某棉紡織企業(yè)行政制度

鶴山市某棉紡織企業(yè)有限公司文件名稱：文件控制程序文件編號：MY2-001號：A編制：審批：日期：2004/7/1日期：2004/7/5修訂記錄頁號頁版修改內(nèi)容批準(zhǔn)人修改日期1目的有效控制與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，確保文件各使用處所使用的文件為最新或有效版本。2范圍適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制。3職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊的編寫以及程序文件和三級文件的審批。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審批。3.4辦公室文控員負(fù)責(zé)文件分發(fā)回收管理，負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件正本的保管。3.5管理者代表負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。3.6各部門專〔兼〕資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量有關(guān)的文件的簽收、管理。4工作內(nèi)容4.1文件分類及保管公司質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)和類別如下：一級文件:質(zhì)量手冊。二級文件:程序文件。三級文件:作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度等。四級文件:表格、報告和質(zhì)量記錄等。外來文件:標(biāo)準(zhǔn)、上級文件、法律法規(guī)等。質(zhì)量管理體系文件“受控正本〞由辦公室文控員保存。質(zhì)量管理體系文件“受控副本〞由各相關(guān)部門自行保存、使用。公司的管理性文件,如各種行政管理制度、外來的管理性文件由辦公室保存。與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)等文件由辦公室文控員保存。4.2文件的編號與編寫格式按?文件的編號與編寫格式規(guī)定?執(zhí)行。4.3文件的編寫、審批文件發(fā)放前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。程序文件和三級文件由各職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審批后發(fā)布。4.4文件的受控情況文件分為“受控〞和“非受控〞兩大類。凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件。對“受控文件正本〞由辦公室文控員在文件每頁反面加蓋紅色“受控文件正本〞印章并保存。對所有副本在封面或每頁正面適當(dāng)位置加蓋紅色“受控文件副本〞印章并注明發(fā)文號進(jìn)行控制。未加蓋“受控〞印章的文稿只作為參閱資料。4.5文件發(fā)放與回收4.5為區(qū)分文件最新版本狀況，以防止過時或失效文件被誤用，辦公室文控員應(yīng)按文件類別建立?文件總覽表?，并在制定、變更文件時，更新為最新內(nèi)容。4.4.6文件補(bǔ)發(fā)申請使用部門當(dāng)文件因破損、遺失或其他原因需要申請補(bǔ)發(fā)時，必須填寫?文件補(bǔ)發(fā)申請單?，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，交辦公室文控員按以下規(guī)定辦理文件補(bǔ)發(fā)。4.64.64.7文件的保存、作廢與銷毀與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件都必須分類存放在清潔、通風(fēng)、枯燥、平安的室內(nèi)。各部門文件應(yīng)指定專人保管。辦公室文控員每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識別和檢索。任何人不得將受控文件私自外借或復(fù)印。所有失效或作廢文件由辦公室文控員及時從所有發(fā)放或使用場所收回。確保防止作廢文件的誤用。4.7.6過時文件假設(shè)因特殊原因，如法律規(guī)定或供以后參考用而需加以保存時，應(yīng)由辦公室文控員蓋上4.7.7過時文件假設(shè)不需加以保存時，由辦公室文控員統(tǒng)一回收，立即銷毀或蓋4.8文件的更改當(dāng)發(fā)行的文件有內(nèi)容變更需求時，由提議人填寫?文件變更申請單?，提出變更理由、文件項(xiàng)次編號、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門審批簽字后，轉(zhuǎn)辦公室文控員。當(dāng)文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的三分之一以下時，由辦公室文控員按文件變更申請單內(nèi)容修訂后，更改頁版號，將新的變更頁發(fā)行并收回?zé)o效頁，在原?文件分發(fā)表?上記錄，并在修改頁中注明修訂日期和批準(zhǔn)人。文件經(jīng)過一次或幾次變更后，變更幅度達(dá)文件內(nèi)容的三分之一以上時，或管理者代表認(rèn)為有必要改版時，應(yīng)進(jìn)行換版。原版本文件作廢，換發(fā)新版本。換新版本時，應(yīng)更改版本號，而頁版號那么從“01”開始。4.9文件的借閱、復(fù)印借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫?文件借閱、復(fù)印申請單?。經(jīng)管理者代表審批后向辦公室文控員借閱、復(fù)印。并在?文件借閱、復(fù)印記錄?上登記。復(fù)印的受控文件按非受控文件處理。4.10外來文件的控制收到外來文件的部門，應(yīng)識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。品管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)的國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本。交辦公室文控員統(tǒng)一編號，加蓋“受控文件〞印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入?文件總覽表?，并報辦公室備案。4.10.44.11每年3月由管理者代表組織對現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審。各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審。必要時按4.8進(jìn)行更改。4.12對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照執(zhí)行上述規(guī)定。4.13作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行?質(zhì)量記錄控制程序?。5相關(guān)文件5.1MY3-001?文件編號與編寫格式