檔案的編研利用統(tǒng)計

檔案的編研中國第一歷史檔案館編研部主任李國榮

李國榮，現(xiàn)任中國第一歷史檔案館編研部主任、研究館員；中國檔案學會檔案文獻編纂學術委員會主任。曾主持明清皇宮檔案編纂出版項目《中國明朝檔案總匯》、《明清宮藏臺灣檔案匯編》、《明清皇宮黃埔秘檔圖鑒》、《清代軍機處電報檔》、《雍正諭旨匯編》、《清宮內務府造辦處檔案總匯》等，擔任過28集紀錄片《清宮秘檔》總撰稿、策劃、歷史顧問；12集紀錄片《故宮》清宮檔案總顧問以及紀錄片《光緒之死》歷史顧問等。什么是檔案的編研工作檔案編研工作，就是以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志，撰寫專門著述。由本身的特點決定信息社會需要加強編研工作檔案館（室）工作本身的發(fā)展需要必要性意義是保護檔案原件和長遠流傳檔案史料的一種措施是提高檔案館（室）工作水平的一個重要途徑

是檔案館（室）主動地、系統(tǒng)地、廣泛地開展提供利用服務的一種方式

特點研究性檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個各自獨立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。思想性檔案編研不僅是對檔案原件的簡單照錄，它必然反映編研人員的觀點和認識，具有明顯的思想性。檔案編研成果通常要在一定范圍內公開使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問題。政策性內容編輯、編寫資料研究工作編輯檔案史料、現(xiàn)行文件匯編編寫參考資料編史修志檔案史料內容的研究本身業(yè)務工作的研究檔案館學理論的研究檔案參考資料大事記組織沿革統(tǒng)計數(shù)字匯集專題概要大事記種類Ａ、機關工作大事記如:《中共北京市委大事記》《北京第一機床廠大事記》

Ｂ、國家和地區(qū)大事記

如：《中華人民共和國大事記》《解放后西藏大事記》

Ｃ、專題大事記

如：《大革命時期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國教育大事記》

Ｄ、個人生平大事記也稱為年譜

如：《李大釗年譜》《張?zhí)啄曜V》大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀要、大事輯要、紀年、月表、日志等。大事記1日上午

王福宏廳長主持召開全廳干部職工大會,傳達學習中國共產黨安徽省第八次代表大會主要精神，研究部署貫徹工作。在肥廳領導張箭、張光建、金海平、李庭信、王曉陽，機關全體干部職工參加會議。

1日上午

王福宏廳長主持召開廳長辦公會，總結10月份主要工作，研究部署11月份重點任務。在肥廳領導張箭、張光建、金海平、李庭信、王曉陽，各處室負責同志參加會議。

1日下午

王福宏廳長與廳選派到濉溪縣劉橋鎮(zhèn)掛職干部葉全同志談話，人教處、機關黨委、辦公室負責同志參加談話。2006年十一月機關工作大事記

專題大事記1月初紫金縣發(fā)生抗病毒類藥搶購風，社會謠傳深圳、東莞、河源等地發(fā)生“瘟疫”流行，唯抗病毒藥為特效藥，引起一些不明真相的市民搶購，3天后搶購藥物風波自動平息。2月上旬縣城再次發(fā)生抗病毒類藥搶購風，醫(yī)院、藥店的相關藥物瞬間銷完。2月11日白醋成為新的搶購目標，價格暴漲近必倍；2月12日晚，縣城市民開始紛紛出動購買食鹽，延續(xù)至白天；2月13日米店門口部分市民爭相排隊購買大米，謠傳大米告急，外省糧停供廣東。

“非典”防治工作大事記個人生平大事記1937年4月28日——生于巴格達以北沙漠城鎮(zhèn)提克里特附近的一個小村子里。1957年—加入處于地下狀態(tài)的阿拉伯復興社會黨。1958年—由于殺害其姐夫而被逮捕，在獄中呆了六個月。1959年10月7日—參加阿拉伯復興社會黨對伊拉克強權人物卡塞姆實施的暗殺行動，打傷了卡塞姆。在行動中腿部受傷的薩達姆逃往敘利亞，后逃往埃及。薩達姆生平大事記編制

由兩部分組成:

大事時間和大事記述

一般按時間順序排列

大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。

機關組織沿革

如：《遼寧省人民政府組織沿革》

地區(qū)組織沿革

如：《內江地區(qū)直屬機關機構演變》專業(yè)系統(tǒng)組織沿革如：《中國人民解放軍組織沿革和各級領導成員名錄》組織沿革種類組織沿革內容A、機關、地區(qū)或專業(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；

B、機關的性質、任務、職權范圍、隸屬關系；

C、機關內部組織機構的設置和人員編制的變化情況；

D、機關領導人的任免情況；

E、機關名稱的變更、印信的啟用與作廢、機關辦公地點的遷移等。

A.編年法

即按年度記述某一機關（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機構。

B.系列法

即以組織機構或問題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。

C.階段法

即根據(jù)機關（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點劃分為若干個歷史階段。體例組織沿革84.06由廣嘉實業(yè)轉投資成立「金網資料股份有限公司」85.05加入臺中市電腦商業(yè)同業(yè)工會85.06架設金網全球資訊網站(GoNetWebServer)

