文檔管理解決方案

文檔管理解決方案2010專業(yè)解決方案洛陽(yáng)益仁電子技術(shù)有限公司2010年6月

變更記錄益仁電子解決方案-文檔管理通過(guò)文檔協(xié)作和管理提升企業(yè)的知識(shí)積累、工作效率和創(chuàng)新能力問(wèn)題和挑戰(zhàn)一、在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，每個(gè)企業(yè)都面臨著如何提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的問(wèn)題企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高體現(xiàn)在很多方面，如新產(chǎn)品的快速提供，高質(zhì)量的客戶服務(wù)，不斷優(yōu)化的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理流程，企業(yè)對(duì)員工的吸引力以及企業(yè)文化的大力發(fā)揚(yáng)等。這些核心競(jìng)爭(zhēng)力的形成和發(fā)展歸根結(jié)底都與企業(yè)對(duì)自身以往的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)的積累程度密切相關(guān)。企業(yè)的知識(shí)財(cái)富積累的快、積累的多，企業(yè)形成上述競(jìng)爭(zhēng)力就越有基礎(chǔ)，這些競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)的就明顯；反之如果企業(yè)不能有效的積累自身知識(shí)財(cái)富，就會(huì)逐漸在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰下來(lái)。二、 企業(yè)管理者關(guān)注如何能夠提高員工技能，提高員工的工作效率企業(yè)的工作效率與員工的技能和提供的支持幫助密切相關(guān)，企業(yè)中有能力水平高的員工，也有新進(jìn)入崗位的普通員工。如何沉淀各種規(guī)范化的操作流程以及各種專業(yè)知識(shí)，幫助普通員工更快的學(xué)習(xí)掌握工作技能，這將是提高企業(yè)整體工作效率的關(guān)鍵。此外，對(duì)于企業(yè)的信息工作者（從事分析、統(tǒng)計(jì)、管理、研究和設(shè)計(jì)等工作的人員），學(xué)習(xí)了解別人的工作成果和知識(shí)，可以對(duì)自己的工作提供很大的幫助，往往達(dá)到事半功倍的效果。三、 如何提升企業(yè)的創(chuàng)新能力，幫助企業(yè)不斷發(fā)展企業(yè)的創(chuàng)新是建立在穩(wěn)固的知識(shí)基礎(chǔ)之上的沒(méi)有良好的反饋更新環(huán)境，很難憑空進(jìn)行創(chuàng)新。例如在某些優(yōu)秀企業(yè)中，我們常?？梢钥吹竭@樣的情況，一篇好的知識(shí)文檔被企業(yè)內(nèi)部其他員工瀏覽上百次、千次，從中抽取對(duì)自己目前工作有幫助的內(nèi)容，進(jìn)一步加工變成新的、有價(jià)值的知識(shí)文檔，而原來(lái)的這篇知識(shí)文檔也通過(guò)使用過(guò)程中的不斷反饋得到了提高和完善，這種積累、反饋、創(chuàng)新的正反饋過(guò)程是企業(yè)創(chuàng)新能力提高的必由之路?！鼋鉀Q方案概述為了更好地解決企業(yè)內(nèi)部和外部大量知識(shí)文檔需要管理的問(wèn)題，我們推薦采用電子化的手段、網(wǎng)絡(luò)化的方式、信息化的管理方法實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的協(xié)作和管理，并幫助逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)積累、工作效率提高和企業(yè)創(chuàng)新能力的提升。我們的解決方案是：?通過(guò)使用MicrosoftOfficeSystem，為客戶提供一個(gè)文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺(tái)：?使用標(biāo)準(zhǔn)的文檔結(jié)構(gòu)和模板，提高制作文檔的效率?統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺(tái)，高效連接團(tuán)隊(duì)成員和合作伙伴＞降低文檔和信息的安全風(fēng)險(xiǎn)＞基于知識(shí)管理的全文信息檢索，提高對(duì)企業(yè)內(nèi)容和現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息再利用提供使用微軟技術(shù)的合作伙伴基于MicrosoftOfficeSystem進(jìn)行快速定制、整合、配置等附加電子文檔解決方案整個(gè)方案適用于各企業(yè)、機(jī)構(gòu)中的文控中心和檔案管理中心以及企業(yè)中各個(gè)部門和工作團(tuán)隊(duì)的文檔庫(kù)和文檔協(xié)作。