計算機二級習(xí)題五章報表

第五章報表Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫5.1報表概述

報表的記錄源可以是表或查詢對象，還可以是一個SQL語句。報表中顯示的數(shù)據(jù)將來自記錄源指定的基礎(chǔ)表或查詢。報表上的其他信息（如標(biāo)題、日期和頁碼）存儲在報表的設(shè)計中。在報表中，對于負責(zé)顯示記錄源中某個字段數(shù)據(jù)的控件，需要將該控件的“控件來源”屬性指定為記錄源中的某個字段。使用報表可以創(chuàng)建郵件標(biāo)簽，可以在報表中顯示總計，可以對記錄按類別進行分組并計算分組總計等。5.1.1報表的組成

一般來說，報表的組成包括報表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報表頁腳五個部分，每個部分稱為一個“節(jié)”。報表中的信息可以分布在多個節(jié)中。此外，可以在報表中的每個組內(nèi)，添加組頁眉和組頁腳。（1）報表頁眉節(jié)報表頁眉在報表開頭出現(xiàn)一次。可以將報表頁眉用作諸如商標(biāo)、報表題目或打印日期等項目。報表頁眉打印在報表首頁的頁面頁眉之前。（2）頁面頁眉節(jié)頁面頁眉出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的頂部，可以用它顯示諸如頁標(biāo)題或列標(biāo)題等信息。（3）主體節(jié)主體節(jié)（也稱明細節(jié)）包含報表數(shù)據(jù)的明細部分。該節(jié)是對報表的基礎(chǔ)記錄源中每個記錄的重復(fù)。該節(jié)通常包含綁定到記錄源中字段的控件，但也可能包含未綁定控件，如標(biāo)識字段內(nèi)容的標(biāo)簽。主體節(jié)可以明細地顯示記錄。注意：如果特殊報表不需要主體節(jié)，可以在其屬性表中將主體節(jié)“高度”屬性設(shè)置為0。（4）頁面頁腳節(jié)頁面頁腳出現(xiàn)在報表中的每個打印頁的底部，可以用它顯示諸如日期或頁碼等信息。（5）報表頁腳節(jié)報表頁腳在報表的末尾出現(xiàn)一次?？梢杂盟@示諸如報表總計等項目。報表頁腳是報表設(shè)計中的最后一節(jié)，但是在打印時，報表頁腳出現(xiàn)在最后一個打印頁的最后一個主體節(jié)之后、最后一個打印頁的頁面頁腳之前。（6）組頁眉和組頁腳可以在報表中的每個組內(nèi)添加組頁眉和組頁腳。組頁眉顯示在新記錄組的開頭，可用于顯示分組字段的數(shù)據(jù)?？梢栽诮M頁眉顯示適用于整個組的信息，如組名稱等。組頁腳出現(xiàn)在每組記錄的結(jié)尾，可用于顯示該組的小計值等信息。5.1.2報表的視圖類型

在Access數(shù)據(jù)庫中，報表的視圖類型通常有如下三種：（1）設(shè)計視圖報表的“設(shè)計視圖”用于創(chuàng)建報表，它是設(shè)計報表對象的結(jié)構(gòu)、布局、數(shù)據(jù)的分組與匯總特性的窗口。若要創(chuàng)建一個報表，可在“設(shè)計”視圖中進行。在“設(shè)計視圖”中，使用“格式”工具欄可以更改字體或字體大小、對齊文本、更改邊框或線條寬度、應(yīng)用顏色或特殊效果等?？梢允褂脴?biāo)尺對齊控件。可將控件放在主體節(jié)中，或其他某個報表節(jié)中。還可以使用工具箱添加控件，如標(biāo)簽和文本框等。（2）打印預(yù)覽視圖報表的“打印預(yù)覽視圖”是用于測試報表對象打印效果的窗口。Access提供的打印預(yù)覽視圖所顯示的報表布局和打印內(nèi)容與實際打印結(jié)果是一致的，既所見既所得。（3）版面預(yù)覽視圖報表的“版面預(yù)覽視圖”是另一種測試報表對象打印效果的窗口。當(dāng)表中的記錄較多的時候，采用打印預(yù)覽視圖來檢驗報表的布局和功能實現(xiàn)情況會占用很長時間，這樣會影響報表設(shè)計的工作效率。為了讓用戶能夠預(yù)覽報表對象的打印效果，又不至于等待太長的時間，Access為報表對象安排了版面預(yù)覽視圖。把報表的“版面預(yù)覽視圖”與“打印預(yù)覽視圖”作比較，唯一的區(qū)別是版面預(yù)覽視圖只對數(shù)據(jù)源中的部分數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)格式化。5.1.3報表的類型

