Excel在財務中的應用課件：應用Excel建立會計憑證表

Excel

在財務中的應用

任務2應用Excel建立會計憑證表子任務2.1建立會計科目表子任務2.2建立會計憑證表應用Excel建立會計憑證表任務2重點和難點1.會計科目表的建立;2.會計憑證表的建立。學習目標【知識目標】1.了解會計憑證的相關概念;2.掌握會計科目表的建立過程;3.掌握會計憑證表的建立過程?！炯寄苣繕恕?.能夠建立會計科目表;2.能夠建立會計憑證表;3.能夠對會計憑證表中的借貸平衡關系進行設置;4.能夠在會計憑證表中錄入會計分錄。應用Excel建立會計憑證表任務2任務概述會計科目表和會計憑證表是會計賬務處理的重要依據,是會計核算的起點。通過本任務的學習,學生在熟練掌握Excel基本操作的基礎上,掌握會計憑證的相關概念,能應用Excel制作會計科目表和會計憑證表,具備會計分錄錄入的能力。應用Excel建立會計憑證表任務2制作和修飾Excel工作表子任務2.1任務要求1.能夠進行工作簿和工作表的基本操作;2.能夠輸入和編輯工作表單元格數據;3.能夠修飾工作表;4.能夠設置工作表頁面。會計憑證的含義和作用2.1知識積累會計憑證是指記錄經濟業(yè)務、明確經濟責任的書面證明。它是登記賬簿的依據。填制和審核會計憑證,既是會計工作的開始,也是會計對經濟業(yè)務進行監(jiān)督的重要環(huán)節(jié)。會計憑證在會計核算中具有十分重要的意義,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)填制和取得會計憑證,可以及時正確地反映各項經濟業(yè)務的完成情況。(2)審核會計憑證,可以更有力地發(fā)揮會計的監(jiān)督作用,使會計記錄合理、合法、有效。(3)填制和審核會計憑證,可以加強經濟管理人員的責任感。會計憑證的類型2.2知識積累會計憑證按填制的程序及在經濟管理中的用途可分為原始憑證和記賬憑證。1.原始憑證原始憑證是指在經濟業(yè)務發(fā)生時取得或填制的,用以證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成等情況,并作為原始依據的會計憑證。原始憑證必須真實、完整、規(guī)范、及時和正確,并必須有經辦人的簽字。此外,只有經過審核后的原始憑證才能作為記賬依據。審核原始憑證是保證會計記錄真實和正確、充分發(fā)揮會計監(jiān)督作用的重要環(huán)節(jié)。2.記賬憑證記賬憑證是指會計人員根據審核后的原始憑證填制的,用來確定經濟業(yè)務應借、應貸會計科目,作為記賬依據的會計憑證。記賬憑證在記賬前必須經過審核。建立會計科目表子任務2.1任務要求1.能夠建立會計科目表;2.能夠修飾會計科目表;3.能夠錄入會計科目。建立會計科目表子任務2.1任務資料1.建立工作簿,工作簿名稱為“大連百大公司會計核算”。2.在“大連百大公司會計核算”工作簿中,將Sheet1工作表重命名為“會計科目表”,并在工作表中建立如圖3.對會計科目表進行適當的美化,使之美觀實用。圖2-1會計科目表建立會計科目表子任務2.1任務實施1.建立工作簿,工作簿名稱為“大連百大公司會計核算”。請參考任務1建立工作簿的操作過程,此處略。2.在“大連百大公司會計核算”工作簿中,將Sheet1工作表重命名為“會計科目表”,并在工作表中建立如圖2-1所示的會計科目表。步驟1

