非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型

1非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型本文件給出了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型，規(guī)定了相應的成熟度等級。本文件適用于機關(guān)、團體和企事業(yè)單位等機構(gòu)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力和水平評估。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T7408數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時間表示法GB/T27766-2011二維條碼網(wǎng)格矩陣碼GB32100法人和其他組織統(tǒng)一社會信用代碼編碼規(guī)則GB/T33190-2016電子文件存儲與交換格式版式文檔3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1內(nèi)容管理contentmanagement捕獲、存儲、管理和利用文檔的理念、制度、方法和技術(shù)。3.2非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)unstructureddata數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)則或不完整，沒有預定義的數(shù)據(jù)模型，不方便用二維邏輯表來表現(xiàn)的數(shù)據(jù)。示例：辦公文檔、文本、各類報表、網(wǎng)頁、設計文3.3內(nèi)容管理能力contentmanagementcapability組織和機構(gòu)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及文檔進行管理和應用的能力。3.4內(nèi)容管理能力成熟度評估模型contentmanagementcapabilitymaturityassessmentmodel用于對組織的內(nèi)容（機構(gòu)化及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）管理能力成熟度進行評估的模型。3.52能力域capabilityarea數(shù)據(jù)管理相關(guān)活動、過程等集合以及一組相關(guān)數(shù)據(jù)能力子域的集合。3.6原生電子文件digital-bornrecord從業(yè)務系統(tǒng)或相關(guān)軟件中直接生成的、應用了安全技術(shù)機制保障其憑證特定的二進制文件。3.7數(shù)字化副本digitalcopy通過掃描、拍攝、錄制等技術(shù)處理模擬實物文件內(nèi)容而生成的二進制文件。3.8業(yè)務business組織或機構(gòu)為了完成自身宗旨目標持續(xù)性進行的各項事務，由一系列活動構(gòu)成。4縮略語下列縮略語適用于本文件。CM3：內(nèi)容管理能力成熟度評估模型(ContentManagementCapabilityMaturityAssessmentModel)5非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力成熟度評估模型5.1概述內(nèi)容管理能力成熟度評估模型旨在為機關(guān)、團體和企事業(yè)單位等機構(gòu)提供一種衡量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力的方式與工具。本模型借鑒、吸收、整合了軟件工程、數(shù)據(jù)管理、產(chǎn)品管理、項目管理、質(zhì)量管理、體系管理等領(lǐng)域的最新實踐與優(yōu)秀案例，幫助企業(yè)、事業(yè)單位和機構(gòu)更好地對自身非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理進行認知與改進。5.2能力維度非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力從管理制度、管理技術(shù)、業(yè)務支持、決策支持和安全合規(guī)等5個維度進行評估，可分為不同等級，見圖1。3圖1非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力評估維度非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理能力各維度的評估要點見表1。表1內(nèi)容管理能力各維度支持對數(shù)據(jù)進行糾錯，通過內(nèi)容模型和內(nèi)容策略來規(guī)探索AI巡檢、智能判別等新應用，用新技術(shù)強45.3能力等級5.2.1第一級：初始級非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和相關(guān)系統(tǒng)在組織內(nèi)不存在或者未充分發(fā)揮作用，其主要特征如下：a）組織內(nèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的機構(gòu)、制度和資源配置尚不完善；b）組織內(nèi)各項業(yè)務離散程度較高，主要依賴傳統(tǒng)方式實現(xiàn)業(yè)務協(xié)同；c）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理工具和系統(tǒng)裝備較為初級，缺乏成體系的內(nèi)容管理活動；d）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理對生產(chǎn)經(jīng)營決策的支撐能力較弱；e）主要依賴物理隔離實現(xiàn)訪問控制和安全存儲。