2023集團(tuán)合同管理制度

2024集團(tuán)合同管理制度XXXX有限公司

合同管理方法

第一章總則

第一條為了規(guī)范公司合同管理工作，有效防范和掌握公司合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制定本方法。

其次條本方法適用于以公司名義訂立的各類合同。但公司出租鋪面以及商品房買賣合同的簽訂根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，可不適用本制度。

第三條公司合同管理遵循“事前防范，事中監(jiān)督，事后補(bǔ)救”的原則。

第四條本方法所稱的合同是指公平主體的當(dāng)事人（包括自然人、法人和其他組織）之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

本方法所稱合同不包括勞動(dòng)合同和即時(shí)結(jié)清的買賣合同。

第五條本方法所稱“重大合同”是指：

(一)合同標(biāo)的金額為人民幣100萬元以上的合同；

(二)簽訂和履行將對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同，如投資合同、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等；

第六條本方法所稱“合同文件”指與合同的簽訂、履行、變更、解除和糾紛處理等相關(guān)的法律性文件。

第七條本方法所稱“經(jīng)辦部門”是指詳細(xì)承辦合同的談判、報(bào)批、簽訂和履行等事務(wù)的部門。本方法所稱“承辦人”是指經(jīng)辦部門指定的合同事務(wù)執(zhí)行人。

第八條各部門負(fù)責(zé)人須指定一人負(fù)責(zé)合同事務(wù)。

第九條合同管理是指對(duì)合同立項(xiàng)、意向接洽、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審核會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)審批、簽訂、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、法律機(jī)構(gòu)評(píng)估、立卷歸檔等全過程的管理。

其次章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第十條公司財(cái)務(wù)部為合同的歸口管理部門，專人負(fù)責(zé)合同管理事務(wù)。

第十一條公司財(cái)務(wù)部為合同的存檔管理部門，專人負(fù)責(zé)存檔合同的管理。

第十二條合同經(jīng)辦部門為合同管理的支持部門，部門負(fù)責(zé)人、承辦人在其職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)合同詳細(xì)執(zhí)行。

第十三條合同簽署完畢，一份合同原件附全套審批材料由財(cái)務(wù)部管理。

第十四條公司法務(wù)人員和財(cái)務(wù)部以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門分別負(fù)責(zé)合同的法律和財(cái)務(wù)以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)的專項(xiàng)審核。

第三章授權(quán)制度

第十五條公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人簽訂或由其進(jìn)行授權(quán)簽訂；授權(quán)代理人簽訂合同時(shí)，應(yīng)簽署書面授權(quán)托付書。

授權(quán)托付實(shí)行書面形式，授權(quán)托付書應(yīng)載明代理人的姓名、代理人身份證號(hào)碼、托付事項(xiàng)、代理權(quán)限和期限，由法定代表人簽名并加蓋公司公章后代理人方可在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé)。

第十六條托付代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán)，禁止無代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后連續(xù)以公司名義對(duì)外簽訂合同。

第四章合同的訂立

第十七條合同訂立前，經(jīng)辦部門起草合同初稿，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的

主體、資信等狀況審慎調(diào)查，防止惡意磋商、合同詐騙、自始履行不能等狀況發(fā)生。

第十八條合同談判分階段進(jìn)行，前期應(yīng)收集有關(guān)情報(bào)、資料及相關(guān)政策法規(guī)，進(jìn)行可行性分析，設(shè)計(jì)合作方案，商定合同的基本條款；當(dāng)事人之間應(yīng)反復(fù)協(xié)商，形成合同文本。

第十九條合同的起草

(一)合同應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采納國家或者行業(yè)制定的合同示范文本；沒有示范文本的，應(yīng)本著公平互利的原則通過談判協(xié)商確定合同文本。

(二)合同語言應(yīng)符合下列規(guī)定

1.為防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)及法律糾紛，合同文本要具有可執(zhí)行性，須明確體現(xiàn)所約束的事項(xiàng)，并依據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)作的實(shí)際狀況明確界定雙方的權(quán)利和義務(wù)；合同文本表達(dá)應(yīng)當(dāng)規(guī)范，用語力求簡(jiǎn)潔、精確?????，不存在歧義。

2.格式化合同文本中預(yù)留的價(jià)款及金額空格必需填滿（很多據(jù)填寫的空格必需劃掉“/”或注明“以下空白”）。

3.合同當(dāng)事方的名稱應(yīng)當(dāng)使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照或者身份證件所登記的法定稱謂。

