秘書的職責及其重要性理論與實踐

文秘的職責及其重要性

〔理論與實踐〕主講人：徐世雨個人根本情況2002-2005年中國人民大學公共管理學院管理學碩士2000-2001年南開大學國際商學院MBA研修1993-2005年山東陵縣副鎮(zhèn)長、黨政辦公室主任、黨委副書記；副校長1990-1993年萊陽農學院研究實習員1986-1990年萊陽農學院農學系本科生2005-2007年德州學院歷史社會學系副主任副教授德州學院公共政策研究所所長專業(yè)研究領域公共管理與公共政策分析；地方政府治理聯(lián)系方式：曾擔任過中共中央辦公廳主任

任弼時是偉大的馬克思主義者，杰出的無產階級革命家、政治家和組織家，是以毛澤東為核心的中國共產黨第一代領導集體的成員。楊尚昆歷任中共中央辦公廳主任、中央副秘書長，兼任中央軍委秘書長、中直機關黨委書記。１９８８年４月在全國人大七屆一次會議上中選為中華人民共和國主席。曾擔任過中共中央辦公廳主任

汪東興歷任政務院秘書廳副主任兼警衛(wèi)處處長，公安部第八局副局長、第九局局長，公安部副部長，江西省副省長等職。１９６８年起擔任中共中央辦公廳主任兼中央警衛(wèi)局局長、總參謀部警衛(wèi)局局長。１９７７年８月在中共十一屆一中全會上中選為中央政治局常委、中共中央副主席。黨的十一屆三中全會以后，姚依林同志任中央副秘書長、中央辦公廳主任1979年7月，在全國人大五屆二次會議上，被任命為國務院副總理。此后，他還兼任了國家方案委員會主任、黨組書記，中央財經領導小組副組長，中央引進智力領導小組組長。在黨的十三屆一中全會上中選為中央政治局常委。曾擔任過中共中央辦公廳主任

胡啟立１９８２年至１９８７年任中共中央辦公廳主任，中央書記處書記、中央政治局委員〔其間任中共中央整黨工作指導委員會副主任〕。１９８７年至１９８９年任中共中央政治局委員、常委，中央書記處書記。１９９８年３月至２００３年３月任第九屆全國政協(xié)副主席。１９８３年任中共中央辦公廳主任，中共中央組織部部長。１９８５年任中共中央書記處書記、中央政法委員會書記。１９８５年至１９９８年５月任中央保密委員會主任。１９８６年任國務院副總理。１９８７年中選為中紀委書記。１９８９年兼任中共中央黨校校長。１９９３年３月２７日至１９９８年３月１６日任第八屆全國人大常委會委員長。中央政治局委員，第十三屆中央政治局委員、常委、中央書記處書記，第十四屆中央政治局委員、常委。曾擔任過中共中央辦公廳主任

中央辦公廳主任中央書記處書記兼中央辦公廳主任中央政治局委員，十一屆全國人大常委會副委員長、黨組副書記，中華全國總工會主席１９８６—１９８７年中央辦公廳主任２００２—２００３年中央政治局常委，國務院副總理、黨組成員，中央金融工委書記２００３—中央政治局常委，國務院總理、黨組書記曾擔任過中共中央辦公廳主任

１９９３年至１９９７年中央辦公廳主任，１９９７年至１９９９年中央政治局候補委員、中央書記處書記，中央辦公廳主任，中央直屬機關工委書記。２００２年至２００７年任中共中央政治局常委、中央書記處書記，中央黨校校長〔２００２年１２月至２００７年１２月〕。２００３年３月在十屆全國人大一次會議上中選中華人民共和國副主席。１９９９—２００２年中央辦公廳主任，中央直屬機關工委書記２００７—２００８年中央政治局委員，中央直屬機關工委書記中共第十五屆中央候補委員，十六屆、十七屆中央委員，十六屆中央政治局候補委員、中央書記處書記，十七屆中央政治局委員。第十一屆全國政協(xié)副主席。2007－2007年中央辦公廳主任，中央機構編制委員會辦公室副主任2007－中央書記處書記，中央辦公廳主任，中央機構編制委員會辦公室副主任第十六屆中央候補委員，十七屆中央委員、中央書記處書記。原貴州書記栗戰(zhàn)書任中央辦公廳主任

