《秘書(shū)基礎(chǔ)》課件-第三章 信息與秘書(shū)工作2

第三章信息與秘書(shū)工作

02第二節(jié)秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求明確:（1）針對(duì)性（2）綜合性（3）時(shí)效性（4）經(jīng)常性一、秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)特點(diǎn)秘書(shū)信息工作的針對(duì)性，主要包括以下幾方面內(nèi)容：（1）結(jié)合業(yè)務(wù)

即注意信息工作的專(zhuān)業(yè)性（2）圍繞中心

即圍繞政策的貫徹落實(shí)與中心工作進(jìn)行（3）針對(duì)問(wèn)題

即按領(lǐng)導(dǎo)的指示、意圖，進(jìn)行專(zhuān)題調(diào)查2．秘書(shū)信息工作的針對(duì)性、綜合性、時(shí)效性、

經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么？秘書(shū)信息工作的綜合性：領(lǐng)導(dǎo)決策，擬定計(jì)劃，制定措施，大都需要帶有全局性或綜合性的信息。而且，領(lǐng)導(dǎo)層次越高，對(duì)信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信息不是多種信息的堆砌拼湊，而是將多種有用的信息融合成一個(gè)有機(jī)整體。提供綜合性的信息服務(wù)，一般由秘書(shū)部門(mén)承擔(dān)，或由秘書(shū)部門(mén)組織有關(guān)部門(mén)共同完成。

秘書(shū)信息工作的時(shí)效性：秘書(shū)信息工作要特別注意時(shí)效性。時(shí)效性有及時(shí)性和適時(shí)性兩種形式。所謂及時(shí)性，即強(qiáng)調(diào)信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時(shí)性，即講究提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)。

秘書(shū)信息工作經(jīng)常性這個(gè)特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在起草文件和撰制各種文字材料上，還包括現(xiàn)在已廣泛使用的網(wǎng)上電子郵件。秘書(shū)信息工作的原則主要有三條：二、秘書(shū)信息工作的原則有哪幾條？具體內(nèi)容分別是什么？1．追蹤原則：決策方案在實(shí)施過(guò)程中，必然會(huì)出現(xiàn)主客體狀況的變化，秘書(shū)人員應(yīng)及時(shí)追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機(jī)構(gòu)和決策者準(zhǔn)確掌握情況，及時(shí)調(diào)整、修訂、完善決策方案。2．超前原則：秘書(shū)信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的：第一，任何信息總是產(chǎn)生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后，再快的信息，也有滯后性；第二，領(lǐng)導(dǎo)必須有所預(yù)見(jiàn)，走在事物運(yùn)動(dòng)的前面。這就要求秘書(shū)搶時(shí)間，爭(zhēng)主動(dòng)，超前收集信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供"預(yù)測(cè)性"信息。如果凡事總是事后了解，提供"馬后炮"信息，那就作用甚微。3．選優(yōu)原則：客觀上說(shuō)，凡是信息都是有用的。但秘書(shū)必須針對(duì)工作需要，利用信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)所接觸的信息，迅速準(zhǔn)確地加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無(wú)效信息，哪些是干擾信息，從而對(duì)信息選優(yōu)。1．準(zhǔn)確：即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可靠。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書(shū)收集到的原始信息要可靠、真實(shí)，處理信息要堅(jiān)持主觀傾向性與客觀真實(shí)性相統(tǒng)一。如實(shí)反映情況，才能保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及決策者依據(jù)真實(shí)的、準(zhǔn)確的信息作出恰當(dāng)?shù)呐袛嗪涂茖W(xué)決策。如果信息不準(zhǔn)，必然會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作造成失誤。因此，準(zhǔn)確，應(yīng)是秘書(shū)信息工作的靈魂。2．及時(shí)：即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)迅速，講究時(shí)效。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)秘書(shū)信息工作的時(shí)效性提出了更高的要求，不僅信息傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。如果信息處理不及時(shí)，就會(huì)失去信息的價(jià)值，甚至造成嚴(yán)重?fù)p失。3．全面：即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實(shí)地反映事物各方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各方面的信息，權(quán)衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

三、秘書(shū)信息工作的要求這節(jié)課我們主要學(xué)習(xí)了秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求。秘書(shū)信息工作有四大特點(diǎn)，即針對(duì)性、綜合性、時(shí)效性和經(jīng)常性；秘書(shū)信息工作的原則包括追蹤原則、超前原則和選優(yōu)原則；秘書(shū)信息工作的基本要求是"準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用"。

課堂小結(jié)某公司王秘書(shū)從媒體上獲知我國(guó)數(shù)處發(fā)生森林大火的信息，預(yù)測(cè)我國(guó)木材、紙張將大幅漲價(jià)，便建議公司大批購(gòu)進(jìn)紙張庫(kù)存起來(lái)，不久公司贏利10萬(wàn)元。其后，他了解到在一次全國(guó)訂貨會(huì)上，傳出機(jī)電產(chǎn)品從過(guò)去供不應(yīng)求轉(zhuǎn)到了供過(guò)于求的市場(chǎng)信息，于是建議公司加速銷(xiāo)售庫(kù)存機(jī)電產(chǎn)品，并對(duì)該類(lèi)商品實(shí)行限購(gòu)方針。此舉使公司加速了資金周轉(zhuǎn)，提高了經(jīng)濟(jì)效益。王秘書(shū)也被員工們稱為"神算子"。

課后練習(xí)參考答案：

信息是企業(yè)的命脈之一，這就要求企業(yè)秘書(shū)必須具有對(duì)信息的特殊敏感性，善于通過(guò)各種渠道發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，并能敏銳地掂量出它的重要意義，及時(shí)捕捉，向領(lǐng)導(dǎo)提供"預(yù)測(cè)性"信息。以上案例中的王秘書(shū)之所以被員工們稱為"神算子"，是因?yàn)樗趯?shí)際工作中處處留心有價(jià)值的信息，并及時(shí)向公司提出建議，從而讓信息產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

王秘書(shū)的這種對(duì)信息的超前預(yù)測(cè)，從秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，具有針對(duì)性和時(shí)效性；從秘書(shū)信息工作的原則來(lái)看，他把握了超前原則和選優(yōu)