高級(jí)行政文秘管理課程

李大志海納百川,取那么行遠(yuǎn)高級(jí)行政與文秘工作統(tǒng)籌管理研修課程ProfessionalTraining一、現(xiàn)代企業(yè)中行政管理的定位1、企業(yè)生存的三度空間時(shí)機(jī)化生存——時(shí)機(jī)速度化生存——競爭模式化階段——超越3年21年123企業(yè)的三度生存空間深圳中商國際管理研究院對(duì)2530家中外企業(yè)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)了企業(yè)生存的三度空間:23%8%69%7年重新定義自己！2、優(yōu)秀行政管理工作的核心要素發(fā)現(xiàn)時(shí)機(jī)整合資源大膽果斷艱苦創(chuàng)業(yè)快速學(xué)習(xí)溝通協(xié)調(diào)建立規(guī)那么鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)高效學(xué)習(xí)創(chuàng)新模式鑄造團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)未來行政管理團(tuán)隊(duì)是企業(yè)的核心競爭力之一行政管理團(tuán)隊(duì)的成功要素因時(shí)而變不能自我淘汰者，必將為企業(yè)淘汰績效=價(jià)值資源管理200%規(guī)劃400%執(zhí)行100%3、行政管理工作的績效價(jià)值贏利模式流程制度市場定位團(tuán)隊(duì)規(guī)劃運(yùn)行管理業(yè)務(wù)方案營銷組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)崗位目標(biāo)質(zhì)量效率能力素質(zhì)客戶滿意3.財(cái)務(wù)2.運(yùn)營4.客戶1.員工規(guī)劃管理執(zhí)行辦公成本控制會(huì)議管理自身建設(shè)員工保護(hù)輔助高管公文管理通訊管理行政部門工作內(nèi)容基于以上標(biāo)準(zhǔn)，行政管理工作具有以下六大特點(diǎn)：一、綜合性強(qiáng)二、政策性強(qiáng)三、時(shí)間性強(qiáng)四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動(dòng)性和突破性強(qiáng)4、行政部門范圍與特點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)研發(fā)作業(yè)4、行政管理人員的素質(zhì)特點(diǎn)情商操作力思辨力感召力專注力智商類型優(yōu)秀5良好4一般3一般3領(lǐng)導(dǎo)思辨力感召力專注力操作力公關(guān)感召力操作力思辨力專注力作業(yè)操作力專注力感召力思辨力研發(fā)專注力思辨力操作力感召力沒有完美個(gè)人可塑完美團(tuán)隊(duì)供應(yīng)商管理提供優(yōu)質(zhì)效勞實(shí)施科學(xué)管理行政管理制度秘書管理辦公室辦公設(shè)備

采購車輛管理衛(wèi)生平安保險(xiǎn)辦公室搬遷員工宿舍固定資產(chǎn)員工管理社區(qū)關(guān)系場址布局郵局局選址搬家維修商裝飾店裝修擴(kuò)建建筑商裝修隊(duì)消防局公安局飯店餐飲旅游公司印刷公司5、行政管理制度的框架結(jié)構(gòu)6.

秘書工作職能與素質(zhì)要求(1)

職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施效勞的人員適用范圍：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)組織中等級(jí)：初、中、高級(jí)職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。

(2)應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系：工作的被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的原那么性與靈活性的關(guān)系

(3)秘書工作職責(zé)接待工作——日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息——、電傳、、郵件、電子郵件文書寫作——使用電腦寫各類文件及制作文件時(shí)間管理——自己、上司會(huì)議組織——會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行對(duì)外公關(guān)——聯(lián)絡(luò)〔外事〕、參與活動(dòng)商務(wù)活動(dòng)——營銷、市場、稅務(wù)、法律-----指派工作——上司安排

(4)職業(yè)道德：愛本職——愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點(diǎn)滴作起要謙虛——刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動(dòng)腦——主動(dòng)思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識(shí)守紀(jì)律——遵紀(jì)守法，格守信用，嚴(yán)保秘密

