檔案員崗位職責(zé)

檔案員崗位職責(zé)

1.檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解、掌握公司職能活動(dòng)和檔案

材料情況。

2.檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放、管理工作。

3.檔案員負(fù)責(zé)督促各部門檔案資料的移交工作。

4.檔案員負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。

5.各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資料的收集、整

理及交接工作。

6.檔案員必須按要求做好保密工作。

7.檔案員必須做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。

8.完成公司安排的其它相關(guān)工作。

檔案管理制度

1、存放檔案，應(yīng)按照類別和保管次序，自左向右，自上而下排列。

2、歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集。工程技術(shù)

類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，歸檔的文件材料種類、份數(shù)及每份文件的

頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，歸檔要求

提供拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、背景、作者等信息。

4、為確保檔案室的安全，應(yīng)做到防火、防盜、防高溫、防蟲、防潮、防

光、防塵、防鼠等，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、不得存放易燃品，管理人員下班之前

要切斷電源。

5、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出的檔案查閱后盡快歸還。

各類資料進(jìn)入檔案室必須嚴(yán)格登記制度，機(jī)密資料、檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)

防泄密事件發(fā)生。

6、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂，檔案破損

或遺失現(xiàn)象，視情況對管理人員處以批評(píng)、罰款、直到辭退處理。

7、要定期對庫藏檔案進(jìn)行清理核對，做到帳、物相符。對破損或載體

變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制，庫藏檔案需移交或銷毀時(shí)，應(yīng)注冊登

記，保存依據(jù)。

檔案借閱、復(fù)印制度

提出申請-領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-辦理手續(xù)-使用檔案-歸還檔案

1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn)，再辦理《檔案借閱登記表》手續(xù)。

2、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案。

3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出（工作除處），以防

丟失。

4、借閱完畢，應(yīng)立即歸還，如有差錯(cuò)，追究當(dāng)事者責(zé)任。

5、檔案借閱時(shí)間不得超過10天，確因工作需要不能按時(shí)歸還，應(yīng)辦

理延期手續(xù)。

6、調(diào)離的員工，必須將檔案材料還清后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

物業(yè)管理檔案資料明細(xì)

項(xiàng)目名稱

物業(yè)管理小區(qū)基本資料

使用人資料用戶須知、基本資料、物品出入登記卡

裝修資料裝修申請表、報(bào)建批文、裝修工程圖紙、施工安全責(zé)

任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業(yè)執(zhí)照、裝

修巡查記錄、裝修驗(yàn)收記錄

維修資料修繕計(jì)劃與方案、維修申報(bào)表、派工單、維修回訪記

錄、公共設(shè)施維修記錄

綠化養(yǎng)護(hù)資料綠化檢查記錄，養(yǎng)護(hù)記錄

清潔、保潔資料整改通知單，保潔日檢記錄

消防管理資料巡視記錄、檢查記錄、動(dòng)火作業(yè)審批表、設(shè)施運(yùn)行記

錄、火災(zāi)隱患整改通知

安防資料巡視記錄、檢查記錄、查崗記錄、監(jiān)控系統(tǒng)資料、緊

急事件處理記錄、車輛管理記錄、巡邏記錄、安全隱

患整改通知。車輛進(jìn)出管理記錄

設(shè)備管理資料設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計(jì)劃與申請報(bào)告、設(shè)備維修

保養(yǎng)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備檢查記錄

員工管理資料員工個(gè)人資料、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績

考核及獎(jiǎng)罰記錄

服務(wù)質(zhì)量反饋資用戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄、用戶投訴及處理記錄。

料

文化資料小區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄、文化活動(dòng)圖片及

記錄，傳媒報(bào)導(dǎo)資料、文化活動(dòng)場所，設(shè)施臺(tái)帳及記

錄

工程資料明細(xì)

項(xiàng)目名稱

批準(zhǔn)文件

小區(qū)規(guī)劃資料用地批準(zhǔn)文件

規(guī)劃許可證、開工許可證、規(guī)劃平面圖

業(yè)主/使用人姓名、產(chǎn)權(quán)、建筑面積清單

工程技術(shù)資料竣工圖、平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程圖紙

地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件、前期資料

工程合同及竣工報(bào)告

工程預(yù)決算

圖紙會(huì)審記錄

工程設(shè)計(jì)變更及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）

隱蔽工程驗(yàn)收簽證

沉降觀察記錄

竣工驗(yàn)收證明書

鋼材、水泥等材料的質(zhì)量保證書

新材料、構(gòu)配件合格證書

水、電、電梯等設(shè)備的合格證

砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告

園林綠化圖紙和清單

設(shè)備清單，安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說明、質(zhì)保書

工程監(jiān)理報(bào)告

檔案管理人員崗位職責(zé)

