采購部工作流程圖

采購部工作流程圖匯報人：XX2024-01-24目錄contents采購部概述與職責(zé)采購需求分析與計劃制定供應(yīng)商尋找、評估與選擇采購談判與合同簽訂采購訂單執(zhí)行與跟蹤管理付款結(jié)算與財務(wù)對賬采購績效評估與持續(xù)改進采購部概述與職責(zé)01采購部職能定位負責(zé)公司的采購戰(zhàn)略規(guī)劃、采購計劃制定及實施。采購成本控制與優(yōu)化，確保采購活動的經(jīng)濟性和高效性。采購合同的談判、簽訂與執(zhí)行。供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇與管理。采購部組織結(jié)構(gòu)采購經(jīng)理供應(yīng)商管理專員協(xié)助采購總監(jiān)工作，分管具體的采購業(yè)務(wù)。負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估與關(guān)系維護。采購總監(jiān)采購專員采購數(shù)據(jù)分析師負責(zé)采購部的整體規(guī)劃與戰(zhàn)略制定。負責(zé)采購訂單的下達、跟催、入庫等具體操作。負責(zé)采購數(shù)據(jù)的收集、整理、分析工作。采購數(shù)據(jù)分析師1名，負責(zé)采購數(shù)據(jù)的收集、整理、分析工作，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)商管理專員2名，負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估與關(guān)系維護。采購專員若干名，根據(jù)業(yè)務(wù)需求配置，負責(zé)具體的采購操作。采購總監(jiān)1名，負責(zé)制定采購戰(zhàn)略、審批采購計劃與預(yù)算。采購經(jīng)理2名，分管不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的采購工作，協(xié)助采購總監(jiān)完成各項任務(wù)。采購部人員配置及職責(zé)采購需求分析與計劃制定02

識別采購需求收集各部門采購申請定期收集公司各部門的采購需求，包括所需物品、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等信息。分析歷史采購數(shù)據(jù)通過對歷史采購數(shù)據(jù)的分析，了解公司采購趨勢和需求變化，為識別當(dāng)前采購需求提供參考。市場調(diào)研與分析進行市場調(diào)研，了解市場供應(yīng)情況、價格波動、新技術(shù)應(yīng)用等信息，為識別采購需求提供依據(jù)。對收集到的采購需求進行深入分析，包括需求的緊迫性、重要性、可實現(xiàn)性等。需求分析預(yù)算評估資源評估根據(jù)采購需求和公司預(yù)算，評估采購需求的預(yù)算合理性，確保采購計劃符合公司財務(wù)規(guī)劃。評估公司現(xiàn)有資源是否能夠滿足采購需求，如庫存、人力、時間等。030201評估采購需求合理性確定采購目標制定采購策略編制采購計劃審批與調(diào)整制定采購計劃根據(jù)識別出的采購需求和評估結(jié)果，明確采購的目標，包括采購物品、數(shù)量、質(zhì)量、價格等。根據(jù)采購策略和目標，編制詳細的采購計劃，包括采購時間表、供應(yīng)商選擇、合同條款等。根據(jù)采購目標和市場情況，制定相應(yīng)的采購策略，如集中采購、分散采購、長期協(xié)議等。將采購計劃提交給上級審批，并根據(jù)審批意見進行調(diào)整和完善。供應(yīng)商尋找、評估與選擇03供應(yīng)商尋找途徑通過市場調(diào)研了解行業(yè)內(nèi)的供應(yīng)商情況，收集潛在供應(yīng)商的信息。參加行業(yè)內(nèi)的專業(yè)展會，與參展的供應(yīng)商進行面對面的交流和了解。利用B2B電子商務(wù)平臺、行業(yè)網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)渠道，搜索和篩選合適的供應(yīng)商。通過行業(yè)協(xié)會獲取供應(yīng)商推薦和相關(guān)信息。市場調(diào)研專業(yè)展會網(wǎng)絡(luò)平臺行業(yè)協(xié)會根據(jù)采購需求和公司標準，制定供應(yīng)商的資格要求。資格要求制定要求潛在供應(yīng)商提供相關(guān)資格文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、質(zhì)量認證等。資格文件收集對收集到的資格文件進行審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營和質(zhì)量保證能力。資格文件審核供應(yīng)商資格預(yù)審根據(jù)采購需求和供應(yīng)商情況，制定現(xiàn)場考察計劃。考察計劃制定組織專業(yè)人員對供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平等?，F(xiàn)場考察實施對現(xiàn)場考察結(jié)果進行詳細記錄，為后續(xù)評估和選擇提供依據(jù)?？疾旖Y(jié)果記錄供應(yīng)商現(xiàn)場考察選擇決策制定根據(jù)綜合評估結(jié)果，制定供應(yīng)商選擇決策。綜合評估對供應(yīng)商的資格預(yù)審結(jié)果、現(xiàn)場考察結(jié)果、報價等進行綜合評估。合同簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。供應(yīng)商選擇決策采購談判與合同簽訂0403制定談判策略根據(jù)市場調(diào)研和采購需求，制定相應(yīng)的談判策略，包括談判目標、底線、備選方案等。01市場調(diào)研收集相關(guān)市場信息，分析供應(yīng)商市場狀況，了解行業(yè)動態(tài)和趨勢。02明確采購需求根據(jù)企業(yè)實際需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、價格等要求。采購談判準備組建談判團隊根據(jù)談判需要，組建專業(yè)的談判團隊，包括采購、技術(shù)、法務(wù)等相關(guān)人員。