(5)工作作風(fēng)：熱情——真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實(shí)——做事不飄，跟進(jìn)落實(shí)，檢查確認(rèn)細(xì)致——準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷——干練守時(shí)，講究效率，商如戰(zhàn)場

(6)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)秘書的知識(shí)、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識(shí)是根底；智力是知識(shí)的結(jié)晶；能力是知識(shí)和智力的最終表達(dá)和歸宿。行政文秘人員需具備的能力〔一〕辦事能力設(shè)備操作能力文書寫作能力閱讀概括能力編輯校對(duì)能力統(tǒng)計(jì)分析能力

〔一〕溝通能力交際能力口頭表達(dá)能力協(xié)調(diào)能力組織能力(7)秘書的權(quán)限原那么一．不能代表上司作決策，否那么就是越權(quán)二．不能代表上司發(fā)號(hào)施令，否那么會(huì)遭同事反感三．不能代上司放松對(duì)自己的約束，否那么會(huì)讓上司討厭(8)個(gè)性要求專業(yè)E:\音樂\課堂音樂\廣告\專業(yè).wmv機(jī)智E:\音樂\課堂音樂\幽默\搞笑瘋狂的老太太[搞笑](1).mpeg謹(jǐn)慎E:\音樂\課堂音樂\廣告\千萬不要在上班的時(shí)候回家(爆笑).mpg服從E:\音樂\課堂音樂\廣告\廣告酒吧dj幕后的真實(shí)生活.rm自制E:\音樂\課堂音樂\廣告\微軟廣告簡直太有創(chuàng)意了_微軟廣告簡直太有創(chuàng)意了.mpeg自信E:\音樂\課堂音樂\小品\自信.wmv熱情E:\音樂\課堂音樂\小品\勇氣.wmv執(zhí)著E:\音樂\課堂音樂\小品\執(zhí)著.wmv

(9)品質(zhì)要求禮貌而不居高臨下老實(shí)而不弄虛作假參謀而不越權(quán)行事謙虛而不傲上凌下謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾公正而不見風(fēng)使舵敬業(yè)而不妄自尊大敬重而不阿諛奉承慎言而不管是道非本分而不炫耀示人21世紀(jì)的企業(yè)秘書——全美秘書學(xué)會(huì)像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人像政治家一樣有靈敏的頭腦像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)有良好的寫作能力和文字功夫熟練運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備熟識(shí)商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識(shí)迅速對(duì)文件、信息歸類、整理和查詢(10)秘書組織一．國際行政專業(yè)協(xié)會(huì)二．亞洲行政專業(yè)協(xié)會(huì)〔ＡＳＡ〕三．歐洲專業(yè)秘書協(xié)會(huì)〔ＥＡＰＳ〕四．國際專業(yè)秘書協(xié)會(huì)〔ＰＳＩ〕１９４２年成立于美國，１９５２年創(chuàng)立國際秘書節(jié)／周〔每年４月的最后一個(gè)星期的星期三〕ＣＰＳ專業(yè)秘書授證考試秘書刊物ＯＦＦＩＣＥＰＲＯ秘書授證一．ＣＰＳ證書-國際通用二．國家勞動(dòng)與社會(huì)保障部-職業(yè)資格證書三．國家教育部-英國劍橋秘書證書四．國家國家人事部-英國倫敦工商會(huì)秘書證書二、行政主管的自我管理現(xiàn)代行政主管勝任度測評(píng)行為表現(xiàn)偶爾經(jīng)?？偸悄愕膱F(tuán)隊(duì)讓你感到滿意12345678你的部下欽佩你的學(xué)識(shí)12345678你喜歡挑戰(zhàn)高難度的工作12345678你的意見得到領(lǐng)導(dǎo)的支持12345678你能夠很快找到解決問題的辦法12345678你選人注重情商與智商的均衡12345678你的部下把工作當(dāng)成樂趣12345678你對(duì)部下教育多于管理12345678你的部下都有學(xué)習(xí)的榜樣12345678你能在一分鐘內(nèi)說清你的職責(zé)目標(biāo)12345678你的影響力大于你的權(quán)力12345678你的團(tuán)隊(duì)能夠改造不良行為12345678蓋洛普測試題1·完成角色轉(zhuǎn)換經(jīng)營范圍崗位——組織業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)個(gè)人——團(tuán)隊(duì)核心能力專業(yè)——用人工作方式努力——借力從業(yè)務(wù)精英到行政主管荀子：“君子生非異也，善假于物也〞鄭周永-鄭夢九業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)2、如何獲取快速成長的能量2：裂變式：學(xué)習(xí)，實(shí)踐，反思……能力能量獲得模式1：累加式：學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)……職位能量能力能量能量來源802050502080一般優(yōu)秀卓越釋放3、行政管理工作的均衡法那么部門全局失衡=失敗任何一個(gè)系統(tǒng)，為了自己的存在，都要保持平衡，無論自然現(xiàn)象還是人自身，一旦失衡，后果都將是災(zāi)難性的?！较蚋小执绺小巧?、行政工作百日成就方案法最終實(shí)現(xiàn)的績效402010順序發(fā)生的事件30158至關(guān)重要的資源30158合計(jì)：分洞悉評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)清楚因果關(guān)系保持頂級(jí)優(yōu)勢擺脫人際陷井?dāng)嗟糇约和寺沸姓芾砦屙?xiàng)要領(lǐng)5．科學(xué)的工作方法