打開“大連百大公司會計核算”工作簿,在Sheet1工作表標簽上右擊鼠標,選擇“重命名”命令,工作表標簽反白顯示,輸入工作表標簽名為“會計科目表”,按Enter鍵確定。步驟2在“會計科目表”工作表中,選擇A1:B1單元格區(qū)域,選擇“開始—對齊方式”命令組,單擊“合并后居中”命令,將A1:B1單元格區(qū)域合并,并輸入文本“大連百大公司會計科目表”。步驟3在“會計科目表”工作表中,依次在A2、B2單元格輸入文本“科目編號”和“科目名稱”。步驟4在“會計科目表”工作表中,分別在A3和B3單元格輸入“1000”“資產類”,然后按照圖2-1所示依次錄入其他會計科目的編號和名稱。3.對“會計科目表”進行適當的美化,使之美觀實用。步驟1在“會計科目表”工作表中,選擇A1單元格,設置為加粗、宋體、14磅。步驟2選擇A2:B2,設置格式為加粗、水平居中、11磅。步驟3對工作表中數據按照圖2-1所示設置背景填充顏色,調整行高和列寬,并設置表格邊框。建立會計憑證表子任務2.2任務要求1.能夠建立會計憑證表;2.能夠在會計憑證表中自動生成會計科目名稱;3.能夠在會計憑證表中進行借貸平衡判斷。建立會計憑證表子任務2.2任務資料1.在“大連百大公司會計核算”工作簿中,按如下要求完成“會計憑證表”工作表基本格式的設置:(1)選擇Sheet2工作表,重命名為“會計憑證表”。(2)按如圖2-2所示設計“會計憑證表”工作表,并錄入相關數據。