主講內容秘書及其角色定位。秘書工作及其重要性。秘書工作應該具備的素質和能力。個人的幾點體會。一、秘書及其角色定位1.秘書溯源“秘書〞(Secre—tnfius)，意“可靠的職員〞。英文是Secretary，有兩種含義：一是大臣，二是書記。前者指英國王室參與機要事務、掌管機秘文書的輔臣，后來沿用為英、美國家主管政府機關事務的部長或副部長；后者指從事文字記錄的人員，后來泛指文書和事務工作人員。據國際秘書聯(lián)合會的解釋。“秘書應是主管人員的特殊助手，他(或她)掌管辦公室工作技巧，能在上級沒有過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定〞。秘書工作在我國歷史悠久，政權肇始，文字初興，當人類社會開展到有“主其政〞的首領之時，便出現(xiàn)了“輔其政〞的秘書人才。史料說明，秘書工作發(fā)軔到現(xiàn)在約有4000多年的歷史，傳說中的黃帝有兩個秘書，一個是倉頡〔相傳他創(chuàng)造中國文字〕，專門記其言，一個是沮誦，專門記其行。2.秘書的定義現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務資格、圍繞著領導層或個人進行各項事務的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現(xiàn)“效能最大化〞的管理類應用型技術人才。3.秘書的主要類型秘書作為職業(yè)名稱是對一個復雜廣泛的從業(yè)群體的統(tǒng)稱，近幾年隨著社會的開展和行政管理分工的深化，同時也伴隨著市場需求的增加和秘書職業(yè)化的推進，秘書的工作類型日益增多。按照秘書的來源與效勞對象可以分為公務秘書和私人秘書。按照秘書的工作性質劃分，可分為黨政秘書，企業(yè)秘書、商務秘書等。按照秘書的業(yè)務內容可以分為各級領導的行政秘書、法律、教育、醫(yī)學等各類專業(yè)秘書、文書處理和保管的機要秘書、負責總務后勤工作的事務秘書還有負責來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負責各級各類會議的承辦、組織和協(xié)調的會議秘書等。

隨著國家秘書資格認證制度的推行，在新的秘書國家職業(yè)標準中，以前我們習慣稱呼的秘書級別中的初級、中級、高級三個級別分別由國家資格五級、國家資格四級、國家資格三級所代替，并在此根底上增加了國家資格二級。在工作要求上，國家職業(yè)資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的能力要求依次遞進，高級別涵蓋低級別的要求。一級秘書？大秘？4.秘書的角色定位特點作用角色定位職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機要性信息樞紐參謀嚴謹自制良好的職業(yè)作風：保守機密輔助性輔佐輔助助手謙虛謹慎明確的職業(yè)意識：不越級越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調組織者、公關者溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度：科學公正技術性高效優(yōu)化管理技術人員精益求精卓越的職業(yè)理想：敬業(yè)精業(yè)3.秘書工作的特點機要性

。輔助性。綜合性。技術性。秘書工作的機要性秘書的主要工作是圍繞領導和管理層來進行的，是“上情下達、下情上報、溝通內外、聯(lián)系左右〞的重要樞紐。要具備嚴謹自制的職業(yè)素養(yǎng)，言談舉止時刻要符合工作職責的要求，養(yǎng)成保守機密的良好工作作風。韓國最高齡的秘書，被稱為秘書界“圣母〞的金圣姬曾經在其著作中專門強調秘書人員“嘴緊〞的問題，她說：“秘書的根本素質中，最重要的莫過于‘嘴緊’了。我能把飯碗保到今天，全靠‘啞三年，聾三年，瞎三年’。〞作為秘書，即使是對一句話、一封郵件、一頁文件也不能大意，不能說的決不說，不能透露的決不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘書應該將“秘密〞看的和自己的命一樣重要〞。錢壯飛曾任國民黨特務頭子徐恩曾機要秘書