5.2.2第二級：連接級內(nèi)容管理和相關(guān)系統(tǒng)在組織業(yè)務經(jīng)營和決策過程中發(fā)揮了作用，其主要特征如下：a）組織內(nèi)建立了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理制度，并對全員進行了適當培訓；b）各類文件在所屬業(yè)務、主題和操作環(huán)境等維度建立了關(guān)聯(lián)；c）裝備了電子文件或內(nèi)容管理系統(tǒng)，內(nèi)外數(shù)據(jù)和文件可以全內(nèi)容形式對組織內(nèi)提供服務；d）通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的權(quán)限配置和集中管控來控制安全風險。5.2.3第三級：數(shù)字化非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理與業(yè)務系統(tǒng)深度結(jié)合，在組織生產(chǎn)經(jīng)營決策過程中發(fā)揮了基礎作用，其主要特征如下：a）數(shù)據(jù)和文件作為重要資產(chǎn)納入發(fā)展戰(zhàn)略，在組織治理結(jié)構(gòu)中占據(jù)重要地位；b）大多數(shù)業(yè)務活動通過信息系統(tǒng)開展，數(shù)據(jù)和文件業(yè)務伴生、網(wǎng)狀聯(lián)絡的特征明顯；c)建立了機構(gòu)內(nèi)部的內(nèi)容管理系統(tǒng)，部分內(nèi)外數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一管理，管理的顆粒度精細到文件d）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)可反映組織運營情況，數(shù)據(jù)和文件在經(jīng)營決策中發(fā)揮重大作用；e）采用邊界檢測、內(nèi)容安全等一系列技術(shù)手段強化內(nèi)容管理系統(tǒng)安全。5.2.4第四級：融合級組織大部分業(yè)務活動實現(xiàn)了數(shù)字化，用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)監(jiān)督成為組織文化，其主要特征如下：a）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理成為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性支撐，數(shù)據(jù)治理成為組織日常工作重要部分；b）本組織產(chǎn)出的數(shù)字化文檔及文件、企業(yè)相關(guān)憑證絕大部分實現(xiàn)了結(jié)構(gòu)化，可高速檢索匹配文件內(nèi)容，可直接對接外部生成的同類數(shù)據(jù)；c）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)廣泛、深入接入各業(yè)務系統(tǒng)，準確反映組織運營情況和外部環(huán)境，為組織領(lǐng)導層提供決策支持；d）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和業(yè)務系統(tǒng)均由專業(yè)人員運維保障，并基于數(shù)字化運維平臺進行系統(tǒng)運維的有效支撐和判斷。通過數(shù)字化運維平臺反饋出的系統(tǒng)運行指標，監(jiān)控和預警可能出現(xiàn)的系統(tǒng)異常和故障，并通過系統(tǒng)提供的診斷數(shù)據(jù)在異常發(fā)生時進行系統(tǒng)的恢復。5e)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和業(yè)務系統(tǒng)達到計算機信息系統(tǒng)安全保護等級三級以上5.2.5第五級：智能級組織內(nèi)業(yè)務全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)據(jù)成為組織的生命線，其主要特征如下：a）數(shù)據(jù)和文件成為企業(yè)的核心資產(chǎn)之一，組織定期開展數(shù)據(jù)資產(chǎn)評估并將其資產(chǎn)增值作為發(fā)展目標之一；b）通過對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理促進業(yè)務的開展，非創(chuàng)造性工作均具備自動處理功能，業(yè)務系統(tǒng)對上下游和利益相關(guān)方的帶動和促進效果明顯；c)在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理中引入自然語言處理、知識圖譜和深度學習等技術(shù)，對數(shù)據(jù)的開發(fā)利用產(chǎn)生可度量的效益；d）在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理基礎上全面實現(xiàn)智能管理和智能決策，可基于已發(fā)生的活動和內(nèi)外經(jīng)驗，預測未來發(fā)展趨勢，各業(yè)務在組織內(nèi)外得到顯著優(yōu)化；6管理制度6.1概述非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理是組織內(nèi)部管理工作的一部分，應通過制度規(guī)范等方式為該項活動配置適合需求的人員、機構(gòu)，對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理工作及其績效定期開展全面評估，掌握技術(shù)、裝備、運營和應用現(xiàn)狀。