(3)將A:D列單元格設置為文本格式。(4)將I:J列單元格數字分類格式設置為“會計專用”,小數位2位,貨幣符號為“無”。(5)對“會計憑證表”工作表進行格式修飾,調整行高、列寬,使之容納所有數據,并設置字體、字號,結果如圖2-3所示。圖2-2“會計憑證表”結構圖2-3“會計憑證表”修飾后結果建立會計憑證表子任務2.2任務資料2.在“會計憑證表”工作表中,設置“憑證編號”列公式,使其自動生成憑證編號。憑證編號生成規(guī)則為“年+月+日+序號”。3.在“會計憑證表”工作表中,設置“科目名稱”列公式,使其自動顯示會計科目名稱。要求在“會計科目表”工作表中使用VLOOKUP函數查找科目編號,返回科目名稱。4.在“會計憑證表”工作表K2單元格中設置借貸不平衡提示,錯誤時提示“借貸不平衡!”,并以紅色字顯示,正確時為空。5.根據大連百大公司的企業(yè)信息以及該公司2019年12月份發(fā)生的經濟業(yè)務,要求在“會計憑證表”中編制相應的會計分錄。企業(yè)信息如下:(1)公司名稱:大連百大公司。(2)賬號:123001。(3)核算要求:材料發(fā)出采用先進先出法。(4)固定資產月折舊率為0.4%,適用的增值稅稅率為13%、所得稅稅率為25%。12月份發(fā)生的經濟業(yè)務如下:建立會計憑證表子任務2.2任務資料(1)1日,用現(xiàn)金400元購買辦公用品。(2)2日,用支票償還前欠新飛公司貨款17000元。(3)2日,以銀行存款購買轉賬支票,共計60元。(4)3日,車間領用甲材料10噸,每噸1600元,用于A產品生產。(5)3日,提取備用金2000元。(6)4日,從紅星工廠購入甲材料10噸,每噸1600元,貨款共計16000元,增值稅2080元,用支票支付,材料已入庫。(7)5日,繳納上月增值稅、城建稅和教育費附加。(8)6日,采購員張平出差借差旅費2000元。(9)7日,銷售給海文公司B產品一批,貨款91000元,適用的增值稅稅率為13%,已將收到的支票存入銀行。(10)7日,用支票支付第三季度養(yǎng)路費3000元。(11)8日,車間領用乙材料1噸,每噸2000元,用于一般耗費。(12)9日,用現(xiàn)金支付車間修理費500元。(13)10日,用現(xiàn)金預付明年上半年的報刊費600元。(14)11日,簽發(fā)現(xiàn)金支票,提取本月工資46900元。(15)11日,發(fā)放本月工資46900元。建立會計憑證表子任務2.2任務資料(16)12日,廠部報銷客戶餐費,支付現(xiàn)金460元。(17)13日,職工王艷報銷醫(yī)藥費240元。(18)14日,從新飛公司購入乙材料3噸,每噸2000元,款項尚未支付,材料已入庫。(19)14日,由銀行支付本月生產車間水費600元。(20)15日,車間領用乙材料15噸,每噸2000元,用于B產品的生產。(21)16日,銷售給藍天公司A產品一批,貨款117600元,尚未收到。(22)17日,用支票支付廣告費2000元。(23)18日,采購員張平出差回來報銷差旅費2300元,不足部分用現(xiàn)金支付300元。(24)19日,用銀行存款支付本月電費2700元,其中廠部用電負擔800元,車間用電負擔1900元。(25)20日,發(fā)生本月借款利息1000元。(26)21日,銷售給萬方公司材料10噸,每噸1900元,貨款共計19000元,沖銷預收賬款8000元,其余款項以轉賬支票收取。(27)21日,以銀行存款支付本月電話費1000元。(28)22日,分配本月工資,其中生產A產品的生產工人工資18000元,生產B產品的生產工人工資12000元,車間管理人員工資6600元,廠部人員工資10300元。(29)23日,按工資總額的14%計提福利費。(30)23日,本月以銀行存款支付車間大修理費用1000元。建立會計憑證表子任務2.2任務資料(31)25日,年終盤點,盤盈生產用設備一臺(全新),同類固定資產的市場價格為8000元。(32)25日,年終盤點,盤虧甲材料1噸,金額1600元(應負擔的增值稅為208元)。(33)26日,用銀行存款支付第四季度借款利息3000元。(34)27日,計提本月折舊,其中車間10000元,廠部8000元。(35)27日,接受協(xié)作單位無償捐贈電腦一臺,市場價格12000元,用于管理。(36)27日,經領導審批后,將盤盈的設備按8000元計入營業(yè)外收入,盤虧的甲材料按1808元計入營業(yè)外支出。(37)28日,結轉本月制造費用,按工人工資比例分配。(38)28日,結轉本月已完工的8臺A產品成本(包括上期尚未生產完工的A產品)。(39)29日,計提本月城建稅、教育附加共計800元。(40)29日,公司已有的丙材料當前市場價為每噸1600元,已按規(guī)定提取存貨跌價準備。(41)30日,用現(xiàn)金購買印花稅票500元。(42)30日,廠部報銷汽車加油費300元,經審核后以現(xiàn)金支付。(43)31日,按年末應收賬款余額的5‰計提壞賬準備。(44)31日,結轉本月銷售成本。其中,A產品12臺,每臺6400元,B產品10臺,每臺6000元。6.在“會計憑證表”工作表中篩選2019年12月14日發(fā)生的經濟業(yè)務情況。7.使用快速分析功能篩選使用“銀行存款”科目的經濟業(yè)務情況。建立會計憑證表子任務2.2任務實施1.設置“會計憑證表”工作表的基本格式。步驟1打開“大連百大公司會計核算”工作簿,選擇Sheet2工作表,重命名為“會計憑證表”。步驟2選定A1:J1單元格區(qū)域,選擇“開始—對齊方式”命令組,單擊“合并后居中”命令,并輸入“大連百大公司會計憑證表”。步驟3在A2:J2單元格區(qū)域按圖2-2所示依次輸入“年”“月”“日”“序號”“憑證編號”“摘要”“科目編號”“科目名稱”“借方金額”“貸方金額”。步驟4選定A:D列,右擊鼠標,在快捷菜單中選擇“設置單元格格式”,在打開的“設置單元格格式”對話框選擇“數字”選項卡,在分類列表框中選擇“文本”即可,如圖2-4所示。步驟5選定I:J列,右擊鼠標,在快捷菜單中選擇“設置單元格格式”,在打開的“設置單元格格式”對話框,選擇“數字”選項卡,在分類列表框中選擇“會計專用”,在右側選擇小數位數為“2”,貨幣符號為“無”,如圖2-5所示。圖2-4設置單元格格式“文本”對話框圖2-5設置單元格格式“會計專用”對話框建立會計憑證表子任務2.2任務實施步驟6對“會計憑證表”進行格式修飾和調整,結果如圖2-6所示。2.在“會計憑證表”工作表中,設置“憑證編號”列公式,使其自動生成憑證編號。憑證編號生成規(guī)則為“年+月+日+序號”。步驟1打開“會計憑證表”工作表,在A3:D3單元格區(qū)域中分別輸入“2019”“12”“01”“01”表示年、月、日和序號。步驟2選定“E3”單元格,單擊編輯欄中的(插入函數)命令,打開插入函數對話框,選擇文本函數CONCATENATE,如圖2-7所示。單擊“確定”按鈕,彈出“函數參數”對話框,在Text1后面的文本框輸入單元格名稱“A3”或單擊后面的按鈕,選擇A3單元格,然后依次在Text2、Text3、Text4文本框后輸入“B3”“C3”“D3”單元格,如圖2-8所示。單擊“確定”按鈕,得到所需要的公式,結果如圖2-9所示。圖2-6建立會計憑證表子任務2.2任務實施圖2-7圖2-8圖2-9建立會計憑證表子任務2.2任務實施步驟3選定E3單元格,鼠標放在E3單元格的右下角,出現(xiàn)填充柄時,按住鼠標不放向下拖動到E4:E40單元格區(qū)域,完成快速填充。