如果企業(yè)已有部門級(jí)的檔案庫(kù)、資料庫(kù)和文檔庫(kù)，可以采用與這個(gè)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接的方式，對(duì)整個(gè)企業(yè)的文檔進(jìn)行統(tǒng)一的管理和利用。.方案優(yōu)勢(shì)和業(yè)務(wù)收益基于MicrosoftOfficeSystem的電子文檔管理解決方案為客戶提供了一個(gè)文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺(tái)，可以對(duì)文檔生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理。幫助客戶提高文檔制作效率，規(guī)范處理流程，增強(qiáng)文檔和信息的安全性，降低管理和運(yùn)營(yíng)的成本。整個(gè)方案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：提供標(biāo)準(zhǔn)的文檔結(jié)構(gòu)和模板,提高制作文檔的效率電子文檔管理解決方案幫助客戶規(guī)范文檔結(jié)構(gòu)和模板，使員工可以高效、標(biāo)準(zhǔn)地創(chuàng)建專業(yè)文檔，提高文檔制作效率。具體包括：統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)使用文檔庫(kù)集中管理業(yè)務(wù)文檔一致的文檔創(chuàng)建模板統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺(tái)，高效連接團(tuán)隊(duì)成員和合作伙伴電子文檔管理解決方案提供了一個(gè)協(xié)同工作平臺(tái)，加強(qiáng)了文檔的集中管理和控制能力。并提供了靈活的、可視化的、可定制的文檔審批工作流程，提高文檔處理效率和協(xié)作能力。具體包括：?高效的協(xié)同工作平臺(tái)?可視化、自動(dòng)化的文檔審批過(guò)程?可靈活定制的文檔處理流程?自動(dòng)保存文檔修訂版本記錄文檔編輯鎖定機(jī)制，保證業(yè)務(wù)文檔的完整性降低文檔和信息的安全風(fēng)險(xiǎn)電子文檔管理解決方案能夠嚴(yán)格控制企業(yè)文檔和信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止機(jī)密信息泄露，降低安全問(wèn)題所帶來(lái)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。具體包括：?集成的信息權(quán)限管理工具?可靈活定制的文檔、信息訪問(wèn)策略和模板?自動(dòng)保存文檔訪問(wèn)和修訂記錄，實(shí)現(xiàn)文檔操作留痕防止用戶對(duì)文檔意外或惡意刪除基于知識(shí)管理的全文信息檢索，提高對(duì)企業(yè)內(nèi)容和現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息再利用電子文檔管理解決方案提供靈活的信息分類和全文檢索能力可以有效地連接企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息再利用，極大限度地節(jié)省人工成本。具體包括：?連接企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的智能文檔?多維度的文檔信息分類導(dǎo)航?功能強(qiáng)大的全文檢索能力■總體架構(gòu)整個(gè)方案的總體架構(gòu)圖如下:文檔協(xié)作門戶文檔存彷文檔創(chuàng)建文檔檢索文id務(wù)*文檔安至其他交作矣分美文檔噗冠全文總素矛走源離修訂沁^(guò)雨對(duì)r火級(jí)授板智能文檔屬性埃參文4級(jí)授權(quán)回壯站1.1檔"元裁挹鼠心伊初丘??逢出豆新詞粕限判扣印英旬義檔有效時(shí)叵電工箜章cmn)調(diào)查金計(jì)福表-4-P呈帆服務(wù)層存儲(chǔ)服務(wù)臉E史回收站安全性服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)喧:全性控制恭.?宜全性控制流程服務(wù)圖形止聶計(jì)工三滿.引擎右控T三『糜口管理服務(wù)時(shí)瑟審ilH志巨引催帝住湖親擴(kuò)展服務(wù)~~對(duì)雖槌理 1'vVebSerx'ices系統(tǒng)包含三個(gè)層次功能，來(lái)滿足最終用戶、文檔管理員和系統(tǒng)管理員的日常操作需求：?應(yīng)用層文檔協(xié)作門戶：提供企業(yè)用戶訪問(wèn)系統(tǒng)的主要界面，用于進(jìn)行日常的文檔協(xié)作和信息的發(fā)布，具有身份認(rèn)證、界面友好、易于操作的特色。文檔存儲(chǔ)：提供文件夾分類、樹(shù)狀瀏覽方式、回收站管理和歸檔等特色。文檔創(chuàng)建：具有預(yù)定義的文檔模板、智能文檔和XML元數(shù)據(jù)模板定義等特色，使文檔管理員的工作更加輕松和規(guī)范。