(三)合同一般包括以下基本內(nèi)容：合同各方名稱、住宅、標(biāo)的、價(jià)款及金額、付款方式、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任，合同的解除、變更條件、合同有效期以及解決爭(zhēng)議的方法等。

其次十條合同起草的留意事項(xiàng)

(一)建設(shè)合同須包括：工程范圍、建設(shè)工期、中間交工的開工和竣工

時(shí)間，工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付時(shí)間、材料設(shè)備的責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修和質(zhì)量保證期間；

(二)選購合同須包括產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸

方式及運(yùn)費(fèi)擔(dān)當(dāng)、交貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、價(jià)格、違約責(zé)任等；

(三)對(duì)于有質(zhì)量保證和保修期的，應(yīng)當(dāng)有保證金以及保修期間事宜的商定；

(四)簽訂合同時(shí)，力爭(zhēng)糾紛由我方所在地法院管轄。

其次十一條合同的審查

依據(jù)獨(dú)立性原則，合同審查分為業(yè)務(wù)審查和法律審查。業(yè)務(wù)審查由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。法律審查由法務(wù)人員負(fù)責(zé)。

（一）業(yè)務(wù)審查的內(nèi)容主要包括：

1、業(yè)務(wù)是否符合監(jiān)管規(guī)定及公司的管理方法；

2、合同當(dāng)事人是否具備開展相應(yīng)業(yè)務(wù)的資質(zhì)；

3、業(yè)務(wù)是否符合決策部門的決策意見；

4、業(yè)務(wù)條款能否接受及業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是否可控；

5、業(yè)務(wù)部門認(rèn)為需要審查的其他內(nèi)容。

（二）法律審查范圍包括：

1、審查各部門報(bào)送的合同并出具法律意見；

2、對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)以及資產(chǎn)處置中的問題進(jìn)行法律論證，出具法律意見；

3、其他需要法務(wù)人員審查的合同及法律文件。

4、各方當(dāng)事人是否具有簽約主體資格；

5、內(nèi)容是否違反法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定；

6、法律要件是否齊備；

7、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)關(guān)系是否明確、詳細(xì)，條款之間是否存在沖突、是否

有歧義;

8、合同條款是否有效維護(hù)公司合法權(quán)益；

9、其他需要審查的內(nèi)容。

（三）提交法律審查的合同原則上應(yīng)符合下列要求：

1、業(yè)務(wù)主管部門對(duì)合同進(jìn)行了業(yè)務(wù)審查，并形成明確意見；合同內(nèi)容涉及事項(xiàng)超過業(yè)務(wù)主管部門權(quán)限的，需有供應(yīng)決策部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見；

2、簽訂合同前已經(jīng)開頭履行的，實(shí)際履行的風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)；

3、合同是外文文本的原則上已附對(duì)應(yīng)的中文文本；

4、視業(yè)務(wù)需要附背景狀況說明；

5、需要同時(shí)附送的材料完備；

6、經(jīng)法律審查的合同，因合同條款消失較大改動(dòng)再次送法律部門審查時(shí)，應(yīng)附此前出具的法律意見及相關(guān)書面說明。

7、法務(wù)人員應(yīng)就合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，以及相應(yīng)的防范、處理措施等出具法律審查意見：對(duì)于違法違規(guī)的，應(yīng)提出明確的修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)予接受；對(duì)于明顯有悖于公正合理原則、特殊是不利于保證公司權(quán)益的，應(yīng)明確指出可能對(duì)公司造成的損害；對(duì)于潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)予提示。其次十二條重大合同的審批必需填寫《合同審批單》，報(bào)批閱人審批。其次十三條合同審批權(quán)限

(一)一般狀況下，。

(二)一般重大合同，。

(三)下列合同由董事長(zhǎng)審批

合同金額超過100萬元；投資1000萬元以上的合作、合資協(xié)議；其它涉及公司重大資產(chǎn)處理的事項(xiàng)。

其次十四條合同的審批

(一)合同報(bào)批前，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估，保證相關(guān)的交