一般來說，Access2003提供了4種類型的報表。（1）縱欄式報表在縱欄式報表中，每個字段都顯示在主體節(jié)中的一個獨立的行上，并且左邊帶有一個該字段標(biāo)題標(biāo)簽。（2）表格式報表在表格式報表中，每條記錄的所有字段顯示在主體節(jié)中的一行上，其記錄數(shù)據(jù)的字段標(biāo)題信息標(biāo)簽，顯示在報表的頁面頁眉節(jié)中。（3）圖表報表圖表報表是指在報表中包含圖表顯示的報表。（4）標(biāo)簽報表標(biāo)簽報表是Access報表的一種特殊類型。如果將標(biāo)簽綁定到表或查詢中，Access就會為基礎(chǔ)記錄源中的每條記錄生成一個標(biāo)簽。報表的樣式5.1.4創(chuàng)建報表的方法

（1）“在設(shè)計視圖中創(chuàng)建報表”方法與“新建報表”對話框的“設(shè)計視圖”方法相同。（2）“使用向?qū)?chuàng)建報表”方法與“新建報表”對話框的“報表向?qū)А狈椒ㄏ嗤?.1.5修改報表的設(shè)計

在使用前面的創(chuàng)建報表的方法完成創(chuàng)建報表之后，用戶可以根據(jù)需要對某個報表的設(shè)計進行修改，包括可能要添加報表的控件、修改報表的控件或刪除報表的控件等。若要修改某個報表的設(shè)計，可在該報表的“設(shè)計”視圖中進行。進入報表的“設(shè)計”視圖方法：單擊（即選定）數(shù)據(jù)庫窗口右邊窗格中報表列表中的某個報表對象。單擊數(shù)據(jù)庫窗口工具欄中的“設(shè)計”按鈕，顯出該報表的“設(shè)計”視圖窗口。此時，即可進行修改操作。5.2創(chuàng)建報表

通過使用向?qū)?，可以快速?chuàng)建各種不同類型的報表。使用“標(biāo)簽向?qū)А笨梢詣?chuàng)建郵件標(biāo)簽，使用“圖表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建圖表，使用“報表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)報表。向?qū)釂栆恍﹩栴}，并根據(jù)問題的答案創(chuàng)建報表。然后用戶可以按自己的喜好在“設(shè)計視圖”中對報表進行自定義。用戶可以直接在“設(shè)計視圖”中創(chuàng)建自定義的報表。5.2.1自動創(chuàng)建縱欄式報表

例1

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”創(chuàng)建一個基于“學(xué)系”表的報表。報表名稱為：例1學(xué)系（縱欄式）報表。5.2.2自動創(chuàng)建表格式報表

使用“自動創(chuàng)建報表：表格式”創(chuàng)建基于一個表或查詢的報表。

例2

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“自動創(chuàng)建報表：表格式”創(chuàng)建一個基于“學(xué)系”表的報表。報表名稱為：例2學(xué)系（表格式）報表。5.2.3使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表

使用“報表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建基于多個表或查詢的報表。

例3

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“例4-26查詢學(xué)生全部成績”查詢的報表。報表名稱為：例3學(xué)生全部成績報表。5.2.4使用圖表向?qū)?chuàng)建報表

使用“圖表向?qū)А笨梢詣?chuàng)建基于多個表或查詢的報表。

例4

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“圖表向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“例4-31統(tǒng)計全校男學(xué)生和女學(xué)生的人數(shù)”查詢的圖表報表，該報表的“打印預(yù)覽視圖”如圖6-22所示。該報表名稱為：例4全校男學(xué)生和女學(xué)生人數(shù)的圖表報表。5.2.5使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報表

可以使用“標(biāo)簽向?qū)А被蛑苯釉凇霸O(shè)計視圖”中創(chuàng)建標(biāo)簽報表。使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建標(biāo)簽報表時，向?qū)蛴脩粼敿毺釂栍涗浽?、字段、布局以及所需格式，并根?jù)用戶的回答創(chuàng)建標(biāo)簽。一般來說，用戶可先使用向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽報表，然后在該報表的“設(shè)計視圖”中對標(biāo)簽的外觀進行自定義設(shè)計，這樣可以加快標(biāo)簽報表的創(chuàng)建過程。5.2.5使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建報表（例5）