文檔檢索：提供給用戶全文檢索、按屬性檢索和對(duì)屬性元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理或擴(kuò)展的能力，方便用戶不斷擴(kuò)展的文檔管理需求。文檔協(xié)作：提供多人協(xié)同文檔編輯和修訂，具備版本控制、文檔審批流程和文檔使用的簽入簽出、更新通知等功能，能夠極大的提高用戶使用的積極性和便利性?！鑫臋n安全管理：同時(shí)具有對(duì)文檔庫(kù)、文件夾的權(quán)限控制和單獨(dú)文檔的訪問(wèn)授權(quán)，通過(guò)數(shù)字版權(quán)管理控制對(duì)文檔的打印和復(fù)制，并具備文檔有效時(shí)間和電子簽章的能力，有效的控制了文檔的安全和保密。其他輔助功能：提供文檔協(xié)作的相關(guān)輔助功能如：會(huì)議通知、日歷安排、在線調(diào)查和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表等，幫助企業(yè)員工更好的工作。?基礎(chǔ)服務(wù)層存儲(chǔ)服務(wù)：提供高效、穩(wěn)定的存儲(chǔ)引擎，保證文檔存儲(chǔ)的可靠性。安全性服務(wù)：具備標(biāo)準(zhǔn)安全控制和強(qiáng)安全控制能力；系統(tǒng)管理員通過(guò)設(shè)置角色和權(quán)限模板，簡(jiǎn)化安全管理的復(fù)雜度，最大程度保證文檔的安全。流程服務(wù)：流程引擎提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)界面，方便文檔管理員和系統(tǒng)管理員定義和修改，適應(yīng)企業(yè)不斷變化的管理流程，并提供了監(jiān)控工具和擴(kuò)展接口。管理服務(wù)：對(duì)整個(gè)文檔庫(kù)和文檔Web站點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過(guò)圖形化的界面對(duì)文檔使用進(jìn)行審核、跟蹤和日志查看，也提供備份和恢復(fù)的功能。搜索：搜索引擎提供全文檢索和屬性檢索需要的索引建立和更新，并具備搜索任務(wù)調(diào)度的能力，提高搜索的準(zhǔn)確性和效率。擴(kuò)展服務(wù)：通過(guò)提供系統(tǒng)的對(duì)象模型、接口方法、WebService標(biāo)準(zhǔn)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，通過(guò)事件觸發(fā)機(jī)制，響應(yīng)外部其他相關(guān)系統(tǒng)的訪問(wèn)請(qǐng)求，為系統(tǒng)間的整合提供了靈活、良好的工具。?系統(tǒng)層Web月艮務(wù)器：功能強(qiáng)大、效率高、安全的MicrosoftInternetInformationServer?！鯠atabase月服務(wù)：高效、穩(wěn)定、強(qiáng)大的MicrosoftSQLServer月服務(wù)器?！鲋饕δ苣K特色?文檔導(dǎo)航與瀏覽界面用戶可以使用文檔導(dǎo)航樹(shù)來(lái)進(jìn)行文檔導(dǎo)航瀏覽。通過(guò)點(diǎn)擊導(dǎo)航樹(shù)的節(jié)點(diǎn)，瀏覽到相關(guān)的文檔信息。在文檔列表中，用戶可以對(duì)文檔進(jìn)行各種操作。除了文檔的名稱、創(chuàng)建日期、創(chuàng)建者、文件大小等基本信息之外每個(gè)文檔的下載統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以及用戶對(duì)文檔的評(píng)分，都會(huì)直接顯示在文檔列表界面中。用戶可以通過(guò)鼠標(biāo)直接為文檔評(píng)分。?文檔導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)定義為了獲取更大的靈活性，文檔的導(dǎo)航方式與文檔的物理存放位置，即它存放在文檔庫(kù)的哪個(gè)文件夾中，沒(méi)有任何關(guān)聯(lián)關(guān)系，相反，而是采用了由管理員自定義每個(gè)導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)的方式進(jìn)行。管理員可以在后臺(tái)的導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)維護(hù)界面中，直接以樹(shù)形結(jié)構(gòu)定義每個(gè)導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)。每個(gè)導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)都包含一個(gè)查詢條件，通過(guò)這個(gè)查詢條件，將符合此查詢條件的文檔與這個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這樣，管理員可以根據(jù)自己的需求，以及企業(yè)對(duì)知識(shí)維度的定義，靈活的定義每個(gè)節(jié)點(diǎn)，完成企業(yè)文檔結(jié)構(gòu)與知識(shí)結(jié)構(gòu)的完整定義。?