電子表格完整

Excel2010目錄Excel2010入門1

單元格基本操作3公式與函數(shù)4

數(shù)據(jù)管理52工作簿/表、行與列基本操作

打印工作表與圖表67文件管理一、Excel2010入門一、Excel2010入門

在日常辦公事務(wù)中，人們經(jīng)常要“寫”和“算”.“寫”(寫通知，寫報告等)可通過文字處理軟件進行，而“算”(計算，統(tǒng)計數(shù)字等)則應(yīng)使用電子表格來實現(xiàn)。

Excel之所以被稱為電子表格，是因為它采用表格的方式來管理數(shù)據(jù)。

Excel以二維表格作為基本操作界面.Excel的起源與歷史人類文明在漫長的發(fā)展過程中，發(fā)明創(chuàng)造了無數(shù)的工具來幫助自己改造環(huán)境和提高生產(chǎn)力，計算工具就是其中非常重要的一種。17世紀出現(xiàn)了各種機械計算器，它能進行簡單的四則運算。計算器算盤是我國古代商業(yè)應(yīng)用最為廣泛的計算工具。算盤西周時期小木/竹棍為籌算籌20世紀50年代，出現(xiàn)了第一臺電子計算機。之后的幾十年計算機的體積越來越小，運算速度越來越快。計算機電子表格軟件的產(chǎn)生與演變在商業(yè)活動中不斷新生的數(shù)據(jù)處理需求成為表格軟件不斷改進的動力源泉。電子表格軟件與電子計算機一樣不斷地改進，數(shù)據(jù)處理的功能越來越強大。TitleinhereTitleinhere

第一款電子表格軟件（1979年美國人開發(fā)）用于計算賬目和統(tǒng)計表格集表格計算、數(shù)據(jù)庫、商業(yè)繪圖三大功能于一身。1982年微軟公司開發(fā)了Excel2.0其后經(jīng)過多個版本的升級，奠定了Excel在電子表格軟件中的霸主地位。Excel95?97?2000?2003?2007?2010

VisiCalcLouts1-2-3Excel2.0Excel2010啟動和退出Excel2010的啟動（1）在開始菜單的程序里面運行Excel2010，（2）雙擊桌面上已有的“MicrosoftExcel2010”快捷方式，啟動Excel2010。（3）雙擊已有的Excel工作簿文件（擴展名為.xlsx），啟動Excel2010。Excel2010的退出（1）單擊“文件”按鈕,選擇“關(guān)閉”,如圖5-2所示。（2）使用熱鍵“Alt+F4”關(guān)閉Excel2010窗口。（3）在控制按鈕處選擇“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉Excel窗口。（4）雙擊Excel2010標題欄最左邊的

關(guān)閉Excel2010窗口。1.工作簿：由若干個工作表組成，一個工作簿就是一個Excel文件.其擴展名為XLSX.2.工作表:也稱電子表格，是Excel用來存儲和處理數(shù)據(jù)的地方.3.單元格:它是存儲數(shù)據(jù)的基本單位，由行和列交叉形成.4.單元格區(qū)域:多個連續(xù)的單元格組成區(qū)域稱為單元格區(qū)域.由單元格區(qū)域左上角和右上角單元格地址組成(中間用:分開).5.工作表的行列數(shù)：行數(shù)1～65536，列數(shù)1～256.6.單元格的地址：列標+行號.基本概念Excel2010工作窗口界面快速訪問工具欄功能區(qū)標題欄程序窗口按鈕工作簿窗口按扭名稱框行號列表插入函數(shù)按鈕單元格垂直滾動條水平滾動條狀態(tài)欄插入工作表工作表標簽工作表導(dǎo)航視圖切換顯示比例滑動條功能區(qū)選項卡TextinhereTextinhereTextinhere除了常規(guī)選項卡之外，Excel2010還包含許多附加選項卡。它們只在特定的操作時才會顯現(xiàn)出來，因此被稱為【上下文選項卡】。常規(guī)選項卡附加選項卡功能區(qū)常規(guī)選項卡文件數(shù)據(jù)審閱視圖開始插入公式頁面布局數(shù)據(jù)

認識功能頁次Excel中所有的功能操作分門別類為8大頁次，包括文件、開始、插入、頁面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱和視圖。各頁次中收錄相關(guān)的功能群組，方便使用者切換、選用。例如開始頁次就是基本的操作功能，像是字型、對齊方式等設(shè)定，只要切換到該功能頁次即可看到其中包含的內(nèi)容。在功能頁上按一下，即可切換到該頁次

