淺析秘書的會議管理

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計PAGE5【摘要】秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響?！娟P(guān)鍵詞】秘書會議管理溝通協(xié)調(diào)效率對策會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標實現(xiàn)，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實務(wù)工作做得如何，而秘書會議事務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題的重要程度直接相關(guān)。一會議管理和秘書工作內(nèi)容（一）秘書工作內(nèi)容秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動被稱為秘書工作。內(nèi)容包括八個方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。（二）會議管理主要工作內(nèi)容無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要求是：充分準備、嚴密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。會議按其范圍來分，可概括的分為對內(nèi)會議和對外會議。1.對內(nèi)會議對內(nèi)會議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對內(nèi)會議，比如業(yè)務(wù)的月報會、周例會、日報會、協(xié)調(diào)會等等。（1）會前準備秘書在會前要做的充分的籌劃準備工作主要有五個步驟：明確要點、準備議題、通知開會、會場準備、安排會議議程。秘書做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對內(nèi)會議，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。秘書要準備有關(guān)的上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個人的討論發(fā)言提供準備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。因為會上要討論的問題不止一個，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應(yīng)當(dāng)先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。做好以上準備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。會場是在發(fā)放會議通知之前就定下的。內(nèi)部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準備好記錄用紙即可。（2）會間服務(wù)與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現(xiàn)準備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

內(nèi)部會議上，一般會議服務(wù)都是由一名秘書來做，不另安排服務(wù)員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的電話，根據(jù)需要進行處理。（3）會后工作會議結(jié)束后，秘書的善后和落實工作也相當(dāng)重要。及時清理會議室，使一切復(fù)原，一遍其他會議正常進行，并下發(fā)會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等2.對外會議與對內(nèi)會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴謹。（1）會前準備1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強的議題，一般放在后面。7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。（二）會議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。1.會議時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。2.會議地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。3.開會對象必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4.主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。對于會議來說，做預(yù)防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進行。三會議管理工作對策思考知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。（一）會前準備1.會議要規(guī)劃根據(jù)公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標，可調(diào)整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。2.準備要充分要想會議高效，會前必須做好充分的準備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關(guān)人員準備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。3.主題要集中一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。(二)會中服務(wù)1

.流程要合理會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發(fā)表意見時貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點盡量少談，盡量談有建設(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點而應(yīng)以事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來；四是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗，想出各種應(yīng)對風(fēng)險的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。2.時間要緊湊要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。3.決議要及時會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準確、可查，避免事后不認賬。會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標準、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發(fā)放會議決議：一可增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。4.手段要先進會前充分準備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準備和匯報PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會后督促1.執(zhí)行要檢查會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進一步強化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實。2.

結(jié)果要獎懲對不能及時、較好完成任務(wù)的予