例5

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“標(biāo)簽向?qū)А眲?chuàng)建一個基于“班級”表的標(biāo)簽報表。報表名稱為：例5班級的班主任標(biāo)簽報表。⑻單擊“可用字段：”列表框中的“班級名稱”，單擊該對話框中的“>”按鈕，立即在“原型標(biāo)簽：”下的框中顯出：{班級名稱}。按鍵盤上的“Enter”鍵，在{班級名稱}后換行，此時插入點位于“原型標(biāo)簽：”下的框中的第二行開頭，輸入“班主任：”。單擊“可用字段：”列表框中的“班主任”，單擊“>”按鈕，便在“原型標(biāo)簽：”下的框中第二行中的“班主任：”后邊顯出：{班主任}。按鍵盤上的“Enter”鍵，在{班主任}后換行，此時插入點位于“原型標(biāo)簽：”下的框中的第三行開頭，輸入“電話：”。單擊“可用字段：”列表框中的“聯(lián)系電話”，單擊>按鈕，便在“原型標(biāo)簽：”下的框中第三行中的“電話：”后邊顯出：{聯(lián)系電話}。如圖6-27所示。注意：5.2.6使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表圖6-31默認的報表“設(shè)計視圖”窗口圖6-32選定了“主體”節(jié)的報表“設(shè)計視圖”窗口圖6-33指定記錄源的報表“屬性”對話框圖6-34記錄源字段列表圖6-35控件工具箱

添加控件的方法之一：直接從記錄源的“字段列表”窗口中反復(fù)把報表需要的有關(guān)字段拖放到報表的某節(jié)中的適當(dāng)位置。添加控件的方法之二：從工具箱（如圖6-37所示）中單擊選擇某控件，然后單擊該報表的某節(jié)中的適當(dāng)位置。

根據(jù)需要可進行調(diào)整控件位置和大小等工作。首先單擊某個需要調(diào)整位置的控件，顯出該控件的移動控點和尺寸控點。當(dāng)按下鼠標(biāo)左鍵時鼠標(biāo)的形狀是一個黑色的張開手掌圖案時，這時候按下鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)可同時移動兩個相關(guān)控件。當(dāng)鼠標(biāo)指向控件的左上角的黑色方塊的移動控點時，鼠標(biāo)的形狀為一個手指向上的手的圖案，這時候按下鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)僅可移動一個該指向的控件。

例6

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，使用“設(shè)計視圖”創(chuàng)建一個基于“班級”表的報表，要求在報表中畫出水平和垂直框線等，該報表設(shè)計完成時的設(shè)計視圖如圖6-37所示。報表名稱為：例6班級清單報表。框線框線框線框線框線5.3報表設(shè)計的一些技巧

為了使設(shè)計出來的報表更能符合用戶的要求，需要對報表進行進一步的設(shè)計，如對記錄排序、分組計算等進行設(shè)置。5.3.1報表記錄的排序

在前面介紹的使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表過程里，在如圖6-10所示的“報表向?qū)А睂υ捒蛑性O(shè)置字段排序時，最多只可以設(shè)置4個字段對記錄排序。在報表的“設(shè)計視圖”中，在“排序與分組”對話框中最多可以設(shè)置10個字段或表達式對記錄排序。

例7

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“例6班級清單報表”為基礎(chǔ)，創(chuàng)建出先按專業(yè)代碼升序、再按年級的右邊兩個字符降序排序的報表。報表名為“例7按專業(yè)及年級排序的班級報表”?！駟螕暨x定“例6班級清單報表”對象，單擊“復(fù)制”按鈕，單擊“粘貼”按鈕，在顯出的“粘貼為”對話框中，指定報表名稱為：例7按專業(yè)及年級排序的班級報表。單擊“確定”按鈕。●打開“例7按專業(yè)及年級排序的班級報表”的“設(shè)計視圖”窗口?！駟螕簟耙晥D”菜單中的“排序與分組”，顯示“排序與分組”對話框。●在該對話框第一行的“字段/表達式”列中，選擇“專業(yè)代碼”字段，在第一行的“排序次序”列中，設(shè)置為“升序”。在第二行的“字段/表達式”列中，輸入表達式：=RIGHT（[年級]，2），在第二行的“排序次序”列中，設(shè)置為“降序”，如圖6-43所示。圖6-43“排序與分組”對話框5.3.1報表記錄的排序（例7）先按專業(yè)代碼升序、再按年級的右邊兩個字符降序排序。5.3.2報表記錄的分組