認識功能區(qū)視窗上半部的面板稱為功能區(qū)，放置了編輯工作表時需要使用的工具按鈕。開啟Excel時預(yù)設(shè)會顯示“開始”頁次下的工具按鈕，當按下其他的功能頁次，便會改變顯示該頁次所包含的按鈕。目前顯示“開始”頁次的工具按鈕依功能還會再區(qū)隔成數(shù)個區(qū)塊，例如此處為字體區(qū)

當我們要進行某一項工作時，就先點選功能區(qū)上方的功能頁次，再從中選擇所需的工具鈕。例如我們想再工作表中插入1張圖片，便可按下“插入”頁次，再按下“圖例”區(qū)中的“圖片”鈕，即可選取要插入的圖片。切換到此頁按下此鈕插入圖片與圖片、圖形有關(guān)的功能，都可以在“插圖”區(qū)中找到

另外，為了避免整個畫面太凌亂，有些頁次標簽會在需要使用時才顯示。例如當您在工作表中插入了一個圖表物件，此時與圖表有關(guān)的工具才會顯示出來:美化及調(diào)整圖表屬性的相關(guān)工具，都放在圖表工具下

除了使用鼠標來點選頁次標簽及功能區(qū)內(nèi)的按鈕外，也可以按一下鍵盤上的Alt鍵，即可顯示各頁次標簽的快速鍵提示訊息。當您按下頁次標簽的快速鍵之后，會用顯示功能區(qū)中各功能按鈕的快速鍵，讓您以鍵盤來進行操作。快速鍵提示信息

隱藏與顯示“功能區(qū)”：如果覺得功能區(qū)占用太大的版面位置，可以將“功能區(qū)”隱藏起來。隱藏“功能區(qū)”的方法如下：目前“功能區(qū)”是完整顯示按下此鈕將“功能區(qū)”隱藏起來再按一下此鈕即可顯示功能區(qū)“文件”頁次在Excel主視窗的左上角，有一個特別的綠色頁次，就是“文件”頁次，按下次頁次可以執(zhí)行與文件有關(guān)的命令，例如開新文件、開啟舊文件、打印、保存及傳送文件…等。按下“文件”頁次除了執(zhí)行各項命令外，還會列出最近曾經(jīng)開啟及儲存過的文件，方便再度開啟。可在這里預(yù)覽打印出來的樣子“文件”頁次

顯示比例工具視窗右下角是“顯示比例”區(qū)，顯示目前工作表的檢視比例，按下可放大工作表的顯示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%...;反之按下鈕會縮小顯示比例，每按一次則會縮小10%,列入110%、100%、90%...?；蛘吣部梢灾苯永分虚g的滑動桿，往鈕方向拉曳可放大顯示比例；往鈕方向拉曳可縮小顯示比例?？衫冒粹o或滑動桿調(diào)整顯示比例放大或縮小文件的顯示比例，并不會放大或縮小字型，也不會影響文件打印出來的結(jié)果，只是方便我們在熒幕上檢視而已。

底下是2種不同的縮放比例的顯示結(jié)果，提供您在編輯工作表內(nèi)容時，調(diào)整縮放比例的參考：顯示比例為100%時的工作表內(nèi)容，適合編輯資料顯示比例為150%時的工作表內(nèi)容，適合監(jiān)視細部資料如果您的鼠標附有滾輪，只要按住鍵盤上的Ctrl鍵，在滾動滾輪，即可快速放大、縮小工作表的顯示比例。

此外，您也可以按下工具列左側(cè)的“縮放比例”鈕，由“顯示比例”對話框來設(shè)定顯示比例，或自行輸入項要顯示的比例。按下此鈕選擇顯示比例，或在“自定義”欄中自行輸入比例當輸入的值小于100%,表示要縮小顯示比例；大于100%，則表示要放大。若按下“恰好容納選定區(qū)域”項目，則Excel會根據(jù)您在工作表上選定的范圍來計算縮放比例，使這個范圍剛好填滿整個工作簿視窗。二、工作簿/表、行與列基本操作二、工作簿/表、行與列基本操作工作簿/表的基本操作