【小提示】自動生成憑證編號,除了使用CONCATENATE函數外,還可以使用文本運算符“&”,用戶可以在E3單元格直接輸入公式“=A3&B3&C3&D3”即可。另外,在使用CONCATENATE函數時,不得在函數參數對話框或公式中使用單元格區(qū)域A3:D3,必須使用聯(lián)合引用運算符,否則會顯示“#VALUE”錯誤。圖2-6建立會計憑證表子任務2.2任務實施3.在“會計憑證表”工作表中,設置“科目名稱”列公式,使其自動顯示會計科目名稱。要求在“會計科目表”工作表中使用VLOOKUP函數查找科目編號,返回科目名稱。步驟1在“會計憑證表”工作表,選定H3單元格,單擊編輯欄中的(插入函數)命令,打開“插入函數”對話框,選擇邏輯函數下的IF函數,單擊“確定”按鈕,彈出“函數參數”對話框,在Logical_text文本框后輸入“G3=""”,在Value_if_true文本框后輸入“""”,在Value_if_false文本框后輸入“VLOOKUP()”,如圖2-10所示。步驟2將光標定位于編輯欄上的“VLOOKUP”函數的“()”內,彈出VLOOKUP函數的“函數參數”對話框,如圖2-11所示。圖2-6圖2-10圖2-11建立會計憑證表子任務2.2任務實施步驟3在VLOOKUP函數的“函數參數”對話框中,在Lookup_value文本框后輸入“G3”,或選擇G3單元格名稱,表示查找值為G3單元格的值。步驟4

將光標定位于Table_array后的文本框,單擊“會計科目表”工作表標簽,然后在“會計科目表”工作表中選擇A1:B51單元格區(qū)域,在Table_array文本框中顯示“會計科目表!A1:B51”,表示將在“會計科目表”的A1:B51單元格區(qū)域查找G3單元格的值。步驟5

在Col_index_num文本框后輸入“2”,表示如果找到,則返回查找區(qū)域中第2列的值,即“科目名稱”列的值。步驟6

在Range_lookup文本框后輸入“1”,表示采用模糊查找方式,如圖2-12所示,單擊“確定”按鈕完成函數設置。圖2-10圖2-12建立會計憑證表子任務2.2任務實施步驟7

