電腦辦公自動(dòng)化使用教程-第01章

辦公自動(dòng)化應(yīng)用根底教程《辦公自動(dòng)化應(yīng)用根底教程》治金工業(yè)出版社王立濤主講第1章辦公自動(dòng)化的根底知識(shí)【本章內(nèi)容介紹】本章主要介紹辦公自動(dòng)化的根本概念、開展?fàn)顩r、未來開展趨勢、我國辦公自動(dòng)化的開展過程和整表達(dá)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及平安和保密對(duì)策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實(shí)例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的根本知識(shí)?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】

辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化的層次辦公自動(dòng)化的模式辦公自動(dòng)化的開展過程辦公自動(dòng)化的開展趨勢我國辦公自動(dòng)化開展概況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的平安與保密 辦公信息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實(shí)例【本章重點(diǎn)難點(diǎn)】重點(diǎn)辦公自動(dòng)化的根本概念國內(nèi)外辦公自動(dòng)化的開展情況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的平安與保密難點(diǎn)辦公自動(dòng)化的開展趨勢辦公信息系統(tǒng)的平安與保密措施1.1辦公自動(dòng)化的根本概念1.1.1概念辦公自動(dòng)化〔OfficeAutomation,簡稱OA〕作為一個(gè)術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化下了一個(gè)較為完整的定義：“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)。〞1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會(huì)給出的定義辦公自動(dòng)化〔OfficeAutomation,簡稱OA〕是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以到達(dá)提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。1.1.2層次:辦公自動(dòng)化分為三個(gè)層次事務(wù)處理型最根本的應(yīng)用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報(bào)表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。管理控制型包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的根底數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率。輔助決策型最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為根底，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)1.1.3辦公自動(dòng)化的模式個(gè)人辦公自動(dòng)化個(gè)人辦公自動(dòng)化主要指支持個(gè)人辦公的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報(bào)表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如MicrosoftOffice、WPSOffice等實(shí)現(xiàn)，在單人單機(jī)使用時(shí)非常有效。群體辦公自動(dòng)化群體辦公自動(dòng)化是支持群體間動(dòng)態(tài)辦公的綜合自動(dòng)化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，特指針對(duì)越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動(dòng)辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個(gè)特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4辦公自動(dòng)化的意義1.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量2.實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化1.2辦公自動(dòng)化的開展現(xiàn)狀與未來趨勢1.2.1起源20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識(shí):美國GE(通用電器)公司最早使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算,開始了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽〞最早使用計(jì)算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.1.2.2.現(xiàn)代辦公技術(shù)設(shè)備的開展演變辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個(gè)階段。1975年以前為辦公自動(dòng)化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的根底上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)開展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)〔簡稱局部網(wǎng)絡(luò)〕。20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)開展的階段。20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化〞的階段。1.2.3辦公自動(dòng)化的開展趨勢辦公自動(dòng)化未來開展將表達(dá)以下幾個(gè)特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公效勞無人化辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識(shí)化1.2.4我國OA開展過程及其整表達(dá)狀我國OA開展過程我國的辦公自動(dòng)化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動(dòng)化的開展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。20世紀(jì)80年代末，我國開始大力開展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個(gè)階段我國建立了一批能表達(dá)國家實(shí)力的國家級(jí)OA系統(tǒng).20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如MicrosoftVisualStudio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速開展引發(fā)市場競爭的逐漸劇烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開始進(jìn)入一個(gè)快速的開展階段。整表達(dá)狀我國辦公自動(dòng)化開展已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段，各個(gè)單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況:起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MSOffice系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競爭能力，使企業(yè)不斷開展壯大。1.3辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)。1.3.2辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是辦公人員辦公信息辦公流程辦公設(shè)備1.3.3辦公信息系統(tǒng)的主要功能1．辦公信息系統(tǒng)的根本功能〔1〕公文管理〔2〕會(huì)議管理〔3〕部門事務(wù)處理〔4〕個(gè)人辦公管理〔5〕領(lǐng)導(dǎo)日程管理〔6〕文檔資料管理〔7〕人員權(quán)限管理〔8〕業(yè)務(wù)信息管理2．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)下面7個(gè)方面的功能?！?