(1)6W3H公式法WHATWHENWHEREWHOWHYWHICHHOWHOWMANYHOWMUCH

(2)PDCA循環(huán)法

PDCA

它是一種很科學(xué)的管理程序，同時(shí)也是一種很科學(xué)的工作程序。PDCA循環(huán)工作步驟圖APCD修正后再執(zhí)行對(duì)檢查結(jié)果做出修正設(shè)定目標(biāo)搜索信息擬定方案制作方案工作表檢查執(zhí)行情況按方案工作表執(zhí)行工作

(3)VSAFE快速?zèng)Q策法價(jià)值〔Valuable〕考察方案對(duì)目標(biāo)的奉獻(xiàn)適宜〔Suitable〕考察方案是否與策略吻合認(rèn)可〔Acceptable〕考察方案是否確實(shí)可接受可行〔Feasible〕考察方案是否成功持久〔Eternal〕考察方案是否符合長期利益(4)頭腦風(fēng)暴法“BrainStorming〞。韋氏國際大字典定義：一組人員通過開會(huì)方式就某一特定問題出謀獻(xiàn)策，群策群力，解決問題。它利用一種思想產(chǎn)生過程，鼓勵(lì)提出任何種類的方案設(shè)計(jì)思想，同時(shí)禁止對(duì)各種方案的任何批評(píng)。Hot!簡介(5)平行思維