選定H3單元格,鼠標指向H3單元格右下角的填充柄,按住鼠標不放向下拖動到H4:H40單元格區(qū)域,實現(xiàn)快速填充,完成自動生成科目名稱操作?！拘√崾尽咳绻脩魧瘮蹈袷捷^為熟悉,則可以在選定H3單元格后,直接輸入公式“=IF(G3="","",VLOOKUP(G3,會計科目表!A1:B51,2,1))”。公式中的IF函數用來判斷要查找的G3單元格是否為空。如果為空,則返回空值;如果不為空,則調用函數VLOOKUP函數進行查找。在公式中如果沒有IF函數,則G3為空時,系統(tǒng)會返回錯誤結果“#N/A”。建立會計憑證表子任務2.2任務實施4.在“會計憑證表”工作表K2單元格中設置借貸不平衡提示,錯誤時提示“借貸不平衡!”,并以紅色字顯示,正確時為空。步驟1在“會計憑證表”工作表,選定K2單元格,單擊編輯欄中的(插入函數)命令,打開“插入函數”對話框,選擇邏輯函數下的IF函數,單擊“確定”按鈕,彈出“函數參數”對話框。步驟2在Logical_text文本框后輸入“SUM(I:I)=SUM(J:J)”,在Value_if_true文本框后輸入“""”,在Value_if_false文本框后輸入“"借貸不平衡!"”,如圖2-13所示,單擊“確定”按鈕完成公式輸入。步驟3

選定K2單元格,選擇“開始—字體”命令組,單擊“字體顏色”命令下拉列表,選擇“紅色”即可?！拘√崾尽吭阡浫霑嫹咒洉r,如果借方金額合計與貸方金額合計不相等,則在K2單元格中會自動顯示“借貸不平衡!”的提示信息;如果相等,則顯示為空值。圖2-13

建立會計憑證表子任務2.2任務實施步驟4

選定I3單元格,輸入借方金額“400.00”。

【小提示】因尚未輸入貸方金額,所以在K2單元格顯示“借貸不平衡!”,這是正?，F(xiàn)象。步驟5

選定A3:F3單元格區(qū)域,右擊鼠標,在快捷菜中選擇“復制”命令。然后選定A4單元格,再右擊鼠標,在快捷菜單中選擇“粘貼”命令。在G4單元格輸入會計科目編號“1001”,系統(tǒng)自動在H4單元格顯示會計科目名稱“庫存現(xiàn)金”。選定J4單元格,輸入貸方金額“400.00”。結果如圖2-15所示。

【小提示】

因輸入了正確的貸方金額,所以在K2單元格顯示的“借貸不平衡!”消失。步驟6

以上操作為錄入一條完整的會計分錄的全過程,后續(xù)的會計業(yè)務請參照此操作進行,再進行相應的格式設置即可完成會計憑證表分錄的錄入。其他會計業(yè)務的分錄錄入過程略。圖2-14建立會計憑證表子任務2.2任務實施6.在“會計憑證表”工作表中篩選2019年12月14日發(fā)生的經濟業(yè)務情況。步驟1

打開“會計憑證表”工作表,選擇“數據—排序和篩選”命令組,單擊“篩選”按鈕。步驟2

單擊“年”列右側的下拉列表,選擇“2019”。步驟3

單擊“月”列右側的下拉列表,取消“全選”,再選擇“12”。步驟4

單擊“日”列右側的下拉列表,取消“全選”,再選擇“14”,結果如圖2-15所示。圖2-13

建立會計憑證表子任務2.2任務實施7.使用快速分析功能篩選“銀行存款”科目的經濟業(yè)務情況。步驟1

打開“會計憑證表”工作表,選定H3:H140單元格區(qū)域。步驟2單擊選定區(qū)域右下角的按鈕(快速分析),或者右擊鼠標,在快捷菜單中選擇“快速分析”命令,彈出如圖2-16所示的對話框。步驟3選擇“格式—文本包含”命令組,打開“文本中包含”對話框,輸入要篩選的文本,如圖2-17所示。步驟4單擊“確定”按鈕,顯示快捷分析篩選結果,如圖2-18所示。圖2-17