“龍?zhí)度塄曋傅氖清X壯飛、李克農、胡底1933年至1942年，謝和賡曾擔任過吉鴻昌的秘書、國民黨軍副參謀總長白崇禧的秘書、蔣介石大本營國防會議秘書、國民黨中央軍委秘書、第五戰(zhàn)區(qū)司令長官李宗仁秘書……但自始至終，他都是一名共產黨員。秘書工作的輔助性秘書作為領導工作的直接“助手〞，經常要輔助領導進行文書處理、政策決議、事物管理等事務，并能夠輔佐和協(xié)助領導完成各項具體工作，因此要樹立“效勞意識〞，養(yǎng)成“謙虛謹慎、戒驕戒躁〞的職業(yè)素養(yǎng)，具備明確的職業(yè)角色定位，甘當幕后英雄，絕不能在工作中“越級越位〞。秘書工作的綜合性秘書工作事務性工作多，管理對象復雜廣泛，需要處理和協(xié)調各種工作關系。作為綜合辦公部門，秘書部門的工作涉及其他各個部門的職責范圍，在工作過程中，秘書經常既是工作的統(tǒng)籌組織者又是工作的協(xié)調落實者，要正確處理個人及部門之間的分工與協(xié)作，科學條理地進行各項工作的安排。作為秘書人員除了日常的事務性工作之外，還要了解所在單位各個部門的業(yè)務職能，使自己具備良好的綜合素質。很多秘書前輩的經驗之談都提到對于任何事情，秘書都要能夠在短時間內抓住重點與核心、看透本質，然后有的放矢地進行籌備。強調秘書要了解和掌握所在單位各部門的具體工作情況，并不是說秘書干預其他部門的工作，而是指在充分了解各部門職能的根底下，靈活整合業(yè)務資源，把領導交代下來的任務進行最有效率的分工，以到達事半功倍的效果。。秘書工作的技術性秘書在工作過程中要具備特定的專業(yè)技能、技術知識和掌握必要的科學管理的方法技巧。文件的編制、機要設備的管理、音像設備的調試等等。秘書工作看似瑣碎繁雜，其實各個環(huán)節(jié)大都需要嚴謹有序的程序，這些程序有的是在工作中總結出來的科學系統(tǒng)的工作流程，有的是法律規(guī)章規(guī)定的工作規(guī)程，有的是根據上級的指令要求既定的要求程序，有的是必須遵照的技術性操作程序，要科學地完成秘書工作，就要像管理技術人員那樣，對工作程序認真學習和實踐，具備善于鉆研、精益求精的工作素養(yǎng)，不斷學習、不斷完善，真正到達“敬業(yè)精業(yè)〞的境界，并樹立“從優(yōu)秀走向卓越〞的職業(yè)理想。。二、秘書工作及其重要性〔一〕秘書工作實務依據秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔的工作實務主要有以下幾個局部。1.日常事務管理包括辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理等，這局部工作約占整個秘書實務工作的30%左右。2.接待事務主要包括來訪接待和安排各項效勞等，約占整個秘書工作的20%左右。3.會議管理主要包括會議的安排、會場的布置、會議的效勞、會議文件的處理等工作，這局部工作過去占用了秘書工作的很大一局部精力，現(xiàn)代隨著對傳統(tǒng)“文山會海〞工作模式的改革和現(xiàn)代化辦公手段的運用，視頻、網絡、會議的使用日益增多，因此減輕了秘書會務工作的局部壓力，這局部工作大約占整個秘書實務工作的15%左右。4.行政事務管理主要處理群眾的來信來訪或對顧客的投訴處理等信訪事務和搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇的調查研究事務，這局部工作大約占整個秘書工作的10%左右。上訪5.文件管理主要包括文書撰寫、制作、處理和檔案管理的文書檔案事務和各種文體的寫作事務，這局部工作隨著電子化無紙化辦公的推行，也大大減輕了秘書的工作量，大約占整個秘書工作的15%左右。6.公關管理主要包括政策、工作、地區(qū)、部門、人際關系等的協(xié)調和交際溝通的協(xié)調工作和催促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況的督察工作，隨著現(xiàn)代辦公綜合性的加強和各種行政、商務交流的增加，這局部工作呈現(xiàn)出較過去上升的增長趨勢。