在報表“設(shè)計視圖”窗口中，單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，顯示“排序與分組”對話框。在該對話框中的某行（從第一行開始）的“字段/表達式”列單元格中，選擇要用作分組依據(jù)的字段或鍵入表達式，“排序次序”默認設(shè)置為“升序”。然后，對該“字段/表達式”單元格中的字段或表達式，設(shè)置與其對應(yīng)的下列的一個或多個組屬性：（1）將“組頁眉”或“組頁腳”或兩者同時設(shè)為“是”，以創(chuàng)建分組級別。（2）“分組形式”：指定對值的分組方式。在其下拉列表中會提供哪些可用的選項，取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型，對不同的數(shù)據(jù)類型字段所提供的可用選項將會不同。如果是按表達式分組，將顯示適于所有數(shù)據(jù)類型的全部選項。（3）“組間距”：作為分組依據(jù)的字段或表達式中的值，指定有效的組間距。（4）“保持同頁”：指定Access在同一頁中是打印組的所有內(nèi)容，還是僅打印部分內(nèi)容。5.3.2報表記錄的分組（例8）

例8

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“班級”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建出先按年級升序并分組、再按專業(yè)代碼降序排序的報表。報表名為“例8按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表”。5.3.2報表記錄的分組（例8）自動添加上按年級分組后的“年級頁眉”節(jié)和“年級頁腳”節(jié)5.3.3添加計算控件實現(xiàn)計算

在報表中添加計算控件，并指定該控件來源的表達式，可以實現(xiàn)對該表達式的計算功能。在打開該報表的“打印預(yù)覽視圖”時，在該計算控件文本框中顯示出其表達式計算結(jié)果的值。在報表中添加計算控件的簡要步驟如下：●在報表“設(shè)計視圖”中的某個節(jié)區(qū)中添加一個文本框控件。（1）若要計算一組記錄的總計值或平均值，將文本框添加到組頁眉或組頁腳節(jié)區(qū)中。（2）若要計算報表中的所有記錄的總計或平均值，請將文本框添加到報表頁眉或報表頁腳節(jié)區(qū)中?！駟螕粑谋究蚩丶?，單擊“屬性”按鈕，顯出“屬性”對話框。在“控件來源”屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的表達式。例如：=Avg([成績])、=Sum([實發(fā)工資])、=[單價]*0.85*[數(shù)量]、=Count([學(xué)號])、=[小組合計]/[總計]、=Date()、=Now()等等。注意：在報表的“設(shè)計視圖”窗口，單擊一次某文本框控件、再單擊一次該文本框控件，進入文本框控件的標(biāo)題文本編輯狀態(tài)，此時，可以在文本框中直接輸入以等號“=”開頭的表達式。5.3.3添加計算控件實現(xiàn)計算（例9）

例9

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，對報表“例8按年級分組并按專業(yè)排序的班級報表”進行復(fù)制/粘貼操作，產(chǎn)生出名為“例9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”的報表。對“例9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”進行如下修改補充：在“年級頁腳”中，添加“年級班級合計：”標(biāo)簽及該年級班級合計的文本框。在“報表頁腳”中，添加“全部班級總計：”標(biāo)簽及全部班級總計的文本框。在“頁面頁腳”中，添加能顯出形如“第i頁/總n頁”那樣的文本框。在“報表頁眉”中，添加“制表日期：”標(biāo)簽及制表日期的文本框。復(fù)制產(chǎn)生的“例9按年級分組統(tǒng)計并按專業(yè)排序的班級報表”④在“年級頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“年級班級合計：”標(biāo)簽，添加一個文本框在文本框內(nèi)直接輸入：=Count([班級名稱])。⑤在“報表頁腳”節(jié)區(qū)中，添加“全部班級總計：”標(biāo)簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Count([班級名稱])。⑥在“頁面頁腳”節(jié)區(qū)中，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：="第"&Page&"頁"&"/總"&Pages&"頁"。⑦在報表頁眉區(qū)中，添加“制表日期：”標(biāo)簽，添加一個文本框，在該文本框內(nèi)直接輸入：=Date()。如圖6-52所示。并設(shè)置該文本框的“格式”屬性值為“長日期”。5.3.3添加計算控件實現(xiàn)計算（例9續(xù)）5.3.4兩級分組統(tǒng)計及百分比計算

例10

在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中，以“學(xué)生”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個先按學(xué)號左邊的前2個字符分組、再按性別分組統(tǒng)計各年級的男、女學(xué)生人數(shù)及其占該年級學(xué)生總?cè)藬?shù)的百分比的報表。報表名為“例10男女學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計報表”。該報