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《檔案法》以及黨、國家有關(guān)檔案工作的政策，立足國土資源管理本職工作，樹

立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想，熱愛檔案事業(yè)，做到嚴(yán)格依法辦事，認(rèn)真搞好檔案的使用管理，主動(dòng)為經(jīng)濟(jì)社

會(huì)發(fā)展服務(wù)。

2、認(rèn)真做好檔案入庫的接受、保管、統(tǒng)計(jì)工作，編制必要的目錄、卡片及檢索工具，積極開展檔案利

用工作，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，并注意搜集檔案利用效果。

3、做好庫房的防水、防火、防蟲、防曬、防盜工作，及時(shí)檢查檔案安全情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案，

應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。

4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，自覺遵守檔案管理的規(guī)章制度。

5、充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，搞好檔案目錄和有關(guān)檔案的微機(jī)錄入，提高檔案管理和利用的科技水平。

6、檔案管理人員和兼職檔案人員應(yīng)及時(shí)地做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保材料的完整性。

7、檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)做好交接手續(xù)，不準(zhǔn)泄密。

8、積極、主動(dòng)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)任務(wù)。

檔案資料查閱制度

檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是進(jìn)行各項(xiàng)國土資源工作的重要依據(jù)，為了充分發(fā)揮檔案在國土資源中的作

用，特制定本制度。

一、查閱檔案、資料時(shí)，必須嚴(yán)格履行手續(xù)。外單位應(yīng)持介紹信，本機(jī)關(guān)應(yīng)經(jīng)檔案管理人員允許，辦理

查閱手續(xù)后方可查閱。

二、查閱重要檔案資料或需摘抄、復(fù)制時(shí)，需經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理摘抄復(fù)印手續(xù)。

三、檔案資料一律不外借，查閱人員應(yīng)在檔案室閱覽，特殊情況必須借出時(shí)，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理借

閱手續(xù)，并交納抵押金后，限期歸還。

四、查閱人員，對檔案資料要嚴(yán)加保護(hù)，不得涂改或損壞，更不準(zhǔn)抽掉或撕毀張頁，嚴(yán)禁失密，違者罰

款，情節(jié)嚴(yán)重者追究責(zé)任。

五、對批準(zhǔn)摘抄、借閱的檔案資料，應(yīng)交納有償使用費(fèi)，歸還時(shí)經(jīng)檔案管理人員審查無訛，辦理退還手

續(xù)。

各類檔案歸檔制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)文件材料的管理，確保本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料在處理完畢后及時(shí)收集、整

理、組卷、保存、特制定本制度。

1、歸檔范圍

見本單位《各類檔案歸檔范圍保管期限表》

2、歸檔時(shí)間

2、1、課題研究、基建工程文件材料、在項(xiàng)目、任務(wù)完成或告一段落時(shí)，由承辦單位組成保管單位，

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定，然后交檔案室存檔。

2、2、設(shè)備文件材料在設(shè)備開箱驗(yàn)收、安裝、調(diào)試完畢后整理歸檔。

2、3、文書檔案在次年第一季度末向綜合檔案室移交八

2、4、會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后在財(cái)務(wù)部門暫存一年，期滿后交檔案室存檔。

2、5、音像檔案隨形成隨立卷歸檔。

3、歸檔份數(shù)

各類文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

4、歸檔要求

4、1、各類文件材料的歸檔要堅(jiān)持誰形成、誰立卷歸檔的原則，如文書檔案必須由文書或文書處理部

門立卷歸檔，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門立卷歸檔等。

4、2、各類應(yīng)歸檔的文件材料必須收集齊全、完整（不缺定稿）準(zhǔn)確、系統(tǒng)；分類清楚、組卷合理；

編目準(zhǔn)確清楚，裝訂前必須去掉金屬物、裝訂要牢固美觀。

4、3、音像檔案中照片檔案的底片、照片、文字說明齊全且相符；錄音、錄像、影片檔案聲音清楚、

畫面清晰與文字說明相符。

4、4、按進(jìn)館要求及時(shí)向檔案館移交各類檔案。

檔案庫房管理制度

1、檔案庫房應(yīng)落實(shí)防火、防盜、防破壞、防潮濕、霉?fàn)€、防塵、防蟲蛀鼠咬、防強(qiáng)光、防震等措施，嚴(yán)