創(chuàng)建工作簿

工作簿命名

保存與另存在系統(tǒng)中創(chuàng)建新的工作簿文件。保存或另存工作簿。給新創(chuàng)建的工作簿命名。

創(chuàng)建工作表在工作簿中創(chuàng)建新的工作表。工作簿與工作簿視窗工作簿與工作表

工作簿是Excel使用的文件架構(gòu)，我們可以將它想象成是一個工作夾，在這個工作夾里面有許多工作紙，這些工作紙就是工作表：工作夾工作表創(chuàng)建Excel工作簿---方法1第1步：單擊鼠標右鍵第2步：移動鼠標選定【新建】第3步：移動鼠標選定【MicrosoftExcel工作表】然后單擊鼠標左鍵確認。123創(chuàng)建Excel工作簿---方法2第1步：移動鼠標選定文件，然后單擊鼠標左鍵確認。第2步：移動鼠標選定【新建】第3步：移動鼠標選定【MicrosoftExcel工作表】，然后單擊鼠標左鍵確認。123工作簿命名第1步：移動鼠標選定文件，然后單擊鼠標右鍵。第2步：移動鼠標選定【重命名】，然后單擊鼠標左鍵確認。第3步：命名創(chuàng)建Excel工作表---方法1選定此處，按鼠標左鍵。為工作表重新命名Excel雙按工作表1頁次卷標，使其呈選取狀態(tài)：

Exccl會以工作表1、工作表2、工作表3…．為工作表命名，但這類名稱沒有意義，當工作表數(shù)量多時，應(yīng)更改為有意義的名稱，以利辨識。假設(shè)我們要在工作表1輸入各項商品的銷售統(tǒng)計數(shù)量，所以可以將它重新命名為”銷售數(shù)量”。輸入”銷售數(shù)量”再按下鍵，工作表就重新命名了。設(shè)定頁次標簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標的顏色也可以個別設(shè)定，這樣看起來就更容易辨識了。例如我們要將”銷售數(shù)量”這個頁次卷標改為紅色：在頁次卷標上按下鼠標右鈕選擇此命令選擇頁次卷標的顏色設(shè)定好之后，”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標會顯示紅色底線，那是因為”銷售數(shù)量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會看到”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標正是剛才設(shè)定的紅色了：選擇此項，可回復(fù)頁次標簽的默認色彩

刪除工作表對于不再需要的工作表，可在工作表的頁次卷標上按鼠標右鈕執(zhí)行『刪除』命令將它刪除。若工作表中含有內(nèi)容，還出現(xiàn)提示交談窗請你確認是否要刪除，避免誤刪了重要的工作表。保存文件第一次存檔學(xué)習(xí)了一連串輸入數(shù)據(jù)、編輯工作表等操作，現(xiàn)在來學(xué)習(xí)最重要的存盤工作。結(jié)束工作前，一定要確實做好存盤的工作，不然辛苦的編輯可就白費了。要儲存文件，請按下快速存取工具欄的保存文件鈕，如果是第一次存盤，會開啟另存新檔交談窗，讓你配置文件案儲存的相關(guān)信息。切換至保存文件的文件夾輸入文件名按下保存鈕當你修改了工作簿的內(nèi)容，而再次按下保存文件鈕時，就會將修改后的工作簿直接儲存。若想要保留原來的文件，又要儲存新的修改內(nèi)容，請切換至文件頁次，按下另存新檔鈕，以另一個檔名來保存。這里要特別提醒您，在儲存時預(yù)設(shè)會將存檔類型設(shè)定為Excel工作簿，擴展名是*.xlsx的格式，不過此格式的文件無法在Exccl2000/XP/2003等版本開敔，若是需要在這些Exccl版本開殷工作簿，那么建議你將存檔類型設(shè)定為Excel97-2003工作簿：不過，將文件存成Excel97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在儲存時會顯示如右的交談窗，告知您將如何儲存這些部份：若按下繼續(xù)鈕儲存，日后開敔時可能發(fā)生圖表無法編輯，或內(nèi)容不完整的等問題，所以建議您一定要為文件先儲存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。Excel工作表復(fù)制與移動1單擊鼠標右鍵，選定【移動或復(fù)制】。2

單擊鼠標左鍵下拉工作簿選項，選擇目標工作簿將光標移至需要移動的工作表簽上，按下鼠標左鍵，拖動鼠標將工作表移至目標位置。顯示和隱藏工作表1234行和列的基本操作

保存與另存

設(shè)置行高和列寬在工作表中設(shè)置行高和列寬。

插入、刪除行和列在工作表中插入、刪除行和列。設(shè)置行高和列寬123直接調(diào)整行高和列寬插入/刪除行與列12312341:單擊鼠標右鍵三、單元格基本操作三、單元格基本操作