6.2管理目標組織內(nèi)涉及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的管理制度目標明確、設計合理、執(zhí)行到位；業(yè)務人員和內(nèi)容管理人員都接受了良好培訓，充分了解非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的意義和達成目標的主要做法；組織內(nèi)部對于非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理工作及其績效評估和改進有序。6.3能力分級規(guī)則能力等級標準如下:a)第1級:初始級1)組織內(nèi)部未建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理相關(guān)制度，或相關(guān)制度未有效執(zhí)行；2)組織內(nèi)部未建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的組織機構(gòu)，或相關(guān)機構(gòu)未實際運行；3）不存在常設的、工作范圍明確的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理崗位；4）較少進行非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的員工培訓。b)第2級:連接級1)組織內(nèi)部建立了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理相關(guān)制度，指派一名領(lǐng)導層人員負責內(nèi)容管理；2)設置了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的機構(gòu)或指派專崗負責內(nèi)容管理；3)對組織內(nèi)綜合部門和信息技術(shù)支持人員進行了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理培訓。c)第3級:數(shù)字化1)組織領(lǐng)導層及各層級人員全體均接受過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的相關(guān)培訓，對加強非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理有較強共識；2)組織內(nèi)部非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的相關(guān)制度較完備，且對制度的執(zhí)行情況有成體系的記錄；3)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理成為業(yè)務部門、綜合部門和信息技術(shù)支持部門的日常工作之一；4)常態(tài)化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理培訓覆蓋范圍擴展到業(yè)務部門、綜合部門；65)組織內(nèi)部定期對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理工作進行總結(jié)，并依托獨立部門對工作績效進行評估。d)第4級:融合級1)組織領(lǐng)導層及中、基層人員對加強非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理有強烈共識，并積極將其與組織資產(chǎn)管理協(xié)調(diào)進行；2)組織根據(jù)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理績效的評估建議改進內(nèi)容管理工作制度；3)業(yè)務部門、綜合部門成為內(nèi)容管理工作的主要承擔者，信息技術(shù)支持部門積極響應其提出的需求；4）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理工作制度與各項業(yè)務的流程產(chǎn)生融合。e)第5級:智能級內(nèi)部管理制度和相關(guān)配置成為行業(yè)中被普遍參照執(zhí)行的范例，其改進和變革被普遍關(guān)注。7管理技術(shù)7.1概述非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理應依托規(guī)范的內(nèi)容管理技術(shù)和相關(guān)系統(tǒng)進行，越復雜的內(nèi)容管理、越高的管理績效，其要求的管理技術(shù)和相關(guān)裝備越精良。7.2管理目標通過升級和完善組織的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)和相關(guān)系統(tǒng)，使得非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的裝備條件與管理制度、業(yè)務活動和經(jīng)營決策的需求相匹配。