—六頂思考帽子平行思維是一個(gè)管理我們思維本身的一種方法。它將我們的思維從不同側(cè)面和角度進(jìn)行分解，分別進(jìn)行考慮，而不是同時(shí)考慮很多因素。同一個(gè)時(shí)間同時(shí)從一個(gè)角度和側(cè)面進(jìn)行思考(6)甘特圖簡介甘特圖(Ganttchart)是本世紀(jì)初由亨利?甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡單,根本是一條線條圖,橫軸表示時(shí)間,縱軸表示活動(dòng)(工程),線條表示在整個(gè)期間上方案和實(shí)際的活動(dòng)完成情況.它直觀地說明任務(wù)方案在什么時(shí)候進(jìn)行,及實(shí)際進(jìn)展與方案要求的比照.管理者由此極為便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)(工程)還剩下哪些工作要做,并可評(píng)估工作是提前還是滯后,亦或正常進(jìn)行.是一種理想的控制工具.(7)魚骨分析法問題因素4因素2因素3因素1(8)評(píng)估工具—Q12我知道對(duì)我的工作要求嗎我有工作必備的材料和設(shè)備嗎再工作中我有時(shí)機(jī)每天做我最擅長的事嗎在上周我因?yàn)楣ぷ鞒錾艿奖頁P(yáng)嗎我覺得我的主管或同事關(guān)心我的個(gè)人情況工作單位有人鼓勵(lì)我的開展嗎在工作中,我覺得我的意見受到重視嗎公司的使命和目標(biāo)是否使我覺得工作重要我的同事是否致力于高質(zhì)量的工作工作單位是否有個(gè)我最要好的朋友在過去的六個(gè)月中,單位有人和我談及我的進(jìn)步嗎在過去的一年里,我在工作中有時(shí)機(jī)學(xué)習(xí)和成長嗎(9)自我SWOT對(duì)內(nèi)部狀況而言,我的優(yōu)勢是?對(duì)內(nèi)部狀況而言,我的劣勢是?對(duì)外部情況而言,我的機(jī)遇是?對(duì)外部情況而言,我的威脅是?(10)ABC圖嘗試每天完成幾個(gè)AB占你工作的大局部有時(shí)間再做C一個(gè)工作日三、行政部門的內(nèi)部管理行政工作主要管理對(duì)象行政主管文員、秘書行政職員工勤人員行政工作團(tuán)隊(duì)一、精簡原那么二、優(yōu)化組合原那么1、找準(zhǔn)管理模式3.培訓(xùn)4.評(píng)校5.習(xí)慣6.創(chuàng)新2.預(yù)熱1.測選老板經(jīng)理人約束激勵(lì)替代幫助控制前景領(lǐng)導(dǎo)就是教練,不善于教導(dǎo)，就不能領(lǐng)導(dǎo).領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)研發(fā)作業(yè)操作力思辨力感召力專注力2·把握員工的3項(xiàng)需求薪資福利情感愉悅能力增值勞動(dòng)成本情感成本員工滿意度=收益×感知度付出×感知度3、激活內(nèi)在動(dòng)力無形激勵(lì)有形化20304050601.認(rèn)同法大隊(duì)長的信3.階梯法五星級(jí)員工外動(dòng)力成長激勵(lì)薪酬激勵(lì)內(nèi)動(dòng)力內(nèi)動(dòng)力2.反推法阿生的醋4、強(qiáng)化執(zhí)行機(jī)制事先：承諾法事中：反響法事后：5C法當(dāng)行為得到獎(jiǎng)罰時(shí)，就會(huì)形成或改變習(xí)慣5C：分析construe輔導(dǎo)coach培訓(xùn)conditioning鼓勵(lì)cheeron處分comedownupon45%——95%當(dāng)結(jié)果被反響時(shí)，改善就會(huì)發(fā)生負(fù)面反響-10-20中性反響40-50正面反響50-805、創(chuàng)造超常成績潛能定律:生命體都存在巨大的潛力，通過競賽，可以激發(fā)更快，更強(qiáng)，更高的欲望，持續(xù)不斷地刷新紀(jì)錄?！▋?nèi)基爐對(duì)爐人對(duì)人的競爭；可妒的第三者。競賽模式A.崗位競賽B.團(tuán)隊(duì)競賽C.單項(xiàng)比賽D.全能競賽競賽原那么★倡導(dǎo)公平競爭★及時(shí)反響效果★追求多贏效果四、經(jīng)驗(yàn)積累與知識(shí)創(chuàng)新管理P46-441、“案例法〞沉淀成功經(jīng)驗(yàn)根據(jù)管理目的，導(dǎo)向性的提供相關(guān)事例，組織員工討論，得出多種啟示，提升解決實(shí)際問題能力的經(jīng)驗(yàn)管理方法。最終沉淀為企業(yè)的案例集。多解性具體性范例法案例法參與性示范性問題-成功經(jīng)驗(yàn)-討論-啟示問題-討論-員工的心得-啟示給不給時(shí)機(jī)2、鼓勵(lì)創(chuàng)新行為、整合智慧資源儲(chǔ)藏法量淘法流動(dòng)法組合法平臺(tái)法當(dāng)資源沒有被整合時(shí)，其價(jià)值并不比垃圾更高?！諣柭?/p>