單元格與單元格位址

工作表內(nèi)的方格稱為“單元格”，我們所輸入的資料便是排放在一個個的單元格中。在工作表的上面有每一欄的“列標題”A、B、C、…,左邊則有各列的行標題1、2、3、…，將列標題和行標題組合起來，就是單元格的“位址”。例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E欄的第3行單元格，其位址是E3。A1單元格E3單元格這是1行這是1列列標題行標題在單元格中輸入資料1、

認識資料的種類

單元格的資料大致可分成兩類：一種是可計算的數(shù)字資料（包括日期、時間），另一種則是不可計算的文字資料。

可計算的數(shù)字資料：由數(shù)字0-9及一些符號（如小數(shù)點、+、-、$、%...)所組成，例如15.36、-99、$350、75%等都是數(shù)字資料。日期與時間也是屬于數(shù)字資料，只不過會含有少量的文字或符號，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日…等。

不可計算的文字資料：包括中文字樣、英文字元、文數(shù)字的組合（如身份證號碼）。不過，數(shù)字資料有時亦會被當成文字輸入，如：電話號碼、郵遞區(qū)號等。2、輸入資料的程序

現(xiàn)在我們要練習(xí)在單元格輸入資料，不管是文字或數(shù)字，其輸入程序都是一樣的，底下我們以文字資料來做示范。

首先是選取要放入資料的單元格，例如在B3單元格按一下:在B2單元格按一下狀態(tài)列表顯示就緒，表示可以開始輸入資料輸入資料時，資料編輯列會出現(xiàn)取消鈕或輸入鈕輸入的資料會同時顯示在資料編輯欄以及單元格中狀態(tài)由就緒變成輸入

輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認，Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式。3、

清除單元格內(nèi)容如果要清除單元格的內(nèi)容，先選取欲清除的單元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標右鍵，在彈出的對話框中選擇“清除內(nèi)容”。

Excel會自動判斷使用者輸入的資料型態(tài)，來決定資料的預(yù)設(shè)顯示方式，例如數(shù)字資料將會靠右對齊；文字資料則會考左對齊。若輸入的資料超過單元格寬度時，Excel將會改變資料的顯示方式。

當單元格寬度不足顯示內(nèi)容時，數(shù)字資料會顯示成“###”,而文字資料則會由右邊相鄰的儲存格決定如何顯示。當右鄰單元格有內(nèi)容時，文字資料會被截斷當右鄰單元格是空白時，文字資料會跨越到右邊單元格太窄，數(shù)字會顯示成#字

這時候只要調(diào)整單元格的寬度或在標題欄的右框線上雙擊鼠標左鍵就可以調(diào)整寬度。

調(diào)整高度的方法和調(diào)整寬度的方法一樣，只要拉曳行下方的框線就可以了。選取單元格的方法

選取多個單元格

在單元格內(nèi)按一個鼠標左鍵，可選取該單元格；若要一次選取多個相鄰的單元格，將鼠標指在欲選取范圍的的第一個單元格，然后按住鼠標左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個單元格，最后再放開左鍵。

假設(shè)我們選取A2到D5這個范圍，選取的單元格范圍我們會以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內(nèi)按下任一個單元格即可。先點選A2單元格按住鼠標左鍵不放，拉曳至D5單元格

選取不連續(xù)的多個范圍如果要選取多個不連續(xù)的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個范圍A3：A5，選好后再放開Ctrl鍵，就可以同時選取多個單元格范圍了。

先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A5選取整行或整列

要選取整行或整列，在行編號或列編號上按一下：在此按一下，選取整個B列在此按一下，選取整個第4列

選取整張工作表

若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表快速輸入出現(xiàn)過的資料利用“自動完成”輸入相同的資料

在輸入同一列的資料時，若內(nèi)容有重復(fù)，就可以透過“自動完成”功能快速輸入。例如在工作表3的B2到B4單元格輸入內(nèi)容，然后再B5單元格中輸入“成”字，此時“成”之后自動填入與B3單元格相同的文字，并以反白額方式顯示。若自動填入的資料正好是想輸入的文字，按下Enter鍵就可以將資料存入單元格中；若不是想要的內(nèi)容，可以不予理會，繼續(xù)完成輸入文字的工作，

