第五章 書面溝通

第五章書面溝通技巧主要內(nèi)容

書面溝通概述書面溝通的概念和特點(diǎn)書面溝通的種類書寫的原則有效書面溝通的特點(diǎn)和要點(diǎn)書寫的過程

企業(yè)常用文書的書寫技巧第一節(jié)書面溝通概述書面溝通是指以書面或電子作為載體，運(yùn)用文字、圖式進(jìn)行的信息傳遞過程。

溝通中聽說讀寫各成分所占的比例

書面溝通與口頭溝通的比較商務(wù)寫作與一般寫作的比較書面溝通的種類種類舉例1.行政公文１３類：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、意見、會議紀(jì)要2.計(jì)劃類文書工作計(jì)劃、戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方案、工作安排等3.報(bào)告類文書調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動分析報(bào)告、可行性研究報(bào)告、納稅查賬報(bào)告、述職報(bào)告等

4.法律性文書合同書、協(xié)議書、訴訟書、招標(biāo)書和投標(biāo)書等5.新聞性文書新聞、通訊、消息、廣告文案等6.日常事務(wù)類文書信函類：感謝信、慰問信、求職信、介紹信、證明信、請柬、邀請函等條據(jù)類：請假條、留言條、收條、票據(jù)等書寫的原則ＡＢＣ原則：

準(zhǔn)確(Accurate)、簡潔(Brief)、清晰(Clear)

４Ｃ原則

正確

Correct

清晰Clear

完整Complete

簡潔Concise

明確目的------我想利用這份文書做什么？傳遞信息下達(dá)指示分析、建議事后補(bǔ)遺

制定語氣和修辭策略有效書面溝通的要點(diǎn)寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤要與不要

目的要明確

信息要全面

格式要規(guī)范

正確使用標(biāo)點(diǎn)符號

行文要簡短

使用短句

強(qiáng)調(diào)最重要的

段落分明

總結(jié)和結(jié)論

盡量生動

隨意開始

寫寫停停

格式混亂

亂用標(biāo)點(diǎn)符號

被動句

長句

雙重否定

無關(guān)信息

過長

錯(cuò)別字第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧商務(wù)信函計(jì)劃類文書工作規(guī)劃工作方案計(jì)劃工作安排建議書調(diào)查報(bào)告工作報(bào)告述職報(bào)告工作總結(jié)協(xié)議書第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧在商務(wù)活動中，信函是人們應(yīng)用最多也最為普遍的溝通工具。就其溝通目的和形式而言，商務(wù)信函可以分為肯定性信函、否定性信函、說明性信函、勸說性信函和指示性信函

商務(wù)信函商務(wù)信函類型寫作方式肯定性信函同意某種請示，消除負(fù)面影響，提供一個(gè)機(jī)會或者是一些好消息。直截了當(dāng)?shù)馗嬷孟?，綜述要點(diǎn)。列出細(xì)節(jié)和背景資料積極說出可能的消極因素闡明讀者受益處結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷和期待否定性信函對要求的一種否定，提出批評或者是告知一個(gè)壞消息。緩沖語開頭，以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊，使之有思想準(zhǔn)備。（例如：表示謝意或贊揚(yáng)或同意或理解）明確而婉轉(zhuǎn)地陳述壞消息，并給出令人信服的理由。有益的、友好的、積極的結(jié)束，減少壞消息的影響。說明性信函向讀者說明情況，便于讀者了解有關(guān)信息陳述主要觀點(diǎn)提供背景資料列舉有關(guān)細(xì)節(jié)結(jié)尾表明友善及樂意提供幫助商務(wù)信函類型寫作方式勸說性信函推銷某個(gè)觀點(diǎn)、某種產(chǎn)品、某項(xiàng)服務(wù)或你自己，努力改變讀者態(tài)度吸引注意力，激發(fā)興趣闡明益處明確行動步驟友善結(jié)尾指示性信函指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展某些活動，同意你的見解。開頭對受信人應(yīng)具有吸引力，要生動，使人產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧時(shí)間跨度一般都要在三五年以上；內(nèi)容大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項(xiàng)目；在寫法上比較概括。

規(guī)劃的格式由“標(biāo)題+正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時(shí)間。規(guī)劃的標(biāo)題采用“四要素”寫法：主體名稱+期限+內(nèi)容+“規(guī)劃”二字（如《XXX公司2002～2007年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃》）。正文大致包括：

前言→指導(dǎo)思想和目標(biāo)要求→具體任務(wù)和政策、措施→結(jié)尾計(jì)劃類文書---工作規(guī)劃第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧一般在一年或半年，且大多是以一個(gè)企業(yè)的工作為內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)執(zhí)行。