群商——團(tuán)隊(duì)的智商。3、文檔管理與處理文檔的歸檔原那么：一、是在本企業(yè)活動(dòng)中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時(shí)期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對(duì)企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值的。文檔的歸檔方法：1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按時(shí)間組卷4、按地區(qū)組卷5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷6、按作者組卷7、按結(jié)構(gòu)組卷8、按工作階段組卷9、按專業(yè)組卷歸檔案卷內(nèi)的根本排列方法：一、上級(jí)機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前，來文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。信息的含義信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會(huì)現(xiàn)象，客觀世界的一切事物及其運(yùn)動(dòng)都是信息之源。信息的特征客觀性共享性開發(fā)性傳遞性時(shí)效性存儲(chǔ)性可塑性無限性4.信息管理5.文書制作文書——所有在辦公中使用的文件、信函、等紙面文書，或稱應(yīng)用文作用——貫徹方針政策，書面領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)，內(nèi)部溝通、對(duì)外聯(lián)絡(luò)不可缺少的辦公手段，也是工作程序和日后考證的重要憑證內(nèi)容與外觀——表達(dá)單位的人員素質(zhì)表達(dá)單位的管理水平表達(dá)單位的對(duì)外形象要求——認(rèn)真、嚴(yán)肅、標(biāo)準(zhǔn)、迅速

A特點(diǎn)1、使用廣泛，對(duì)象明確2、約定俗成，格式固定3、內(nèi)容真實(shí)，實(shí)事求是4、講究時(shí)效，重視辦理5、語言明確，風(fēng)格獨(dú)特B.分類指揮性文書——指示標(biāo)準(zhǔn)性文書——章程報(bào)請性文書——請示知照性文書——通知聯(lián)絡(luò)性文書——信函記錄性文書——會(huì)議記錄報(bào)導(dǎo)性文書——新聞法律性文書——合同

C.寫作要求

意思明確——明白無誤，讓人一目了然文理通順——即流暢表達(dá)，又顯示寫作水平觀點(diǎn)正確——有道理，不搞歪理實(shí)事求是——真實(shí)，不掩飾，不夸張及時(shí)迅速——講效率，講效益，不拖拉誤事

簡明生動(dòng)——增加可讀性，防白話、套話、干巴巴層次清楚——有先有后，段落清晰，不轉(zhuǎn)圈標(biāo)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)——正確運(yùn)用，防一逗到底格式適宜——不同文種用不同格式D寫作程序明確寫作主旨——給寫作定位，目的？寫什么？文種？怎么寫？收集信息資料——供寫作參考，需要哪些？怎么收集？如何整理？擬定結(jié)構(gòu)提綱——搭寫作框架，通盤安排，強(qiáng)化要點(diǎn)，有祥有簡

完成正文草稿——填寫作內(nèi)容，按照提綱一步步充實(shí)內(nèi)容，加工成章認(rèn)真修改檢查——定寫作終稿，反復(fù)推敲斟酌，直至滿意E、商務(wù)信函的六個(gè)C要求：1．正確〔Correctness〕涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。2．清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？4．完整(Completeness)表達(dá)〔意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等〕完整，不可遺漏。5．簡潔〔Conciseness〕文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。6．禮貌〔Courtesy〕態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。商務(wù)信函寫作要領(lǐng)稱呼正確，語氣適當(dāng)言簡意賅，表達(dá)正確交談?wù)\懇，平實(shí)話語防止幽默，不要抒情祝頌語言，商業(yè)性強(qiáng)先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說明G公文公文特點(diǎn)----1、制發(fā)者的法定性；2、作用的權(quán)威性；3、效用的現(xiàn)實(shí)性；4、體式的標(biāo)準(zhǔn)性；5、制作的程序性；中國公文范圍按事業(yè)范圍分-----專用公文；通用公文按行文方向分-----上行文；下行文；平行文按公文來源分-----收進(jìn)文；外發(fā)文；內(nèi)部文按發(fā)文性質(zhì)分-----問文；復(fù)文按處理要求分-----參閱性公文；承辦性公文按辦文時(shí)間分-----特急文〔特急件〕；急辦文〔急件〕；常規(guī)文〔平件〕按機(jī)密程度分-----絕密文；機(jī)密文；秘密文；普通文公文處理方法和程序三大環(huán)節(jié)：1、發(fā)文處理：擬稿---審核---簽發(fā)---登記---繕印---用印---分發(fā)2、收文處理：簽收---登記---分辦---擬辦---批辦---承辦---催辦--督辦---辦復(fù)3、公文管理：制定立卷類目表---歸卷---調(diào)用---立卷---歸檔---銷毀公文行文規(guī)那么l