“自動完成”功能，只適用于文字資料。

從下拉式清單挑選輸入過的資料

當同一欄單元格的數(shù)據(jù)太雷同，總是得輸入到最后自動完成才能判斷出正確的內(nèi)容，這時你可以改用從下拉式列表挑選功能來輸入。接續(xù)上例，我們要繼續(xù)在C6單元格輸入內(nèi)容。請先如圖輸入C2:C5的內(nèi)容，然后在C6儲存格按右鈕執(zhí)行『從下拉式清單挑選』命令：從下拉式列表挑選功能與自動完成功能一樣，都只適用于文字數(shù)據(jù)。

執(zhí)行此命令

C6單元格下方會出現(xiàn)一張列表，記錄同一欄（即C欄）中出現(xiàn)過的數(shù)據(jù)，如：”品項”、”超靜音風(fēng)扇”、”超靜音立扇”，只要由清單中選取就可輸入數(shù)據(jù)了：

請開敔一份新的工作簿，首先練習(xí)操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內(nèi)填滿”業(yè)務(wù)部”。

先如圖輸入內(nèi)容，然后在B2單元格輸入”業(yè)務(wù)部”3個字，并維持單元格的選取狀態(tài)，然后將指標移至粗框線的右下角，此時指標會呈

+

狀：選取某個單元格或范圍時，其周圍會被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點

將指標移到填滿控點上，按住左鈕不放向下拉至單元格B6，”業(yè)務(wù)部”2個字就會填滿B2：B6范圍了：指標旁出現(xiàn)工具提示，顯示單元格將填入的資料自動填滿選項鈕

在剛才的操作中，數(shù)據(jù)自動填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現(xiàn)了一個自動填滿選項鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動填滿的方式：預(yù)設(shè)的填滿方式，即填入單元格的內(nèi)容與格式（如字型、顏色設(shè)定）若改選此項，只會填入單元格格式選此項表示只填入單元格內(nèi)容，但不要填入格式自動填滿選項鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設(shè)定。不過，我們尚未設(shè)定格式，所以不用變更設(shè)定，當你選取了其他單元格，并進行編輯動作后，自動填滿選項鈕就會自動消失。學(xué)會單元格的格式設(shè)定后，您就會感受到此鈕的便利之處了。2-7自動建立等差、日期及等比數(shù)列2-7-1建立等差數(shù)列首先要說明數(shù)列的類型，以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來自動建立。Exccl可建立的數(shù)列類型有4種：等差級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等，例如：1、3、5、7…等比級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等，例如：2、4、8、16…日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7…自動填入：自動填入數(shù)列是屬于不可計算的文字數(shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月…，星期一、星期二、星期三…等都是。Excel已將這類型文字數(shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，讓我們使用自動填入數(shù)列時，就像使用一般數(shù)列一樣。以下就分別說明如何建立以上這4種數(shù)列。建立等差數(shù)列請接續(xù)上一節(jié)的練習(xí)，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數(shù)列，請如下操作：在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來源單元格，也就是要有兩個初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少。來源儲存格將指針移到填滿控點上，按住鼠標左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數(shù)字表示目前到達的儲存格將填入的值參考指針旁的數(shù)字，當建立到你要的數(shù)字后請放開滑鼠，等差數(shù)列就建立好了：建立數(shù)列后，自動填滿選項鈕又再度出現(xiàn)了，而且下拉選單中的第1個項目略有不同：以復(fù)制數(shù)據(jù)的方式來填滿。就上例而言，A2：A6范圍會變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點還可以建立“項目1、專案3、專案5、專案7…”的文數(shù)字組合數(shù)列，只要在來源單元格輸入“項目1”、“專案3”，再拉曳填滿控點即可完成，你可以自行試試看。2-7-2建立日期數(shù)列再來試試建立日期的功能。請開啟一份新工作簿，假設(shè)我們要在Al：El建立一個日期數(shù)列，就可以在來源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點至El儲存格即可建立由于我們建立的是日期數(shù)列，所以當你按下自動填滿選項鈕熙時，會看到多出幾個與日期有關(guān)的選項若改選此項，建立的日期數(shù)列會跳過星期六、日此為預(yù)設(shè)選項選此項，A1：El會填入，2012/1/1、2012/2/1…2012/5/12-7-3建立文字數(shù)列Excel還內(nèi)建許多常用的自動填人數(shù)列，例如”甲、乙、丙、丁…”、”一月、二月、三月…”等，方便我們使用填滿控點快速完成輸入。如右圖操作，我們來練習(xí)在A3：Al0建立”甲、乙…辛”：拉曳至A10建立不同的自動填入數(shù)列，自動填滿選項鈕下拉選單中的項目也會隨數(shù)列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”2-7-3建立等比數(shù)列不用按計算器，就能輕松建立等比數(shù)列等比數(shù)列無法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點的方式來建立，我們實際來操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25、125…．的等比數(shù)列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開始頁次，按下編輯區(qū)的填滿鈕，由下拉選單中選擇『數(shù)列』命令開啟數(shù)列交談窗：1、選擇此項，因為根據(jù)步驟1選取的范圍，數(shù)列會產(chǎn)生在列2、選擇要建立的數(shù)列類型此欄可設(shè)定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字，若未設(shè)定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數(shù)值按下確定鈕，等比數(shù)列就建立完成了：單元格批注可以為單元格添加批注，即可給單元格添加一些說明性的文字，以便于更好地理解單元格的內(nèi)容。批注內(nèi)容并不像其他的輸入內(nèi)容顯示在單元格中。“審閱”選項卡的“批注”組中選擇“新建批注”3數(shù)據(jù)的清除