禁在庫房內(nèi)吸煙及存放易燃易爆物品，確保檔案資料的完整、安全。

2、非檔案工作人員不得擅自進(jìn)入庫房，外單位人員參觀時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案工作人員帶

領(lǐng)方可進(jìn)入。

3、檔案、櫥具要按類別順序規(guī)范排列，檔案要按其類別順序自左至右，自上而下系統(tǒng)排列整理上架。

4、采取有效措施及時(shí)調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。

5、定期檢查、清理檔案資料保存情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄、統(tǒng)計(jì)工作。

6、庫內(nèi)檔案資料不得攜帶外出，不得任意泄露檔案情況。

7、對庫房全部檔案要建立管理臺(tái)帳，收進(jìn)、移出檔案要及時(shí)登記和注冊，做到出入有據(jù)，張實(shí)相符。

檔案資料統(tǒng)計(jì)制度

1、檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作要實(shí)事求是，按照《統(tǒng)計(jì)法》的要求，如實(shí)提供全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

2、按規(guī)定要求建立必要的登記、統(tǒng)計(jì)表和臺(tái)帳，每季度進(jìn)行一次檔案清點(diǎn)，做到帳物相符，如發(fā)現(xiàn)

不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)予以解決。

3、檔案室接收、征集的各類檔案、資料的情況，要及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行登記統(tǒng)計(jì)，做到不漏卷、不漏統(tǒng)。

4、每次統(tǒng)計(jì)要進(jìn)行整理和分析，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供新情況、新問題，便于改進(jìn)工作和提出新的工作任

務(wù)。

5、按規(guī)定及時(shí)準(zhǔn)確地向檔案行政管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)報(bào)表做到準(zhǔn)確可靠，

不虛報(bào)、瞞報(bào)、遲報(bào)。

檔案鑒定銷毀制度

為提高室藏檔案的內(nèi)在質(zhì)量，達(dá)到重點(diǎn)保護(hù)的目的，特制定本制度。

1、凡本室保存的檔案，均應(yīng)定期進(jìn)行鑒定檢查，對超期保存的案卷，要根據(jù)保管期限要求，提出舍

存意見。

2、鑒定要以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)分析檔案的價(jià)值，要充分體現(xiàn)本機(jī)關(guān)職能、職權(quán)的原則以

確保重要檔案的保存利用，以防誤銷。

3、鑒定前要制訂計(jì)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，在縣檔案局（館）指導(dǎo)下，有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行，

決不能隨意銷毀。

4、鑒定工作完成后要寫出鑒定報(bào)告，對失去保存價(jià)值，需銷毀的檔案，要編制銷毀清冊，提出銷毀

意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報(bào)縣檔案局備案后方可銷毀。

5、檔案銷毀一律采取打漿方法，并有二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀登記簿上簽字，銷毀

登記簿永久保存。

檔案設(shè)備維護(hù)制度

為嚴(yán)格加強(qiáng)綜合檔案室檔案設(shè)備的使用管理，確保檔案設(shè)備的正常使用和運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。

1、進(jìn)入綜合檔案室的設(shè)備要進(jìn)行登記造冊，由專職檔案員專門進(jìn)行管理。

2、要嚴(yán)格按照設(shè)備的使用說明書來進(jìn)行操作使用，嚴(yán)禁違章違規(guī)操作，以確保設(shè)備的安全運(yùn)行。

3、對檔案設(shè)備要定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，對確需外出維修的設(shè)備，需提前寫出維修報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)后，方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行維修。

4、檔案管理員要珍惜和愛護(hù)檔案設(shè)備，加強(qiáng)管理，嚴(yán)禁其他人員使用檔案設(shè)備，以確保檔案設(shè)備的正

常運(yùn)行。

5、對損壞檔案設(shè)備的，要追究檔案當(dāng)事人的責(zé)任，待查明原因后，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。

保密守則

一、不該說的國家秘密，絕對不說；

二、不該問的國家秘密，絕對不問；

三、不該看的國家秘密，絕對不看；

四、不該記錄的國家秘密，絕對不記錄；

五、不在