行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致l

行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握l

行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍相對(duì)應(yīng)l

行文線路要盡量縮短l

處理好主送與抄送的關(guān)系l

經(jīng)過批準(zhǔn)，有些文件可以通過新聞媒介公開發(fā)布l

如有必要，可以聯(lián)合行文l

黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行通用公文的格式1、排版——自左至右2、單位——國家法定計(jì)量單位3、字體——發(fā)文單位初號(hào)宋體標(biāo)題2、3號(hào)宋體4、用紙——A4、B55、文頭——套紅，占首頁三分之一中國公文種類——12類13種1．命令——發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強(qiáng)制性行政措施2．決定——對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的安排3．議案——各級(jí)政府向同級(jí)人民代表大會(huì)或常委會(huì)提請審議事項(xiàng)4．指示——對(duì)下級(jí)布置工作，說明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原那么5．批復(fù)——答復(fù)下級(jí)請示事項(xiàng)6．通告、公告——一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事；向國內(nèi)外宣布重要或法定的事7．通知——批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和無隸機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免，傳達(dá)周知事項(xiàng)8．通報(bào)——表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)得要精神或情況9．報(bào)告——向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議，答復(fù)詢問10．請示——向上級(jí)請求指示批準(zhǔn)11．函——無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復(fù)，向主管部門請求批準(zhǔn)12．會(huì)議紀(jì)要——記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)

H社交禮儀文書

目的、要求禮節(jié)性強(qiáng)，通常文字短，但十分注意禮節(jié)，一旦失禮或施禮不當(dāng)，會(huì)導(dǎo)致不良后果。有明確的目的，要表達(dá)出寫作者的意旨，是祝賀、是感謝、是吊唁，不能混淆。標(biāo)準(zhǔn)中有靈活性，行文要得體，根據(jù)目的、對(duì)象、場合選擇體裁形式，行文款式，語體風(fēng)格要與所用的文體和諧一致。禮儀文書種類類別：卡片類：如圣誕賀卡、生日賀卡信函類：如感謝信、祝詞、訃告柬帖類：如請柬、聘書I經(jīng)濟(jì)文書含義——為處理經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的各種關(guān)系，并作為處理財(cái)政經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)那么而行使的一種文書特點(diǎn)：具有法律效力，受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式嚴(yán)格，語言嚴(yán)密〔合同〕不具法律效力，不受法律保護(hù)的經(jīng)濟(jì)文書寫作格式靈活，可采用多種文體〔市場調(diào)查、產(chǎn)品說明〕經(jīng)濟(jì)文書寫作要求遵循經(jīng)濟(jì)政策和法規(guī)，使文書有效確切掌握專業(yè)內(nèi)容，使文件到達(dá)預(yù)期要求制作內(nèi)容嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)，文字精確、嚴(yán)密格式標(biāo)準(zhǔn)正確五、行政統(tǒng)籌管理關(guān)鍵事物控制1、辦公室管理舒適美觀和諧便利實(shí)用、方便環(huán)保健康氣派個(gè)性良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn)安全環(huán)境顏色環(huán)境綠化環(huán)境設(shè)備環(huán)境光線環(huán)境空氣環(huán)境聲音環(huán)境辦公室布置的環(huán)境要求