選中后清除:

全部,格式,批注,內(nèi)容四、公式與函數(shù)四、公式與函數(shù)

公式是用運算符將數(shù)據(jù)、單元格地址、函數(shù)等連接在一起的式子，以等號“=”開頭

=5*10-20常數(shù)運算

=A6+B1對單元格A6和B1中的值相加

=SQRT(10+A2)使用Excel函數(shù)，SQRT表示求開方根5.3公式和函數(shù)

1.運算符算術(shù)運算符、文本運算符和關(guān)系運算符2.建立公式

=8^3*25%表示8的立方再乘以0.25，結(jié)果為128=5*8/2^3-B2/4若單元格B2的值是12，則結(jié)果為2=”計算機”

&”電腦”運算結(jié)果是”計算機電腦”

=A1&A2單元格A1和A2中的文本進行連接生成一個新的文本

=B2＜42比較結(jié)果為TRUE(設(shè)B2的值是12)=B2＞=32比較結(jié)果為FALSE=B2＜12比較結(jié)果為FALSE=A3+80假設(shè)A3為日期型數(shù)據(jù)，則A3+80表示日期A3加上80天公式舉例：

三種表示方式

(1)相對地址：以列標和行號組成，如A1，B2，C3等公式復(fù)制時，若引用公式的單元格地址發(fā)生變動，公式中的相對地址會隨之變動.

(2)絕對地址：以列標和行號前加上符號“$”構(gòu)成，如$A$1，$B$2等。公式復(fù)制時，公式中的絕對地址保持不變

(3)混合地址：它是上述兩種地址的混合使用方式如$A1(絕對列相對行)，A$1(相對列絕對行)等。公式復(fù)制時，公式中相對行和相對列部分會隨引用公式的單元格地址變動而變動，而絕對行和絕對列部分保持不變。單元格地址表示方式⑴相對引用⑵絕對引用⑶混合引用相對列絕對行

絕對列相對行

格式：=<函數(shù)名>(<參數(shù)1>,<參數(shù)>,…..)

舉例：=SUM(C2:C6) =AVERAGE(A1:A3,C2:C6)SUM求和數(shù)

AVERAGE求平均值

MAX求最大值

MIN求最小值

COUNT求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù)

COUNTIF條件求數(shù)值數(shù)據(jù)的個數(shù)

FREQUENCY頻率分布統(tǒng)計

IF條件選擇5.3.3函數(shù)的使用

步驟：選中單元格,使用在第二個對話框設(shè)置參數(shù)例：計算基本工資總數(shù)，并將結(jié)果存放在單元格C7中。計算補貼總數(shù)和扣除總數(shù)，并將結(jié)果分別存放在單元格D7和E7中

(1)單擊單元格C7，使之成為活動單元格

(2)鍵入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回車鍵例計算基本工資的平均值，并將結(jié)果存放在C8中例利用函數(shù)MAX求出基本工資數(shù)的最大值，并將結(jié)果存放在單元格C9中

頻率分布統(tǒng)計函數(shù)用于統(tǒng)計一組數(shù)據(jù)在各個數(shù)值區(qū)間的分布情況

格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)

功能：計算一組數(shù)(data_array)分布在指定各區(qū)間(由bins_array確定)的個數(shù)

頻率分布統(tǒng)計函數(shù)FREQUENCY：例在成績表A1:D9中，統(tǒng)計出成績＜60，60≤成績＜70，70≤成績＜80，80≤成績＜90，成績≥90的學(xué)生數(shù)各有多少