大約占整個秘書工作的20%左右。〔二〕秘書工作的重要性依據秘書在工作中的角色定位以及在具體工作中所承擔的工作實務，我們認為秘書的重要性主要表達在一下幾個方面：1.助手作用秘書人員直接為領導效勞，直接關系和影響著領導的工作，起著助手的作用。這是秘書工作的本性，任何地方、任何時候都不會改變。秘書人員發(fā)揮助手作用，可以比喻為領導者“手的延長〞。2.參謀作用秘書人員秘書部門和秘書人員經常調查情況，研究政策，向領導提供信息、資料、文件等決策依據；出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領導進行決策，制訂工作方案等，起到參謀作用，可以比喻為“腦的延長〞。這是領導對秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對秘書工作提出的高要求。3.樞紐作用秘書人員在領導者和其他組織成員及社會成員之間充當中介環(huán)節(jié)，發(fā)揮溝通協(xié)調的作用，以使各方建立和諧的關系。這一作用，可以比喻為領導者的“喉舌的延長〞。4.協(xié)調作用這一作用也可納入樞紐作用，為了強調和易于理解，把它單列。秘書部門和秘書人員運用各種工作方式和手段在單位與單位之間、部門與部門之間、個人與個人之間聯(lián)絡、溝通、協(xié)商、平衡、調解，使之消除隔膜，解決矛盾，目標統(tǒng)一，步調一致，密切合作，同心協(xié)力，到達最正確工效果和最高工作效作率。協(xié)調，可以是政策協(xié)調、工作協(xié)調，也可以是人際關系協(xié)調。飯費報銷事件空調安裝事件5.耳目作用秘書人員通過進行調查研究，大量采集信息，將聽到和看到的各種情況反映給領導，為領導決策和指導工作提供參考資料。這一作用，實際上是領導者的“耳目的延長〞。在現(xiàn)代社會中，信息是人類生存和開展的重要資源之一，也是決策的根底和一切管理工作的依據。提供信息成為秘書人員的重要職責。為此，秘書人員要做到眼尖、耳靈、心細、腿勤，多渠道收集信息，善于對信息進行鑒別和提煉，去偽存真，去粗取精，及時將有參考價值的信息提供給領導者?；乜偫磙k公室到梁堆新村6.門面作用秘書人員是一個組織與各方面聯(lián)絡、接洽的門面和窗口，反映了這個組織工作作風和領導水平的上下優(yōu)劣，對于樹立組織的良好形象影響很大。秘書人員要增強公關意識，如組織形象意識、溝通協(xié)作意識、公眾至上意識、環(huán)境預警意識等，做好各項工作，為加強本組織與外界的溝通，樹立良好的組織形象發(fā)揮自身的作用。三、秘書工作應該具備的素質和能力〔一〕秘書應該具備的素質素質，是指一個人在政治思想、工作作風、道德品質和知識技能等方面經過長期鍛煉和學習所形成的，在日常工作和生活中經常起作用的根本條件或內在因素。人的素質具有較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響作用。1.政治素質秘書人員政治素質是文秘人員素質體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)兩大局部。和領導保持一致文秘的道德修養(yǎng)主要是指在思想意識和道德品質方面的自我教育，教育的過程是在心靈深處反省、檢查、不斷吐故納新的過程，“擇其善者而從之，其不善者而改之〞，這就是文秘在新時期道德修養(yǎng)的實質。只有經過長時間的艱苦磨練才能具有高尚的思想境界和道德情操。職業(yè)修養(yǎng)是人們在一定的職業(yè)活動中的行為標準。優(yōu)良的職業(yè)修養(yǎng)是文秘從事快節(jié)奏、高效率工作的動力，是其自我完善的必要條件，是其職業(yè)活動的指南。文秘人員的職業(yè)修養(yǎng)，主要是指職業(yè)責任、職業(yè)紀律、職業(yè)情感及職業(yè)能力的修養(yǎng)。河北第一秘——李真2.知識素質當今是知識經濟時代，知識劇增，浩如煙海。