易方式、交付條件等具有可操作性，保證合同的真實(shí)性、完整性及經(jīng)濟(jì)合理性。

(二)合同審批實(shí)行“一合同、一審批”原則，每份合同應(yīng)單獨(dú)履行一

次審批。

(三)經(jīng)辦部門報(bào)批合同，應(yīng)照實(shí)說明公司合同利益及其他與簽訂合同

相關(guān)的狀況。緊急合同審核，經(jīng)辦部門應(yīng)與相關(guān)部門提前溝通。

(四)法務(wù)人員和財(cái)務(wù)部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同出具獨(dú)

立專項(xiàng)審核意見并對(duì)所提出的審核意見負(fù)責(zé)。

公司全部合同必需經(jīng)過法務(wù)和財(cái)務(wù)的審核。

其次十五條經(jīng)辦部門向有關(guān)部門提交合同審核時(shí)，應(yīng)預(yù)留1～2個(gè)完整工作日供其審核。特別合同可延長(zhǎng)至5日，重大簡(jiǎn)單合同可延長(zhǎng)至10日。

其次十六條合同審批過程，經(jīng)辦部門需修改合同內(nèi)容的，應(yīng)重新提請(qǐng)審核，審核期限重新計(jì)算。

其次十七條合同對(duì)方當(dāng)事人履約力量或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必需簽訂合同的，應(yīng)要求其供應(yīng)有效的擔(dān)保，并對(duì)擔(dān)保人及擔(dān)保方式進(jìn)行必要的審查。

其次十八條合同審批完畢同意簽訂的，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織簽訂。當(dāng)消失新狀況直接影響簽訂合同或?qū)е潞炗喓贤赡軗p害公司利益的，經(jīng)辦部門應(yīng)中止簽訂合同，同時(shí)向合同審批人報(bào)告，由合同審批人處理。

其次十九條合同必需采納書面形式訂立。

簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方出示法定代表人的證明書，如由代理人簽訂的，應(yīng)出示授權(quán)托付書，并將對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證明（核對(duì)原件，留存復(fù)印件）和法定代表人的證明書、授權(quán)托付書列為合同附件保存。

簽訂合同原則上應(yīng)由對(duì)方先行或雙方同時(shí)簽字蓋章。

單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。

第三十條禁止合同履行在先，簽訂在后的行為。

第五章合同的履行

第三十一條合同履行涉及公司多個(gè)部門或其他下屬單位的，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)、精確?????地向有關(guān)部門或公司發(fā)出合同履行幫助通知，告知合同履行時(shí)需要幫助的內(nèi)容，有關(guān)部門應(yīng)樂觀協(xié)作。

第三十二條合同依法簽訂生效后，承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)檢查、了解履行狀況，并向經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

第三十三條承辦人發(fā)覺對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，應(yīng)在法定、商定或合理期限內(nèi)以法定、商定或其他書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，承辦人應(yīng)在法定、商定或合理期限內(nèi)以法定、商定或其他書面方式予以答復(fù)。

第三十四條經(jīng)辦部門向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)法務(wù)人員審核，并由經(jīng)辦部門合同管理員備案。

第三十五條對(duì)方消失下列情形之一的，合同經(jīng)辦部門可提出中止履行合同：

(一)經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)峻惡化；

(二)轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金，以躲避債務(wù)；

(三)丟失商業(yè)信譽(yù)；

(四)有丟失或者可能丟失履行債務(wù)力量的其他情形。

中止履行合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)人員審核，報(bào)合同審批人批準(zhǔn)。

第三十六條當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按商定全面履行合同。如因我方緣由導(dǎo)致合同不

能履行或不能完全履行的，承辦人應(yīng)當(dāng)將有關(guān)狀況準(zhǔn)時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理員和法務(wù)人員報(bào)告，同時(shí)實(shí)行補(bǔ)救措施，削減損失。

第三十七條遇有不行抗力等影響合同履行的因素時(shí)，承辦人應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)將有關(guān)狀況向所在部門、法務(wù)人員報(bào)告，并于不行抗力大事發(fā)生當(dāng)日或3日(含本數(shù))內(nèi)以書面形式通知對(duì)方，同時(shí)收集有關(guān)證據(jù)。

第三十八條合同訂立后，不得因經(jīng)辦部門或承辦人的變動(dòng)而影響合同履行；在合同履行過程中，經(jīng)辦部門或承辦人變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。

第三十九條合同履行完畢，承辦人應(yīng)將協(xié)議書、合同書、各類票據(jù)、書面字據(jù)、對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、代理人授權(quán)托付書等合同文件準(zhǔn)時(shí)移交合同相應(yīng)部門管理。