7.3能力分級規(guī)則能力等級標準如下:a)第1級:初始級1)組織未裝備內(nèi)容管理系統(tǒng)，或未能有效應用；2)各業(yè)務的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)離散存儲；3）組織難以對分散在各系統(tǒng)或部門內(nèi)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行有效管理。b)第2級:連接級1)綜合部門接收和生成的電子文件和其他數(shù)據(jù)已集中收儲，并向業(yè)務部門和組織領(lǐng)導層開放；2)業(yè)務部門的合同、訂單和協(xié)議50%以上納入集中管理；3)裝備有合格的內(nèi)容管理系統(tǒng)，支持對各種文件和數(shù)據(jù)的收、管、存、用。c)第3級:數(shù)字化1)業(yè)務部門的合同、訂單和協(xié)議90%以上納入集中管理；2)辦公自動化、財會、人事等綜合部門裝備使用貼近標準化的行業(yè)通用管理系統(tǒng)，95%以上業(yè)務線上辦理完成；3)裝備并由大量用戶使用內(nèi)容管理系統(tǒng)，其中業(yè)務人員直接使用或與各信息系統(tǒng)對接收納的原生電子文件或數(shù)據(jù)在50%以上；4)設置有專崗對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理捕獲的數(shù)據(jù)進行專業(yè)分類、加工和處置。d)第4級:融合級1)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)裝備有資產(chǎn)評估模塊，可對收儲的電子文件和數(shù)據(jù)質(zhì)量進行一般評估并測出資產(chǎn)指數(shù)；72)組織內(nèi)部的原生電子文件使用通用文件格式并添加可信的數(shù)字簽名，數(shù)字化副本90%都經(jīng)過專業(yè)加工，實現(xiàn)了文字內(nèi)容識別或結(jié)構(gòu)化標注；3)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)裝備了人工智能、文字識別和信息提取等技術(shù)模塊；4）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一檢索、智能檢索和關(guān)聯(lián)推薦等功能；5)良好非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的實施和對原生電子文件的深入應用具有明顯的外溢效應，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)技術(shù)裝備情況與上下游關(guān)鍵伙伴產(chǎn)生協(xié)同。e)第5級:智能級非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)裝備情況與業(yè)務鏈上下游關(guān)鍵伙伴實現(xiàn)了跨組織協(xié)同。8業(yè)務支持8.1概述對業(yè)務活動的知識是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的主要績效之一，隨著非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的深入，組織的業(yè)務活動得到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的知識支援將也越來越深入。知識圖譜等高級技術(shù)的應用甚至可以催生跨業(yè)務聯(lián)動，促使組織更加精確、精準地處理業(yè)務，從而提供業(yè)務活動績效。8.2管理目標促進業(yè)務的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即企業(yè)各項業(yè)務活動大量使用內(nèi)容管理的成果參與決策，同時業(yè)務活動又產(chǎn)生高度結(jié)構(gòu)化、易于計算機分析利用的電子業(yè)務憑證。不同業(yè)務條線管理后的內(nèi)容可統(tǒng)一調(diào)用、相互印證，提供組織情報的可信性。8.3能力分級規(guī)則能力等級標準如下:a)第1級:初始級1)業(yè)務活動較少依賴內(nèi)容管理提供的知識；2)業(yè)務活動主要根據(jù)本部門的知識積累和工作制度。b)第2級:連接級1)業(yè)務部門的合同、訂單和協(xié)議納入內(nèi)容管理；2)業(yè)務活動以內(nèi)容管理的知識作為重要參考，經(jīng)常出現(xiàn)跨部門的知識查詢。c)第3級:數(shù)字化1)業(yè)務活動主要通過信息化系統(tǒng)開展；2)業(yè)務信息化系統(tǒng)與內(nèi)容管理系統(tǒng)進行了良好集成，業(yè)務憑證直接進入內(nèi)容管理系統(tǒng)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)為業(yè)務提供智能查詢服務；3)線上辦理成為組織業(yè)務活動開展的主要場景，60%以上的涉外活動均通過信息系統(tǒng)開展；d)第4級:融合級1)組織內(nèi)部的業(yè)務憑證電子文件應遵循明確的行業(yè)標準，并添加了自描述的結(jié)構(gòu)化標注或元數(shù)據(jù)；2)業(yè)務信息化的實施具有明顯的外溢效應，業(yè)務信息化系統(tǒng)與上下游關(guān)鍵伙伴的同類系統(tǒng)實現(xiàn)了互操作。