誰掌握的知識多，誰就能與時俱進，跟上時代開展，開拓創(chuàng)新。文秘作為領導的參謀助手，接觸范圍廣，遇到的事情多。為做好文秘工作，文秘人員應具備廣博的知識。根底知識。根底知識是指作為一個文秘所必須具備的最根本的知識。根底知識越扎實、豐富，文秘的潛力發(fā)揮就越大。文秘的根底知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。專業(yè)知識。一是文秘專業(yè)的根底知識，二是文秘人員所在行業(yè)的專業(yè)知識。輔助知識。既不像根底知識那樣具有“根基〞作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標志〞作用。它對文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。3.心理素質心理素質是在生理素質的根底上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并開展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯(lián)系的心理品質的綜合表現(xiàn)。健康的心理素質是指個體能在各種環(huán)境中都能保持一種良好的心理狀態(tài)。心理健康的目標就是能夠隨環(huán)境變化而及時調節(jié)心理結構，對社會做出積極的反響，到達同外界的平衡，從而培養(yǎng)符合需要的健全的人格。4.健康素質健康素質不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統(tǒng)意識，而且內含身體的、精神的健康和社會幸福的完美狀態(tài)。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會屬性，是一個囊括軀體健康、心理健康、社會適應良好和道德健康的統(tǒng)一指標體系。這四個方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進?！捕趁貢鴳摼邆涞哪芰δ芰?，就是指順利完成某一活動所必需的主觀條件，它是直接影響活動效率并使活動順利完成的個性心理特征。能力總是和人完成一定的活動相聯(lián)系的；離開了具體活動既不能表現(xiàn)人的能力，也不能開展人的能力。1.善于與領導相處的能力要當好領導的參謀助手，文秘人員必須善于同領導處理好關系。文秘人員與領導的關系是一種縱向的上下級關系，但同時又其有特殊性，這是因為領導和文秘在人際關系處理上是以相互信任為前提的。文秘與領導之間要互相商量、互相理解，文秘人員對領導要尊重，領導對文秘人員要信賴。處理好文秘與領導關系應遵守以下原那么服從而不盲從的原那么。服從于領導這一原那么應該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應無視。尊重而不庸俗的原那么。尊重領導就是要維護領導的威信。領導理虧時要給他留下臺階；當眾糾正領導是不太恰當?shù)模幌麡O地給領導保面子不如積極給領導爭面子。領導出現(xiàn)失誤或漏洞時，文秘作為下屬應在事后委婉指出，實事求是，但不要有庸俗的阿諛奉承之舉。主開工作而不“越位〞的原那么。領導不可能事必躬親，這就要求文秘工作要有主動性，能夠獨當一面，替領導處理一些事情。但要清楚認識自己的角色，擺正自己的位置，防止和克服出現(xiàn)“越位〞現(xiàn)象。關鍵地方多請示，聰明的下屬善于在關鍵處多向領導請示，征求他的意見和看法，把領導的意圖貫徹到具體的工作中去。關鍵處多請示是下屬主動爭取領導的好方法，也是下屬做好工作的重要保證。何為關鍵處？即為“關鍵事情〞、“關鍵地方〞、“關鍵時刻〞、“關鍵原因〞、“關鍵方式〞等。發(fā)棉種事件多做實事，少露鋒芒的原那么。處在文秘的職位上，整天與領導相處，對領導的起居以及所思所想可以說是較為了解，對領導的個人行為和想法，文秘人員要堅持“看破但不說破〞的原那么，藏匿鋒忙，防止讓領導