的工作餐，就打六折；如果是加班時(shí)的工作餐，就打五折；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單，單擊“宏”命令中的“VisualBasic編輯器”，進(jìn)入VisualBasic編輯環(huán)境，在“工程－VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”-“模塊”，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr，代碼如下：Functionrrr(tatol,rr)Ifrr="上班"Thenrrr=0.6*tatolElseIfrr="加班"Thenrrr=0.5*tatolElseIfrr="休息日"Thenrrr=0.9*tatolEndIfEndFunction（如圖9）。

圖９

這時(shí)關(guān)閉編輯器，只要我們?cè)谙鄳?yīng)的列中輸入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）。

圖10

7、矩陣計(jì)算

Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算，也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣的計(jì)算。

（1）數(shù)組和矩陣的定義

矩陣不是一個(gè)數(shù)，而是一個(gè)數(shù)組。在Excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號(hào)表示，例如{A1：C3}，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵，大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)。

一個(gè)單元格就是一個(gè)變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便，一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令，輸入數(shù)組名，單擊“確定”按鈕即可。更簡(jiǎn)單的命名辦法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。

矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊。用“插入”－“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框（如圖11），選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有：MDETERM——計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式；MINVERSE——計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣；MMULT——計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積；SUMPRODUCT——計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元素乘積之和。

圖11

（2）矩陣的基本計(jì)算

數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比如下面這個(gè)例子中，A和B都是定義好的數(shù)組，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計(jì)算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式輸入后，同時(shí)按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算，可以采用分步計(jì)算。

8、自動(dòng)切換輸入法

在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩。如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是：

（1）選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令，單擊“確定”按鈕（如圖12）。

圖12

（2）選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)，可以輸入英文，在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。

9、批量刪除空行

有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）。

圖13

在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。

10、如何避免錯(cuò)誤信息

在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。

１）錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下。或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。

２）錯(cuò)誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。

３）錯(cuò)誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!。

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!。

４）錯(cuò)誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。

５）錯(cuò)誤值：＃N/A

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。

６）錯(cuò)誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中。

７）錯(cuò)誤值：＃NUM!含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。

８）錯(cuò)誤值：＃NULL！含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。

解決辦法：取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10,C1:C10)”

11、宏的應(yīng)用

宏是一個(gè)指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對(duì)齊日期，然后對(duì)此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁面設(shè)置”對(duì)話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。

由于宏病毒的影響和對(duì)編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會(huì)把那操作再執(zhí)行一遍。

下面給出了宏的應(yīng)用場(chǎng)合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對(duì)所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識(shí)了。

*設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭；

*將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；

*每次打印都固定的頁面設(shè)置；

*頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等；

*創(chuàng)建格式化表格；

*插入工作表或工作薄等。

需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對(duì)于錄制的操作，它會(huì)記住單元格的坐標(biāo)（即所有的引用都是絕對(duì)的），所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)，要格外注意。如果相用相對(duì)引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語句：ActiveCell.Offset(1,0).range("A1").select宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。

12、圖表的應(yīng)用技巧

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢？根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效果和美觀性。下面給出了一些常見的規(guī)則。

面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對(duì)那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。

條形圖：由一系列水平條組成。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時(shí)可以互換使用。

柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對(duì)比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。

折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢(shì)。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長(zhǎng)趨勢(shì)的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢(shì)，我們可以通過折線圖，對(duì)將來作出預(yù)測(cè)。例如：速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、壓力-溫