85.07成立金網學府，規(guī)劃並執(zhí)行對用戶的教育訓練及各項研討會86.06成立系統(tǒng)開發(fā)組，投入Intranet/Extranet(web+mail+database)的技術研發(fā)與設計86.12派員參加美西CableShow(吳輔乾、羅文龍)

87.01正式實施隔週休假制度金網資料股份有限公司

統(tǒng)計數(shù)字匯集又叫基礎數(shù)字匯編?；A數(shù)字匯編按其內容可分為綜合性和專題性兩種。綜合性的基礎數(shù)字匯編是記載和反映一個機關、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強，篇幅較大。如《××縣基礎數(shù)字匯編》應包括該縣土地面積、資源分布、人口、工農業(yè)產量、產值、利潤、文化教育設施等多方面的數(shù)字情況。專題性的基礎數(shù)字匯編則是記載一個機關、企業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)某方面基本情況的是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作、生產或其它社會現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。專題概要《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介》

《＊＊大學獲獎科研成果簡介》

《嫩江縣中小學教育概要》

《吉林省克山病概況》思考虛擬一個公司，為這個公司編寫一份大事記和一份組織沿革。檔案的利用邯鄲市城市建設檔案館檔案利用者可持單位或居委會的介紹信到城建檔案館借閱。近幾年到城建檔案館查閱檔案者不斷增加，利用效益明顯提高。2005～2006年利用檔案館檔案497人次、763卷次，復制摘抄4747頁。2006年，全市城建檔案利用產生經濟效益達到9800萬元和明顯的社會效益。導入新課實例一：1991年，邯鄲市規(guī)劃設計院接受沁河帶狀公園（復興區(qū)前進大街至鐵路橋段）的規(guī)劃任務，由于缺乏資料無從下手，市城建檔案館及時提供了沿河的橋梁標高、河底標高、沁河東段的植物配置、園林綠地建設及經濟參數(shù)等資料，為編制規(guī)劃奠定了基礎，測算節(jié)約資金3.85萬元。實例二：邯鄲市博物館建于1968年，是城市文明建設及對外開放的窗口。1994年2月，邯鄲市投資500多萬元進行博物館改造。從方案出臺、設計到施工在三個月內完成，“五一”期間對外開放。市城建檔案館及時提供了保存的1969年竣工的原博物館建筑、結構、水、電等施工圖紙50多張，為工程節(jié)省了勘測時間，為設計提供了依據(jù)，解決了燃眉之急，并節(jié)省勘測、設計、施工費用26.5萬元。實例三

2005年，邯鄲市對“回車巷”景點進行改造。邯鄲市是文化名城和成語之鄉(xiāng)，有許多歷史典故，其中“負荊請罪”就與回車巷有關。城建檔案館為該項目提供了歷年來回車巷進行維修和建石碑的規(guī)劃許可證、施工及竣工圖紙資料和建國前的一些珍貴檔案資料，對石碑篆文起到了借鑒作用。產生了不可估算的社會效益和經濟效益。實例四：

2005年7月，城建檔案館為“邯鄲市第四期城市總體規(guī)劃”提供了大量的館藏歷史檔案。為主城區(qū)道路綠地規(guī)劃、滏陽河全流域概念性規(guī)劃等多項城市景觀專項規(guī)劃及高開區(qū)新區(qū)規(guī)劃、馬頭生態(tài)工業(yè)城總體規(guī)劃、戶村工業(yè)區(qū)規(guī)劃、紡織城規(guī)劃的工程地質勘探及用地評估工作提供了大量的地質勘查數(shù)據(jù)和征地資料。為“邯鄲市第四期城市總體規(guī)劃”做出了貢獻北京燕山石化總公司的檔案部門北京燕山石化總公司的檔案部門多年來十分重視圍繞企業(yè)生產建設的中心工作開展利用服務。該公司66萬噸乙烯改擴建工程是一項跨世紀的工程，共需改造6套裝置，新建1套裝置。公司檔案部門積極配合工程建設部門開展技術服務，將保存的原乙烯裝置及高壓乙烯裝置的地質勘探檔案及其他科技檔案及時提供給工程技術人員參考。據(jù)估算，僅地質勘探費用一項就節(jié)約了185萬元，縮短了工程的設計時間，直接創(chuàng)造了經濟效益。

簡析

檔案利用服務工作在某種意義上是為利用者排憂解難的工作。上述案例中，北京燕山石化總公司檔案部門圍繞本單位的生產建設的中心工作開展利用服務，應該說是抓住了本單位對檔案需求的關鍵和主體，因此，他們才能準確、及時地根據(jù)本單位的需要提供檔案，在本單位的生產活動中作出貢獻。這個案例告訴我們，檔案利用服務能夠為單位生產、經營活動提供非常有價值的知識和技術信息，從而創(chuàng)造良好的經濟效益和社會效益。檔案部門要想做好這項工作就必須掌握服務對象的需求，并積極地、有針對性地提供檔案利用服務。辨析“檔案利用工作”和“利用檔案”兩個概念的不同。含義檔案工作的總目的，是提供檔案為社會主義事業(yè)服務。為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務的環(huán)節(jié)，稱為"檔案的利用服務工作"，或簡稱"檔案利用工作"，又稱"提供利用"。檔案利用工作的基本內容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。利用工作的地位

檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務的直接手段，它是兼承檔案工作內外關系的一個重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。

它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標志。

它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。

總之，它是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

注意問題1、服務思想

A、全面地為檔案用戶服務

B、及時地為檔案用戶服務

C、準確地為檔案用戶服務

D、有效地為檔案用戶服務

2、正確處理提供利用與保密之間的關系

提供利用和保密，從根本上來說是一致的。提供利用時要注意保密，保密是限定了利用的對象和范圍，是為了更好地利用。

澄清“利用危險，保密保險”以及“歷史檔案無密可?！钡腻e誤思想。

要認真深入地審定檔案內容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用?；就緩綑n案原件復制品檔案信息加工品手抄打字印刷攝影復印檔案提供利用的方式開設閱覽室檔案外借制發(fā)復制本舉辦展覽制發(fā)檔案證明檔案咨詢開放檔案

開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除"禁閉“，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進行開發(fā)利用。

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類的檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益經及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。含義

1.開放檔案是有利于社會進步的新方針，是加快我國政治民主化的一個新步驟。公民享有利用檔案信息資源的權利。

2.開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施。由封閉型、半封閉型向開放型的方向轉變。

3.開放檔案可以促進檔案館的各項業(yè)務建設。開放的意義種類開放檔案條件

1.物質條件

2.檢索條件

3.制度條件

4.社會檔案意識條件

凡涉及下屬內容的檔案，均應控制使用，不可開放：

——凡對社會開放會影響黨內團結、黨和國家機關工作正常開展，危害國家安全、社會安定，損害國家利益的檔案。

——凡對社會開放有損于個人形象、尊嚴、聲譽、人身安全的檔案。

——凡對社會開放會影響兩黨、兩國政黨關系及其他對外關系的檔案。

——凡對社會開放會削弱我國經濟實力、科技實力的檔案。

——機關、單位及個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的檔案。

——其他會影響黨和國家利益的，不宜對社會開放使用的檔案。不可開放公布檔案的方式

<<中華人民共和國檔案法實施辦法>>：

通過報紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表；

通過電臺、電視臺播放；

陳列、展覽檔案或其復制件；

出版發(fā)行檔案史料；

公開出售復制件；

散發(fā)或者張貼檔案復制件；

在公開場合宣讀、播放檔案原文等。

思考辯論開放和保密實訓.舉辦一次檔案展覽：能夠根據(jù)主題分成單元板塊，并收集有用資料、照片；能夠撰寫前言、結束語和單元簡介、撰寫圖片的文字說明，能根據(jù)具體場景現(xiàn)場條件進行檔案的布展；能夠進行檔案的解說。查檔證明：為檔案實訓室撰寫查檔借閱制度等文件。檔案的統(tǒng)計環(huán)節(jié)一、導入新課**服裝公司的檔案室保存有公司的文書檔案、設計檔案、經營檔案、設備檔案、音像檔案等。我們來看看他們的管理：一、一次，總經理檢查檔案室工作，詢問到相關情況時，檔案室主任拿不出確切的數(shù)字匯報，而只能憑借記憶和經驗說出大概的情況?？偨浝韺Υ朔浅２粷M。===檔案收進、入庫、銷毀等變化情況心中無數(shù)

二、一次公司營銷部主任向檔案室調閱關于前兩年銷售工作的文件，在案卷目錄中查到了相關文件的條目，但是在庫房中卻找不到案卷。后幾經查找，才發(fā)現(xiàn)有關的案卷已被設計部的某某設計師借閱。===檔案借閱、利用等情況不明。三、檔案室對庫房種檔案的保存位置進行調整、對損壞的檔案進行修復、對庫房設備進行維護等，之后，這些活動檔案室都沒有進行記錄，造成事后出現(xiàn)問題是無法查考核實工作質量及追究責任。===檔案管理業(yè)務狀況無從查考。上述案例告訴我們：檔案登記和統(tǒng)計工作貫穿于檔案管理活動的各個環(huán)節(jié)，可以直接、準確地反映管理進度、問題、責任人員等方面的情況，是一項連續(xù)性強且細致的工作。做好這項工作可以促使檔案工作人員把好程序關、手續(xù)關，這樣就能達到對管理質量的監(jiān)控。環(huán)節(jié)二、檔案統(tǒng)計工作概述什么是檔案統(tǒng)計工作呢？就是以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況

綜合統(tǒng)計基本登記統(tǒng)計工作內容

檔案的收進、移出、整理和鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記、檔案利用服務情況登記，以及檔案構成、檔案利用、檔案機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。全國檔案工作基本情況專業(yè)系統(tǒng)地方目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計檔案館（室）檔案館（室）地方檔案部門專業(yè)主管部門國家檔案