檔案管查詢管理制度

檔案管理查詢制度一、前言為了加強(qiáng)和規(guī)范工作單位的檔案管理工作，確保各個(gè)部門的檔案管理工作順暢、高效，特制訂本制度。二、定義檔案管理是指依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，對(duì)本單位所產(chǎn)生的各種紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行的收集、整理、利用、保管、鑒別（真?zhèn)涡浴⑿问降囊恢滦?、?biāo)準(zhǔn)化）、補(bǔ)充、修整、保護(hù)、管理和服務(wù)的全過(guò)程。三、管理職責(zé)總負(fù)責(zé)人是本單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)責(zé)制定各項(xiàng)檔案管理制度和規(guī)章制度。檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施檔案管理制度和規(guī)章制度，并定期向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門做好匯報(bào)工作。各部門要嚴(yán)格按照本制度行事，并對(duì)本部門的檔案安全負(fù)所有責(zé)任。四、檔案管理操作流程4.1檔案歸檔及檔案庫(kù)管理操作流程4.1.1檔案歸檔操作流程本單位檔案工作由檔案部門具體負(fù)責(zé)。各部門的檔案由本部門進(jìn)行收集、整理、裝訂和編目，報(bào)送檔案部門建檔并維護(hù)庫(kù)存卡。檔案歸檔時(shí)必須按照檔案分類要求進(jìn)行文件編號(hào)，并按照確定的文件保管期限進(jìn)行保管管理。檔案件的分類、編號(hào)與保管期限確定等事項(xiàng)應(yīng)在歸檔前在檔案維護(hù)系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，以便管理、查詢。4.1.2檔案庫(kù)管理操作流程檔案庫(kù)實(shí)行閉架式管理，禁止任何人員未經(jīng)授權(quán)進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房鎖碼由物業(yè)人員持有，庫(kù)房鑰匙由庫(kù)管員持有，開(kāi)庫(kù)必須有庫(kù)管員陪同。4.2檔案查詢操作流程4.2.1面對(duì)面查詢操作流程到檔案管理室提出查詢申請(qǐng)，填寫查詢單，包括查詢?nèi)说男彰鸵樵兊臋n案信息等，領(lǐng)取查詢證明文件。檔案管理室在維護(hù)系統(tǒng)中查詢歸檔信息，并指導(dǎo)查詢，如遇緊急情況應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)，確保信息安全。4.2.2電子查詢操作流程查詢?nèi)藛T向檔案管理中心發(fā)送電子郵件查詢請(qǐng)求，需提供查詢?nèi)说男彰鸵樵兊臋n案信息等。查閱人員向檔案管理中心發(fā)送電子郵件查詢申請(qǐng)。檔案管理中心人員及時(shí)回復(fù)查詢?nèi)藛T的郵件，并告知查詢申請(qǐng)人員查閱的具體地點(diǎn)和妥善保管的要點(diǎn)。五、附則本制度實(shí)施后，如有未盡事宜，本部門將根據(jù)實(shí)際情況制定具體操作規(guī)范。各部門要嚴(yán)格執(zhí)行本制度，對(duì)制度規(guī)定違章犯規(guī)行為，將依據(jù)有關(guān)保密和紀(jì)律條例進(jìn)行處理。本制度自頒布之日起實(shí)施，有效期三年，到期自動(dòng)失效。六、結(jié)論檔案查詢管理制度是每個(gè)單位都必須要制定的