〕建立內(nèi)部通信平臺(tái)〔2〕建立信息發(fā)布平臺(tái)〔3〕實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化〔4〕實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化〔5〕實(shí)現(xiàn)輔助辦公自動(dòng)化〔6〕促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成〔7〕實(shí)現(xiàn)分布式辦公1.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平安與保密加強(qiáng)系統(tǒng)平安與保密工作的必要性和重要性:辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟(jì)和實(shí)用價(jià)值以及一定程度的保密性要求。所以，加強(qiáng)其平安性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)平安與保密顯得非常重要。影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平安與保密因素分析平安保密因素:人為原因自然原因計(jì)算機(jī)病毒其它原因系統(tǒng)平安的標(biāo)志能防止對(duì)信息的非法竊??；預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時(shí)間較短；平安保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟(jì)要求；平安保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。數(shù)據(jù)保密的根本要求:數(shù)據(jù)隱蔽：防止數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；防發(fā)送方否認(rèn)：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不成認(rèn)發(fā)送過此文件。加強(qiáng)系統(tǒng)平安和保密的對(duì)策加強(qiáng)系統(tǒng)平安和保密的常用措施有：行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會(huì)允許的各種方式法律措施針對(duì)計(jì)算機(jī)犯罪的打擊、制裁手段軟件保護(hù)措施采用軟件技術(shù)區(qū)分、控制用戶和對(duì)信息加密物理保護(hù)措施對(duì)場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)等保護(hù)保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平安的對(duì)策：平安監(jiān)視技術(shù)用戶登記設(shè)置權(quán)限存取控制工作日志“防火墻〞技術(shù)自適應(yīng)平安管理件終端識(shí)別計(jì)算機(jī)平安加權(quán)加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對(duì)策有：用戶認(rèn)證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動(dòng)態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對(duì)方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰〞-----共鑰密鑰數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對(duì)報(bào)文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對(duì)報(bào)文的簽名；接收者不能偽造對(duì)報(bào)文的簽名一般單位采用的系統(tǒng)平安保密對(duì)策方案〔1〕直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的平安控制機(jī)制，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；〔2〕在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；〔3〕在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；〔4〕對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。1.5辦公信息系統(tǒng)的類型及其實(shí)例1.5.1辦公信息系統(tǒng)的常見類型1．政府型辦公信息系統(tǒng)2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6．案例型辦公信息系統(tǒng)7．控制中心型辦公信息系統(tǒng)8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)1.5.2××省政府OIS的應(yīng)用實(shí)例圖1－2××省政府辦公信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)1.5.3××智能大廈OIS的應(yīng)用實(shí)例智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS(BuildingAutomationSystem，樓宇自動(dòng)化)，OAS(OfficeAutomationSystem，辦公自動(dòng)化)，CAS(CommunicationAutomationSystem，通信自動(dòng)化)也有人將BAS中的FAS(FireAutomationSystem，消防自動(dòng)化)和SAS(SafetyAutomationSystem，保安自動(dòng)化)別離出來，將它們作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小結(jié)辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成效勞于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以到達(dá)提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個(gè)層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動(dòng)相對(duì)應(yīng)，當(dāng)前辦公自動(dòng)化的運(yùn)行有兩種模式：個(gè)人辦公和群體辦公。20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動(dòng)化的開展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。其未來開展將表達(dá)以下特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公效勞無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動(dòng)化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識(shí)化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動(dòng)化開展經(jīng)歷了三個(gè)階段，因種種原因，各個(gè)單位辦公程度有所不同。辦公信息系統(tǒng)是一種用來提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)，其構(gòu)成要素涉及辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設(shè)備。通過一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)，可以建立內(nèi)部通信平臺(tái)、建立信息發(fā)布平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)輔助辦公、到達(dá)信息集成以及促成分布式辦公的實(shí)現(xiàn)。辦公信息系統(tǒng)中，客觀存在著許多不平安因素。必須加強(qiáng)平安和保密管理，主要措施包括：強(qiáng)化管理、加速立法、宣傳教育、技術(shù)研究。其中，保證系統(tǒng)平安的技術(shù)對(duì)策有：平安監(jiān)視、“防火墻〞、終端識(shí)別、計(jì)算機(jī)平安加權(quán)等；加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的技術(shù)對(duì)策有：用戶認(rèn)證、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字等。辦公信息系統(tǒng)根據(jù)單位性質(zhì)不同，有政府型、事務(wù)型、企業(yè)型、專家型等多種類型。小結(jié)〔續(xù)〕習(xí)題