安排談判議程與供應(yīng)商協(xié)商確定談判時間、地點、議程等事項，確保談判順利進行。進行談判磋商在談判過程中，雙方就采購物品或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期等關(guān)鍵條款進行磋商，爭取達成最有利的協(xié)議。采購談判實施對談判過程中達成的各項協(xié)議進行梳理，確保雙方對合同內(nèi)容有清晰的認識。梳理談判結(jié)果根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。起草合同文本組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同條款的合法性和合理性。審核合同條款合同條款確定雙方對合同文本無異議后，正式簽署采購合同。合同簽訂按照合同約定，雙方履行各自的權(quán)利和義務(wù)，包括交貨、驗收、付款等環(huán)節(jié)。合同履行在合同履行過程中，如需變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議。合同變更與解除合同簽訂及履行采購訂單執(zhí)行與跟蹤管理050102下達采購訂單采購訂單經(jīng)審批后，自動發(fā)送至供應(yīng)商，同時采購部保留一份訂單副本作為跟蹤依據(jù)。采購部根據(jù)采購計劃，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，明確采購物品、數(shù)量、價格、交貨期等關(guān)鍵信息。訂單執(zhí)行情況跟蹤采購部定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨計劃等，確保供應(yīng)商按計劃執(zhí)行訂單。若供應(yīng)商提出訂單變更請求，采購部需評估變更對采購計劃和公司運營的影響，并與相關(guān)部門協(xié)商后決定是否接受變更。若供應(yīng)商出現(xiàn)交貨期延誤，采購部需及時了解原因及延誤時間，并通知相關(guān)部門做好應(yīng)對準備。采購部與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如分批交貨、空運等，以最小化延誤對公司運營的影響。若延誤嚴重影響公司生產(chǎn)或銷售，采購部需向上級匯報，并考慮采取法律手段追究供應(yīng)商責(zé)任。交貨期延誤應(yīng)對措施輸入標題02010403質(zhì)量問題處理流程若收到的貨物存在質(zhì)量問題，采購部需立即通知供應(yīng)商并要求其給出書面解釋和處理方案。若供應(yīng)商不配合或處理方案不合理，采購部需向上級匯報，并考慮采取法律手段追究供應(yīng)商責(zé)任。同時，將該供應(yīng)商列入黑名單，避免再次合作。根據(jù)評估結(jié)果，采購部與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨、折扣等處理方案，并跟進處理進度直至問題完全解決。采購部組織質(zhì)量部門對問題貨物進行檢驗和評估，確定問題的性質(zhì)和嚴重程度。付款結(jié)算與財務(wù)對賬06采購部門根據(jù)采購合同和訂單信息，在系統(tǒng)中提交付款申請，包括付款金額、付款方式、收款方信息等。財務(wù)部門核對付款申請與采購合同、訂單信息是否一致，以及是否符合公司付款政策和流程。付款申請經(jīng)過采購部門負責(zé)人審批后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門進行審核。審核通過后，財務(wù)部門在系統(tǒng)中進行付款操作，并記錄付款信息。付款申請?zhí)峤患皩徟鞒滩少彶块T在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，將其與采購合同、訂單信息進行核對，確保信息準確無誤。財務(wù)部門對發(fā)票信息進行復(fù)核，包括發(fā)票真?zhèn)?、金額是否正確等。發(fā)票核對及賬務(wù)處理核對無誤后，采購部門將發(fā)票信息錄入系統(tǒng)，并提交至財務(wù)部門進行審核。復(fù)核通過后，財務(wù)部門進行賬務(wù)處理，包括記錄應(yīng)付賬款、進項稅額等，并在系統(tǒng)中生成相應(yīng)的會計憑證。010204往來賬款核對及清理工作采購部門和財務(wù)部門定期核對往來賬款，確保雙方記錄一致。對于核對出的差異，雙方及時進行溝通并調(diào)整賬務(wù)記錄。采購部門負責(zé)跟進供應(yīng)商的應(yīng)收賬款情況，及時催款并處理相關(guān)糾紛。財務(wù)部門負責(zé)對應(yīng)付賬款進行清理，確保公司資金安全。03建立完善的采購和付款管理制度，明確各部門職責(zé)和操作流程。加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和審計，降低采購風(fēng)險。強化內(nèi)部控制，實行采購、付款、驗收等環(huán)節(jié)的分離和制約。建立財務(wù)風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在風(fēng)險。01020304財務(wù)風(fēng)險防范措施采購績效評估與持續(xù)改進07成本指標質(zhì)量指標交貨期指標服務(wù)指標采購績效評估指標設(shè)定01020304包括采購成本、運輸成本、庫存成本等，用于評估采購活動的經(jīng)濟性。如合格率、退貨率等，用于評估采購物品的質(zhì)量水平。如準時交貨率、交貨周期等，用于評估供應(yīng)商的交貨能力。如供應(yīng)商響應(yīng)速度、售后服務(wù)等，用于評估供應(yīng)商的服務(wù)水平。123收集采購過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)，并進行分類整理。數(shù)據(jù)收集與整理根據(jù)設(shè)定的評估指標，對采購績效進行定量和定性評估?？冃гu估分析評估結(jié)果，找出采購過程中存在的問題和瓶頸。問題診斷采購績效評估結(jié)果分析實施改進組織相關(guān)人員實施改進計劃，確保改進措施得到有效執(zhí)行。跟蹤監(jiān)控對改進計劃的執(zhí)行情況進行跟