計(jì)生協(xié)會(huì)記錄管理制度

計(jì)生協(xié)會(huì)記錄管理制度1.引言為了加強(qiáng)計(jì)生協(xié)會(huì)管理，保證協(xié)會(huì)日常工作的有序進(jìn)行，制定本計(jì)生協(xié)會(huì)記錄管理制度。2.記錄的定義為了反映和證明一個(gè)事實(shí)或者行動(dòng)的存在、時(shí)間、內(nèi)容等特征，需要記錄。記錄是在一定過程中由某個(gè)或某些人所做，以文字、數(shù)字、圖像、聲音等方式記載了所關(guān)心的事項(xiàng)和情況的信息載體，是一種重要的信息資源。3.記錄的種類計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄主要包括以下四種類型：3.1會(huì)議記錄會(huì)議記錄是紀(jì)錄一次會(huì)議的過程，包括會(huì)議開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，參加人員、內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決定事項(xiàng)和行動(dòng)計(jì)劃等。3.2工作記錄工作記錄是記錄計(jì)生協(xié)會(huì)工作過程的各個(gè)環(huán)節(jié)及其結(jié)果，包括日常工作細(xì)節(jié)，有改進(jìn)的措施和計(jì)劃等等。3.3管理記錄管理記錄是反映計(jì)生協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，包括組織架構(gòu)、人員管理、安全管理、資產(chǎn)管理等方面的記錄。3.4會(huì)員記錄會(huì)員記錄是包括協(xié)會(huì)成員的信息和積分等基本信息的記錄，目的是方便會(huì)員管理和服務(wù)會(huì)員。4.記錄的管理計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄應(yīng)當(dāng)按照以下規(guī)定管理：4.1記錄的保密計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，不得隨意外流。4.2記錄的歸檔計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄應(yīng)做到分類歸檔，建立完備的檔案系統(tǒng)，包括電子文件和紙質(zhì)文件。4.3記錄的查詢計(jì)生協(xié)會(huì)記錄可以根據(jù)需要向會(huì)員和協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)開放，但必須經(jīng)過批準(zhǔn)。4.4記錄的備份計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄必須定期備份，以保證數(shù)據(jù)的有效性和安全性。5.記錄的編寫和審核計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄必須規(guī)范編寫，加強(qiáng)審核，制定以下規(guī)定：5.1記錄編寫的規(guī)范計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄編寫必須遵循以下原則：-規(guī)定好記錄格式，一次性寫清楚事項(xiàng)。-記錄要言簡(jiǎn)意賅，排版整齊。-語(yǔ)言要準(zhǔn)確，避免含糊不清的用語(yǔ)。-每條記錄要編號(hào)，不同記錄之間要區(qū)分明確，避免歧義。5.2記錄的審核計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄必須經(jīng)過審核，審核人員應(yīng)對(duì)記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性進(jìn)行審核，并進(jìn)行相關(guān)格式規(guī)定的檢查。6.記錄的保存期限計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄按照條例規(guī)定的時(shí)間先后順序進(jìn)行保存，要注意以下規(guī)定：-會(huì)議記錄：應(yīng)該保存10年。-工作記錄：應(yīng)該保存5年。-管理記錄：應(yīng)該保存5年。-會(huì)員記錄：應(yīng)該保存永久。7.記錄的處理計(jì)生協(xié)會(huì)的記錄可以根據(jù)不同類型的記錄進(jìn)行不同的處理：-會(huì)議記錄：可通過印制會(huì)議紀(jì)要，或者通過電子郵件和內(nèi)部網(wǎng)站等方式進(jìn)行傳達(dá)。-工作記錄：工作記錄可以作為日常工作流程標(biāo)準(zhǔn)化過程中的依據(jù)，同時(shí)也是日常工作的反饋和評(píng)估依據(jù)。-管理記錄：這些記錄可以用來定期篩選出協(xié)會(huì)工作中的優(yōu)勢(shì)和不足，及時(shí)調(diào)整協(xié)會(huì)的工作目標(biāo)和策略。-會(huì)員記錄：會(huì)員記錄可以用來篩選出協(xié)會(huì)優(yōu)秀的會(huì)員，或者是為會(huì)員提供各種服務(wù)。8.總結(jié)計(jì)生協(xié)會(huì)記錄管理作為計(jì)生協(xié)會(huì)日常管理的重點(diǎn)之一，是保證協(xié)會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展的關(guān)鍵