辦公室日常工作技巧行政文秘人員的辦公室事務(wù)行政文秘人員的主要日常工作日常工作的三大特征日常工作的四大作用辦公室事務(wù)管理

2、管理房的設(shè)備設(shè)施語音信箱開通UPS支持系統(tǒng)維修合同管理與公司的效勞外包集團(tuán)管理系統(tǒng)〔內(nèi)部通話免費(fèi)〕鈴響三聲必接原那么管理標(biāo)準(zhǔn)所有人員的點(diǎn)正確分機(jī)隨辦公桌變化更新接線員接話考核接化語言/語音質(zhì)量監(jiān)督節(jié)假日語音信箱接線員考勤安排原那么管理購置費(fèi)用歸屬職能導(dǎo)向型職位導(dǎo)向型限制上限節(jié)約歸屬原那么被盜用賠償原那么遺失賠償原那么3、食堂外包招標(biāo)流程案例共收到31人的報(bào)名資料第一階段:招標(biāo)與資質(zhì)審查第二階段:擬訂合同與雙方協(xié)商第三階段:現(xiàn)場辯論與費(fèi)用投標(biāo)對(duì)31名報(bào)名者資料審查第一次篩選對(duì)7名入選者進(jìn)行咨詢辯論調(diào)查,第三次篩選擬訂文件資料向入選者公布資料.對(duì)各食堂綜合狀況進(jìn)行現(xiàn)場介紹,雙方協(xié)商修訂相關(guān)文件現(xiàn)場辯論評(píng)分費(fèi)用投標(biāo)與議標(biāo)第四階段:簽訂承包合約發(fā)布招標(biāo)廣告接受報(bào)名對(duì)15名入選者進(jìn)行社會(huì)調(diào)查和經(jīng)營場所觀察,第二次篩選從中選取15人包括:合同草案.監(jiān)管條例草案和人員安置政策用一星期讓入選者了解各食堂狀況和文件內(nèi)容,然后進(jìn)行下一階段投標(biāo)工作由評(píng)審小組分別就入選者的資歷管理設(shè)想.人員安置.衛(wèi)生措施.采購渠道.效勞設(shè)想等多方面進(jìn)行提問選取了資質(zhì)最好的7人參加投標(biāo)入選者分別對(duì)各食堂套餐單價(jià)進(jìn)行投標(biāo),評(píng)審小組綜合辯論得分與投標(biāo)得分議標(biāo),確定中標(biāo)者.潛規(guī)那么？4、辦公室搬家管理搬家公司選定各部門時(shí)間安排部門負(fù)責(zé)人與行政部負(fù)責(zé)人總協(xié)調(diào)人紙箱，膠帶，白板筆封箱記錄與物件標(biāo)明紙箱運(yùn)抵安排跳線搬家車輛清點(diǎn)甲地啟運(yùn)通知，乙地人員就位5、與寫字樓的物業(yè)關(guān)系租金的及時(shí)給付水，暖，氣，電費(fèi)用的審核投訴效勞時(shí)的分寸空調(diào)的額外使用裝修改造時(shí)的流程業(yè)主方的刁難施工時(shí)現(xiàn)狀的改變各類線路，管道的改變原樓宇的圖紙借用業(yè)主推薦的施工隊(duì)修復(fù)原狀原那么6、員工的緊急避難演習(xí)六、行政統(tǒng)籌必備的溝通技巧1、管理溝通成功圖解現(xiàn)實(shí)目標(biāo)行為認(rèn)同認(rèn)知協(xié)調(diào)行為協(xié)調(diào)行為校正管理對(duì)象管理者差距所在管理溝通溝通九大癥結(jié)情況不明目標(biāo)模糊責(zé)任錯(cuò)位對(duì)象錯(cuò)位拒絕溝通曲解誤解形式不當(dāng)缺少反響不良干擾2、有效溝通4大熱鍵內(nèi)向外向強(qiáng)勢摩羯.金牛.天蝎獅子.射手.水瓶弱勢處女.巨蟹.雙魚雙子.天秤.白羊3、表揚(yáng)批評(píng)5步法事先明確你對(duì)工作的評(píng)價(jià)。具體指出問題在哪里。告訴他錯(cuò)誤的危害，你為此而難受。沉默片刻，讓他們感受你的心情。表示你對(duì)他充滿希望。事先明確你對(duì)工作的評(píng)價(jià)。告訴他們好在什么地方。說明事件的價(jià)值，你為此而快樂。沉默片刻，讓他們感覺你的快樂。鼓勵(lì)他們再接再厲。批評(píng)改善行為4、管理說服7式利害誘導(dǎo)式意念滲透式情境示范式緩沖說服式間接通道式快速細(xì)節(jié)式反轉(zhuǎn)說服式將關(guān)系利害陳述清楚將我的意念變成他的意念以親身經(jīng)歷或現(xiàn)場操作將問題冷卻后處理通過其他媒介達(dá)成溝通列出具有說服力的細(xì)節(jié)部分認(rèn)可而后說服說服達(dá)成共識(shí)

