檔案館2013年管理工作報告

PAGEPAGE12013年2013年管理評審會議材料十三

檔案館2013年管理工作報告一、2013年度重點工作完成情況（一）檔案信息化建設(shè)（1）推進檔案信息化進程，配合信息中心集中精力搞好搭建檔案系統(tǒng)文檔庫平臺和檔案全文索引平臺。做好前期調(diào)研分析和初步設(shè)計工作，落實6月14日“檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)匯報會議紀要”對檔案信息化建設(shè)工作要求，完成了“設(shè)計圖紙、文件信息自動采集及歸檔流程圖”。把努力實現(xiàn)設(shè)計圖紙文件在噴圖、打印過程中自動采集錄入圖紙文件信息作為公關(guān)重點目標，并以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)借閱查詢、審批、辦理電子文件瀏覽下載審核、歸還、催還提醒等業(yè)務(wù)管理目標。（2）開展測繪成果檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，其中可視化檢索部分課題組正已在試運轉(zhuǎn)，并在征求意見基礎(chǔ)上逐步完善?，F(xiàn)已完成部分的借閱管理功能。目前，我館正在對庫存地形圖圖幅編號、圖名、比例尺、地區(qū)名稱、標準圖號等基礎(chǔ)信息進行錄入。全年共完成了基礎(chǔ)信息錄入26707個條目，48269張地形圖。（二）加強設(shè)計成果檔案管理（1）落實職代會行政報告的要求。加強設(shè)計成果檔案管理，本著務(wù)實高效的原則，根據(jù)《科技檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，對借閱科技檔案資料超期未還、亦未辦理續(xù)借手續(xù)的單位發(fā)出“關(guān)于院科技檔案資料催還的通知”，同時成立專項工作小組，深入15個生產(chǎn)單位現(xiàn)場辦公服務(wù)，就加強檔案資料安全保密教育、增強職工保管檔案資料的安全意識、杜絕個人私自處置檔案資料的現(xiàn)象等進行宣貫，并檢查各單位借閱設(shè)計成果檔案使用情況，現(xiàn)場辦理歸還、續(xù)借手續(xù)；及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問題，協(xié)助建立檔案基礎(chǔ)工作，規(guī)范管理，提高基層管理水平；靠前服務(wù)的舉措，受到基層歡迎和肯定。（2）推動檔案規(guī)范化建設(shè)。根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第十號，以下簡稱《規(guī)定》）及天津市檔案局關(guān)于落實《規(guī)定》的要求，檔案館結(jié)合集團公司文件材料管理工作實際，完成了對《規(guī)定》中“企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”的承接，形成了《鐵三院文件材料歸檔范圍和保管期限表》系列，制定了文書檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、科技開發(fā)檔案、設(shè)備儀器檔案、人事檔案、管理體系檔案及科技產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化管理檔案等八個文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，明確了各類檔案的歸檔范圍和歸檔內(nèi)容，推動了檔案規(guī)范化管理。（3）在集團公司領(lǐng)導大力支持下及橫向部門單位的積極協(xié)助下，組建了清理整編積壓檔案項目部，集中辦公，目前運轉(zhuǎn)良好，截止11月底約兩個半月時間完成了12.4萬科技檔案的整編和11.9萬個條目的信息錄入工作，至明年三季度初有望解決長期困擾的檔案積壓問題。(三)進一步強化安全生產(chǎn)管理發(fā)布了新的《檔案館安全管理崗位職責》、《檔案館安全管理措施》。并抓好落實工作，按照集團公司“關(guān)于開展消防安全大檢查的通知”要求，制定了安全保證措施，開展安全教育，對制定的2013年檔案館管理目標逐項進行落實。開展了消防安全火災應(yīng)急預案的演練，提高了員工應(yīng)急處置能力，堅持做好各崗位日、周經(jīng)常性的安全檢查和節(jié)假日館領(lǐng)導班子的專項檢查，今年無任何安全事故發(fā)生。（四）強化體系運行管理（1）制定了“檔案館2013年質(zhì)量目標、環(huán)境目標、職業(yè)健康安全目標、指標及管理方案。（2）按照集團公司職業(yè)健康安全管理體系程序文件的要求，組織完成了對危險源的進一步辨識、評價和更新，對適用的法律、法規(guī)和其他要求清單、職業(yè)健康安全法律法規(guī)及其他要求使用條款與控制措施一覽表、職業(yè)健康安全管理體系支持性文件清單進行的更新。起草2013年檔案館安全重點工作、制訂檔案館2013年度安全管理績效測量報告、職業(yè)健康安全目標管理方案完成情況統(tǒng)計分析及合規(guī)性評價記錄等工作。（3）按照院統(tǒng)一要求，開展了“環(huán)境因素”的更新識別與評價及“法律法規(guī)和其他要求”的更新、收集、確認等工作，形成了“日常生產(chǎn)辦公、輔助活動環(huán)境因素識別清單、環(huán)境因素評價表、重要環(huán)境因素清單、環(huán)境法律法規(guī)和其他要求清單、日常生產(chǎn)辦公、輔助活動環(huán)境因素與法律法規(guī)和其他要求關(guān)系表”、合規(guī)性評價、環(huán)境管理體系監(jiān)視測量報告以及為確保體系文件有效運行而制定的相關(guān)制度措施,并依據(jù)自查中的問題,不斷改進完善各項基礎(chǔ)工作，推動了管理體系持續(xù)有效運行。（4）順利通過院內(nèi)審及聯(lián)合檢查。針對去年勞氏審核中的負面發(fā)現(xiàn)進行了對照檢查，就光盤存放、保存期限、銷毀的要求等，結(jié)合我院的實際制訂了《檔案館電子文件光盤管理規(guī)定》，不斷改進完善各項基礎(chǔ)工作，建立和完善相應(yīng)的管理制度，對整改情況進行跟蹤、檢查和落實，逐項關(guān)閉，保證了三個管理體系持續(xù)有效的運行。二、2013年管理工作存在的不足（一）科技開發(fā)（四大部類）檔案歸檔管理有些薄弱，有待加強管理。（二）工程總承包項目檔案管理處于空白，急需加強制度建設(shè)。三、2014年度主要管理改進安排針對2013年管理工作的不足，采取如下改進安排：加大四大部類檔案的催歸力度，與科技處了解全院四大部類項目分布及項目完成情況，與承擔單位加強溝通做好歸檔計劃，扎實推進該項工作。對工程承