e)第5級:智能級1）組織的主要業(yè)務實現(xiàn)了專家干預下的自動處理；2）業(yè)務運行過程中積累了大量的優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)和電子文件，成為組織數(shù)字資產(chǎn)增值的主要部分。89決策支持9.1概述非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理將強化組織內(nèi)部的數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理，通過統(tǒng)一搜索、智能推薦和知識圖譜等功能和技術(shù)用的應用，可促進組織領(lǐng)導層更易發(fā)現(xiàn)業(yè)務瓶頸，實現(xiàn)業(yè)務創(chuàng)新和知識創(chuàng)新。9.2管理目標在以下方面充分發(fā)揮非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)對經(jīng)營決策的支持能力：a)統(tǒng)一檢索接入各業(yè)務系統(tǒng)和數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、內(nèi)部數(shù)據(jù)和外部知識的集中和一體化，通過一站式搜索充分釋放數(shù)據(jù)價值。b)智能推薦基于自然語言處理、機器學習等技術(shù)，結(jié)合點擊反饋模型、聚類回歸分析、識別分類轉(zhuǎn)化等算法，進一步提升業(yè)務畫像等能力，為用戶推薦與其工作相關(guān)的知識內(nèi)容。c)知識圖譜通過構(gòu)建大規(guī)模語義網(wǎng)絡，通過發(fā)掘?qū)嶓w之間的關(guān)聯(lián)，將數(shù)據(jù)整合，幫助機器理解數(shù)據(jù)、解釋現(xiàn)象、推理知識，發(fā)掘深層關(guān)系。d)數(shù)據(jù)分析與挖掘預測建立數(shù)據(jù)和業(yè)務模型，對接可視化能力，提供業(yè)務預測能力。9.3能力分級規(guī)則能力等級標準如下:a)第1級:初始級1)經(jīng)營決策較少依賴內(nèi)容管理提供的知識。b)第2級:連接級1)經(jīng)營決策以內(nèi)容管理的知識作為重要參考；2）經(jīng)營決策的績效開始影響內(nèi)容收集和數(shù)據(jù)分析策略。c)第3級:數(shù)字化1)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理中的數(shù)據(jù)成為經(jīng)營決策的主要依據(jù)；2)50%的業(yè)務運行情況可實時反映到內(nèi)容管理系統(tǒng)中，經(jīng)營決策可通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)獲得快速的反饋；3)經(jīng)營決策與上下游關(guān)鍵伙伴實現(xiàn)了協(xié)同；d)第4級:融合級1)90%的業(yè)務運行情況可實時反映到非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中；2)經(jīng)營決策與上下游伙伴實現(xiàn)了協(xié)同；3）關(guān)鍵經(jīng)營決策應經(jīng)過內(nèi)容系統(tǒng)預測推演。e)第5級:智能級1）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)提供企業(yè)運行體征的數(shù)字孿生；2）數(shù)據(jù)和文件的收集積累和分析利用成為日常工作；3）數(shù)據(jù)和業(yè)務模型不斷優(yōu)化，數(shù)字資產(chǎn)成為組織競爭力的重要來源。10安全合規(guī)910.1概述非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理安全從企業(yè)場景分為五個階段1．存儲安全；2．員工離職數(shù)據(jù)不丟失；3．有日志可追溯；4．安全管控體系；5．安全可分析。從非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)生命周期安全考慮，包括驗證授權(quán)、訪問權(quán)限、傳輸安全、存儲安全、共享安全、離線安全、交換安全、日志審計和安全分析。從全域安全考慮，包括用戶端、應用系統(tǒng)中和服務器中，在線的/離線的，不同安全域間/內(nèi)部與外部。從業(yè)務過程環(huán)節(jié)角度包括事后審計、事中監(jiān)控、事前處置、分析預測。同時非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理安全還包括安全需求確定、制定安全制度、定義數(shù)據(jù)安全細則、評估當前安全分險和實施控制。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理應保障組織數(shù)據(jù)資產(chǎn)的網(wǎng)絡安全，有效防范、應對和遏制針對組織數(shù)據(jù)資產(chǎn)的攻擊、竊取行為；并結(jié)合行業(yè)及上下游業(yè)務鏈知識，為組織業(yè)務的開展提供合規(guī)性建議，確保組織行為始終符合經(jīng)營地法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。10.2管理目標組織內(nèi)部的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和由此加工所得的數(shù)據(jù)、知識處于專業(yè)和不斷更新的技術(shù)防護之下，能有效對抗內(nèi)部和外部的惡