(1)在區(qū)域(如F4:F7)中建立統(tǒng)計的間距數(shù)組

(59,69,79,89)(2)選定作為統(tǒng)計結(jié)果的數(shù)組輸出區(qū)域G4:G8(3)鍵入函數(shù)“=FREQUENCY(C2:C9，F(xiàn)4:F7)”(4)按下Ctrl+Shift+Enter組合鍵頻率分布統(tǒng)計函數(shù)FREQUENCY：格式：

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)功能：本函數(shù)對比較條件式(logical_test)進行測試,如果條件成立,則取第一個(value_if_true),否則取第二個值(value_if_false)舉例:已知單元格E3中存放考試分數(shù)，現(xiàn)要根據(jù)該分數(shù)判斷學(xué)生是否及格

=IF(E3<60,“不及格”,“及格”)條件選擇函數(shù)IF：

函數(shù)應(yīng)用舉例：5.3.4出錯信息

當公式(或函數(shù))表達不正確時，系統(tǒng)將顯示出錯信息出錯信息含義#####該單元格中公式所產(chǎn)生的結(jié)果太長，致使該單元格容納不下。＃DIV/O!除數(shù)為0＃VALUE!在需要數(shù)字或邏輯值時卻輸入了文本的原因；或者在對需要賦單一數(shù)據(jù)的運算符或函數(shù)時，卻賦給了一個數(shù)值區(qū)域等。＃NAME?使用了不能識別的文本＃NUM!公式或函數(shù)中某個數(shù)字有問題＃REF!該單元格引用無效＃N/A函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值五、數(shù)據(jù)管理五、數(shù)據(jù)管理5.5.1數(shù)據(jù)清單排序與篩選數(shù)據(jù)記錄的操作需要通過“數(shù)據(jù)清單”來進行，因此在操作前應(yīng)先創(chuàng)建好“數(shù)據(jù)清單”。“數(shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫一樣接受瀏覽與編輯等操作。5.5.2數(shù)據(jù)排序1簡單排序單擊單元格,開始/編輯/排序與篩選2復(fù)雜排序

菜單:排序與篩選/自定義排序

使用到各種運算符西文符號比較符:=,>,<,<=,>=,<>

邏輯符:AND(與),OR(或)

通配符:?(代表單個字符),*(代表多個字符)5.5.3記錄的篩選(自動篩選/高級篩選)只能根據(jù)一個字段篩選菜單:開始/編輯/排序與篩選/篩選1.自動篩選

高級篩選采用復(fù)合條件來篩選記錄，并允許把滿足條件的記錄復(fù)制到另外的區(qū)域，以生成一個新的數(shù)據(jù)清單。先建立條件區(qū)域。條件區(qū)域的第一行為條件標記行，第二行開始是條件行。

(1)同一條件行的條件互為“與”(AND)的關(guān)系，表示篩選出同時滿足這些條件的記錄例:查找原始數(shù)據(jù)中“網(wǎng)絡(luò)”成績?yōu)椤?8”且“計算機導(dǎo)論”成績?yōu)椤?gt;60”的學(xué)生記錄條件區(qū)域表示：2.高級篩選計算機導(dǎo)論網(wǎng)絡(luò)>6068

(2)不同條件行的條件互為“或”(OR)的關(guān)系，表示篩選出滿足任何一個條件的記錄例查找原始數(shù)據(jù)中“網(wǎng)絡(luò)”成績?yōu)椤?8”與“計算機導(dǎo)論”成績?yōu)椤?gt;60”的所有學(xué)生記錄條件區(qū)域表示：計算機導(dǎo)論網(wǎng)絡(luò)>60

68(3)對相同的列(字段)指定一個以上的條件，或條件為一個數(shù)據(jù)范圍，則應(yīng)重復(fù)列標題例篩選“英語”成績大于等于70分，并且小于等于80分的姓“王”的記錄姓名英語英語王*>=70<=80高級篩選能根據(jù)多個字段篩選“與”關(guān)系:值在同一行菜單:數(shù)據(jù)/排序與篩選/高級

高級篩選能根據(jù)多個字段篩選

“或”關(guān)系:值在不同行

匯總前必須先排序,若要按“性別”匯總，必須先按性別排序。菜單:數(shù)據(jù)/分級顯示/分類匯總…5.5.4分類匯總

可以生成嵌入式圖表和圖表工作表數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)可以按行或者按列分成若干個數(shù)據(jù)系列

