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文檔簡介

圓通公司郵件管理制度1.編制目的本制度的編制目的是規(guī)范圓通公司內(nèi)部郵件的管理，提高工作效率，保護(hù)公司的商業(yè)和技術(shù)機(jī)密，維護(hù)公司形象。2.適用范圍本制度適用于圓通公司內(nèi)部所有收發(fā)郵件的工作人員。3.郵件的保密性涉及公司商業(yè)和技術(shù)機(jī)密的郵件需要標(biāo)明“保密”，并嚴(yán)格限制郵件的傳閱范圍，不能隨意轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制。工作人員需要在郵件正文或附件中使用加密方式保護(hù)郵件內(nèi)容的安全。4.郵件的格式為了保證郵件的規(guī)范化，工作人員需要按照以下要求編寫郵件：郵件主題要簡短明了，能夠清楚表達(dá)郵件的內(nèi)容；郵件正文要簡潔明了，內(nèi)容要通俗易懂，不要出現(xiàn)拼寫錯誤和語法錯誤；郵件附件的格式應(yīng)該符合公司規(guī)定，不能包含有害程序和病毒。5.郵件的收發(fā)郵件的發(fā)送必須在公司內(nèi)部使用官方指定的郵箱，不得使用私人郵箱；郵件的收件人必須是與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的人員，郵件抄送應(yīng)該選擇必要的人員；收到郵件后，工作人員需要及時處理，保證郵件的及時性；如有需要，工作人員可以添加回執(zhí)和提醒信息，但不要過多地使用。6.郵件的存檔和備份為了便于查詢和審計，所有涉及公司業(yè)務(wù)的郵件需要進(jìn)行存檔備份，存檔時間不得少于三年。7.郵件的刪除已經(jīng)閱讀過的郵件，可以刪除或者移到個人文件夾中；涉及公司業(yè)務(wù)、合同、協(xié)議等重要郵件，不得私自刪除或者移動；郵件的刪除操作必須符合公司的規(guī)定和審批流程。8.郵件技巧為了提高郵件的效率和質(zhì)量，工作人員需要掌握以下郵件技巧：常用回復(fù)郵件和轉(zhuǎn)發(fā)郵件功能，避免重復(fù)編寫郵件；使用郵件模板，提高郵件的規(guī)范化；合理使用抄送功能，減少垃圾郵件的產(chǎn)生；合理使用郵件搜索功能，方便快捷地查詢指定郵件。9.附則本制度的解釋權(quán)歸圓通公司行政部門所有，如有違反本制度的行為，會受到相應(yīng)的紀(jì)律處分或者法律責(zé)任。10.結(jié)論本制度的制定和實施可以有效規(guī)范圓通公司郵件的管理，保護(hù)公司商業(yè)和技術(shù)機(jī)密，提高工作效

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