第六章合同的變更、解除

第四十條合同在履行過程，非法定或商定情形需變更或解除合同的，應(yīng)與對(duì)方協(xié)商全都并簽訂變更或解除協(xié)議。

第四十一條消失以下情形之一的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)行使合同解除權(quán)：

(一)因不行抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的;

(二)在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);

(三)當(dāng)事人一方拖延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行;

(四)當(dāng)事人一方拖延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的;

(五)法律規(guī)定或合同商定行使解除權(quán)的其他情形。

第四十二條變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。

第四十三條我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的中止合同、解除合同、質(zhì)量異議及聲明對(duì)方有其他違約的通知，應(yīng)書面送達(dá)對(duì)方，由對(duì)方簽收后我方應(yīng)將簽收資料歸案保存；對(duì)方拒不簽收的，須采納其它方式送達(dá)，并保留證據(jù)。

第四十四條一方未按期限履行合同的，承辦人應(yīng)向經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，主動(dòng)追索債權(quán)，避開消失壞帳、死帳等情形；同時(shí)經(jīng)辦部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)與法務(wù)人員溝通，出具處理法律意見，削減可能消失的訴訟。

第七章合同糾紛的處理

第四十五條當(dāng)合同發(fā)生糾紛時(shí)，經(jīng)辦部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽取法務(wù)人員的意見。采納協(xié)商、調(diào)解方式解決的，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議；協(xié)商或調(diào)解不成的，可依合同商定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。

法務(wù)人員可依據(jù)狀況，提出是否需外聘法律機(jī)構(gòu)的建議，公司打算外聘法律機(jī)構(gòu)的，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)辦理。

第四十六條糾紛發(fā)生后，承辦人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向所在部門、合同管理員和法務(wù)人員遞交合同糾紛說明，同時(shí)應(yīng)快速收集下列有關(guān)證據(jù)(原件或復(fù)印件)：

(一)合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、傳真、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)托付書，介紹信及其他有關(guān)資料等)；

(二)驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)票證票據(jù)；

(三)貨款的承付、托收憑證、完稅憑證、有關(guān)財(cái)務(wù)賬目；

(四)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或商定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等；

(五)證人證言；

(六)其他證據(jù)材料。

第四十七條糾紛處理完畢后，由法務(wù)人員負(fù)責(zé)向法定代表人或法定代表人授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。重大合同的糾紛處理，法務(wù)人員應(yīng)隨時(shí)報(bào)告進(jìn)展?fàn)顩r。

第四十八條雙方已簽署的解決合同糾紛協(xié)議書、仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書，仲裁裁決書及法院的調(diào)解書、判決書，在正式生效后，經(jīng)辦部門應(yīng)督促該文書的履行。

第四十九條對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿后沒有履行調(diào)解書、判決書及仲裁書等規(guī)定義務(wù)的，經(jīng)辦部門應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知法務(wù)人員，由法務(wù)人員代表公司依法向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。

第八章合同監(jiān)督

第五十條經(jīng)辦部門應(yīng)自覺接受公司辦公室對(duì)合同管理工作的監(jiān)督、

檢查、指導(dǎo)。

第五十一條合同管理實(shí)行可追溯原則，原合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、合同承辦人職位調(diào)動(dòng)的，應(yīng)對(duì)其執(zhí)行管理原合同期間的職務(wù)行為擔(dān)當(dāng)責(zé)任。

第五十二條有下列狀況之一，給公司造成損失的，按情節(jié)輕重，由公司對(duì)經(jīng)辦部門、承辦人及相關(guān)法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定并予以相應(yīng)處分；違反國家法律，給公司造成重大損失的，移交司法機(jī)關(guān)處理：

1.未按本方法簽訂合同的；

2.未完全、完整按已經(jīng)批準(zhǔn)的文本內(nèi)容簽訂合同或擅自修改文本內(nèi)容的；

3.簽訂有重大缺陷或無效合同，導(dǎo)致公司損失的；

4.未依法律和本方法變更或解除合同，導(dǎo)致公司損失的；

5.丟失合同文本及相關(guān)文件的；

6.供應(yīng)虛假資料的；

7.超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的；

8.發(fā)生糾紛后，隱瞞或不準(zhǔn)時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)或不準(zhǔn)時(shí)實(shí)行措施并造成公司損失擴(kuò)大的；

9.有關(guān)法律性文