圖2-18

圖2-16

應用Excel建立會計憑證表任務2任務總結本任務介紹了如何應用Excel建立會計憑證表,具體包括會計憑證的有關概念;利用Excel建立會計科目表與美化會計科目表;利用Excel的CONCATENATE函數、IF函數和VLOOKUP函數建立具有自動生成憑證編號、自動獲取會計科目名稱、自動判斷借貸方平衡等多項功能的會計憑證表。通過本任務的學習,學生可掌握會計科目表和會計憑證表的建立過程,為進一步會計核算積累了資料。任務實訓一、實訓的目的和要求1.掌握會計憑證的相關概念;2.能夠建立會計科目表;3.能夠建立會計憑證表;4.能夠在會計憑證表中錄入會計分錄。二、實訓內容1.建立“大連星河科技公司會計核算”工作簿。2.激活Sheet1工作表,重命名為“會計科目表”,并按大連百大公司的會計科目表結構建立大連星河科技公司的會計科目表。3.插入Sheet2工作表,重命名為“會計憑證表”,并按大連百大公司的會計憑證表結構建立會計憑證表。4.使用公式和函數實現(xiàn)自動生成會計憑證、自動獲取科目名稱、核對借貸方是否平衡等功能。應用Excel建立會計憑證表任務2任務實訓5.已知大連星河科技公司的企業(yè)信息以及2020年1月份發(fā)生的經濟業(yè)務,要求在“會計憑證表”工作表中錄入相應的會計分錄。企業(yè)信息:(1)企業(yè)名稱:大連星河科技公司。(2)賬號:123002。(3)核算要求:材料發(fā)出采用先進先出法。(4)固定資產月折舊率為0.4%,適用的增值稅稅率為13%、所得稅稅率為25%。發(fā)生的經濟業(yè)務如下:(1)2日,收到陽光公司匯來的前欠貨款80000元,存入銀行。(2)3日,生產車間領用A材料10千克。其中:生產甲產品耗用4千克,生產乙產品耗用4千克,生產車間一般性消耗2千克。A材料單位成本100元。(3)4日,生產車間領用B材料1200千克,單位成本5元,全部用于生產甲產品。(4)4日,從大明公司購入A材料20千克,單價100元,價款合計2000元,增值稅進項稅額260元,款項已通過銀行存款支付。材料已驗收入庫。(5)5日,開出銀行支票800元,繳納稅金。應用Excel建立會計憑證表任務2任務實訓(6)6日,開出銀行支票45000元,歸還短期借款。(7)6日,公司購入B材料600千克,單價5元,價款合計3000元,增值稅進項稅額390元,款項已通過銀行存款支付。(8)7日,生產的乙產品已驗收入庫,結轉其實際成本。(9)9日,用銀行支票償還前欠光明公司貨款29000元。(10)10日,以現(xiàn)金700元購入車間用辦公用品。(11)11日,生產車間領用A材料100千克。其中:生產甲產品耗用20千克,生產乙產品耗用70千克,生產車間一般性消耗10千克。A材料單位成本100元。(12)11日,公司出售甲產品100臺,單價270元,價款總計27000元,增值稅銷項稅額3510元,上述款項已收訖并存入銀行。(13)12日,以銀行支票2500元支付廣告費。(14)12日,以現(xiàn)金500元支付廣告費。(15)12日,公司出售乙產品100臺,單價300元,價款總計30000元,增值稅銷項稅額3900元,上述款項已收訖并存入銀行。(16)12日,用銀行存款30000元購買一臺設備,已交付使用。(17)13日,從銀行提取現(xiàn)金70000元,以備發(fā)放工資。應用Excel建立會計憑證表任務2任務實訓(18)13日,以現(xiàn)金70000元發(fā)放工資。(19)13日,以現(xiàn)金200元支付生產車間機器修理費。(20)14日,出售甲產品30臺,單價270元,價款總計8100元,增值稅銷項稅額1053元,上述款項已收訖并存入銀行。(21)14日,開出銀行支票償還前欠貨款1500元。(22)15日,從銀行借入為期3個月的貸款60000元,年利率為5%。(23)15日,行政管理部門的王明出差借差旅費500元,以現(xiàn)金支付。(24)16日,出售B材料1000千克,每千克售價10元,價款總計10000元,已存入銀行。(25)16日,結轉上述B材料的實際成本5000元。(26)17日,以銀行支票支付稅收滯納金2500元。(27)18日,職工王明出差歸來報銷差旅費400元,余款以現(xiàn)金退回。(28)19日,職工李明報