5.6圖表

制作圖表5.5.1創(chuàng)建圖表【案例5.13】將“學(xué)生成績表”生成圖表

圖表完成后，用戶可以對它進行編輯修改，比如改變圖表的大小、位置、類型、增刪數(shù)據(jù)系列、改動標題等

1.改變大小、移位和刪除

2.增刪圖表的數(shù)據(jù)系列

3.修改圖表類型

4.修改圖表標題和坐標軸標題

5.修改圖例和網(wǎng)格線

5.5.2圖表的編輯六、打印工作表與圖表六、打印工作表與圖表8-1預(yù)覽打印結(jié)果在打印作業(yè)表或固表之前，最好可以先在熒幕上檢查打印的結(jié)果，若發(fā)現(xiàn)有跨頁資料不完整、圓表被截斷等不理想的地方，都可以立即修正，以節(jié)省紙張及打印時間。

開啟“文件->打印”，可以在右邊窗口預(yù)覽打印的結(jié)果。由此設(shè)定打印選項此份工作比會打印的總頁數(shù)及目前頁次打印預(yù)覽結(jié)果8-1-1切換文件的檢視結(jié)果

預(yù)覽時只有兩種比例可切換，分別是整頁預(yù)覽與放大預(yù)覽。

整頁預(yù)覽：一進入文件／打印頁次就會切換至整頁預(yù)覽模式，將一頁的資料完整地呈現(xiàn)在熒幕上。此時資料會被縮小，所以只能看到大略的排列情形。

放大預(yù)覽：按一下右下角的鈕，可放大資料的檢視比例至100%：再按一次按鈕，則又回到整頁預(yù)覽比例。按下此鈕可切換兩種模式

碓定要打印的資料正碓無誤后，可直接按下打印鈕進行打?。喝舭l(fā)現(xiàn)要打印的資料超出版面，需要再做修改，請再單擊文件頁次標簽，或切換至其他頁次繼續(xù)編輯。8-1-2 編輯時由“整頁模式”預(yù)覽打印效果

如果在褊輯工作表時，想預(yù)先知道工作表將會如何列印，可按下主視窗右下角的整頁模式鈕口。在此模式中，工作表會分割成多頁文件，方便我們檢視哪些內(nèi)容將會印在同一張紙按此鈕8-2打印選項設(shè)定當打印的內(nèi)容很罩純，只要預(yù)覽結(jié)果后按下打印鈕，就可以將工作表打印成畫面文件了。若是要進一步選取打印范圉、指定打印真數(shù)，或是多印畿份的話，則可在文件／打印頁次中設(shè)定后再打印。8-2-1選擇要使用的打印機若安裝一部以上的打印機，請先檢查設(shè)定的打印機名稱，是否就是你要使用的打印機，或是按下列示窗重新選擇。8-2-2設(shè)定打印的范圍

假如工作表的資料量量大，你可以選擇打印全部、只印其中需要的畿頁，或是只打印選取范圉，以免浪費祗張。8-2-3設(shè)定列印方向

有時候工作表的資料列數(shù)較多、行數(shù)較少，就適合橫向列?。合喾吹模羰琴Y料列的內(nèi)容比較多，行數(shù)較少，則可改用直式打印。8-2-4設(shè)定頁面邊界

為求報表的美觀，我們通常舍在紙張四周留一些空白，這些空白的區(qū)域就陳為邊界，調(diào)整邊界即是控制四周空白的大小，也就是控制資料在紙上打印的范圉。工作表預(yù)設(shè)會套用標準邊界，如果想讓邊界再寬一黠，或是設(shè)定較窄的邊界，可直接套用邊界的預(yù)設(shè)值。萬一覺得預(yù)設(shè)的選項太少，還可以按下文件／打印頁次右下角的顯示邊界鈕，直接在頁面上顯示邊界，再拉曳控點就能調(diào)整邊界位置了。8-2-5縮小比例以符合紙張尺寸有時候資料會單獨多出一列，硬是跑到下一頁：或是資料筆只差2-3筆，就能擠在同一頁了。這種情況就可以試試縮小比例的方式，將資料縮小排列以符合紙張尺寸，不但資料完整、閱讀起來也方便。8-2-4設(shè)定打印分數(shù)列印出來的工作表可能要分送給多人查閱，或多個部門參考，此時可在最上方的打印區(qū)設(shè)定復(fù)本的數(shù)量。當你要列印多份，可由下方選擇是否要自勤分頁。假設(shè)要列印5份，若設(shè)定為未自勤分頁，表示會先印出5張第1