更靈活的下載管理在系統(tǒng)中內(nèi)置了一個(gè)強(qiáng)大的下載管理器。這個(gè)下載管理器可以跟蹤每個(gè)用戶的下載列表。用戶在進(jìn)行文檔列表瀏覽時(shí)，如果需要下載某些文檔，只需要將它們添加到下載列表中，而不需要一個(gè)一個(gè)單獨(dú)的下載，最后，通過(guò)下載管理器，用戶可以一次性的將這些文檔下載到本地。下載管理器能夠在服務(wù)器端自動(dòng)將所以文檔打包成一個(gè)壓縮文件，然后將壓縮文件傳給用戶，這樣可以極大的減少用戶的工作量。?發(fā)布流程發(fā)布流程模塊有效的控制了用戶對(duì)新文檔的發(fā)布。企業(yè)通過(guò)定義符合自己業(yè)務(wù)流程的工作流，以向系統(tǒng)中增加發(fā)布流程的特性。有了發(fā)布流程，內(nèi)容審批者可以有效的對(duì)即將發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行審批，防止非法或不當(dāng)?shù)膬?nèi)容不被發(fā)布到系統(tǒng)中。類似于下圖所示：

公支涂轉(zhuǎn)!:!?舉上既竹JiicaiJPflEXWB*I!|fjWPfttI*的fcSHt■|FWMEfi?:*.：&立*1t爻己虬枝北巳聳箕己址圣京廿*金G5MP?法矣舊―心歸迫整成*寧JiicaiJPflEXWB*I!|fjWPfttI*的fcSHt■|FWMEfi?文檔訪問(wèn)審計(jì)日志為了保證系統(tǒng)的安全性，對(duì)所有用戶的訪問(wèn)、操作，都需要記錄在系統(tǒng)中。文檔管理系統(tǒng)的訪問(wèn)審計(jì)日志可以記錄用戶的任何操作，包括文檔創(chuàng)建、文檔修改、刪除、訪問(wèn)等。在修訂留痕中，甚至可以記錄用戶對(duì)Word文檔所做的所有修訂信息。審批記錄則能夠記錄內(nèi)容審批者在發(fā)布流程中，對(duì)文檔的審批記錄。類似于下圖所示：

掙重檔日志查看-■:ierosoft工nt電rniwK髭3：『1。『白『修四共寶閂頁(yè)*蘭J回芝記叫招?土問(wèn)du.-變檔日志操作操作者畦作時(shí)問(wèn)十g光2006-4-27:11:26陳睡2005-^-27：13：15Admnistratar2005-4-27：15：02Administrator2006-4-27^30:0D7iIkAdminietr^tor200G-4-27：30：27■JI7Administrator2006-4-27:32:20?EAdministratora00fi-4-27;33;077JITAdmnistratar2006-^-27：B+：1EAdministrator200G-4-27:34:56-修記擋晅偃訂信用AZmriztrato-lu.z-Iu5b 「戶舀］修改者修改時(shí)T司 類型位宣內(nèi)容rw?n-r.-4-?■:t?fFFlijn,- -團(tuán)口6?4?27忌_uKh>'|_jjhBjI■.■ii：：-i：i：i：i-m止記予聞化占砌皿T審孑劇ft_UJz1kJ/LJ：1L翊通過(guò)uzodAsmriztrato-jUJz■!J.■,!■<：：■■朝通過(guò)同意!—rrrn本地IniraiiEt解決方案微軟產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)整個(gè)方案充分利用了微軟提供的產(chǎn)品功能特色，產(chǎn)品架構(gòu)如下圖：客戶端WindowsXP/客戶端WindowsXP/WindowsVista服務(wù)器端WindowsServer服務(wù)器端WindowsServer2003OfficeSharePointServer2007WebPart基礎(chǔ)架構(gòu)文檔庫(kù)管集成的即時(shí)消OfficeSharePointServer2007WebPart基礎(chǔ)架構(gòu)文檔庫(kù)管集成的即時(shí)消|理|息/權(quán)限管理OfficeCommunicationServer2007與ExchangeServer2007狀態(tài)信息 郵件和即時(shí)信息交RightsManagementServices1.0SP2RightsManagementServices1.0SP2文檔和信息權(quán)

限管理與SharePoint產(chǎn)品和技術(shù)集成SQLServer2005OfficeSharePointServerDB文檔和信息權(quán)

限管理與SharePoint產(chǎn)品和技術(shù)集成SQLServer2005OfficeSharePointServerDB數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)方案中各種產(chǎn)品的功能特色如下:支撐方案的微軟產(chǎn)品主要用途和特點(diǎn)客戶端產(chǎn)品InternetExplorer（免費(fèi)）最常使用的瀏覽工具，用于瀏覽基于Web訪問(wèn)方式的平臺(tái)界面，不需要額外進(jìn)行用戶培訓(xùn)。Office2007專業(yè)版（需購(gòu)買或升級(jí)）大多數(shù)用戶熟練使