辦公室工作語言規(guī)范

與上司溝通的技巧七、會(huì)議組織與活動(dòng)管理

1、管理公司大型會(huì)議流程日程安排內(nèi)容準(zhǔn)備發(fā)言人核實(shí)費(fèi)用請示場地落實(shí)場地談判起草文稿核實(shí)出席人安排接送賓館住宿禮品準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備名單清單請柬制作會(huì)議記錄記錄整理2、大型會(huì)議管理要項(xiàng)會(huì)議費(fèi)用會(huì)議場地人員范圍會(huì)議公告嘉賓邀請會(huì)議接待對(duì)外協(xié)調(diào)專題小組住宿事宜餐飲安排會(huì)場控制價(jià)格談判文件制作3、大型會(huì)議管理細(xì)那么1會(huì)議費(fèi)用人員范圍文件制作場地費(fèi)餐飲費(fèi)茶點(diǎn)費(fèi)住宿費(fèi)租車費(fèi)司機(jī)費(fèi)紅包橫幅費(fèi)臨時(shí)房警察費(fèi)記者費(fèi)禮品費(fèi)規(guī)劃內(nèi)容特約寫稿稿件組織文本審查文本匯編文本制作文本發(fā)放總結(jié)制發(fā)市場部公關(guān)部銷售部行政部人力部售后效勞IT人員秘書處外包人員專題小組參加部門經(jīng)驗(yàn)人員總指揮部禮儀制定4、大型會(huì)議管理細(xì)那么2會(huì)議場地會(huì)議公告嘉賓邀請檔次確定場地選擇價(jià)格談判停車場地指示牌位桌椅擺放名簽準(zhǔn)備橫幅制作音響系統(tǒng)音響師電腦系統(tǒng)屏幕系統(tǒng)公告起草部門確認(rèn)時(shí)間地點(diǎn)會(huì)議要求與會(huì)人員會(huì)議日程會(huì)議事項(xiàng)嘉賓確認(rèn)發(fā)邀請人請柬制作發(fā)言確認(rèn)發(fā)言稿件機(jī)場接站住宿安排餐飲陪同返程機(jī)票講課費(fèi)用隨從人員禮品頒發(fā)5、大型會(huì)議管理細(xì)那么3餐飲安排價(jià)格談判對(duì)外協(xié)調(diào)通知記者廣告公司攝影攝像數(shù)字傳送禮品制作禮品發(fā)放公安部門相關(guān)部門招待晚宴桌簽制作桌位安排陪同人員酒水標(biāo)準(zhǔn)飲料標(biāo)準(zhǔn)司機(jī)招待媒體招待場地價(jià)格餐飲價(jià)格茶點(diǎn)價(jià)格住宿價(jià)格效勞費(fèi)用剪彩價(jià)格娛樂價(jià)格同聲傳