除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明‘‘×年×月×日制定’’等字樣，以示鄭重。計(jì)劃的標(biāo)題也采用“四要素”寫法：主體名稱+期限+內(nèi)容+“計(jì)劃”二字。正文大致包括：

開頭→主體（“做什么”／“做到什么程度”／“怎樣做”）→結(jié)尾計(jì)劃類文書---計(jì)劃第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧注意事項(xiàng)發(fā)文方式

一種是上級對下級安排工作．盡管涉及面較小，也要用文件形式下發(fā)，分為標(biāo)題和正文兩部分；另一種是單位內(nèi)部的工作安排，由標(biāo)題、正文、落款及時(shí)間三部分組成。

安排的標(biāo)題可以是“三要素”寫法(即主體名稱+內(nèi)容+“安排”)，也可以是“兩要素”寫法(即省略主體名稱)（如《關(guān)于出版經(jīng)濟(jì)管理系列叢書的工作安排》）安排的正文一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成，也有的省略結(jié)尾。

計(jì)劃類文書---工作安排第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧

單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《XXX公司關(guān)于新員工的培訓(xùn)方案》方案和安排還有一種較為概要一點(diǎn)的寫法，叫作“意見”：方案大多稱“實(shí)施意見”，安排往往稱“安排意見”。計(jì)劃類文書---工作方案第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧一般是要向組織或群體推薦某種解決問題的方法或某種思路。建議書有兩種類型，即競爭性的建議書和非競爭性的建議書。

一份較完整的建議書應(yīng)該著重回答以下問題：第一，建議所要解決的問題是什么?第二，問題的解決方式是什么?第三，這種解決問題的思路和方式將會給組織帶來什么樣的積極后果(利益)?第四，解決該問題所需的成本有多少?建議書第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧調(diào)查報(bào)告正文包括：

前言→事實(shí)→分析→對策和建議注意：要實(shí)事求是。要突出本質(zhì)。要在觀點(diǎn)和材料的表述上下工夫，做到既要有觀點(diǎn)，又要多提供客觀的依據(jù)。

調(diào)查報(bào)告第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧所謂工作報(bào)告，就是將最近發(fā)生、發(fā)展與變動的各種工作情況寫出來反映給有關(guān)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)的一種文體，屬于組織內(nèi)部反映情況的一種公文。

注意：工作報(bào)告首先要遵循信息類公文的一般寫法，即以發(fā)布信息為主；工作報(bào)告一般是一事一報(bào)，目的是將事件的進(jìn)展情況說清楚，因此文字越簡短越好；工作報(bào)告一般采用開門見山的寫法，不對細(xì)節(jié)做過多的描述，一般不加撰寫者的認(rèn)識和評論；工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)動態(tài)性，所以在書寫中一般多用動詞。工作報(bào)告第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧

述職報(bào)告是管理者向所屬部門和員工以及上級組織和領(lǐng)導(dǎo)對自己在一定時(shí)期內(nèi)的任職情況進(jìn)行自我評述性質(zhì)的報(bào)告。

述職報(bào)告的格式

標(biāo)題→署名及日期→正文述職報(bào)告的書寫要求：思路要清晰以職責(zé)為中心業(yè)績要典型問題要具體態(tài)度要誠懇語言要平實(shí)述職報(bào)告第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧工作總結(jié)是組織、部門或個(gè)人對過去一個(gè)時(shí)期內(nèi)的工作活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析、評價(jià)，并從中得出規(guī)律性認(rèn)識，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。

工作總結(jié)的格式

標(biāo)題→正文（前言／主體／結(jié)尾／落款）工作總結(jié)第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧協(xié)議書是社會組織或個(gè)人之間對某一問題或事項(xiàng)經(jīng)過協(xié)商，取得一致意見后，共同訂立的明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的契約性文書。

協(xié)議書的格式

標(biāo)題→立約當(dāng)事人→正文→生效標(biāo)識協(xié)議書（１）第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧標(biāo)題：一般只需在“協(xié)議書”之前寫明該協(xié)議書的性質(zhì)即可，如“賠償協(xié)議書”、“委托協(xié)議書”、“技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書”等。

立約當(dāng)事人：在標(biāo)題下方寫明協(xié)議各方當(dāng)事人的單位名稱或個(gè)人姓名。如果是單位，可在單位名稱后注明法定代表人姓名、地址、郵編、電話號碼等內(nèi)容；如果是個(gè)人，可在姓名后注明性別、年齡、職務(wù)等內(nèi)容。在立約各方當(dāng)事人的前面或后面，一般應(yīng)注明“甲方”、“乙方”等

協(xié)議書（２）第二節(jié)企業(yè)常用文書的書寫技巧正文：

一般由立